RUTINE for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer og omstillinger i 1. Formål og omfang Prosedyre skal sikre at eventuelle arbeidsmiljøkonsekvenser for ansatte blir vurdert og kartlagt i forkant av gjennomføring av endringer og omstillinger i. Det forutsettes at dette gjøres tidlig nok til at resultatene av konsekvensutredningen kan tas hensyn til i selve omstillingen. Det vises til Arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd pkt. d og Internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. 2. Målgruppe Prosedyren er et arbeidsredskap for ledere i. Verneombudslinjen skal påse at rutinen følges. 3. Beskrivelse 3.1 Endringer og omstillinger som det her vises til, må være av et visst omfang før prosedyren gjøres gjeldene. Endringer og omstillinger er i dag en naturlig del av arbeidslivet. Allikevel kan endringer medføre store konsekvenser for den enkeltes eller en enhets arbeidsmiljø. Før endringene iverksettes skal prosedyren sikre at eventuelle arbeidsmiljøkonsekvenser kartlegges og vurderes. 3.2 Eksempler på endringer kan være av organisatorisk art, eksempelvis sammenslåing eller nedleggelse av enheter. Bygningsmessige forhold f.eks. større ombyggingsarbeider kan medføre endringer på kort eller lang sikt. Endringer kan også forekomme som en konsekvens av nye/endrede lover og forskrifter, som konsekvens av innføring av ny teknologi eller av administrative systemer osv. 3.3 Leder av enheten informerer ansatte ved enheten om planlagte og/eller forestående endringer når leder har fått informasjon fra rådmannsnivået.
3.4 Leder skal sammen med representant for verneombudslinjen vurderer om endringen er av en slik karakter at prosedyren gjøres gjeldende. Denne vurderingen må skje tidlig nok til at resultatene av en eventuell konsekvensutredning kan tas hensyn til i selve omstillingen. Dersom partene er uenige, skal kartleggingen gjennomføres. 3.5 Leder og representant for verneombudslinjen bruker vedlagte skjema for å kartlegge mulige arbeidsmiljøkonsekvenser for de ansatte som kan bli berørt av endringen. 3.6 Personalmøter/husmøter kan benyttes for å skape en bredere involvering i utarbeidelsen av kartleggingen. Endringens karakter og omfang vil være styrende for om hele personalet skal involveres. Leder og verneombud/hovedverneombud blir enige om hvordan prosessen skal foregå. 3.7 Resultatet av kartleggingen presenteres til slutt på et personalmøte/husmøte og sendes til Arbeidsmiljøutvalget for behandling. Kartleggingen følger saken vedrørende endring/omstilling videre til endelig beslutning.
3.8 Vurderingsskjema for kartlegging av arbeidsmiljøkonsekvenser Hvilke deler av endringen/omstillingen gjelder det? Hvilke konsekvenser får disse endringene for arbeidsmiljøet? Hvilke tiltak kan iverksettes for å minske/utelukke negative konsekvenser? Merknader 1) Eventuelle konsekvenser for arbeidsmiljøet under selve endringen/omstillingen kartlegges. 2) Med «tiltak» menes her f.eks. plan for ytterligere informasjon til berørte, plan for opplæring, konkretisering av endringer/ansvarsforhold o.l., involvering av tillitsvalgte og/eller representant for verneombudslinjen
4. Lover, forskrifter, hovedavtalen Arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid «For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte». Arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd, d og e «Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov», Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr. 7 (Internkontrollforskriften) 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen. Internkontroll innebærer at virksomheten skal: 7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen Dokumentasjon må dokumenteres skriftlig
Hovedavtalen (HA) - Del B, 1-4-1 Omorganisering «Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: - Omorganisering/omlegging av driften - Rasjonalisering/driftsinnskrenkning/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser - Informasjonsprosedyrer, sammensetningen av ad hoc-grupper, bestemmelser om tidsplan, prosedyrer ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysing/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang (som f.eks. AFP, utdanningspermisjon/stipend, etterlønnsordning)» - Del B, 3-1 (c) Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte «c) Ved endring og omstillinger - i kommuner/fylkeskommuner - mellom kommuner/fylkeskommuner - ved oppfølging og implementering av nasjonale reformer som vil få betydning for arbeidstakerne skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. Arbeidstakernes behov for trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent».