Namsos kommune Eiendomsavdelingen Namsos Saksmappe: 2013/2017-29 Saksbehandler: Svein Flasnes Saksframlegg Etablering av Otterøy Oppvekstsenter, utvidelse av økonomisk ramme og videre arbeid Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Oppvekst, omsorg og kultur 27/15 17.09.2015 Otterøyrådet - Namsos kommune 3/15 17.09.2015 Namsos formannskap 72/15 22.09.2015 Namsos kommunestyre 51/15 24.09.2015 Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune vedtar å iverksette anbudsinnhenting for etablering av oppvekstsenter 0-16 på Otterøya i henhold til anbefalingene i framlagt forprosjekt av 18. august 2015. Kostnadsrammen for prosjektet utvides til inntil 45 millioner kroner. Beløpet innarbeides i økonomiplanen 2016-2019. 2. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet. 3. Det nedsettes en byggekomite bestående av 6 stk. 4 stk. fra administrasjonen og 2 politisk oppnevnte representanter. Til byggekomiteen oppnevner kommunestyret: 1.. 2.. Hjemmel for vedtaket er: KST-vedtak 70/14. Behandling i Namsos Oppvekst, omsorg og kultur - 17.09.2015 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av Oppvekst, omsorg og kultur som innstilling til formannskapet.
Innstilling i Namsos Oppvekst, omsorg og kultur - 17.09.2015 1. Namsos kommune vedtar å iverksette anbudsinnhenting for etablering av oppvekstsenter 0-16 på Otterøya i henhold til anbefalingene i framlagt forprosjekt av 18. august 2015. Kostnadsrammen for prosjektet utvides til inntil 45 millioner kroner. Beløpet innarbeides i økonomiplanen 2016-2019. 2. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet. 3. Det nedsettes en byggekomite bestående av 6 stk. 4 stk. fra administrasjonen og 2 politisk oppnevnte representanter. Til byggekomiteen oppnevner kommunestyret: 1.. 2.. Behandling i Otterøyrådet - Namsos kommune - 17.09.2015 Vedtak i Otterøyrådet - Namsos kommune - 17.09.2015 Behandling i Namsos formannskap - 22.09.2015 Ordføreren fremmet følgende forslag (likelydende med Otterøyrådets forslag): 4. Det videre planarbeid må ivareta behovet for sikkert og nødvendig parkerings- og trafikkareal. De bygningsmessige løsninger må ikke være til hinder for framtidige utvidelsesbehov. Mona Fossland fremmet følgende forslag på vegne av AP, SV og SP: Punkt 3 utsettes til nytt kommunestyre trer i kraft Votering: 1.-2.Oppvekst, omsorg og kulturs innstilling enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret 3. Ved alternativ votering mellom innstillinga og forslaget, ble forslaget enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret 4. Ordførerens forslag enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap - 22.09.2015 1. Namsos kommune vedtar å iverksette anbudsinnhenting for etablering av oppvekstsenter 0-16 på Otterøya i henhold til anbefalingene i framlagt forprosjekt av 18. august 2015. Kostnadsrammen for prosjektet utvides til inntil 45 millioner kroner. Beløpet innarbeides i økonomiplanen 2016-2019.
2. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet. 3. Det nedsettes en byggekomite bestående av 6 stk. 4 stk. fra administrasjonen og 2 politisk oppnevnte representanter. Til byggekomiteen oppnevner kommunestyret: 1.. 2.. Punkt 3 utsettes til nytt kommunestyre trer i kraft 4. Det videre planarbeid må ivareta behovet for sikkert og nødvendig parkerings- og trafikkareal. De bygningsmessige løsninger må ikke være til hinder for framtidige utvidelsesbehov. Hjemmel for vedtaket er: KST-vedtak 70/14. Behandling i Namsos kommunestyre - 24.09.2015 Tove Nyborg fremmet følgende alternative forslag i punkt 3 på vegne av AP: 3. Det nedsettes en byggekomite bestående av 6 stk. 4 stk. fra administrasjonen og 2 politisk oppnevnte representanter. Til byggekomiteen oppnevner kommunestyret: 1 Kjersti Tommelstad 2 Amund Lein Votering: 1.-2. Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt av kommunestyret 3. Ved alternativ votering mellom formannskapets innstilling og Nyborgs forslag, ble forslaget enstemmig vedtatt av kommunestyret 4. Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt av kommunestyret Vedtak i Namsos kommunestyre - 24.09.2015 1. Namsos kommune vedtar å iverksette anbudsinnhenting for etablering av oppvekstsenter 0-16 på Otterøya i henhold til anbefalingene i framlagt forprosjekt av 18. august 2015. Kostnadsrammen for prosjektet utvides til inntil 45 millioner kroner. Beløpet innarbeides i økonomiplanen 2016-2019. 2. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet. 3. Det nedsettes en byggekomite bestående av 6 stk. 4 stk. fra administrasjonen og 2 politisk oppnevnte representanter. Til byggekomiteen oppnevner kommunestyret: 1. Kjersti Tommelstad 2. Amund Lein
4. Det videre planarbeid må ivareta behovet for sikkert og nødvendig parkerings- og trafikkareal. De bygningsmessige løsninger må ikke være til hinder for framtidige utvidelsesbehov. Hjemmel for vedtaket er: KST-vedtak 70/14.
