ANALYSERAPPORT SSR Til: Styreleder Steinar Marthinsen Besøksadr: Postadr: Sentralbord: Direktelinje: Epost: lars.ronning@helse-sorost.no Kopi: Viseadninistrerende direktør Atle Brynestad Fra: Avdeling for analyse og systemutvikling - Direktør Lars Rønning - Analysesjef Hjarrand D. Hillgaar Dato: 9. januar 2009 Sak: SSR: Økonomisk vurdering Innhold 1. Bakgrunn 2. Virksomhetsstyring/strategi 3. Analyser 4. Mulige effektiviseringspotensial og tiltak 2009 1. Bakgrunn: Styreleder gav Lars Rønning 18. desember i oppdrag å gjennomføre en analyse knyttet til den økonomiske utfordringen ved SSR. Oppdraget skulle utføres i samarbeid med RH/OUS ved Morten Reymert. Oppdraget skulle avdekke to hovedelementer: Bakenforliggende faktorer som har skapt den økonomiske utfordringen i SSR Identifisere mulige effektiviseringspotensial innenfor dagens organisatoriske løsning Oppdaget skal leveres første uke i januar (senest innen fredag 9 januar)
2. Virksomhetsstyring/strategi Forhold som kan ha bidratt til dagens økonomiske situasjon: Ønske om endring av strategisk fokus med en vridning mot noe tyngre behandlingsform (hjerneskade). Det er imidlertid svært usikkert om dette har hatt en negativ økonomisk effekt da satsningen på dette området trolig er finansiert eksternt. Styringsmodellen ble endret fra et eget styre for SSR (frem til sommer, 2008) til direkte linjestyring med fagråd. Den tidligere noe krevende styringsformen kan dermed ha skapt en viss styringsmessig utfordring. I tillegg har geografisk avstand og egne administrative systemer gitt administrasjonen på RH begrenset innsikt i økonomisk utvikling. Styringsformen kan ha bidratt til noen uklarheter i kommunisert styringsmål/budsjettkrav til SSR, samt hvordan den økonomiske konsekvensen knyttet til endret finansiering av dagbehandling skulle håndteres. Administrerende direktør ved SSR oppgir at manglende tiltak for å nå styringsmålet var i 2008 lik 43 millioner senere korrigert til 33 mill. (etter foretaksintern omfordeling av budsjettene svarende til 10 mill. for SSR). Manglende tiltak på 33 millioner for 2009 må sees i direkte sammenheng med tidligere økonomisk utfordring samt endringen i finansieringssystemet. 3. Analyser For å finne bakenforliggende årsaker og mulighetsrom for forbedringer har vi valgt å se på følgende elementer: a. Aktivitet og inntekter b. Årsverksutvikling Aktivitet og inntekter Endring i finansiering i 2007 fremføres som hovedargument (ca. 20 mill.) for de økonomiske utfordringene på om lag 30 millioner for 2009 (ca. 10 millioner var estimert underbalanse før endring i finansiering). I referat fra Styremøte i SSR sak 28/07 står det følgende: 19.06.2007 forelå konklusjonen fra SHdir: Etter direktoratets samlede vurdering skal den beskrevne dagaktiviteten ved SSR Stavern og Sykehuset Telemark Kragerø ikke omfattes av ISF-finansiering etter gjeldende regler for 2007. Det er polikliniske takster som dekker denne type tjenestetilbud. Institusjonene har i sine innlegg i møtet 4. mai selv pekt på de aktuelle poliklinikktakstene, som A99 (pasientopplæring) og enkelte ryggtakster I03d og I03f. Endringen i finansiering for dagbehandling ble kommunisert sommeren 2007 men med tilbakevirkende kraft. Fra primo 2008 ble i tillegg mye komplisert rehabilitering omkodet til enkel rehabilitering (omfatter omtrent 1/3 av oppholdene). Dette sammen med endringen på dagbehandling skulle i tillegg øke utfordringsbildet. Inntektene fra 2006 til 2008 (jan-nov.) har økt med 9% (30 mill.) Mens driftskostnadene har tilsvarende økt med 18% (61 mill.). Dette er brutto tall som inkluderer økte inntekter og kostnader tilknyttet pensjon(ikke for 2008) og raskere tilbake. I tabellen under vises tallene også uten raskere tilbake.
Tabell: Hovedposter fra regnskap, jan.-nov. Tall oversendt fra SSR (Oracle) Jan.-nov. i MNOK Δ 08-2006 2007 2008 06 Δ 08 / 06 Basis/øremerket 217 242 263 46 21 % Gjestepasienter 11 10 8-3 -24 % ISF 71 55 52-19 -26 % Poliklinikk 4 5 0-4 -97 % Annet 8 9 17 9 117 % Sum driftsinntekter 311 321 341 30 9 % 33740 Raskere tilbake 13 15 Sum dr.innnt. eks. "raskere tilbake" 311 308 325 14 5 % Sum Driftskost 331 361 392 61 18 % 13 15 Dr.kost. eks. raskere tilbake 331 348 377 46 14 % Driftsresultat -20-40 -51 Kilde: Oracel. Når det gjelder SSR sitt regnskap for 2008 er det ett forhold som foreløpig ikke er innarbeidet. Tildelingen av midler til dekning av pensjon i revidert nasjonalbudsjett ligger foreløpig sentralt. Det vil si at SSR ikke er godskrevet sin andel (9,584 mill kroner). Dette vil ha en positiv effekt på regnskapsresultatet men ingen effekt på budsjettaviket. Avvik mot budsjett nov.06 nov.07 nov.08 Regnskapsresultat -19 904-40 155-50 912 Avvik fra budsjett 1 495-24 525-34 959 Kilde; Rikshospitalet SSR og RHF opererer i sine rapporter med ulike inntekter. Forskjellene skyldes i følge RH at resultatet presentert i Profitbase er det reelle resultatavviket (dvs inkludert manglende tiltak) mens resultatet presentert i Oracle Finans er resultatavviket SSR har styrt i forhold til fra måned til måned (dvs at kravet skjerpes etter hvert som SSR har funnet innsparingstiltak). Kilde: ref Rikshospitalet) Oppsummert mener vi at finansieringsendringene kun forklarer deler av årsaken til utfordringene. Noe av utfordringen er trolig knyttet opp mot at totaltilbudet på SSR har for høyt kostnadsnivå i forhold til finansiering.
