Årsmelding Værnesregionen lønn/regnskap Årsrapport Værnesregionen lønn/ regnskap
Årsrapporten gir en oversikt over aktiviteter som har pågått i Værnesregionen lønn/ regnskap. I tilegg gis en status på økonomi og bemanning. Virksomhetsområde. Tjenestesamarbeidet på lønn/regnskap gjelder for kommunene Malvik, Selbu, Tydal og Stjørdal. Tjenesten er organisert med fakturabehandling i Tydal, lønn i Selbu, kommunal fakturering/innfordring og regnskap på Stjørdal. Til sammen utføres lønn/regnskapstjenester for 16 selskaper. Sentrale aktiviteter i : Det er gjennomført 2 fellessamlinger i løpet av året for hele enheten. Den første ble gjennomført i Hegra over 2 dager i mai. Den andre samlingen var en endagssamling i Tydal i november. På begge samlinger har vi arbeidet med virksomhetsplan. Dette arbeidet vil fortsette i 2011. Fakturamottaket i Tydal har fra 01.11. også hatt ansvaret for skanning av fakturaer til fellesråd og sokn. I den forbindelse har man også bistått disse med opplæring. Visma Enterprise ble innført i mars og april. Dette er en ny versjon av våre fagsystemer innen lønn, regnskap, innfordring og fakturabehandling. IT- programmer for Malvik kommune og Malvik kirkelige fellesråd ble i ført tilbake til en It- plattform i Malvik kommune. Dette medfører at vi nå arbeider mot 2 ulike tilkoblingspunkter for våre systemer. Vi har ansvaret for regnskap for 16 selskaper og lønn for 9 selskaper etter at det kommunale foretaket i Malvik ble avsluttet fra 01.07.. Det er satt i gang prosesser med å ta i bruk flere sidesystemer til lønnssystemet (effektivisering). Dette gjelder elektroniske reiseregninger (travel expence), nytt timeregistreringssystem for skoler og barnehager (Oppad). Ingen av disse systemene brukes pr 31.12.10 aktivt. Pr i dag er det Stjørdal kommune er kommet lengst i arbeidet med å innføre dette. E-bilag er innført som en tilleggsmodul til regnskapssystemet. Vi har innført ocr- kid på ytterligere 8 av våre småselskaper slik at antallet manuelle registreringer av innbetalinger er redusert ytterligere. Leder Torstein Skulbørstad sa opp sin stilling pr 01.11.10, og slutter i stillingen pr 01.02.11. Personal Vi har nå snart vært i drift i 3 år, og mye begynner å falle på plass. Enheten har 25 ansatte inklusive leder. Dette utgjør 22,5 årsverk herav 3 årsverk på fakturabehandling (Tydal), 7,5 årsverk på lønn (Selbu), 4 årsverk på kommunal fakturering/innfordring (Stjørdal) og 7
årsverk på regnskap (Stjørdal). I tillegg kommer et årsverk for leder. Alle er ansatt i Stjørdal kommune. I forhold til ressurssituasjonen ved enheten har vi en del utfordringer, spesielt i perioder av året. For regnskap er utfordringen størst i forbindelse med årsoppgjøret (desember- februar). I den perioden blir det nødvendigvis en god del overtid. Lønnsenheten har i som de foregående år, hatt en del overtid. Lønnsenheten har store utfordringer i perioder av året. I perioden januar - februar er det hektisk i forbindelse med oppstart av nytt år og avslutning av gammelt år). I perioden mai august er det hektisk i forbindelse med ferieavvikling og at det er mange ny ansettelser i spesielt skoler og barnehager fra 01.08. I perioden novemberdesember handler arbeidet til en stor grad om lønnsoppgjør og årsavslutning. Det er vanskelig å unngå overtid i disse periodene. Forhåpentligvis kan det at leder i 2011 skal ha kontorsted i Selbu avhjelpe dette noe. For å få til endringer (effektivisering) er vi avhengig av samarbeid med alle våre selskaper og kommuner i forhold til å ta i bruk systemer som kan avlaste det manuelle arbeidet. Det er en stor utfordring at alt for mange bilag ikke kommer inn til de frister som er satt. Både lønn, regnskap og fakturamottaket bruker mye tid på å purre opp arbeid som ikke er gjort tilstrekkelig godt ute på