Dokumenter i saken Type Tittel Adressat Y 27.05.2015 Årskostnader Y 27.05.2015 Rapport pr 22 06 15 Y 11.08.2015 Rapport pr 11. august 2015. I 05.03.2013 Satser på skolen Svein-Arild Rye N 05.03.2013 Møte om Otterøy oppvekstsenterplaner Svein-Arild Rye m.fl. for opprusting og utbygging X 03.02.2015 Mandat forprosjekt Otterøy Bente Aglen oppvekstsenter N 13.02.2015 Entrepriseform for Otterøy Ståle Ruud oppvekstsenter? N 18.02.2015 Valg av entreprisemodell. Ståle Ruud N 23.02.2015 Plankomité Otterøy oppvekstsenter. Svein-Arild Rye m.fl. innkalling N 06.03.2015 Referat fra møtet 02.03.2015 Svein Flasnes m.fl. U 05.03.2015 Otterøy skole- grunnundersøkelser - Rambøll AS bestilling av rapporter 315 og 7073 I 06.03.2015 Geoteknisk nr 0315 rapport for Rambøll AS Otterøy skole U 17.03.2015 Søknad om bruksendring av tilfluktsrom ved Otterøy skole Nord-Trøndelag Sivilforsvarsdistrikt U 27.03.2015 Otterøy skolen - tanker om løsning Arcon Prosjekt AS N 12.04.2015 Forprosjekt Otterøy Svein Flasnes m.fl. oppvekstsenter,referat fra møtet 07.04.2015 N 05.05.2015 Referat fra møte i arbeidsgruppen Svein-Arild Rye m.fl. 28.04.2015 I 20.05.2015 Innvilgelse av søknad om sletting av tilfluktsrom - Otterøy skole - Namsos kommune Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap I 29.04.2015 Otterøy skole og oppvekstsenter - Arcon Prosjekt AS beskrivelse og skisser N 09.06.2015 Referat fra møte 01.06.2015 Svein-Arild Rye m.fl. N 01.07.2015 Møte om planene for Otterøy skole og oppvekstsenter med kommuneoverlegens representant 30 juni 2015 Per Erik Arnø m.fl. U 01.07.2015 Innkalling til møte i ressursgruppen Ole Johan Hugås m.fl. for Otterøy oppvekstsenter U 06.07.2015 Otterøy oppvekstsenter - geoteknikk Norconsult AS U 07.07.2015 Geoteknisk uttalelse- Plan for opprusting og utbygging av Otterøy skole. Norconsult AS I 08.07.2015 Otterøy skole - reg. modell Arcon prosjekt AS I 10.07.2015 Otterøya skole og oppvekstsenter - Arcon prosjekt AS alternativ III X 18.08.2015 Referat møte arbeidsgruppen Svein-Arild Rye m.fl. 10.08.2015 S 18.08.2015 Etablering av Otterøy
Oppvekstsenter, utvidelse av økonomisk ramme og videre arbeid N 18.08.2015 Rapport pr. 18. august 2015 Svein-Arild Rye m.fl. N 01.09.2015 Vurderte alternative planer for Svein-Arild Rye m.fl. Otterøy oppvekstsenter N 03.09.2015 Otterøy skole -hovedombygging eller ikke? Britt Frantzen Vedlegg: 1 Rapport pr. 18. august 2015 2 Vurderte alternative planer for Otterøy oppvekstsenter 3 Prosjektorganisering oppvekstesenter Otterøya Saksopplysninger Namsos kommunestyre vedtok den 25.09.14, sak 70/14, etablering av Otterøy oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kr. inkl. mva. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar utredning Oppvekstsenter ved Otterøy skole til etterretning og godkjenner utredninga som utgangspunkt for rådmannens videre arbeid med realisering av et oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kroner inkl. mva. Kommunestyret tar foreløpige framdriftsplan datert 10.06.2014, jf. utredninga til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide et forprosjekt på totalentreprise hvor de samlede kostnader ved prosjektet; - herunder forprosjektet, reguleringer, infrastrukturtiltak og ferdigstilling av uteområder, inventar og utstyr i bygg mm., skal holdes innenfor de gitte økonomiske rammer, jf. pkt. 1. 3. Kommunestyret skal få seg forelagt forprosjektet til godkjenning før anbudsinnhenting. Forslag til finansiering av økte driftsutgifter med evt. konsekvenser skal fremmes samtidig med forprosjektet. 4. Svømmeopplæringa ved Otterøy skole legges til Oasen, Namsos svømme- og miljøsenter. Rådmannen satte i februar 2015 ned en plankomité bestående av: Prosjekteier: Oppvekstsjef Svein-Arild Rye på vegne av rådmannen Prosjektleder: Eiendomssjef Svein Flasnes Øvrige deltakere: Bernt Bendiksen (rektor Otterøy skole), Turid Finnanger Sund (styrer Otterøy barnehage), SU-leder Otterøy barnehage, FAU/SU-leder Otterøy skole, tillitsvalgtrepresentant Otterøy barnehage og tillitsvalgtrepresentant Otterøy skole Evt. andre aktuelle deltakere vil bli innkalt etter behov. Komitéen fikk følgende mandat: 1. Mandat for utredning av forprosjektet styres av kommunestyrets vedtak i saken og rapport utredning Otterøy oppvekstsenter.
