KVALIFIKASJONSGRUNNLAG for forespørsel om deltagelse i konkurranse om avtale om konsulentbistand innen området tekniske rådgivende byggkompetanse mv. i forbindelse med Oljedirektoratets flytting til rehabilitert / nybygg. Oljedirektoratet er et selvstendig statlig forvaltningsorgan underlagt Olje- og energidepartementet. Ut fra regjeringens hovedmål i energipolitikken er den overordnede målsettingen for OD definert som følger: Oljedirektoratet skal bidra til å skape størst mulige verdier for samfunnet fra olje- og gassvirksomheten gjennom en forsvarlig ressursforvaltning med forankring i sikkerhet, beredskap og ytre miljø. For mer informasjon om Oljedirektoratet se www.npd.no. Oljedirektoratet inviterer til å konkurranse for levering av konsulentbistand innenfor området byggteknisk rådgiving, herunder arbeidsmiljø- og inneklimakompetanse, arkitekt- og interiørkompetanse, og prosjektledelse. Innhold: 1. Generell beskrivelse 2. Konkurranseregler 3. Kvalifikasjonskrav 4. Beskrivelse av oppdraget - behovsspesifikasjon 5. Vedlegg 1
1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Konkurransen gjelder Konsulentbistand innenfor området byggteknisk rådgiving, herunder arbeidsmiljø- og inneklimakompetanse, arkitekt- og interiørkompetanse og rådgiving innenfor prosjektledelse. Hensikten med konkurransen er å inngå en avtale med en eller flere leverandører med 4 års varighet fra ca februar 2009. 1.2. Omfang og kontraktsverdi OD har ikke erfaring fra tilsvarende prosjekter og det er vanskelig å anslå det økonomiske omfanget av avtalen. Det kan likevel forsiktig anslås et arbeidsomfang tilsvarende ca 1 årsverk pr. år. Anslaget er veiledende og gir ingen rettigheter for tilbyder. Bruk av avtalen vil avhenge av ODs behov og Stortingets bevillinger hvert år. 1.3. Bakgrunn OD har i november 2008 gjort avtale med Entra Eiendom AS om å leie kontor- og lagerlokaler i nytt/rehabilitert bygg i Professor Olav Hanssens vei 10 på Ullandhaug i Stavanger. Innflytting er estimert til 4. kvartal 2010. Hele byggkomplekset er estimert ferdig i 2012. OD vil selv forstå prosjektledelsen i forbindelse med flyttingen., men OD har ingen erfaring med tilsvarende prosjekter fra tidligere og ser behovet for å knytte til seg et bredt spekter av rådgivende kompetanse til å bistå i prosessen. 2. KONKURRANSEREGLER 2.1 Prosedyre Konkurransegrunnlaget baseres på prosedyren konkurranse med forhandlinger. Det vises til Lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med endringer og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 07.april 2006 nr 402, med endringer. Konkurransen vil bli gjennomført som en to-trinnsprosedyre, jfr. FOA 17-6. Alle interesserte tilbydere må sende en forespørsel om deltagelse i konkurransen innen den frist som er angitt nedenfor under pkt. 2. OD vil begrense antall leverandører basert på kvalifikasjonskravene. De best kvalifiserte tilbyderne vil bli invitert til å innlevere tilbud. OD ønsker fortrinnsvis å inngå avtale med et firma som kan levere alle de ønskede tjenestene, men det kan også være aktuelt å fordele tjenestene på flere firma, dersom det ikke melder seg tilstrekkelig kvalifiserte tilbydere på hele oppdraget til å ivareta konkurransehensynet. Det vil derfor være anledning til å inngi tilbud på deler av oppdraget innenfor kategoriene: Byggeteknisk rådgiving, herunder arbeidsmiljø- og inneklimakompetans. Planlegging av gjennomføring rehabilitert bygg/nybygg og planlegging av flytteprosessen (rådgiving knyttet til prosjektledelse). Arkitekt- og interiørkompetanse. Det vil bli forhandlet med minimum 3 - og maksimum 9 deltagere. Antall deltagere vil bli utvalgt slik at alle etterspurte kategorier tjenester nevnt ovenfor er dekket med minimum 3 deltagere. 2
Dersom det melder seg flere enn 3 kvalifisert tilbydere innen for hver kategori, vil OD velge de best kvalifisert basert på kvalifikasjonskravet faglige kvalifikasjoner og erfaring. 2.2 Prekvalifisering Alle interesserte tilbydere kan sende en forespørsel om å delta i konkurransen. OD vil velge ut hvilke leverandører som skal få inngi tilbud på bakgrunn av leverandørens kvalifikasjoner. Kvalifikasjonskravene er oppgitt i kapittel 3. 2.3 Frist for anmodning om deltagelse Innleveringsfrist er satt til 15.12 kl. 1200. 2.4 Innleveringssted/måte Anmodning om deltagelse skal merkes OD 05/ 545 anmodning om deltagelse i konkurranse konsulentbistand rehabilitert bygg / nybygg og skal leveres i ett eksemplar. Sendingen skal leveres til Oljedirektoratet eller sendes som brevpost. Det er ikke adgang til elektronisk levering. Anmodningen om deltagelse må sendes i god tid, slik at det er kommet Oljedirektoratet i hende innen innleveringsfristen. Postadresse er Oljedirektoratet, postboks 600, 4003 Stavanger. Leveringsadresse er Professor Olav Hanssens vei 10, Stavanger. 2.5 Språk Forespørsel om deltagelse skal utarbeides på norsk. 2.6 Kunngjøring Kunngjort i Doffin / Ted. 2.7 Forespørsler Spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget skal stilles skriftlig til kontaktpersonen oppgitt nedenfor innen 3 dager før leveringsfristen. Eventuelle feil som oppdages i kvalifikasjonsgrunnlaget bes meldt tilsvarende. 2.8 Kontaktperson Inger Lise Strømme tlf. 51 87 65 95 Epost: inger-lise.stromme@npd.no 3. KVALIFIKASJONSKRAV med tilhørende dokumentasjonskrav Krav til leverandøren for deltakelse i konkurransen. Dersom et eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbydernes forespørsel ikke bli vurdert. Det stilles krav om: 3.1 Organisering- Foretaksform Tilbyder må ha tilstrekkelig kapasitet, fleksibilitet og evne til å gjennomføre oppdraget. 3
