KVALIFIKASJONSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV IKT Konsulentbistand - Leveranseområde 1: Ledelse, Arkitektur og Design - Leveranseområde 2: Utvikling ANSKAFFELSESNR. E-0208 FRA Entur AS (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 10.02.2017
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 2 av 12 Innhold 1. OM ANSKAFFELSEN... 4 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 4 Anskaffelsens formål og omfang... 5 Kontraktstype... 5 Tilbud på deler av leveransen... 5 Anskaffelsesprosedyren... 6 Kunngjøring av konkurransen... 6 Frist for anmodning om å delta... 6 Tidsplan for konkurransen... 6 Oppdragsgivers forbehold... 7 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 7 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning... 7 Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 3. GENERELLE REGLER FOR PREKVALIFISERINGEN... 7 Informasjon... 7 Kommunikasjon... 7 Konfidensialitet... 8 Kostnader ved deltakelse å delta... 8 4. ANMODNING OM DELTAGELSE... 8 Innlevering av anmodning... 8 Krav til anmodningen... 8 4.2.1 Innhold og struktur... 8 4.2.2 Forbehold... 9 4.2.3 Språk... 9 5. KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER... 9 Kvalifikasjonskrav... 9
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 3 av 12 5.1.1 Innledning... 9 5.1.2 Skatte- og avgiftsmessige forhold... 9 5.1.3 HMS-erklæring... 10 5.1.4 Organisatoriske og juridiske forhold... 10 5.1.5 Finansielle og økonomiske forhold... 10 5.1.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 11 5.1.7 Andre krav... 12 Begrensning i antallet leverandører... 12 6. AVVISNING... 12 7. AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN... 12 Meddelelse om avvisning eller kvalifikasjon... 12 Frist for begjæring om midlertidig forføyning... 12
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 4 av 12 1. OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon Entur AS ble etablert 15. oktober 2016, og skal levere salgs- og billettløsninger for jernbanen. I tillegg skal Entur levere tjenester som gjør det enkelt å planlegge, sammenligne og kjøpe sømløse reiser på tvers av alle kollektivoperatører i Norge, som buss, tog, ferje, t-bane og trikk. Entur skal: sikre relevant og korrekt informasjon, både før, under og i etterkant av reisen. bli en nasjonal leverandør av salgs- og billetteringsfunksjoner. bidra til operatørenes konkurransekraft og legge til rette for mangfold. Enturs misjon: Entur skal gjennom å være et fremoverlent, kompetent og innovativt selskap, levere gode, forutsigbare og tidsriktige tjenester til reisende, operatører og tredjeparter, samt tilrettelegge for sømløse reiser Enturs visjon: Entur gjør det enkelt å reise kollektivt Planen er at Entur skal overta oppgaver fra Norsk Reiseinformasjon AS og at interoperabilitetstjenester AS fusjoneres med selskapet i 2017. Entur AS er et heleid datterselskap av NSB AS, men vil i løpet av 2017 bli overført til Samferdselsdepartementet som ny eier. For mer informasjon se: http://www.entur.org/ Oppdragsgiver for denne kontrakten er Entur AS.
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 5 av 12 Anskaffelsens formål og omfang Entur skal gjøre det enklere å planlegge og kjøpe kollektivreiser i hele Norge. For å kunne gjøre dette må vi ha de rette menneskene med den rette kompetansen. Formålet med denne anskaffelsen er nettopp det, å finne de menneskene som kan gjøre våre løsninger enda bedre. Leveransen omfatter innleie av ressurser som skal jobbe i team sammen med ansatte i Entur og innleide fra andre selskaper. Entur har i dag avtale med forskjellige firmaer for å utvikle, forvalte og drifte jernbanesektorens salgs- og billetteringssystemer. Denne anskaffelsen omfatter ikke direkte dette område, men vil omfatte andre behov knyttet til aktivitetene Entur skal utføre og/eller gi støtte innenfor dette området. Dersom omfanget av et oppdrag eller bistand vurderes til å ha en større tilknytning til eksisterende avtaler, vil Entur forbeholde seg rett til å benytte disse avtaler for oppdraget. Rammeavtalen på Leveranseområde 1: Ledelse, Arkitektur og Design. Rammeavtalen skal sikre effektiv og god konsulentbistand i nevnt områder til Oppdragsgiveren. Rammeavtalen på Leveranseområde 2: Utvikling. Rammeavtalen skal sikre effektiv og god konsulentbistand i nevnt områder til Oppdragsgiveren. Leveranser innenfor rammeavtalen kan både være bistand og oppdrag. Kunden tar forbehold om at større utviklings- / leveranseoppdrag kan utlyses i egne konkurranser utenfor denne avtalen. Som en følge av endringene i NSB-konsernet og etablering av Entur AS er det vanskelig å anslå omfanget av denne anskaffelsen. Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til 20 MNOK pr. år (hvorav ca 12 MNOK for Leveranseområde 1 og ca. 8 MNOK for Leveranseområde 2). Estimert kontraktsverdi for hele avtaleperioden (inklusive opsjons år) er estimert til 100 MNOK. Det inngås avtale for 2 år med opsjon på forlengelse i 1 + 1 + 1 år. En nærmere beskrivelse av anskaffelsen finnes i Vedlegg A. Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med én leverandør for Leveranseområde 1: Ledelse, Arkitektur og Design Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med én leverandør for Leveranseområde 2 Utvikling. Tilbud på deler av leveransen Det er anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. Deltilbudene skal struktureres som følger: Leveranseområde 1 Ledelse, Arkitektur og Design Leveranseområde 2 Utvikling