enhetene, eller arbeids som ikke blir gjort til rett tid. Fakturamottak har fått ansvar for 4 nye selskaper uten utvidelse i bemanning. Sykefraværet er lavt, og i var det på kun 2%. Alle avdelinger preges av godt arbeidsmiljø, og de ansatte har i lagt ned en kjempeinnsats for å levere gode tjenester til de selskaper vi skal betjene. Økonomi Budsjett og regnskap er ført på ansvarsområde 830 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Resultatmessig er det kun mindre avvik mellom budsjett og regnskap. Regnskap 2009 Budsjett Regnskap Avvik regnskapbudsjett Art 10 Lønn/ sos utg 1) 3) 10512 10926 10905-21 Art 11/12 Kjøp av varer og tjenester 2202 1985 2230 245 Art 13 Kjøp av tjenester fra andre 784 300 304 4 Art 14 Overføringer 214 200 202 2 Sum utgifter 13712 13411 13641 230 Art 16 salgsinntekter 5945 5790 6235 445 Art 17/19 Refusjoner/renter 7767 7621 7406-215 Sum inntekter 13712 13411 13641 230 Netto 0 0 0 0
Kommentarer til regnskapet 1) 2) 3) Utbetalt kr 259 i overtidsgodtgjørelse. De største postene er portoutgifter kr 454 (lønnslipper utgjør kr. 133 ) og husleie kr 584. Samt kostnader til finansforvaltning med kr. 469. Reduserte lønnskostnader i skyldes endring i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Kontorsted er grunnlaget, og da er arbeidsgiveravgift lavere for ansatte i Selbu og Tydal. Dette ble innført i. Lønnskostnadene i ble lavere enn i 2009 også når man tar i betraktning lønnsoppgjøret. Kostnadsfordelingen mellom kommunene er gjort i forhold til vedtak 41/08 i AU. Øvrige selskaper er fakturert i forhold til medgått tid. Lønnstjenesten Regnskapstjenesten Totalt Tydal 382 1115 1497 Selbu 637 1408 2045 Malvik inkl eiendom 1064 2347 3411 Stjørdal 1818 3532 5350 Øvrige fakt. Tjenester 766 Diverse 552 Sum 13621 4. Resultatvurdering Tjenestene som Værnesregionen lønn og regnskap leverer, har sikret samling av kompetansen i våre enheter. Det har også gitt reduksjon i sårbarhet og kvaliteten på den jobben som gjøres er god. har vært et år preget av høy aktivitet, periodevis stort arbeidspress og mange utfordringer. Vi er i gang med flere spennende utviklingsprosesser, og mener selv vi har levert gode produkter til våre tjenestemottakere. Lønnsenheten har nok også i hatt noe for lite bemanning. Det har gitt en god del overtid. Vi kan utvikle og forbedre oss på flere områder. - Redusere sårbarhet:
Ved at flere ansatte kan arbeide med flere av våre selskaper og kommuner. I dag er nok de fleste litt for låst mot et hovedselskap. - Kompetanseutvikling: Våre enheter har høy kompetanse. En utfordring er å sikre at kompetansen blir videreformidlet til flest mulig personer. Vi har i dag nøkkelpersoner på alle enheter, og deres kompetanse må videreformidles til flere personer for å redusere vår sårbarhet. Et eksempel på dette er i forhold til årsoppgjøret. - Effektivisering: Effektivisering må skje gjennom et tett samarbeid med de selskaper og kommuner vi skal yte tjenester for. Alle kommuner og selskaper har et forbedringspotensial i forhold til kvaliteten på de bilag og dokumenter vi mottar. Ofte er ikke kvaliteten tilfredsstillende i forhold til de krav, rutiner og føringer som foreligger. Det å overholde tidsfrister er viktig. Både regnskap, lønn og fakturamottak må bruke mye tid på å purre opp oppgaver som ikke blir gjort på en tilfredsstillende måte. Et viktig virkemiddel for å få til forbedringer på disse områdene, er å skape en god dialog mellom kommune/ selskap og Værnesregionen lønn/ regnskap. Effektivisering kan vi også oppnå ved at flere av våre kommuner/ selskaper starter planleggingen og tar i bruk av sidesystemer, spesielt innen fagområdet lønn. I samarbeid med kommuner og andre selskaper skal vi bli enda bedre i forhold til å etterleve grunnlaget for det interkommunale samarbeidet i tiden framover.