#ORG2022 Styringsgruppemøte 31. mai 2016
Agenda for dagens møte 1. Statusgjennomgang hva har skjedd siden sist vi møttes 2. Styringsdokument for prosjektet mål og milepæler, organisering 3. Prosjektplan for prosjektet konkrete tiltak 4. Eventuelt 03.06.2016 SIDE 2
Styringsdokument og prosjektplan Dagens gjennomgang Innspill og ønsker fra styringsgruppen Styringsdokumentet - endelig behandling i august (delvis dynamisk dokument) Prosjektplanen fortløpende behandling (dynamisk dokument) Dokumentene vil etter behandling i august bli sendt til universitetsstyret 03.06.2016 SIDE 3
Hva har skjedd siden sist? Etablering av prosjektorganisasjonen Møter i sekretariatet og ressursgruppen Orienteringsmøte alle ansatte Oppstart av arbeid med tiltak Arbeid med styringsdokumentet og prosjektplanen Dialogmøter med universitetsledelsen og administrativ ledergruppe Orienteringssak til Universitetsstyret 03.06.2016 SIDE 4
Prosjektorganiseringen 03.06.2016 SIDE 5
Orienteringsmøtet i Egget 27. april 03.06.2016 SIDE 6
Konkret arbeid med tiltak Indre arbeidsmarked Analysegrunnlaget Arbeidsprosess digital eksamen og sensur Forenklinger og forbedringer innen forskerutdanning Verktøy 03.06.2016 SIDE 7
Arbeidet med styringsdokumentet og prosjektplan Møter i sekretariatet og sammen med ressursgruppen Innspill fra enheter og avdelinger Innspill fra ansatte Pågående utviklingsarbeid og OU-prosjektet OneNote arbeidsverktøy for prosjektgruppene 03.06.2016 SIDE 8
Styringsdokumentet 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet 2. Styringsmål for prosjektet 3. Måling av resultater 4. Rammebetingelser 5. Vurdering av prosjektets usikkerheter 6. Nytte/Kost-vurderinger som grunnlag for prioriteringer 7. Prosjektplan 8. Organisering, roller og ansvar 9. Interessenter/målgrupper 03.06.2016 SIDE 9
Mål for prosjektet - utgangspunktet Prosjektet skal ha som overordnet mål å legge til rette for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester, som skal bidra til å løse universitetets oppgaver innenfor forskning, utdanning, formidling og innovasjon. I dette ligger også et ønske om å kunne frigi tidsmessige og økonomiske ressurser på alle nivå i organisasjonene, slik at disse ressursene kan rettes inn mot en offensiv satsning inn mot universitetets satsingsfelt. Prosjektet skal gjennomføre tiltak for fornying og forenkling for å frigjøre tidsressurser på alle nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha fokus på å legge til rette for faglig og tekniskadministrativt samarbeid på tvers av enheter og nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha som et viktig delmål å frigjøre økonomiske ressurser, og på den måten bidra til direkte styrking av universitetets kjerneaktiviteter 03.06.2016 SIDE 10
Forslag styringsmål 1. Prosjektet skal prioritere å iverksette tiltak som kan gi tidsmessige besparelser i vitenskapelige og teknisk-administrative stillinger. Styringsmål er antall iverksatte tiltak og beregnet effekt av tiltakene. 2. Prosjektet skal bidra til mer og bedre samarbeid på tvers av enheter og nivå. Styringsmål er antall tiltak og resultater for hvert enkelt tiltak, herunder effektene av et indre arbeidsmarked. 3. Prosjektet skal ha tiltak som gir effekt både i form av reduserte lønnsutgifter og reduksjon i andre driftsutgifter. Prosjektet skal prioritere tiltak som gir varige budsjettmessige effekter. Styringsmål er antall tiltak og beregnet økonomisk effekt av tiltakene. 4. Prosjektet skal lage en plan for tiltak med økonomisk effektiviseringseffekt tilsvarende reduksjon i bevilgning knyttet til regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform. Styringsmålet er 80 mill. kr lavere kostnader ved inngangen til 2019 sammenliknet med 2015. 03.06.2016 SIDE 11
Måling av resultater Måling mulig, men viktig å være bevisst hva som kan måles på hvilket nivå. Anbefaler å arbeide utifra på parametere på UiB-nivå men flere parametere på Skille måling på overordnet nivå og vurderinger som gjøres på tiltaksnivå. 03.06.2016 SIDE 12
Måling av resultater adm/tekn* årsverk (+ 15,3% fra 2009) 03.06.2016 SIDE 13
Måling av resultater vitenskapelige årsverk (+ 11,7% fra 2009) 03.06.2016 SIDE 14
Målegrunnlag: Alle administrative + tekniske stillinger i sentraladministrasjonen 03.06.2016 SIDE 15
Forventet utvikling 03.06.2016 SIDE 16