2. Prosjektgruppa skal foreslå detaljutforming av prosjektløsning (bygg og uteområder) samt utarbeide nødvendig dokumentasjon (konkurransegrunnlag) for innhenting av anbud på gjennomføring av oppdraget. Prosjektet skal gjennomføres som totalentreprise. 3. Det skal tilknyttes nødvendig kompetanse, internt og eksternt, for å sikre kvalitet på plan for utforming og konkurransegrunnlaget. 4. Brukermedvirkning skal ivaretas. I tillegg til deltakelse i prosjektgruppa, beslutter gruppa selv eventuelt utvidet brukerutvalg. 5. Innhente og dokumentere arbeidsmiljøutvalgets og arbeidstilsynets godkjenning av prosjektet. 6. Det skal i etterkant utarbeides saksframlegg med nødvendige vedlegg som gir grunnlag for politisk behandling og løsningsforslag før anbudsinnhenting. Vedrørende økonomi, har rådmannen presisert følgende: 1. Forprosjektet skal vise en mulig løsning innenfor den bevilgede kostnadsramma. 2. Opsjon: Dersom pkt. 1 ikke gir en samlet tilfredsstillende løsning, beskrives og utarbeides en «tilstrekkelig god nok» løsning innenfor alternativ nødvendig kostnadsramme evt. skissert som to byggetrinn. Pedagogiske betraktninger ved etablering av et oppvekstsenter. Ideen bak et oppvekstsenter er å skape et godt helhetlig sammenhengende oppvekst- og læringsmiljø for aldersgruppen 0-16 år. Det skal tenkes og handles helhetlig i forhold til bruk av personell og tilrettelegging i forhold til de rammebetingelsene som gis. Lederen for oppvekstsenteret har hovedansvaret for å utvikle felles arenaer for læring og deling av kompetanse. Oppvekstsenteret skal drive samordnet utviklingsarbeid og utvikle en felles kultur blant personalet på tvers av grunnskole og barnehage. Det skal legges opp til et samarbeid på tvers av dagens fagtradisjoner i barnehage og skole. En organisatorisk enhet vil forplikte dette arbeidet. Det skal være rektor på skolen og det skal være styrer med førskolelærerutdanning i barnehagen. Det vil være i strid med loven å redusere styrerressursen til fordel for å samle ressursen til en enhetsleder. Rektor blir enhetsleder for senteret. Prognoser barne- og elevtall. Barnehagen: For kommunen som helhet, viser statistikken at kommunen vil få en økning på 50-60 barn i førskolealder, men at denne økningen først vil skje fra 2020. De senere årene har det vært 37-40 barn i barnehagen. Noen har stått på venteliste og har ikke fått plass til ønsket dato. Andre har av ulike årsaker fått plass ved barnehager i byen. Skal Otterøy for framtida også ha tilstrekkelig kapasitet til å ta imot familier i etableringsfasen samt at det blir innført to hovedopptak per år, er det i utredninga lagt opp til at en ny barnehage har plass til 50 barn. På kort sikt vil sannsynligvis en dimensjonering med plass til 45 barn være tilstrekkelig basert på prognoser fra SSB. Dersom det på sikt blir vesentlige endringer som medfører behov for økt kapasitet, kan det bli behov for en barnehage med større arealer.
I det videre planleggingsarbeidet, legger rådmannen til grunn at det etableres en barnehage dimensjonert for 45 barn. Det medfører at det bygningsmessige arealet, i forhold til utredninga, kan reduseres med omlag 60 m 2. Det er også viktig å vurdere ytterligere sambruk av arealer mellom barnehage og skole, bl.a. SFO- og personalarealer. Dette representerer muligheter for noe reduserte investeringskostnader. Rådmannen vil anbefale at dette tas med som del av det videre arbeidet. Skolen. Namsos kommune har hatt en reduksjon i elevtallet ved grunnskolene de siste 4 til 5 år på til sammen rundt 150 elever. For kommunen som helhet, viser statistikken at det samlede elevtallet vil være forholdsvis stabilt framover. Fram mot 2020 vil elevtallet ved Otterøy skole være like i underkant av 100 elever, ett av årene like i overkant. I utredninga er det lagt opp til at skolen har et samlet elevtall på 100 elever. Med bakgrunn i allerede fødte barn og øvrige prognoser, er det ikke tilrådelig å redusere estimatet på dette antallet slik at skolen dimensjoneres i henhold til en slik størrelse. Otterøy skole har, sammenlignet med øvrige grunnskoler, et forholdsvis stort tilgjengelig areal per elev. --- Plankomitéen har gjennom sitt arbeid fra mars til august kommet fram til en anbefalt løsning for utforming som komiteen mener er det beste for et oppvekstsenter ved Otterøy skole. Nærmere beskrivelse framgår av vedlagte rapport. Som vedlegg til rapporten er alternative skisser som er vurdert i prosessen fremlagt. Anbefalt forslag innebærer riving av den gamle administrasjonsdelen av skolen for å erstatte denne med ny barnehage. Videre er det planlagt en betydelig renovering/oppgradering av øvrig eksisterende bygningsmasse. Endringer og omrokkeringer av funksjoner og plasseringer er beskrevet i plankomitéens rapport. Komitéen har i sitt arbeid kommet fram til at en framtidsrettet løsning for et helhetlig oppvekstsenter ikke vil la seg realisere innenfor den avsatte økonomiske ramme på 26 mill. kroner. Foreløpig kalkyle på anbefalte løsning er oppgitt til omlag 40 mill. kroner. Detaljeringsgraden er foreløpig så grov at det er betydelig usikkerhet i kalkylene, og på nåværende stadium er det antydet et presisjonsnivå i estimatene på opp mot +/- 20 %. Dette er forøvrig i overenstemmelse med de investeringssummer som ble indikert i tidligere fremlagt rapport om oppvekstsenter ved Otterøy skole behandlet i KST 25.09.2014. I denne rapporten var investeringssummen estimert til 42 millioner kroner. Komitéen har også vurdert om prosjektet, av økonomiske grunner, bør gjennomføres som to byggetrinn. Det vil i så fall medføre at en i hovedsak kun får mulighet til å oppgradere skolens klasseromsarealer og personalmessige forhold. Det vil bl.a. ikke være mulig å følge opp barnehagens behov for ny bygningsmasse. I forhold til de samlede behov, er en slik løsning derfor ikke anbefalt. En oppdeling av prosjektet vil med stor sannsynlighet innebære ytterligere økte kostnader sammenlignet med at en helhetlig løsning velges fra starten av. Det har vært bred brukermedvirkning i planarbeidet. Det er ikke kommet innsigelser mot det skisserte og anbefalte forslaget. Prosjektleder har hatt møte med kommuneoverlegens representant som ikke hadde merknad til løsningen. Behandling i arbeidsmiljøutvalget vil gjennomføres senere i prosessen, i forkant av arbeidstilsynets godkjenning som skjer i forbindelse med byggesaksbehandlingen basert på endelige og detaljerte planer.