Årsverksutvikling: 400 Årsverk for SSR ("Raskere tilbake" er skilt ut)* 350 "Raskere Tilbake" 300 250 200 Medisinsk personell 150 100 Teknisk 50 Admin/kontor Ledere 0 Q1-06 Q2-06 Q3-06 Q4-06 Q1-07 Q2-07 Q3-07 Q4-07 Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Kilde: Profitbase HR. Medisinsk personell: (1) Leger, (2) Sykepleiere, (3) Lab.personell, (4) Annet fagpersonell (5) Forskning/fagutvikling samt stillinger uten info. Utvikling i HR-tall synliggjør ikke vesentlig effektivisering i årene 2006-08 da bemanningen totalt sett (uten raskere tilbake ) har holdt seg relativt konstant i perioden. Administrasjonen/teknisk synes ikke å ha blitt redusert men holdt seg konstant på omtrent 90 årsverk hvorav 20 er kodet som sekretærer. SSR oppgir at ReR (hjerneskadesatsning) i perioden har økt med 6 ansatte. Fratrukket raskere tilbake økte Sum lønnskost med 26% fra 2006 til 2008 (jan.-nov., profitbase finans). Økte pensjonskostnader er en vesentlig del av dette. Lønn til faste ansatte har økt med 18%. Det er hentet ut sammenlignbare tall for Sunnaas og SSR for administrative/tekniske stillingskategorier og medisinsk personell. P.g.a. ulike systemer virker tallene ikke sammenlignbare. Vi har derfor ikke inkludert disse i analysen.
4. Mulige effektiviseringspotensial og tiltak 2009 Effektiviseringspotensial Effektiviseringspotensialet for SSR for å gjennomføre kostnadsreduserende tiltak; Tall i millioner kroner Sum driftskost, 2008 392 - Private rehabiliteringsinstitusjoner -145 - Raskere tilbake -15 - Andre eksternfinansierte prosjekter -5 Sum mulig potensial for besparelser 227 Effektiviseringskrav 1. halvår, 2009 7,5 Årlig effektiviseringskrav i % 7 % Akkumulert driftsresultat nov (Oracel) - 51 Korrigering pensjon(ref RH) 9,5 Estimat desember effekt(estimat - HSØ) 5,0 Estimert reelt driftsresultat 2008 (* (46,5) Årlig relativ utfordring (46/227) 20 % *) Estimert av HSØ Videre må det diskuteres med Helse Sør-Øst i hvilken grad effektivisering knyttet til aktiviteten på Noragutu (17 mill.) medfører redusert basisramme. Om dette er tilfelle må også deler av dette trekkes ut av potensialet. Et effektiviseringskrav på 7,5 mill. halvårlig, utgjør et årlig effektiviseringskrav på ca. 7 %. Mulige tiltak 2009 I vår analyse har vi ikke funnet noen umiddelbar gevinst å hente ut på kort sikt (for eksempel høyt overtidsforbruk eller innleie). Det burde imidlertid være grunnlag for å gjennomføre driftsbesparelser både innenfor kjernevirksomhet og administrative funksjoner. Under har vi listet opp tiltakene av mer generell art som kan gjennomføres på kort sikt. Disse kan deles i to kategorier: Tiltak som ikke vil påvirkes av organisasjonsform Tiltak som gjennomføres i forkant / i forbindelse med organisatoriske endringer. Tiltak som ikke vil påvirkes av organisasjonsform Reduksjon innleie/overtid/merarbeid 100% effektiv stillingsstopp faste og midlertidige Sette faste ansatte inn prosjekter der det har vært midlertidige ansatte Redusere varekostnader / anskaffelsesstopp / investeringsstopp
Tiltak som gjennomføres i forkant / i forbindelse med organisatoriske endringer. Flytting av funksjoner/ressurser til OUS, SS HF, ST HF og/eller SiV HF som skal ta over deler av virksomheten f.o.m. 1. juli, 2008. En viss reduksjon av adm./tekniske stillinger eller funksjoner (10% utgjør en halvårseffekt på 2-3 millioner) som kan hentes ut i forkant av en organisatorisk endring. Oppsummering på tiltak: 1. Internt på SSR må det settes i gang umiddelbare tiltak for å møte den økonomiske utfordringen som kan gi effekter allerede 1. halvår, 2009. 2. Ledelsen ved OUS ved Rikshospitalet tar direkte kontakt med berørte helseforetak (SS HF, ST HF og SiV HF ) for å diskutere mulige tilpasninger og overføring av funksjoner, ressurser og ansvar til disse foretakene før den vedtatte fristen 1.juli.