Prioritering av tiltak - Kvalitative effekter Sammen med relevante interessenter vurderes prosjektet tiltaket opp mot et sett kriterier. - Kvantitative gevinster Aktuelle kriterier er redusert tidsbruk og netto reduksjon kostnader. - Gjennomføringstid Hvor lang tid det tar fra oppstart til tiltaket gir effekter. 03.06.2016 SIDE 17
Risikovurdering 1. Manglende ledelsesforankring administrativ linje 2. Manglende ledelsesforankring vitenskapelig linje 3. Det er ikke tilstrekkelig tilgang til økonomiske og personalmessige ressurser i gjennomføring av prosjektet 4. Manglende involvering av de ansatte for å sikre gjennomføring av prosjektet 5. Iverksatte tiltak gir store negative effekter på faglig aktivitet 6. Iverksatte tiltak gir ikke-optimal organisering av ressurser på lengre sikt 03.06.2016 SIDE 18
Styringsgruppens mandat (uendret) Styringsgruppen har ansvar for: Sikre at prosjektet resulterer i utvikling av effektive og fremtidsrettede tjenester som på en god måte understøtter universitetets kjerneaktiviteter 03.06.2016 SIDE 19
Ressursgruppen Gruppen vil ha ansvar for å bidra til ideutvikling og planlegging av tiltak. Ressursgruppen vil sammen med sekretariatet ha ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av tiltak i prosjektet. Prosjektleder er leder for ressursgruppen. Ressursgruppen har ansvar for: Forberedelse og støtte av større tiltak knyttet til arbeidsprosesser, digitalisering og samarbeid på tvers i organisasjonen Bidra til arbeidet med analysegrunnlaget for prosjektet Utarbeide forslag til retningslinjer for intern omdisponering av ressurser og andre personalrelaterte virkemidler Gjennomføring av tiltak knyttet til forenkling av rutiner og gjennomgang av fullmaktstruktur Ressursgruppen vil kunne endre sin sammensetning etter oppgaver og kompetansebehov. 03.06.2016 SIDE 20
Sekretariatet Prosjektets sekretariat har ansvar for samlet koordinering og gjennomføring av tiltak, og vil samarbeide tett med ressursgruppen. Prosjektsekretariatet har ansvar for: Dokumentasjon og formidling av arbeidet i styringsgruppen, ressursgruppen og alle undergrupper Utarbeide analysegrunnlaget til prosjektet Utarbeide en detaljert framdriftsplan/milepælsplan til styringsgruppen, og ha ansvar for løpende oppdatering av denne Tilrettelegge for iverksetting av raske tiltak Prosjektstøtte og koordinering til prosesser, både lokalt ved enhetene og for tiltak som settes i gang i #ORG2022. Følge opp og rapportere resultater til styringsgruppen. Følge opp kommunikasjonsplan og drive fortløpende informasjonsarbeid til hele organisasjonen 03.06.2016 SIDE 21
Styringsdokumentet - vedleggene 1. Prosjektplan (dynamisk plan) 2. Kommunikasjonsplan (oppdatert) 3. Notat om analysegrunnlaget (oppdateres) 4. Rapporteringsplan (forslag) 03.06.2016 SIDE 22
Kommunikasjonsplanen Målgrupper og interessenter Alle ansatte Ledere Tillitsvalgte og verneombud Studenter Universitetsstyret Myndigheter 03.06.2016 SIDE 23
Kommunikasjonsplanen Kommunikasjonskanaler To åpne møter per semester www.uib.no/org2022: -Om prosjektet, aktiviteter og underprosjekter -Innspill og ideer -Deling av gode eksempler org2022@uib.no @UiB_ORG2022 03.06.2016 SIDE 24
Rapporteringsplan Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen etter rapporteringsplan som er vedlagt styringsdokumentet. Følgende skal rapporteres: Fremdrift, avvik, risikovurdering og risikoreduserende tiltak. «Ved avvik fra vedtatt prosjektplan skal styringsgruppens leder orienteres uten unødig opphold.» 03.06.2016 SIDE 25
Milepælsplan - tiltakene 03.06.2016 SIDE 26
Prosjektplanen 1. Gjennomgang av arbeidsprosesser (herunder også fullmaktstruktur) A. Fokus på forenklinger og forbedringer B. Det selvbetjente universitet 2. Verktøybygging C. Fokus på mål og resultater enkle verktøy D. Personalrelaterte verktøy E. Koordinering og prosjektstøtte til prosjekter vad avdelinger og enheter 3. Egne prosjekter i regi av #ORG2022 F. Videre oppfølging av digitaliseringsstrategien G. Gjennomgang av utvalgsstrukturer i organisasjonen H. Andre tiltak 03.06.2016 SIDE 27
Prosjektplanen de konkrete tiltak 03.06.2016 SIDE 28
Styringsdokumentet oppsummering av diskusjonen Behov for justeringer, forbedringer eller endringer? Behov for endringer av vedlegg 2-4? Kommunikasjonsplan Notat om analysegrunnlaget Rapporteringsplan 03.06.2016 SIDE 29
Prosjektplanen oppsummering av styringsgruppens kommentarer Behov for justeringer, forbedringer eller endringer? Konkrete tiltaksforslag fra styringsgruppen? 03.06.2016 SIDE 30