Rådmannen anbefaler at det settes i gang detaljplanlegging av prosjektet fra oktober i år og at det avvikles konkurranse om byggeoppdraget fra februar 2016. Byggeperioden antas å bli fra sommeren 2016 til sommeren 2017. For å sikre tilstrekkelig framdrift i prosjektet, har rådmannen utlyst konkurranse om videre planlegging som gjennomføres høst - 15. Tilbud på dette forventes inn medio september. Rådgivertjeneste er bestilt til å utarbeide reguleringsplanen. Økonomi Som det fremgår av saken og fremlagt rapport har komitéen har ikke funnet rom for etablering av et tilfredsstillende oppvekstsenter innenfor den avsatte rammen på 26 mill. kr. For Namsos kommune representerer dette en økonomisk utfordring. En realisering av det anbefalte prosjektet vil som en konsekvens med stor sannsynlighet innebære en forskyvning av andre investeringsprosjekter. Rapporten estimerer en økning i kommunens årskostnader på omlag 2,95 mill kr. som følge av prosjektet basert på en investering på 40 mill. kr. Eksisterende barnehage vil bli anbefalt solgt, men det er foreløpig ikke innkalkulert noe bidrag fra dette i prosjektet ettersom det er usikkert hvordan markedet er for et slikt salg. Inntekter fra salget vil inngå som økonomisk bidrag / delfinansiering av investeringen. Regnskapstallene for skolen og barnehagen gir forøvrig uttrykk for at det i de senere år bevisst har blitt utført minimalt vedlikehold i påvente av dette prosjektet. Det skisserte prosjektet medfører at vedlikeholdsbehovet blir relativt lite de første årene. Det er vurdert om det er mulig å etablere oppvekstsenteret innenfor budsjettert ramme på 26 mill. kr. om en ikke tar med ungdomstrinnet. På bakgrunn av tidligere utredninger og vedtak, har rådmannen ikke funnet realisme i dette alternativet. Av vedlegget til rapporten fremgår det at de budsjetterte rammene realistisk sett kan rom til renovasjon av skole eller barnehage, men ikke en tilfredsstillende samlet løsning. Barnehage og skole vil med noen justeringer ha tilnærmet samme barne- og elevtall som i dag ved etablering av et oppvekstsenter. Disse tallene er styrende for bemanningen. Det forventes derfor ikke økonomiske besparelser i forhold til bemanningsnormer. Både barnehage og skole har en administrasjonsressurs som tilsvarer en minimumsnorm. Enhetslederen vil få et større ansvarsområde enn hva som er tilfellet i dag. I rapporten er nåværende drift av bygg regnet med 0,848 mill. kr. som tilsvarer en husleie på 347 kr. /m². Til sammenligning har Vestbyen skole som er av nyere standard 712,- kr/m². Legges samme nivå til grunn for Otterøy vil økningen i årskostnader tilsvare omlag 2,061 mill.kr. Et alternativt oppvekstsenter innenfor 26 mill. kr. vil medføre at en ikke får til nødvendig oppgradering av eksisterende bygg. Dette anbefales derfor ikke. Som nevnt ovenfor, er det også et mulig alternativ å bare oppgradere skolebyggene som et første byggetrinn. Den beste og rimeligste løsninga på sikt vil være å gjennomføre hele byggeprosjektet med realisering av oppvekstsenteret uten oppdeling.
