ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Øyvind Hvidsten Saksmappe: 2012/8432-28747/2012 Arkiv: Endring av rådmannens ledergruppe og ny organisasjonsstruktur. Saksordfører: Inger Solberg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 59/12 Formannskapet 26.09.2012 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Dagens ledergruppestruktur har med noen mindre endringer hovedsakelig bestått siden 2007. Rådmannens ledergruppe omfatter 10 seksjonsledere og innehar funksjonene: Omsorg, Helse- og sosial, Skole og barnehage, Kultur, Plan-ressurs og næring, Bygning, Teknisk infrastruktur, interne støttefunksjoner og økonomi. Rådmannen legger nå frem sak om ny organisering av rådmannens ledergruppe j.fr tidligere orientering i formannskapet i mai og august. De tillitsvalgte er orientert om ny ledergruppestruktur og er gitt anledning til å komme med innspill til strukturen før saken ble skrevet ferdig. Det er kommet tre skriftlige innspill og et muntlig. Disse innspillene har naturlig nok stort fokus på hva som skal skje videre i prosessen fordi det er der medarbeidere i all hovedsak blir direkte berørt. Innspillene vil bli tatt med i den videre prosessen. Det er en målsetting at denne organisasjonsendringen for ledergruppas vedkommende skal styrke det strategiske fokus, og legge til rette for bedre å fungere som et team med helhetlig utviklingskraft. For å lykkes med det er en tilpasset størrelse på ledergruppen et viktig moment. Det medfører et behov for å redusere antall seksjonsledere og omdefinere ansvarsområdene for de berørte seksjoner. Det er vesentlig at den nye ledergruppa reflekter et helhetlig ansvar i organisasjonen. Det er også en målsetting at denne endringen skal legge et grunnlag for å styrke fagmiljøene slik at disse har riktig kompetanse, større fleksibilitet og robusthet, og større potensial for å rekruttere og beholde dyktige medarbeidere. Sist men ikke minst er det også en målsetting å redusere administrativt arbeid der det utløses et effektiviseringspotensial når de nye seksjonene ser på sine samlede ressurser. En reduksjon av antall seksjonsledere vil ikke være grunnlag for stillingsreduksjoner. De som ikke er en del av rådmannens nye ledergruppe fremover vil fortsatt ha en kompetanse det er stort behov for i organisasjonen. Det er en klar målsetting at denne kompetansen skal det legges til rette for å ha nytte av fortsatt. Likestillingsperspektivet vil bli ivaretatt når ny ledergruppe skal etableres. Det har de siste to år pågått interne organisasjonsprosesser i Øvre Eiker kommune, og i tillegg en ekstern organisasjonsprosess i regi av Drammensregionen. Det har vært hensiktsmessig å avvente 1
en beslutning om endring i rådmannens ledergruppe, til disse har hatt en tilstrekkelig fremdrift. Prosjektene/ prosessene det vises til er Vei- og park i fremtiden vedtatt i PS 192/11. VAprosjektet Vann og avløp organisasjonsutredning av bredere regionalt samarbeid vedtatt i PS 106/11. Alternative former for drifting av kommunale bygg vedtatt utredet i PS 147/11. ( PS-sak høst 2012). Det er også gjennomført et administrativt prosjekt på seksjonsledernivå med fokus på et helhetlig blikk på teknisk sektor. Ledergruppene i seksjon Helse- og sosial og Omsorg har jobbet sammen i ulike arbeidsgrupper for å vurdere nye måter å organisere tjenestene på. I tillegg har rådmannens ledergruppe gjennom det siste året arbeidet i en teamutviklingsprosess med kritisk blikk på egen funksjon og samhandling. Denne endringen i rådmannens ledergruppe og seksjonslederes ansvarsområde vil medføre endringer/tilpasninger på neste nivå i organisasjonen og derigjennom berøre medarbeidere i organisasjonen. Ved en slik endring vil det også være naturlig å se på om det er andre ansvarsområder/oppgaver som bør være gjenstand for en ny vurdering de nye seksjonene i mellom, det er underveis i prosessen fremkommet innspill på slike. Rådmannen mener det er viktig at den nye organisasjonen på seksjonsledernivå er på plass for å lede disse prosessene videre slik at tillitsvalgte og medarbeidere involveres i disse endringene i henhold til spilleregler. Tidsperspektivet på disse prosessene vil være avhengig av kompleksitet og modenhet. Omsorg og Helse- sosial: Fremover vil helse- og omsorgstjenestene stå overfor store utfordringer. De kommunale utgifter vil