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 6 av 12 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere hele eller deler av tilbudet dersom deltilbud aksepteres. Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser av 17.juni 2016 nr 73 (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 12. august 2016. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forsyningsforskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling, med prekvalifisering for deltagelse i konkurransen. Det skal velges ut maksimalt 4 tilbydere til å delta i konkurransen for Leveranseområde 1 og maksimalt 4 tilbydere til å delta i konkurransen for Leveranseområde 2 som beskrevet i punkt 5.2. Kunngjøring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i [Doffin/TED databasen] 10.02.2017 Konkurransen er kunngjort i https: //anskaffelser.entur.org 10.02.2017 Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta 10.03.2017 kl. 1200 Tidsplan for konkurransen Leverandøren legger opp til følgende tidsplan for konkurransen. Tidsplanen er ikke bindende. Utvelgelse av leverandører 15.03.2017 Utsendelse av konkurransegrunnlag* 21.03.2017 Tilbudsfrist* 19.04.2017 kl. 12.00 Evaluering og forhandling* 20.04. 10.05.2017
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 7 av 12 Estimert dato for tildeling av kontrakt* 10.05.2017 Kontrakts start* 22.05.2017 * Milepæler som gjelder for selve konkurransen etter at prekvalifisering er foretatt. Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til dette. 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokument) med følgende vedlegg: Vedlegg A Overordnet Leveransebeskrivelse (Utkast til) Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSB-konsernet Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen frist for anmodning om å delta er utløpt har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. 3. GENERELLE REGLER FOR PREKVALIFISERINGEN Informasjon Leverandør plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med prekvalifiseringen. Der hvor leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget og andre relevante dokumenter, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Leverandør og Oppdragsgiver skal foregå via Innkjøpsportalen (https://anskaffelser.entur.org).
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 8 av 12 Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, vil bli besvart alle Leverandører som har registrert interesse for å delta. Svarene blir anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Woodward, Kenneth Nils Tlf. : 916 52 573 E-post : kenneth.nils.woodward@entur.org Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer vil kunne medføre at tilbyder blir diskvalifisert fra konkurransen. Henvendelser mottatt senere enn 03.03.2017 kl 1200 vil ikke bli besvart. Konfidensialitet Leverandøren skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsprosessen som konfidensielle. Kvalifikasjonsgrunnlaget og alle tilhørende dokumenter skal betraktes som fortrolig og skal oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlige kommentere denne konkurransen eller kvalifikasjonsgrunnlaget med alle tilhørende dokumenter uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. Kostnader ved deltakelse å delta Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til deltakelse i konkurransen. 4. ANMODNING OM DELTAGELSE Innlevering av anmodning Anmodning skal være levert innen fristen satt i punkt 1.7. Leverandøren har risiko for at anmodningen er levert i Innkjøpsportalen (https://anskaffelser.entur.org) innen fristen. For sent innkomne anmodninger vil bli avvist. Innkjøpsportalen er ikke tilgjengelig grunnet service hver siste torsdag i måneden mellom kl. 19:00 22:00. Krav til anmodningen 4.2.1 Innhold og struktur Anmodningen skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under. Dokumentrekkefølge: Kommentarer:
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 9 av 12 Følgebrev til anmodning om å delta Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene HMS-egenerklæring Eventuelle underleverandører Eventuell annen relevant dokumentasjon Skal være signert av bemyndiget person Skal organiseres i den rekkefølge de er nevnt i avsnitt 5. Utfylt vedlegg I. Ved bruk av eventuelle underleverandører skal Vedlegg H Underleverandører fylles ut. 4.2.2 Forbehold Eventuelle forbehold knyttet til anmodningen skal fremkomme uttrykkelig og være spesifisert. 4.2.3 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til anmodningen om å delta skal være på norsk. Der dokumentasjon ikke finnes på norsk, er det adgang til å levere dokumentasjon på skandinaviske språk eller engelsk. Dokumentasjon på øvrige språk bør følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 5. KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER Kvalifikasjonskrav 5.1.1 Innledning Følgende krav til leverandører vil gjelde. Kravene gjelder for samtlige leverandører med mindre annet fremgår. 5.1.2 Skatte- og avgiftsmessige forhold Kravet gjelder kun norske leverandører. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 10 av 12 restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.1.3 HMS-erklæring Kravet gjelder for samtlige tilbydere som skal utføre arbeid i Norge som en del av anskaffelsen. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal bekrefte at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring 5.1.4 Organisatoriske og juridiske forhold Kvalifikasjonskrav: Leverandøren og dennes underleverandører skal være et lovlig etablert foretak eller en gruppe av slike foretak. Leverandøren skal ha råderett over ressursene som skal gjennomføre leveransen. Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra leverandørs hjemstat Ved bruk av eventuelle underleverandører skal Vedlegg H Underleverandører fylles ut. Det legges ved bekreftelseserklæring på at leverandøren har råderett over eventuelle underleverandørers ressurser. 5.1.5 Finansielle og økonomiske forhold Kvalifikasjonskrav: Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dokumenteres ved: Årsberetning siste tre år Årsregnskap siste regnskapsår Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå som eventuell kontraktspart for tilbudet samt eventuelle andre ressurser som skal bidra vesentlig i en eventuell leveranse..