Vurdering Det er ingen tvil om at både barnehage og skole på Otterøya har tildeles svært store rehabiliteringsbehov. Plankomitéen har gjennom sitt arbeid har kommet fram til å anbefale en løsning for Otterøy oppvekstsenter som dekker det samlede rehabiliteringsbehovet. Alternative løsninger innenfor den avsatte kostnadsrammen ville rent praktisk ha medført at enten skole eller barnehage ville blitt salderingsposten uten nødvendig rehabilitering. Slik sett fremstår prosjektet fremtidsrettet og det vil gi et stort løft for innemiljøet for elever og ansatte. Barn og ansatte i barnehagen vil få en ny og tidsriktig barnehage. Rådmannen finner det allikevel riktig å understreke at kommunestyret rent faktisk har et valg om å holde rammene og kun dekke behovene til enten barnehagen eller til skolen, men det vil i tilfelle avskjære tidligere beslutninger om etablering av oppvekstsenter. Plankomitéen har her vært tydelige i sine anbefalinger og anbefalt en helhetlig utbygning. Rådmannen støtter denne vurderingen. Som følge av den samlede kostnaden i investeringen, som vesentlig overstiger tidligere avsatte rammer, bør det også vurderes om dette kan være grunnlag for å revurdere beslutningen knyttet til å beholde ungdomstrinnet på Otterøy skole. I vedtaket om oppvekstsenter på Otterøya, KSTsak 70/14 den 25.09.2014, fikk rådmannen mandat til å jobbe videre med realisering av et oppvekstsenter 0-16 år. Utredninga til denne saka viste at det kapasitetsmessig var fullt mulig å overføre ungdomstrinnet til en av ungdomsskolene i byen samtidig som det også var beregnet en samlet årlig besparelse i størrelsesorden 1,5-3 millioner. I nevnte sak ble det av rådmannen reist spørsmål ved om avsatt investeringsramme var tilstrekkelig og at dette kunne gi grunnlag for å revurdere anbefalingen om å opprettholde ungdomstrinnet ved Otterøy skole. Utredningsrapporten om oppvekstsenter antydet i nevnte sak et redusert nivå på de nødvendige investeringer på 10 millioner kroner dersom ungdomstrinnet ble flyttet. Det er for rådmannen fortsatt noe uklart om den reelle forskjellen faktisk vil være i denne størrelsesorden da en stor del av kostnadene til renoveringen synes å ligge på områder hvor redusert areal ikke nødvendigvis gir full uttelling. Allikevel er Rådmannen er av den formening at forskjellen i investeringssum ikke i seg selv er av en slik karakter at det vil resultere i en endret anbefaling. For kommunen vil en årlig besparelse i driftskostnadene på som den gang ble lagt til grunn på 1,5 3 millioner være av større betydning enn 10 millioner i investeringskostnader. Rådmannen opprettholder derfor sin tidligere anbefaling om å videreføre ungdomstrinnet ved Otterøy skole. Kostnadskalkylen som er fremlagt i rapporten summerer seg til 40 mill. kr. På nåværende tidspunkt er det allikevel stor usikkerhet til dette anslaget og arkitekten har i sine anslag indikert et presisjonsnivå med en variasjon på opp mot +/- 20 %. Som en følge av dette usikkerhetsnivået og for å ta høyde for eventuelle prisøkninger i perioden frem til ferdigstillelse tilrår Rådmannen at beslutningen baseres på et kostnadsnivå i øvre del av denne skalaen. Rådmannen er i denne sammenhengen av den oppfatning at det er bedre å være for forsiktig i kostnadsanslagene i denne fasen av beslutningen fremfor å få en overraskelse underveis i prosjektet når det i realiteten vil være håpløst å reversere beslutningen. Samtidig vil en reduksjon i antallet barn det tas høyde for i barnehagen representere en noe lavere kostnad. Med dette utgangspunktet tilrår derfor rådmannen at beslutningen gjøres med en estimert prosjektkostnad på inntil 45 millioner kroner. Videre arbeid er skissert i plankomitéens rapport og en tilrår at rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet etter denne planen. Fordelen med å vedta budsjett for hele prosjektet nå er at en kan ta planlegging av både skole og barnehage i én prosess.
Det opprettes en plankomite bestående av 2 politikere og 4 medlemmer fra administrasjonen. Organiseringen av prosjektet beskrives i eget vedlegg til saken. Miljømessig vurdering Prosjektet vil bli gjennomført i h.h.t. de aktuelle miljøkrav som stilles til barnehage/skole, jf. lover og forskrifter.
Namsos kommune -et godt sted å leve Planer for etablering av Otterøy oppvekstsenter. Plankomitéen 18. august 2015
1 Sammendrag og tilråding: Plankomitéen har gjennom sitt arbeide kommet fram til en planløsning som kan anbefales for et oppvekstsenter ved Otterøy skole. En har vært innom forslag med barnehage i en ekstra etasje på eksisterende bygg, men har endt opp med en løsning hvor barnehagen legges på 1. etasjes plan i bygg 1 der administrasjonen er pr i dag. Forslaget innebærer riving av administrasjonsdelen for å erstatte den med ny barnehage. Formingsavdeling legges inn i nåværende svømmehall i bygg 3 og trinn 1 4 plasseres i bygg 1 der forming er i dag. Henvisningsskisse:
2 Hovedutfordringen nå er at de økonomiske rammer til prosjektet er for små. Oppgradering av gjenstående eksisterende bygningsmasse på ca 2000 m2 vil legge beslag på mesteparten av de bevilgede midler. Videre skal en bygge en ny barnehage for 50 barn som etter all sannsynlighet vil koste 12-15 mill. Total kostnad ligger da på omkring 40 mill kr og det er nødvendig at kommunestyret godkjenner denne rammen før en utarbeider grunnlag for prising av arbeidene. Komitéen tilrår at kommunestyret vedtar å gi rådmannen fullmakt til å videreføre arbeidet med Otterøy oppvekstsenter som foreslått innenfor en ramme på 40 mill. kr. Som et alternativ tilrår komitéen et første byggetrinn som i hovedsak går ut på å sette i stand skolens klasseromsbygg (bygg 2, 3 og 4). Dette innebærer at etablering av oppvekstsenter vil foregå i to byggetrinn.
