SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 6. mai 2009 TID: Kl. 18.30 STED: Møterom Herredshuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Sakliste 004/09 Orientering fra administrasjonen 005/09 Referatsaker 006/09 Skatteoppkreverfunksjonen 2008 007/09 Snåsa kommunes årsregnskap for 2008 008/09 Snåsa kommunes årsmelding for 2008 Steinkjer, 30.04.2009 Per Arne Løvhaugen leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 004/09 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.05.09 Per Helge Genberg 004/09 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Saksopplysninger Rådmannen vil gi en orientering i møtet. SAK 005/09 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.05.09 Per Helge Genberg 005/09 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Snåsa kommune Melding om vedtak kontrollutvalgets årsrapport 2 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Snåsa kommune v/rådmannen om årsavslutningen 2008 (revisjonsnotat) Utsendt SAK 006/09 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.05.09 Per Helge Genberg 006/09 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2008 til orientering.
2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2) Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Snåsa kommunes skatteregnskap for 2008 2. Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Skatteoppkreverens årsrapport om Snåsa kommunes skatteregnskap for 2008 Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr. 113.856.441. Tilsvarende tall for 2007 var kr. 109.649.886. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2008 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men viser til at arbeidsgiverkontroll er utført i mindre omfanget enn kravet tilsier. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Snåsa. SAK 007/09 SNÅSA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008
Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.05.09 Per Helge Genberg 007/09 422-1736-5.3 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Snåsa kommunes årsregnskap 2008. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Snåsa kommunes årsregnskap for 2008. 2. Revisjonsberetning for 2008 fra KomRev Trøndelag IKS datert 20.april 2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Snåsa kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Snåsa kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet, men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon
Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Snåsa kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Årsregnskapet for 2008 Regnskapet er gjort opp med et underskudd på kr. 1.163.459. Driftsregnskapet for 2008 nøkkeltall i 1000 kr. Regnskap 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 Til fordeling drift - 87 258 975-92 118 090-81 025 019 Netto driftsresultat 1 143 969-329 485 1 579 755 Bruk av tidligere års avsetninger - 2 775 914-2 519 965-8 377 047 Årets avsetninger 2 795 404 2 146 050 8 348 842 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 1 163 459-703 400 1 551 550 Investeringsregnskapet for 2008 Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på kr. 1 719 006. Dette betyr at kommunen fortsatt har en dekningsforpliktelse. Etter Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9, 4. ledd, må kommunen gjøre vedtak om dekning i inneværende år. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 inneholder spesifikasjon av kommunens garantiforpliktelser. Note 5 viser kommunens aksjer med beløp og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Note 15 omhandler selvkostområder - avgiftsregnskapet. Det vises også til Note 14 som omhandler underdekningen i investeringsregnskapet.
Brutto driftsresultat for 2008 viser et negativt beløp på kr. 1 925 557 mot tilsvarende kr. 2 136 294 for 2007. Netto driftsresultat for 2008 viser et positivt beløp på kr. 1 143 969 mot tilsvarende kr. 1 579 755 for 2007. Det vises for øvrig til årsregnskapets regnskapsskjema 1A Drift, og årsberetningens kapittel Økonomiske forhold i 2008, hvor avvikene mellom regnskap og budsjett er behandlet på en tilfredsstillende måte. Selv om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet er det viktig å merke seg de forhold som revisjonen tar opp i Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2008. Det framkommer ingen merknader i revisjonsberetningen. Til Snåsa kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL SNÅSA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i møte 6. mai 2009 sak 007/09 behandlet Snåsa kommunes årsregnskap for 2008. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2008 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra rådmannen. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. Utvalget viser for øvrig til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Snåsa kommunes årsregnskap for 2008. Snåsa 6. mai 2009 Per Arne Løvhaugen Jostein Dahl Alfred Berget (leder) SAK 008/09 SNÅSA KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008
Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.05.09 Per Helge Genberg 008/09 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar kommunens årsmelding til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Snåsa kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i det loven definerer som årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens (eller fylkeskommunens) økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, og om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen; tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. De fleste kommuner gir i tillegg til årsberetningen informasjon om situasjonen i hver enkelt enhet/virksomhetsområde, med fokus på mål og måloppnåelse, og definerer dokumentet samlet som kommunens årsmelding. Årsberetningen/årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Det vil være naturlig at kontrollutvalget kommenterer eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan f.eks også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er om årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Vurdering Rådmannen har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2008. Meldingen er på totalt 74 sider (i A4-format), inkl. tabeller. Stoffet er greitt organisert og gir mye konkret informasjon om den daglige aktiviteten i de ulike virksomhetene. Samtidig virker meldingen samlet sett ganske detaljert og voluminøs.
Snåsa kommunes årsmelding for 2008 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Det er gjort greie for situasjonen i hver enkelt sektor, med fokus på tjenester, mål og måloppnåelse, viktige hendelser o.a. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2008, og kontrollutvalget kan ta den til orientering.