Vedtekter for studentrådet

Transkript

1 STUDENTRÅDET DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET / UNIVERSITETET I TROMSØ Vedtekter Revidert: Utskrevet: Ref.: Arbeidsutvalget Vedtekter for studentrådet Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 1

2 Innhold 1.0 Formål Arbeidsområde Målsetning Studentrådet ved Helsefak Sammensetning Valg av representanter til Studentrådet Vervets varighet Kunngjøring av valg Taushetsplikt Oppgaver og gjennomføring av møter Konstituering av studentrådet Adgang til studentrådsmøter Innkalling og sakspapirer Møter Møte, tale, forslags og stemmerett Møtereferat Arbeidsprogram og årsmelding Arbeidsoppgaver Saksbehandling Beslutningsdyktighet Avstemning Personvalg Stemmelikhet Studentverv Formål Valg av studentverv Studentverv ved Helsefak Arbeidsoppgaver Komiteer og utvalg Oppnevninger Tillitsvalgte Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 2

3 6.1 Formål Valg av tillitsvalgte Arbeidsoppgaver Økonomi Fagutvalg Formål Sammensetning Arbeidsområde Arbeidsutvalg Formål Arbeidsområde Sammensetning Valg av representanter til arbeidsutvalget Vervets varighet Kunngjøring av valg Møter i arbeidsutvalget Stillingsinstrukser Taushetsplikt Økonomisk reglement Studentrådets økonomi Hvem kan få tildelt midler Fordeling av velferdsmidler Behandling av søknader Vedtektsendringer Høring Godkjenning Avstemning Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 3

4 1.0 Formål 1.1 Arbeidsområde Studentrådet ved Det helsevitenskapelige fakultetet (Helsefak), Universitetet i Tromsø, er det høyeste organ for studentdemokrati ved fakultetet. Studentrådet er satt sammen av tillitsvalgte fra alle studieretninger ved fakultetet, og skal være et felles forum der man jobber for studentene. Dette kan skje enten på rådets eller representantenes eget initiativ eller etter ønske fra andre studenter. Studentrådet er underlagt Studentparlamentet i Tromsø (SiT), som er øverste organ i studentdemokratiet ved Universitetet i Tromsø (UiT). 1.2 Målsetning Studentrådet skal være grunnlaget for studentdemokratiet ved Helsefak og alle studentverv skal velges ut i fra studentrådet. Rådet skal holde en overordnet kontroll av studentdemokratiet og alle studentverv ved fakultetet. 2.0 Studentrådet ved Helsefak 2.1 Sammensetning Studentrådet settes sammen av tillitsvalgte fra alle kull ved alle studieretninger ved Helsefak. Antall representanter baseres ut fra kullstørrelse, og det skal være en representant for hver 40. påbegynte student på kullet. Denne fordelingen gjelder for alle studieretningene ved fakultetet bortsett fra videreutdanningene, hvor hver videreutdanning kan stille med en representant pr videreutdanning. Pr 1 september 2009 vil fordelingen være: Studenter Antall kull Representanter Bioingeniør Bioteknologi Ergoterapeut Farmasi Fysioterapeut Medisin Odontologi Psykologi, bachelor Psykologi, master Psykologi, profesjon Radiograf Sykepleier Tannpleier Medisin grunnstudium Psykologi årsstudium Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 4