3 Innhold Sammendrag og tilråding:... 1 Bakgrunn... 4 Dimensjoneringsgrunnlag... 7 Arbeidet i plankomitéen... 7 Regulering... 7 Løsninger:... 7 Anbefalt løsning:... 8 Øvrige planforslag :... 9 Pedagogiske og driftsmessige vurderinger... 9 Økonomi... 10 Investeringskostnader... 10 Årskostnader... 11 Avventede oppgaver, avvik.... 11 Situasjonsplan... 13 Videre arbeid.... 14
4 Bakgrunn I Handlingsprogram og økonomiplan 2011-2014 ble dette foreslått: I rådmannens budsjettframlegg, foreslås en nødvendig utbedring/renovering av Otterøy skole i 2014. Forprosjektet (2013) gir grunnlag for nærmere økonomiske avklaringer. Det ble foreslått avsatt 14 mill til rehabilitering av Otterøy skole i 2014. Samme sum ble foreslått avsatt i 2015. Oppdraget med å utarbeide et forprosjekt for Otterøy oppvekstsenter er gitt av kommunerstyret i sak 70 /14. Revidert mandat av 06.02 2015 er som følger: «Revidert mandat forprosjekt Otterøy oppvekstsenter. Namsos kommunestyre vedtok den 25.09.14, sak 70/14, etablering av Otterøy oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kr. inkl. mva. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar utredning Oppvekstsenter ved Otterøy skole til etterretning og godkjenner utredninga som utgangspunkt for rådmannens videre arbeid med realisering av et oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kroner inkl. mva. Kommunestyret tar foreløpige framdriftsplan datert 10.06.2014, jf. utredninga til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide et forprosjekt på totalentreprise hvor de samlede kostnader ved prosjektet; - herunder forprosjektet, reguleringer, infrastrukturtiltak og ferdigstilling av uteområder, inventar og utstyr i bygg mm., skal holdes innenfor de gitte økonomiske rammer, jf. pkt. 1.
5 3. Kommunestyret skal få seg forelagt forprosjektet til godkjenning før anbudsinnhenting. Forslag til finansiering av økte driftsutgifter med evt. konsekvenser skal fremmes samtidig med forprosjektet. 4. Svømmeopplæringa ved Otterøy skole legges til Oasen, Namsos svømme- og miljøsenter. Mandat for utredningen: 1. Mandat for utredning av forprosjektet styres av kommunestyrets vedtak i saken og rapport utredning Otterøy oppvekstsenter. 2. Prosjektgruppa skal foreslå detaljutforming av prosjektløsning (bygg og uteområder) samt utarbeide nødvendig dokumentasjon (konkurransegrunnlag) for innhenting av anbud på gjennomføring av oppdraget. Prosjektet skal gjennomføres som totalentreprise. 3. Det skal tilknyttes nødvendig kompetanse, internt og eksternt, for å sikre kvalitet på plan for utforming og konkurransegrunnlaget. 4. Brukermedvirkning skal ivaretas. I tillegg til deltakelse i prosjektgruppa, beslutter gruppa selv eventuelt utvidet brukerutvalg. 5. Innhente og dokumentere arbeidsmiljøutvalgets og arbeidstilsynets godkjenning av prosjektet. 6. Det skal i etterkant utarbeides saksframlegg med nødvendige vedlegg som gir grunnlag for politisk behandling og løsningsforslag før anbudsinnhenting. Økonomi. Den økonomiske ramma for prosjektet er samlet kr. 26. mill. kr. inkl. mva. *). Bevilgninga skal dekke alle kostnader ved prosjektet, herunder forprosjekter, evt. reguleringer, avgifter, infrastrukturtiltak og ferdigstilling av uteområder, nødvendig inventar og utstyr i bygg m.m. Det skal opprettes eget prosjektnummer: Ansvarlig prosjekteier. *) I. Forprosjektet skal vise en mulig løsning innenfor den bevilgede kostnadsramma. II. Opsjon: Dersom pkt. I. ikke gir en samlet tilfredsstillende løsning, beskrives og utarbeides en «tilstrekkelig god nok» løsning innenfor en kostnadsramme på xx. kr., evt. skissert som to byggetrinn.
6 Prosjekteier. På vegne av rådmannen ivaretar oppvekstsjefen rollen som prosjekteier. Prosjektleder. Svein Flasnes ved eiendomsavdelinga oppnevnes som prosjektleder i planfasen. Framdriftsplan. Prosjektgruppa utarbeider forslag til detaljutforming av prosjektløsning (bygg, uteområder) samt innhenter nødvendig dokumentasjon på anbud for gjennomføring av oppdrag. Prosjektleder ferdigstiller en samlet rapport til prosjekteier innen 01.07.2015. Saken behandles i kommunestyret den 24.09.2015. Rapportering. Sekretær for prosjektgruppa skriver referat fra alle møter og rapporterer til prosjekteier og til øvrige prosjektdeltakere. Det nedsettes en plankomitè bestående av følgende personer: Prosjekteier: Oppvekstsjef Svein-Arild Rye på vegne av rådmannen Prosjektleder: Eiendomssjef Svein Flasnes Øvrige deltakere: Bernt Bendiksen (rektor Otterøy skole),turid Finnanger Sund (styrer Otterøy barnehage), SU-leder Otterøy barnehage, FAU/SU-leder Otterøy skole, Tillitsvalgtrepresentant Otterøy barnehage, tillitsvalgtrepresentant Otterøy skole Evt. andre aktuelle deltakere vil bli innkalt etter behov. Etter nærmere avtale med prosjektleder, er rektor sekretær for gruppa. Det etableres en ressursgruppe bestående av følgende deltakere: Ole Johan Hugås, IT-avdelinga, John Saur, økonomiavdelinga, Marthe Hatland, barnehagesjef, Per Erik Arnø, kommuneoverlegen og hovedverneombudet.»