stige i takt med innføring av den nye kommunerollen og økende antall eldre med behov for tjenester, samtidig som tilgang på arbeidskraft blir mindre. Morgendagens brukere vil ha andre behov og forventninger til helse- og omsorgstjenester. Dette krever nytenkning og utvikle nye måter å arbeide og samarbeide på. Ledergruppene i seksjon Helse og sosial og Omsorg har jobbet sammen i ulike arbeidsgrupper for å vurdere nye måter å organisere tjenestene på. Arbeidsgruppene har hatt fokus på koordinerende enhet, økonomi, skjæringspunkter mellom seksjonene og stab-/støttefunksjoner. Seksjonsledere innen begge seksjoner ønsker en bedre samhandling internt for å effektivisere og øke kvaliteten av tjenestene for innbyggerne. En forutsetning for gjennomføring av intensjonene i samhandlingsreformen er en robust kommunehelsetjeneste. Ved å slå sammen til en seksjon vil kommunen få en mer bærekraftig, helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud som tilpasses den enkelte bruker. Brukerne og samarbeidspartnere får en inngang til kommunens helse- og omsorgstjenester. Det er utført et godt stykke arbeid og rådmannen ønsker at denne prosessen intensiveres og stimuleres. Vurderingen er at potensialet i denne prosessen og effekten av den blir størst når den gjennomføres og iverksettes under en samlet ledelse. PRN og Bygning: Det har over år skjedd en utvikling i samfunnets krav og forventninger til tekniske tjenester. Teknologisk utvikling, arbeidsprosesser/metoder, krav til kompetanse, samarbeid, kvalitet, kommunikasjon og økonomiske rammebetingelser er elementer som øker behovet for kontinuerlig endringsarbeid. Dette har skjedd løpende i seksjonene men har ikke vært gjenstand for en helhetlig gjennomgang. Rådmannen ønsker ikke å redusere PRN sin rolle som samfunnsutvikler derfor legges det ikke opp til å flytte oppgaver vekk i fra denne seksjonen. Samfunnsutviklingen stiller imidlertid økte krav til 2
en helhetlig, raskere og koordinert tilnærming til de oppgavene som skal løses. Etablering av en større enhet hvor de fagmiljøene som har det tetteste samarbeidet og hvor personalressursene kan anvendes mer helhetlig vil styrke fleksibiliteten og redusere sårbarheten i oppgaveutførelsen. Det vil også styrke fagmiljøet og være mer attraktivt med tanke på rekruttering og kompetanseoppbygging. En overføring av avdelingene geodata og byggesak fra Bygning til PRN vil kunne gi ønskede positive effekter slik beskrevet ovenfor. STI og Bygning: Vann- og avløp, Vei- og park inngår i dag i seksjon for teknisk infrastruktur. Seksjonen er i en sårbar situasjon og det er et behov for å få på plass en mer robust organisering. Det er en stor utfordring i dag å rekruttere og beholde fagkompetanse innenfor kjerneområdene. Utviklingen og veksten i Øvre Eiker i dag, og som forventes å fortsette, medfører et betydelig arbeidstilfang innenfor infrastrukturfeltet. Dette arbeidet er viktig å utføre med god kvalitet. Det er derfor et sammenfallende behov som i PRN/bygning med etablering av en større enhet hvor de fagmiljøene som har det tetteste samarbeidet og hvor personalressursene kan anvendes mer helhetlig vil styrke fleksibiliteten og redusere sårbarheten i oppgaveutførelsen. Det vil også styrke fagmiljøet og være mer attraktivt med tanke på rekruttering og kompetanseoppbygging. Bygningsdrift med forvaltning drift og vedlikehold har tilstøtende oppgaver og kompetansebehov og organisering under felles ledelse vil gi større spillerom for utvikling av seksjonen. Denne vurderingen vil stå ganske fritt og uavhengig av hvilke organisasjonsform som blir resultatet av prosjektet alternative driftsformer for kommunale bygg Kulturseksjonen: Kulturseksjonen i antall personer og budsjett er ganske små i forhold til de andre seksjonene. Rådmannen vurderer det imidlertid slik at kultur og frivillighet er en vesentlig del av kjernevirksomheten. Kulturseksjonen er en hovedbærer av det viktige fokusområde frivillig innsats i kulturstrategien og dette er så strategisk og så tungt at dette er med og forsvarer en plass i den nye ledergruppen. Andre vesentlige områder som arbeid med strategisk næringsplan, og ikke minst arbeid i forhold til folkehelseperspektivet gjør kulturseksjonen viktig i samspill med de andre tjenestene. Kultur skal være en del av alle de andre tjenestene og inngå med