5 Videreutdanninger og masterprogrammer kommer i tillegg med en representant pr kull Totalt: 78 Denne fordelingen må revideres dersom kullstørrelsene endres. 2.2 Valg av representanter til Studentrådet Studieleder, tidligere tillitsvalgte og sittende tillitsvalgte er ansvarlig for at hvert kull velger tillitsvalgte i henhold til 2.1. Disse skal velges ved avstemning dersom det er flere som melder seg til vervet. Det er ingen begrensning på antall perioder samme tillitsvalgte kan sitte. Representantene skal være valgt innen 1. september hvert studieår. Det sittende AU er ansvarlige for at Studentrådet blir konstituert innen 15. september. 2.3 Vervets varighet Alle medlemmene velges for en periode på tolv (12) måneder, og sitter offisielt frem til etterfølgende tillitsvalgt er valgt. Dersom kullet ikke velger varatillitsvalgt(e), er representanten(e) selv ansvarlige for å skaffe vara. Skulle en tillitsvalgt trekke seg fra vervet sitt i løpet av perioden, skal varatillitsvalgt tiltre i vervet. 2.4 Kunngjøring av valg De sittende tillitsvalgte, AU og studiekonsulentene er ansvarlig for å opplyse de respektive kull om valg av tillitsvalgte ved høstsemesterets start på en slik måte at det går ut til alle studentene og at studentene skjønner hva valget innebærer. 2.5 Taushetsplikt Studentrådets medlemmer har taushetsplikt angående klagesaker og andre sensitive personlige opplysninger. 3.0 Oppgaver og gjennomføring av møter 3.1 Konstituering av studentrådet Studentrådet konstituerer seg på sitt første møte i høstsemesteret. Det skal da velges et arbeidsutvalg (AU) for studentrådet som vil være ansvarlig for den daglige driften. Leder i AU vil være studentrådets leder og sekretær vil fungere som referent. 3.2 Adgang til studentrådsmøter Alle som er nevnt under 2.1 har obligatorisk fremmøte. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 5

6 Studentrådet kan velge å invitere andre til møtene dersom dette er aktuelt. Alle møter i Studentrådet er åpne, men rådet kan velge å lukke det. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 6

7 3.3 Innkalling og sakspapirer Innkalling og sakspapirer skal sendes til: Studentrådets medlemmer Administrasjonen Leder i SiT Innkalling og sakspapirer skal sendes ut minst en (1) uke før studentrådsmøtet. Innkalling og sakspapirer legges ut på Fronter i etterkant av møtene. B saker (sensitiv informasjon) utelates fra offentligheten. 3.4 Møter Ordinært møte i studentrådet skal finne sted minst tre (3) ganger i løpet av de tolv (12) månedene representantene er valgt for. 1. møte skal holdes innen 15. september. 2. møte skal holdes innen 31. januar. 3. møte skal holdes innen 15. mai. Dersom det er nødvendig kan det innkalles til ekstraordinære studentrådsmøter. 3.5 Møte, tale, forslags og stemmerett Alle faste medlemmer i studentrådet har obligatorisk fremmøte, tale, forslags og stemmerett. Besøkende til studentrådets møter (se 3.2) kan innvilges forslags og/eller talerett på møtene. 3.6 Møtereferat Referat fra møtene i studentrådet er åpen for offentlig innsyn, og skal godkjennes av påfølgende møte i studentrådet. Referat legges ut på Fronter. B saker utelates fra offentligheten. 3.7 Arbeidsprogram og årsmelding Hvert studieår skal det skrives et arbeidsprogram for studentrådet. Dette skal vedtas på første studentrådsmøtet. Ved hver semesterslutt skrives det også en semestermelding. Semestermeldingen skal si noe om hva studentrådet har arbeidet med og oppnådd i perioden. De to semestermeldingene skal sammenslås til en årsmelding og skal godkjennes på studentrådets siste møte (i mai måned). Det avtroppende AU har ansvar for at forrige årsmelding blir presentert ved første studentrådsmøte i høstsemesteret. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 7

8 Arbeidsutvalget er ansvarlige for å skrive både arbeidsprogram og årsmelding for studentrådet, men rådet står fritt til å redigere både arbeidsprogrammet og årsmeldingen før disse godkjennes. Arbeidsprogrammet og årsmeldingen er åpen for offentlig innsyn, og skal gi studenter og andre interesserte et innblikk i studentrådets arbeid. Årsmeldingen sendes til administrasjonen og Studentparlamentet (SiT), samt offentliggjøres på Fronter. 3.8 Arbeidsoppgaver Studentrådet er det høyeste organet for studentdemokratiet ved Helsefak og er ansvarlig for alle studentverv ved fakultetet. Rådet er ansvarlig for å stille med studenter til de ulike styrer, råd og utvalg, både ved fakultetet og ved universitetet, hvor det skal være studentrepresentasjon. Det er studentrådets oppgave å kontrollere at arbeidsutvalget og de andre studentrepresentantene gjør jobben de er satt til, og at de representerer studentene ved Helsefak sine interesser. Studentrådet er ansvarlige for å avsette eventuelle studenter fra de verv hvor de ikke fungerer hensiktsmessig og ikke følger de føringene som er gitt angående vervet. 4.0 Saksbehandling 4.1 Beslutningsdyktighet Studentrådet er beslutningsdyktig så fremt det innkalling og sakspapirer har skjedd på rettmessig måte, men det skal tas hensyn til i saksbehandling ved dårlig oppslutning på studentrådsmøtet. 4.2 Avstemning All avstemning foregår normalt ved å vise stemmetegn, men hvis en (1) eller flere av de stemmeberettigede ønsker skriftlig avstemning skal dette tas til følge. 4.3 Personvalg Ved personvalg skal det alltid være skriftlig avstemning. 4.4 Stemmelikhet Ved stemmelikhet i personvalg skal det gjennomføres ny avstemming mellom de to kandidatene med stemmelikhet. Dersom også denne avstemningen gir stemmelikhet skal valget avgjøres med loddtrekning. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 8