7 Dimensjoneringsgrunnlag Følgende er lagt til grunn for komitéens arbeide: Skole for 100 elever. Barnehage med 50 plasser. Skolen er i dag på 2439 m2 og det er i underkant av 25 m2 pr elev. Otterøy er den barneskolen som har størst areal pr elev i Namsos kommune Med noe riving og ny barnehage på ca 600m2 vil nytt oppvekstsenter være på ca 3 000 m2. Arbeidet i plankomitéen. Etter første møte i komitéen ble Arcon prosjekt as engasjert til å bistå med utarbeidelse av planforslag. Det er søkt sivilforsvaret om tillatelse til å ombygge svømmehallen slik at vi ikke lenger har tilfluktsrom ved skolen. Tillatelse til sletting av tilfluktsrommet er gitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i brev av 20.05.2015. Det er fremskaffet geotekniske undersøkelser på skoletomta. Denne er gjort av rådgivende ingeniør Ottar Kummeneje i juni 1964. Ny vurdering av geoteknikk er bestilt og vil bli gjort i september 2015. Regulering. I kommuneplanens arealdel er det følgende plankrav for «O6 Toppen- Fosslandsosen»: Før nye tiltak etter 1.6 settes i verk, kreves utarbeidet reguleringsplan. Dette innebærer at vi må ha utarbeidet reguleringsplan før det kan gis byggetillatelse. Til plankomitéens møte 28. april presenterte arkitekten 4 alternativer til løsning. Reguleringsarbeidet er bestilt igangsatt av Arcon prosjekt as. Oppdraget er gitt ut fra foreliggende ramme-avtaler om rådgivingstjenester. Løsninger: Plankomitéen har hatt 5 møter fra 2. mars til 10. august hvorav det siste med ressursgruppen invitert.
8 En har vært gjennom 5 forskjellig planløsninger før en endte opp med den løsningen som anbefales Anbefalt løsning: Etter gjennomgang av alle alternativer er plankomitéens medlemmer enige om at dette er den beste løsningen for et oppvekstsenter ved Otterøy skole. Begrunnelse for valget er : Beliggenhet av de ulike deler av oppvekstsenteret ut fra funksjon o Nærhet mellom barnehage og småtrinn, dette muliggjør sambruk av lokaler o Administrasjon med oversikt over trafikk og besøkende o Hensyn til skjerming mellom barnehage og ungdomsskole o Muligheter for godt og skjermet lekeareal til barnehagen Beholde en åpen indre skolegård o Oversiktlig
9 o Muligheter til en funksjonell og nødvendig trafikk o Trygge omgivelser for elevene Administrasjon: kontor / møterom/ garderober tidsmessig. Praktisk løsning i forhold til riving flytting av funksjoner Det tilsynelatene dårligste bygget vil bli revet Øvrige planforslag : Plankomiteen har vurdert andre løsninger. Bla er en løsning med bygging av ny barnehage over bygg 3. Dette ble forkastet da komitéen ikke ble fornøyd med planløsningen. Alternativet gir også en dårligere løsning for barnehagens uteområde. Et alternativ med plassering av barnehagen som et tilbygg inn på dagens skolegård ble forkastet da dette ville beslaglegge en del av skolegården og stenge den indre skolegården på en slik måte som komitéen ikke fant hensiktsmessig. Henvisningsskisse: Pedagogiske og driftsmessige vurderinger Otterøy skole er bygd I løpet av 3 byggetrinn, 1968, 1972 og 1988. Lokalene bærer preg av slitasje og har fått mange avvik. Lukkingen av avvikene er satt på vent i påventa av en forestående rehabilitering. Rehabilitering ble vedtatt I Handlingsprogram og økonomiplan 2011-2014: I rådmannens budsjettframlegg, foreslås en nødvendig utbedring/renovering av Otterøy skole i 2014. Forprosjektet (2013) gir grunnlag for nærmere økonomiske avklaringer. I dette dokumentet ble det foreslått avsatt 14 mill i 2014 og 14 mill i 2015 til Otterøy skole.