Tilbyder må være registrert foretak. Det må vedlegges gyldig firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund eller dokumenteres at firmaet er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i den stat virksomheten er etablert. Norske tilbydere skal også vedlegge gyldig skatte- og mva-attester som bekrefter at skatter og avgifter er innbetalt. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. 3.2 Finansiell og økonomisk stilling Det kreves solid finansiell og økonomisk stilling. Tilbyder skal legge frem foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 3.3. Erklæring om virksomhetens helse- miljø og sikkerhetssystem (HMS) Tilbyder skal vedlegge egenerklæring som bekrefter at virksomheten arbeider systematisk med å etterleve et HMS system som er i overensstemmelse med gjeldende regelverk. Vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlaget kan benyttes. 3.4 Faglige kvalifikasjoner og erfaring Det kreves solide faglige kvalifikasjoner og erfaring hos leverandøren, særlig hos de personer som er aktuelle for å utføre tjenesten. Kvalifikasjonene og erfaring må ha relevans til en eller flere av de oppgaver som nevnt nedenfor i pkt. 4 A-C jf. også pkt. 1.1. Det må vedlegges opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandører og for den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten. Dette må fremlegges i form av En oversikt over foretakets totale bemanning. En oversikt over bemanning for dette oppdraget, med navn og CV for nøkkelpersoner som er aktuelle for å utføre oppdraget. En oversikt over foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 4. BESKRIVELSE AV OPPDRAGET / BEHOVSSPESIFIKASJON. OD har i november 2008 gjort avtale med Entra Eiendom AS om å leie kontor- og lagerlokaler i nytt/rehabilitert bygg i Professor Olav Hanssens vei 10 på Ullandhaug i Stavanger. Innflytting er estimert til 4. kvartal 2010. Hele byggkomplekset er estimert ferdig i 2012. OD vil selv forstå prosjektledelsen i forbindelse med flyttingen. I perioden frem til innflytting og i en periode etter innflytting vil OD v/ prosjektleder har behov for å knytte til seg et bredt spekter av faglig kompetanse og rådgivende bistand innenfor følgende områder: 4
A. Byggeteknisk rådgiving, herunder arbeidsmiljø- og inneklimakompetanse på ingeniørnivå. Bistand vil blant annet være knyttet til Oppfølging av kravspesifikasjon og miljøplan til leieavtalen. Oppfølging av leieavtalens vedlagte beslutningsplan og detaljprosjekteringen Deltakelse på viktige statusmøter og tilstedeværelse på byggeplass ved behov B. Intern planlegging prosjektleder rådgiving. Bistand vil blant annet være knyttet til: Samarbeid med andre leietakere og utbygger bl.a på områdene drift/vedlikehold, service- /fellestjenester og fellesarealer. Rådgiving til prosjektleder. Selv om OD selv vil forestå prosjektledelsen, har OD ingen erfaring med denne type prosjekter fra tidligere, og vil ha behov for å rådføre seg med ekstern kompetanse. Planlegging av flytteprosessen. C. Arkitekt- og interiørkompetanse Bistand vil blant annet være knyttet til: Å delta sammen med OD i dialog med Entra Eiendom AS sine arkitekter og interiørarkitekter for å kvalitetssikre at ODs behov blir ivaretatt bl.a. som beskrevet i kravspesifikasjonens romprogram, ODs profil og intern organisasjonsutvikling i byggeperioden Utarbeidelse av endelig planløsning. Innredning: interiør, utstyr og møbler. Utsmykning/kunst. For alle ovennevnte kategorier vil rådgivningen skje gjennom utarbeidelser av rapporter, deltagelser på møter med utbygger (Entra Eiendom AS) samt interne møter i OD. Det antas å ville bli en møtehyppighet på 1-2 møter pr. uke primært i Stavanger regionen. 5. ANTATT TIDSPLAN KONKURRANSEN Frist for anmodning om deltagelse i konkurransen er 15.12.2008 kl 1200. OD vil innen 2.1.2009 evaluere alle anmodninger om deltagelse i forhold til kvalifikasjonskrav. Alle leverandører vil innen samme dato bli tilskrevet og de leverandører som blir utvalgt til konkurransen vil få tilsendt konkurransegrunnlag. Det vil bli gitt 3 ukers frist for innlevering av tilbud. Tilbudene vil bli evaluert og forhandlinger antas å ville bli gjennomført i løpet av uke 5 2009. Kontrakt forventes inngått i begynnelsen av februar 2009 og vedståelsesfristen vil bli satt til 6.2.2009. 5
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 6