9 5.0 Studentverv 5.1 Formål Studentrådet skal være et felles organ hvor alle studentverv velges. Dette fører til at alle studentverv ved fakultetet samles, og at det blir en naturlig informasjonssamling i studentrådet angående saker som gjelder studentene. 5.2 Valg av studentverv Alle studenter ved fakultetet kan stille til studentverv og valgene foregår i hovedsak på studentrådets første møte. Det er kun medlemmer av Studentrådet som har mandat til å stemme For de styrene som er knyttet til bestemte studieretninger, er det kun studenter fra disse utdanningene som kan stille til valg og som har stemmerett ved valget. Vararepresentanter skal også velges ut fra studentrådet så fremt studentrådet ikke kommer til enighet om at representantene finner sin egen vararepresentant. 5.3 Studentverv ved Helsefak Pr 1. September 2009 skal studentrådet velge følgende studentverv, men det gjøres oppmerksom på at ytterliggere verv kan ved senere anledning være nødvendig å stemme frem: 6 representanter til AU 2 representanter til programstyret for medisin 2 representanter til programstyret for psykologi 3 representanter til studentparlamentet 5.4 Arbeidsoppgaver Representantene i studentvervene har obligatorisk fremmøte på møter i de aktuelle styrene og skal fremme studentenes sak. Representantene har ansvar for å holde studentrådet orientert over det som skjer i det aktuelle styret. Dersom det er viktige hastesaker som vil angå studentene i stor grad, skal representantene underrette arbeidsutvalget umiddelbart. 5.5 Komiteer og utvalg Dersom det er ønskelig har studentrådet anledning til å nedsette en komité til å jobbe med saker som arbeidsutvalget ikke har anledning, ikke har kompetanse eller ikke er egnet til å jobbe med. Studentrådet kan benytte andre studenter enn studentrådets medlemmer i utvalg og komiteer dersom dette er ønskelig, men komiteen eller utvalget skal ledes av et av studentrådets medlemmer. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 9

10 5.6 Oppnevninger Studentrådet skal oppnevne representanter i råd og utvalg ved skolen. Rådet skal også hjelpe SiT med å finne representanter i råd og utvalg sentralt. 6.0 Tillitsvalgte 6.1 Formål En (eller flere) av studentrådsrepresentantene skal også opptre som kullets tillitsvalgt(e). De tillitsvalgte skal arbeide for det kullet de er valgt fra og skal fremme kullet synspunkter i studentdemokratiet. 6.2 Valg av tillitsvalgte Tillitsvalgte velges i henhold til Arbeidsoppgaver De tillitsvalgte skal: Møte på studentrådets møter og ta opp saker som er aktuelle saker fra kullet som er relevante for studentrådet. Møte på fagutvalgets (FU) møter dersom det fins et på denne studieretningen (se 7.0) og fremme kullets synspunkter. Holde kullet orientert om arbeidet i studentrådet og fagutvalget, samt angående annet relevant arbeid innenfor studentdemokratiet. Opplyse studenter om hvem de kan henvende seg til i studentdemokratiet dersom det er nødvendig. 6.4 Økonomi Den tillitsvalgte skal kontrollere kullets økonomi eller delegere dette til en økonomiansvarlig, dersom det er aktuelt for kullet å ha en økonomi 7.0 Fagutvalg 7.1 Formål Med et fagutvalg (FU) ønsker man å skape et felles forum innad på studieretningen, eventuelt på tvers av studieretninger innenfor samme felt. 7.2 Sammensetning Alle tillitsvalgte innenfor samme studieretning utgjør fagutvalget for studieretningen. Dersom det er ønskelig kan flere studieretninger gå sammen om å danne et fagutvalg dersom de finner dette mer hensiktmessig. Det enkelte fagutvalg står også fritt til å supplere med flere medlemmer dersom de ønsker et større fagutvalg. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 10

