Saksbeh: Finn Helge Lyster Tlf : 92018558 Vår ref : 2016-002-FHL Sted og dato: Fagernes 30.03.2016 Til Møte 02/2016 Sak nr. 02-05/2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I SØR-AURDAL Møtested: Tingvoll Møtedato: Onsdag 30. mars 2016 Møtetidspunkt: Kl.0800-11.00 Følgende deltok i møtet fra Sør-Aurdal: Reidar Schlytter - leder Harald Liodden - nestleder Line Solgunn Sandli - møtende vararepresentant for Linda Skogly Erland Odden Karin Stegarud Åge Sandsengen Stine Rogne Finn Helge Lyster - rådmann - ass. rådmann - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - revisor Kommunerevisjonen IKS - Sekretariatsansvarlig Godkjenning av innkalling. Innkallinga enstemmig godkjent Godkjenning av møtebok fra 02.02.2016 Møtebok fra kontrollutvalgsmøte 16.11.2015 enstemmig godkjent. Orienteringssaker: - Revisjonsbrev VKR IKS. - Revisjonsbrev VLMS-E IKS. - Revisjonssjefens erklæring om uavhengighet og habilitet. KU tar sakene til orientering- enstemmig. Neste møte: Onsdag 18.mai 2016 kl. 13.00
Sak 02/2016 K-utvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2015 Dokumenter i saken: Årsregnskap og årsmelding for 2015. Revisjonsbrev og revisjonsberetning. Saksopplysninger: Det henvises til dokumenter i saken. : Kontrollutvalget har i møtet 30. mars 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 02/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 15. mars 2016, revisjonsbrev nr 1/2016 og administrasjonen sin årsmelding for 2015. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for 2015. Kommunen har en årlig omsetning på kr 294 mill., og har pr. 31.12.2015 frie midler drift på kr 19,6 mill., noe som utgjør 6,7 %. Størrelsen på frie midler er vesentlige lavere enn anbefalt nivå for å sikre stabile driftsrammer over tid, og kontrollutvalget minner om at disposisjonsfondet bør økes til minst 10 15 % av sum driftsinntekter som utgjør mellom kr 30 til 45 mill. Kontrollutvalget påpeker viktigheten av å ikke budsjettere med bruk av disposisjonsfond når fondet er lavere enn 10%, og at det blir iverksatt strukturendringer og effektiviseringstiltak for å redusere kommunens driftsutgifter. Kontrollutvalget bemerker også at kommunen må sørge for å følge gjeldende regler i forhold til budsjettering av investeringer og finansiering av disse, jf. revisjonsbrev 1/2016. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 15. mars 2016 og revisjonsbrev nr. 1/2016, og har ut over dette ingen merknader til s årsregnskap for 2015. Vurderinger i møtet: Rådmannen orienterte om årets resultat og tiltak som var gjort med driftstilpasninger i 2015. : Kontrollutvalget har i møtet 30. mars 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 02/2016.
Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 15 mars 2016, revisjonsbrev nr 1/2016 og administrasjonen sin årsmelding for 2015. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for 2015. Kommunen har en årlig omsetning på kr 294 mill., og har pr. 31.12.2015 frie midler drift på kr 19,6 mill., noe som utgjør 6,7 %. Størrelsen på frie midler er vesentlige lavere enn anbefalt nivå for å sikre stabile driftsrammer over tid, og kontrollutvalget minner om at disposisjonsfondet bør økes til minst 10 15 % av sum driftsinntekter som utgjør kr 30 til 45 mill. Kontrollutvalget påpeker viktigheten av å ikke budsjettere med bruk av disposisjonsfond når fondet er lavere enn 10%, og at det er fokus på strukturendringer og effektiviserings-tiltak for å holde kommunens driftsutgifter på et riktig nivå. Kontrollutvalget bemerker også at kommunen må sørge for å følge gjeldende regler i forhold til budsjettering av investeringer og finansiering av disse, jf. revisjonsbrev 1/2016. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 15. mars 2016 og revisjonsbrev nr. 1/2016, og har ut over dette ingen merknader til s årsregnskap for 2015. Sak 03/2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Dokumenter i saken - Årsmelding for kontrollutvalget i Sør-Aurdal Saksopplysninger Iht. vedtak i felles kontrollutvalgsmøte 24.9.2008 utarbeides det årsmeldinger fra kontrollutvalgene som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Behandling i møte Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Sak 04/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Dokumenter i saken: Eksempler på plan og analyse deles ut i møtet.
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Det orienteres om prosessen og diskuteres fremdrift i møtet. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Sør-Aurdal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017-2020. Planen skal legges frem for kommunestyret for behandling før 31.12.2016. Behandling i møte Revisjonssjefen orienterte om tanker rundt oppbyggingen av den nye planen. Dette for å spisse arbeidet i kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ønsker å tydeliggjøre de oppgavene de skal arbeide med framover. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Sør-Aurdal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017-2020. Planen skal legges frem for kommunestyret for behandling før 31.12.2016. Enstemmig vedtatt Sak 05/2016 Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Saksopplysninger: Skatteoppkreverfunksjonen for gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen.
Vurderinger: Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er godkjent. Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2015 til orientering. Behandling i møtet Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2015 til orientering. Diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Sør-Aurdal. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Ingen saker ble tatt opp. Kontrollutvalget viser til sak 04/2016. Slidre, 30.03.2016 for kontrollutvalget Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt til: Postmottak, ordfører og rådmann. Møtebok godkjent: Sør-Aurdal Reidar Schlytter Harald Liodden Line Solgunn Sandli