tjenester/ prosjekter/tiltak i disse. Gjennom å beholde kultur som en egen seksjon gis det også et tydelig signal om at kultur er en vesentlig del av vårt strategiske fokus. Skole- og barnehageseksjonen: Skole- og barnehageseksjonen er en stor seksjon i dag. Det har ikke fremkommet signaler om vesentlige endringsbehov i forhold til dagens organisering. Seksjonens ansvarsområde og omfang er av en slik karakter at deltagelse i rådmannens ledergruppe er vesentlig for å ha et helhetlig fokus på dette strategisk viktige områder for kommunens innbyggere. Interne støttefunksjoner og økonomi: Både de interne støttefunksjoner og økonomifunksjonen er vesentlige funksjoner for at organisasjonen skal være velfungerende. Innenfor de viktige områdene merkantil, IKT, personal og økonomi er det mange operative funksjoner som i hovedsak er støttefunksjoner for de andre tjenestene. De inneholder imidlertid også strategiske funksjoner som er viktig i rådmannens 3
ledergruppe. Innenfor økonomifeltet er budsjett- og økonomistyring ikke bare en støttefunksjon for de andre seksjonene men har også en selvstendig strategisk funksjon i forhold til kommunens samlede økonomi og utvikling. Det samme gjelder innenfor organisasjonsutvikling hvor seksjonen er drivkraft i forhold til oppfølging og utvikling av vår arbeidsgiverpolitikk. Når rådmannens ledergruppe foreslås redusert fra 10 til 6 og det strategiske fokuset skal økes, må balansen i ledergruppen vurderes i forhold hvor mye stab/støttefunksjonene skal være representert. De strategiske perspektivene innen personal, økonomi og IKT skal ha like mye fokus som tidligere. Gjennom en felles ledelse vil dette kunne ivaretas og ha en riktig balanse i forhold til de andre tjenesteområdene som ledergruppen består av. Konklusjon: Det er et behov for bedre samhandling og ressursutnyttelse både sett i lys av samhandlingsreformen men også den generelle utviklingen mot en mer helhetlig tilnærming til kommunens samarbeidspartnere/ innbyggere og næringsliv. Rekruttere, utvikle og beholde fagkompetanse er vesentlig for å lykkes fremover. Rådmannens ledergruppe reduseres fra 10 til 6 seksjonsledere. Dette gir ledergruppa økt strategiske fokus, og legger til rette for bedre å fungere som et team med helhetlig utviklingskraft. Seksjonene Omsorg og helse- og sosial slås sammen under en seksjonsleder. Bygningsseksjonen splittes opp og avdelingene geodata og byggesak innlemmes i PRN seksjonen som fortsetter i rådmannens ledergruppe. Bygningsseksjonens avdeling for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg innlemmes i seksjon for teknisk infrastruktur STI som fortsetter i rådmannens ledergruppe med en seksjonsleder. Seksjonsledelsen for kulturseksjonen fortsetter i rådmannens ledergruppe. Seksjonsledelsen for skole- og barnehageseksjonen fortsetter i rådmannens ledergruppe. Seksjon for interne støttefunksjoner og økonomiseksjon slås sammen under en seksjonsleder i rådmannens ledergruppe. Som i alle organisasjonsutviklingsprosesser er det viktig å erkjenne at det ikke er organisasjonsstruktur i seg selv som er avgjørende for om vi oppnår de målene vi har satt oss. Menneskene som er i organisasjonen og hvordan de får anledning til å utvikle seg vil være viktig for å lykkes. Vedlegg 1 Innspill fra Fagforbundet 2 Utdanningsforbundet 3 NITO Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Rådmannens ledergruppe organiseres med 6 seksjonsledere slik: Omsorg og helse- og sosial PRN inkl. geodata og byggesak STI inkl. forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg 4
Skole- og barnehage Kultur Interne støttefunksjoner og økonomi Seksjonsansvaret organiseres i samsvar med dette fra 1 januar 2013. De nødvendige prosesser i den enkelte seksjon som følge av dette startes umiddelbart og gjennomføres så raskt som mulig innenfor lov og avtaleverk. Begrunnelse Reduksjon i rådmannens ledergruppe gir ledergruppa økt strategiske fokus, og legger til rette for bedre å fungere som et team med helhetlig utviklingskraft. Samfunnsutviklingen med økte krav til koordinert og helhetlig tjenestetilbud medfører et behov for å tilpasse organisasjonen for å møte disse forventningene. Kompetanseutvikling og rekruttering økes gjennom utvikling av mer robuste og konkurransedyktige fagmiljøer. Det gir potensiale for å effektivisere administrativt arbeid. 5