11 Det er ikke et krav om at alle studieretninger skal opprette et fagutvalg, men dette dannes dersom det er mulig og ønskelig fra de tillitsvalgtes side. 7.3 Arbeidsområde FU skal arbeide for saker som omhandler studieretningen både på fakultetsnivå og nasjonalt nivå (dersom dette er ønskelig). Sakene kan være faglig rettet eller av annen karakter alt etter hva det enkelte fagutvalg finner aktuelt for sin studieretning. Fagutvalgene skal utgå fra studentrådet og fungere som arbeidsgrupper angående saker som omhandler den enkelte studieretning. 8.0 Arbeidsutvalg 8.1 Formål Studentene i arbeidsutvalget (AU) ved Helsefak er det utøvende organ for studentdemokratiet ved fakultetet. AU skal jobbe for alle studentene ved fakultetet både i interne fakultetssaker og eksterne saker på universitetsnivå. Arbeidsutvalget skal også være det utøvende organet og jobbe etter retningslinjer og arbeidsprogram vedtatt av studentrådet. 8.2 Arbeidsområde Arbeidsutvalget skal jobbe internt på fakultetet og eksternt på universitetet og representere studentene ved Helsefak. AU skal være ansvarlig for å ta saker fra studentene opp mot ledelsen og administrasjonen. Det er også arbeidsutvalget som skal holde det overordnede oppsynet med den aktiviteten som skjer i studentrådet, fagutvalgene og blant andre tillitsvalgte og studentverv ved fakultetet. Arbeidsutvalget er ansvarlig for å dele ut de øremerkede midlene fra fakultetet, og andre økonomiske midler som foreligger til bruk for studentene ved fakultetet, etter de økonomiske retningslinjene vedtatt av studentrådet. 8.3 Sammensetning Arbeidsutvalget skal være sammensatt som følger: Leder Nestleder Sekretær Økonomiansvarlig Fakultetsstyrerepresentant Styremedlem 8.4 Valg av representanter til arbeidsutvalget Representanter til arbeidsutvalget velges av studentrådets på det første møtet som avholdes i henhold til 5.4. Arbeidsutvalget konstituerer sine egne posisjoner internt mellom seg Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 11

12 8.5 Vervets varighet Arbeidsutvalget velges for en periode på tolv (12) måneder, og det sittende arbeidsutvalget er ansvarlige for at det blir valgt et nytt arbeidsutvalg. 8.6 Kunngjøring av valg Valg av arbeidsutvalg skal kunngjøres på Fronter ol. i forkant av studentrådsmøte, og det skal også opplyses om hva arbeidsutvalget er og hvilken rolle det spiller ved Helsefak. Det sittende AU er ansvarlig for kunngjøringen. 8.7 Møter i arbeidsutvalget Arbeidsutvalget skal holde minst et møte i måneden, flere ved behov for dette. Det skal skrives innkalling til og referat fra møtene. For å være vedtaksdyktig må minst 50 % av medlemmene i arbeidsutvalget være tilstede. Ved stemmelikhet innad i AU har leder dobbeltstemme. 8.8 Stillingsinstrukser Hele arbeidsutvalget er ansvarlig for å holde god kontakt med ledelse og administrasjonen ved Helsefak og dersom det er mulig bør det avholdes regelmessige møter mellom partene. Instrukser for den enkelte stilling er som følger: Leder: a) Skal være leder for studentdemokratiet ved Helsefak. b) Skal holde oversikt over arbeidet i studentrådet, og være ansvarlig for planlegging, koordinering og delegering av arbeid. c) Skal lede møtene i studentrådet og i arbeidsutvalget. d) Har ansvar for å skrive sakspapirer til møtene i samarbeid med nestleder. e) Skal være hovedansvarlig for at det holdes en jevnlig dialog med fakultetets ledelse. f) Skal sørge for at det blir skrevet årsmelding og arbeidsprogram for studentrådet og AU. g) Skal sørge for at det blir gitt oppfølging av påfølgende AU. Nestleder: a) Skal holde oversikt over alt arbeidet i studentrådet og arbeidsutvalget. b) Skal avlaste leder og ivareta leders oppgaver ved leders fravær. c) Skal sammen med leder skrive årsmelding og arbeidsprogram. d) Har ansvar for opplæring av påfølgende nestleder. Sekretær: a) Skal føre referat fra møter i studentrådet og arbeidsutvalget. b) Skal sørge for at innkalling, saksliste og eventuelle sakspapirer blir sendt ut i henhold til 3.3, 8.7. c) Skal sende ut referat i etterkant av møtene og distribuere disse på Fronter. d) Ansvarlig for organisering av møtene i AU og Studentrådet. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 12