10 Etter dette er det vedtatt etablering av Otterøy Oppvekstsenter med etablering av ny barnehage i tilknytning til skolen. Senteret blir da en driftsenhet med skole og barnehage. Utbyggingen må legge til rette for at skole og barnehage kan bli en enhet, driftsmessig og praktisk. Senteret må legge til rette for sambruk av lokaler. Fleksibilitet er et stikkord. Senterets tanke er at de ulike avdelingene, barnehagen, småtrinn, mellomtrinn og ungdomstrinn samles rundt en sentral, i dette tilfellet rundt det nye mellombygget med amfi. Mye forskning, nasjonalt og internasjonalt, om kvalitetsutvikling i skole/barnehage viser at kvalitetsheving i dag fordrer en kollektiv tenkning og handling: Høyt presterende skoler kjennetegnes av at personalet som kollektiv er i kontinuerlig utvikling. (Michael Fullan) Skal man lykkes med å bygge en enda bedre skole er et av de viktigste grepene å utvikle lærernes profesjonalitet med utgangspunkt i skolen som organisasjon. (Michael Fullan) Kollektivt ansvar innebærer at lærerne deler erfaringer og kompetanse med hverandre, veileder hverandre, planlegger og evaluerer sammen og reflekterer rundt hva som er god undervisning. Lærerne framstår koordinerte i møte med elevene, og jobber mot samme mål fra samme verdigrunnlag (Erik Irgens) Barnehagens betydning som samfunnsinstitusjon får stadig større oppmerksomhet. Antall barn i barnehage har økt kraftig de senere årene. (Sitatene overfor er hentet fra skoleforskning, men de samme kollektive tankene/kjennetegnene gjelder også for barnehagen.) Otterøy barnehage har tilholdssted i et gammelt hus like nedenfor skolen. Huset er dårlig egnet som barnehage og er i tillegg veldig nedslitt. Størrelsen begrenser inntak av barn som ønsker plass, og vi må stadig avvise ønske om plass. Økonomi Investeringskostnader. For anbefalt løsning er det utarbeidet følgende kostnadsoverslag: 1 Del av bygg 1 rives 1,0 mill 2 Ny barnehage 13,5 mill 3 Ombygging svømmebasseng 4,0 mill 4 Ombygging bygg 1 (50 m2, 6000 kr/m2) 0,3 mill
11 5 Renovering bygg 1 (150 m2, 2000 kr/m2) 0,3 mill 6 Nytt tak bygg 1 1,0 mill 7 Nye tak på bygg 2-3-4 3,0 mill 8 Utomhus 3,0 mill 9 Ny heis 1,2 mill 10 Nytt ventilasjonsanlegg Bygg 1 300m2, 2000 kr/m2 0,6 mill 11 Ventilasjon i bygg 2-4 1900m2, 3000 kr/m2 (Inkl. nytt aggregat) 5,7 mill 12 Bygningsmessig oppgradering bygg 2,3 og4 6,4 mill Sum alternativ III: 40,0 mill Alle kostnader er inklusive m.v.a. Det må presiseres at på dette stadiet i planleggingen er estimatene forbundet med usikkerhet i området +/- 10 20%. Årskostnader. Den beregnede bygg- årskostnad for anbefalt alternativ er beregnet til 3,80 mill kr. Dette er kostnadene for investering og drift av bygg og anlegg. Dagens årlige byggkostnader for skole og barnehage er henholdsvis 0,715 og 0,133 mill kr. som i sum blir 0,848 mill kr. I tillegg kommer skoledrift med 12,2 mill. kr. pr. år. ( budsj 2015). Barnehagedrift har et budsjett på 3,65 mill. Sum årlig drift uten bygg blir da 15,85 mill kr. Det er antatt redusert energiforbruk etter utbygging på 50 kw/ m2 og år. Dette utgjør da ca 150.000,- kr i årlig besparing som er inkludert i tallene i tabellen. Alternativ Oppvekstdrift Årskostnader Bygg- drift Sum årskostnad Økt årskostnad I dag 15,85 0,848 16,698 0 Økt årskostnad i % III 15,85 3,800 19,650 2,952 18 % Avventede oppgaver, avvik.
12 Eiendomsavdelingen har hatt følgende oppgaver på vent med tanke på opprustingsprosjektet ved Otterøy skole og barnehage. Lokale Nr. Bygningsdel Otterøy Barnehage 278 Dokumentere støybelastning i 3 dager, evt. tiltak (Eiendom) Otterøy Barnehage 278 Måling av CO2 og luftmengdemåling Otterøy Barnehage 278 Bygningsteknisk tilrettelagt for å ivareta krav Universell utform. Otterøy Barnehage 278 Overflater fornyes (golv, vegg, himl.) Otterøy Skole 216 Formingsavd. Branndør/brannalarm/brannslange (utbygging) Otterøy Skole 216 Ventilasjon adm. bygg, dårlig luft (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Ventilasjon ungdomstrinnet, dårlig luft (ivaretas v/utbygging) Otterøy Skole 216 Taklekkasjer (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Vinduer er slitte/trekkfulle (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Slitte golvbelegg (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Dårlig asfalt på uteområder (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Trafikksituasjonen farlig, kryssing vei, høy fart Otterøy Skole 216 Plan for gjennomføring av mht. univiersell utforming Møterom er ikke tilstrekkelig lydisolert for konfidensielle Otterøy Skole 216 samtaler Det forventes at disse oppgavene avvikene er lukket etter byggeprosjektet.
13 Situasjonsplan For alternativ III vil situasjonsplanen være som vist nedenfor. Dette vil være grunnlaget som en starter arbeidet med reguleringsplanen ut fra.
14 Videre arbeid. En ser for seg følgende aktivitet i prosjektet forutsatt at kommunestyret gir sin tilslutning til Plankomitéens tilråding. Aktivitet Periode Reguleringsplan August 15- jan 16 Geoteknisk rapport Sept -15 Innhente tilbud på utarbeidelse av beskrivelse for etappe 1 og ev 2 Juli15- sept 15 Eventuelt vedtak om økt ramme September- (desember) Innhente tilbud på byggeledelse Okt nov 15 Foreta detaljplanlegging for opprusting av skolebyggene og bygging av ny barnehage. (inkluder brukere og ressursgruppe) Okt 15- feb 16 Konkurranse om byggeoppdraget. Feb16- mai 16 Byggeperiode 1 Juni16- juni 17
15 Plankomitéen: Svein-Arild Rye Svein Flasnes Bernt Bendiksen Turid Finnanger Sund Guro Jensen (SU-leder Otterøy barnehage) Audun Forås (FAU/SU-leder Otterøy skole) Merete Kammen (tillitsvalgtrepresentant Otterøy barnehage) Knut Lian (tillitsvalgtrepresentant Otterøy skole) Irene Haukø (Verneombud ved Otterøy skole)