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 11 av 12 5.1.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Gjelder for samtlige søkere som ønsker å bli kvalifisert: Kvalifikasjonskrav: Dokumenteres ved: Utvelgelseskriterier: Tilbyder med eventuelle underleverandører må ha dokumentert erfaring og kompetanse med tilsvarende leveranser som beskrevet i leveranseomfanget i Vedlegg A. pkt 2.2.1 for leveranseområde 1 og 2.2.2 for leveranseområde 2 Liste over de viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Tilbyder med eventuelle underleverandører har god erfaring og kompetanse innen leveranse- og kompetanseområden e. Tre kundereferanser med beskrivelse av leveransen og benyttet leveransemodell (maks 1 side), Referanser med kontakt navn, epost og mobil. Referanser skal kunne kontaktes for å verifisere leveransene. Tilbyder med eventuelle underleverandører må ha gode og mange ressurser til å kunne levere i forhold til leveranseomfanget i Vedlegg A pkt 2.2.1 for leveranseområde 1 og 2.2.2 for leveranseområde 2 Presentasjon av den totale bemanningen i selskapet, inkludert organisasjonskart Beskrive hvilken kompetanse leverandøren besitter for de etterspurte områdene (som angitt i pkt 2.2.1 for leveranseområde 1 og 2.2.2 for leveranseområde 2) Fyll ut kompetansematrise som vist i punkt 2.3 i Vedlegg A med antall ressurser for hver av kompetanseområden e. (matrise i pkt 2.3.1 for leveranseområde Tilbyder med eventuelle underleverandører har bra med kompetanse og ressurser innen leveranseområdene.
ANSKAFFELSESNR.: E-0208 IKT Konsulentbistand Side 12 av 12 1 og matrise i pkt 2.3.2 for leveranseområde 2) Leverandøren bes beskrive hva en gjør for å tilpasse og opprettholde kompetansen til sine ansatte etter til enhver tid de behov som foreligger fra deres kunder. Beskrivelse av hvordan tilbyder sikrer fokus på kompetanseforbedring og tilpasning til kundebehov. Tilbyder har fokus på kontinuerlig forbedring, tilpasning og kundebehov. 5.1.7 Andre krav Blant de kvalifiserte leverandørene som Oppdragsgiveren velger ut for å delta i konkurransen, vil det stilles krav til språk og samarbeidsform for ressurser som stilles til disposisjon for Entur i kontraktsperioden. Derfor må disse krav indirekte anses som Kvalifikasjonskrav. Leverandøren bes, derfor, bekrefte at foretaket vil oppfylle kravene til språk og samarbeidsform som angitt i Vedlegg A pkt 2.4. Begrensning i antallet leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene forbeholder vi oss retten til å velge ut maksimalt 4 tilbydere som får delta i konkurransen for Leveranseområde 1 og maksimalt 4 tilbydere som får delta i konkurransen for Leveranseområde 2. Utvelgelse av leverandører som får delta i konkurransen gjøres etter prinsippet best kvalifisert. Tilbyderne vil bli evaluert på punkt 5.1.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Oppdragsgiver vil gi berørte deltakere i konkurransen en meddelelse med en kort skriftlig begrunnelse ved en eventuell reduksjon av antall leverandører underveis i anskaffelsen i henhold til dette pkt. 5.2. 6. AVVISNING For avvisning av leverandører gjelder bestemmelsene i forsyningsforskriftens 20-1 til 20-7 og 20-10. 7. AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN Meddelelse om avvisning eller kvalifikasjon Oppdragsgiver skal sende Leverandøren en meddelelse om hvorvidt Leverandøren er avvist eller kvalifisert. Dersom antallet deltakere i konkurransen er begrenset, skal meddelelsen angi om en Leverandør blir invitert til å delta i konkurransen eller ikke. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse dersom en leverandør avvises eller ikke inviteres til deltagelse i konkurransen. Frist for begjæring om midlertidig forføyning Frist for eventuell begjæring om midlertidig forføyning i forbindelse med en beslutning om å avvise eller ikke invitere en leverandør er i 15 dager etter at meddelelse i henhold til pkt. 7.1 er sendt.