13 e) Har ansvar for å holde oversikt over de ulike studentrepresentantene ved fakultetet og formidle kontaktinformasjon dersom dette er nødvendig. f) Har ansvar for opplæring av påfølgende sekretær. Økonomiansvarlig: a) Skal gjennom samarbeid med økonomiansvarlige i administrasjonen ved Helsefak ha oversikt over disponible midler. b) Har ansvar for å ta vare på alt av kvitteringer og sende disse inn, samt kopiere og arkivere alt som sendes. c) Har ansvar for å sette opp et budsjettforslag for kommene periode, og legge dette frem for studentrådet. d) Skal ha oversikt over innkommende søknader, sørge for at disse blir behandlet og at støtte utbetales i henhold til innvilgede søknader. e) Har ansvar for å sende søknad til studentparlamentet om støtte til studentrådet i samråd med resten av AU. f) Har ansvar for opplærning av påfølgende økonomiansvarlig. Styremedlemmer: a) Er representant på lik linje med de andre i arbeidsutvalget. b) Skal kunne avlaste de andre ved behov, særlig gjelder dette sekretær. 8.9 Taushetsplikt Medlemmene er underlagt taushetsplikten definert i Økonomisk reglement 9.1 Studentrådets økonomi Studentrådets økonomi styres av arbeidsutvalget. Det skal legges frem et budsjettforslag for studentrådets som godkjennes, men ellers er det arbeidsutvalget som har hovedansvar for ei god økonomistyring av studentrådets penger og behandling av søknader om økonomisk støtte. Studentrådet mottar økonomiske midler fakultetet og skal søke om midler fra studentparlamentet og lignende fra og eventuelle andre aktuelle organisasjoner. Arbeidsutvalget er ansvarlige for det praktiske rundt søknader. 9.2 Hvem kan få tildelt midler Studenter som tar minimum 30 (tretti) studiepoeng per år kan søke om midler. 9.3 Fordeling av velferdsmidler Studenter ved Helsefak kan søke om midler for å arrangere diverse aktiviteter ved avdelingen eller om generelt driftstilskudd til de ulike studentorganisasjonene ved Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 13

14 fakultetet. Studentrådet skal vedta økonomiske retningslinjer som arbeidsutvalget skal veiledes etter ved formidling av midler. Midlene kan ikke brukes til innkjøp av alkohol. 9.4 Behandling av søknader AU behandler og godkjenner søknader om driftsmidler etter utgått søknadsfrist på vårsemesteret. Generelle søknader om velferdsmidler behandles fortløpende. Søknadsbehandling skjer etter de økonomiske retningslinjene som foreligger og som på forhånd skal være godkjent av studentrådet Vedtektsendringer 10.1 Høring Vedtektsendringer sendes ut på høring til alle studentrådsmedlemmer ved Helsefak minst tre uker før studentrådsmøtet Godkjenning Vedtektsendringer skal godkjennes av studentrådsmøtet ved Helsefak Avstemning Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de tilstedeværende representantene i studentrådet. Studentrådet ved Helsefak Vedtekter Side 14