NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 13. mars 2012 TID: Kl 10.00 STED: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Nærøy kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 005/12 Orientering fra administrasjonen 006/12 Oppfølging av eksterne tilsyn 007/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 008/12 Skatteoppkreverfunksjonen 2011 009/12 Gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2011 010/12 Mediestrategi for kontrollutvalget Steinkjer, 07.03.2012 Tormod Haugan leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mobil 41 68 99 12
SAK 005/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 13.03.2012 Per Helge Genberg 005/12 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. : Rådmannen er bedt om å orientere om kommunens internkontroll. SAK 006/12 OPPFØLGING AV EKSTERNE TILSYN Kontrollutvalget 13.03.2012 Per Helge Genberg 006/12 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. 1. Helsetilsynets rapport fra tilsyn etter lov om sosiale tjenester kap 4A i Nærøy kommune 2010, 30.12.2010. 2. Fylkesmannens rapport fra tilsyn med Nærøy ungdomsskoles arbeid med elevenes psykososiale miljø, 31.05.2011 Kap 4A i den tidligere sosialtjenesteloven (opphevet 24.06.2011) handler om bruk av tvang og makt i forhold til psykisk utviklingshemmede, og Helsetilsynets rapport viser et avvik. Rapporten fra tilsynet ved Nærøy ungdomsskole om elevenes psykososiale miljø påpeker også avvik. Kontrollutvalget vil be administrasjonen orientere om hvordan avvikene i de to systemrevisjonene er blitt fulgt opp og rettet. SAK 007/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalget 13.03.2012 Per Helge Genberg 007/12 431-1751-5.3
1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012 2015 i Nærøy kommune, og prioriterer prosjektene slik: 1. Vedlikehold (veger og kommunale bygg/anlegg) 2. Økonomisk sosialhjelp (inkl. forebyggende tiltak) 3. Økonomistyring 4. Kommunens arbeidsgiverrolle 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 med følgende prioriteringer: 1. Vedlikehold (veger og kommunale bygg/anlegg) 2. Økonomisk sosialhjelp (inkl. forebyggende tiltak) 3. Økonomistyring 4. Kommunens arbeidsgiverrolle Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Hjemmelen for forvaltningsrevisjon finnes i 77, pkt. 4 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal videre påse ( ) at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 9 i Forskrift om kontrollutvalg sier dette om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon ( ) Forskriftens 10 hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget vedtok i sak 020/11 å be KomRev Trøndelag IKS starte arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. I sak 003/12 drøftet
kontrollutvalget aktuelle revisjonsområder og ga innspill på bakgrunn av et notat (diskusjonsgrunnlag) fra revisjonen. Forslaget til forvaltningsrevisjonsplan fra KomRev Trøndelag IKS bygger på en gjennomført overordnet analyse, dvs. en vurdering av risiko og vesentlighet innenfor de ulike sidene av kommunens virksomhet. De foreslåtte prosjektene 10 i alt - er listet opp i uprioritert rekkefølge. KomRev Trøndelag har et estimat for hvor mange timer selskapet kan bruke på hver kommune. Nærøy får 340 timer i alt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll årlig, og dette skulle tilsi 1-2 prosjekt hvert år i valgperioden. I forrige periode (2008 2011) ble det gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt (og en selskapskontroll) i Nærøy kommune. Vurdering Prosessen fram til planforslaget har denne gangen involvert kontrollutvalget i langt større grad enn tidligere, ved at utvalget på grunnlag av et diskusjonsnotat fra revisjonen har fått drøfte aktuelle tema og komme med innspill. Kontrollutvalget ga svært tydelige signal om konkrete prosjekt, og dette er fulgt godt opp i plandokumentet. Forvaltningsrevisjon skal framfor alt være et virkemiddel til å vise forbedringspunkt og gi en læringseffekt, slik at innbyggerne kan ha tillit til at forvaltningen skjer korrekt og tjenesteytingen blir best mulig. Ut fra en samlet vurdering, med stor vekt på kontrollutvalgets signal, er fire av de uprioriterte prosjektforslagene i plandokumentet prioritert. SAK 008/12 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2011 Kontrollutvalget 13.03.2012 Per Helge Genberg 008/12 431-1751-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune til orientering.
1. Skatteoppkreverens årsrapport om Nærøy kommunes skatteregnskap for 2011 2. Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Nærøy kommunes skatteregnskap for 2010 Den totale skatteinngangen for året 2011 utgjorde kr. 310.039.299. Tilsvarende tall for 2010 var kr. 291.842.552. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av 01.02.2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2011 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men påpeker at arbeids-giverkontrollen ikke er gjennomført i det omfanget som kreves. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfreds-stillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. SAK 009/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 13.03.2012 Per Helge Genberg 009/12 431-1751-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2011 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2011.
Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 2. halvår 2011 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker som gjelder vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Fortsatt mangler en del formannskapsvedtak henvisning til hjemmel i delegasjonsreglementet. Videre viser gjennomgangen at to saker ikke er behandlet av riktig organ, og at to mangler budsjettregulering. Vurdering Det vil være naturlig å oversende rapporten til kommunestyret til orientering. SAK 010/12 MEDIESTRATEGI FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 13.03.2012 Per Helge Genberg 010/12 431-1751-5.3 Kontrollutvalget drøftet prinsipper for kontakten med media. : Som lovpålagt kommunalt organ har kontrollutvalget en viktig funksjon, både gjennom å ivareta definerte oppgaver (jfr. kommuneloven) og å sikre innbyggernes tillit til den offentlige forvaltningen. Også kontroll- og tilsynsarbeidet vil i økende grad bli fokusert i media, og dette gir store muligheter og utfordringer. Skal kontrollutvalget lykkes med en positiv markedsføring av egen virksomhet og samtidig stå rustet til å kunne møte et sterkt mediepress i visse situasjoner, er det nyttig å drøfte en form for mediestrategi. Vurdering Kontrollutvalgene har oftest vært svært lite synlige i mediebildet. Dette kan gjøre det lettere å løse problemer uten uro og høyt konfliktnivå, men samlet sett finnes et betydelig forbedringspotensiale med tanke på å spre informasjon til innbyggerne om kontroll- og tilsynsarbeidet. I første omgang bør utvalget se nærmere på hvordan kommunenes egne nettsider og lokale media (kanskje særlig lokalaviser, men også radio og TV) kan brukes her. Samtidig må kontrollutvalget være forberedt på saker der media tar styringen og eventuelt gir utvalget en rolle i konflikt- og sensasjonspregete oppslag. At lederen er den som uttaler seg på vegne av utvalget, at leder eller medlemmer ikke konkluderer før en sak er behandlet osv. er eksempler på prinsipper som bør ligge fast.