Daldata er totalleverandør av IKT-produkter Vi er en solid samarbeidspartner med høy kunnskap og lang erfaring. Vi leverer smarte IKT-produkter og -tjenester som er gull verdt for våre kunder. Bli en vinner sammen med oss velg løsninger og kompetanse fra Daldata! Fagseminar 2014 Bilagsbilder og attestasjon (dag 1): Hvordan henger dette sammen, og hvilke kunder passer det for? Sverre Mære 1
Bilagsbilder og attestasjon Sakset fra invitasjonen: Det siste året har vi gjort en god del optimalisering knyttet til bilagsbilder. På seminaret tar vi først en konseptgjennomgang av bilagsbilder og attestasjon, som vil være nyttig for alle. Dagen etter tilbyr vi en grundig visning for de som ønsker å fordype seg enda mer i dette temaet. Bilagsføring tradisjonelt 2
Elektronisk bilagshåndtering Mengden manuelle transaksjoner er nedadgående Innføringen av e-faktura (EHF) har påvirket dette Duett.no støtter selvsagt Inngående e-fakturaer Utgående e-fakturaer I tillegg har vi effektive funksjoner for å gjøre om papirbilag til elektroniske bilag Duett Bilagsbilder (enkel egenutviklet løsning uten tolk) Duett Bilagsflyt (omfattende løsning med OCR-tolk) Effektivisering Hva er Bilagsbilder? Bilagsbilder er funksjonalitet for innhenting og knytning av bildefiler til bilagslinjer Duett Bilagsbilder kan brukes som en skanne-og puncheløsning, og for visning og blaing i tilknyttede bilder Løsningen er integrert med alle former for elektroniske bilag som Duett støtter (EyeShare, Dataflyt, AutoTransog rene bildefiler knyttet opp via Bilagsbilder) Bilagsbildene er tilgjengelige i bilagsregistreringsbildet, ved drilldown fra Dialog og Dialog MinSide 3
Varianter av Bilagsbilder Bilag fra Bilagsflyt (Eye-share) EHF-faktura (inngående faktura) PDF-faktura via e-post Avregninger fra Dataflyt (landbruk) Papirbilag som skannes 4
I Duett foregår dette slik: Skanning av papirbilag 2 muligheter Duett Bilagsbilder Duett Bilagsflyt Egenutviklet løsning Uten maskinell tolking Attestasjon på MinSide 1 attestant pr. bilag og pr. klient Basert på Eye-share Maskinell tolking Attestasjon via web Omfattende løsning Flere attestanter pr. bilag og pr. klient 5
Duett Bilagsbilder eller Bilagsflyt? Duett Bilagsflyt (avansert løsning) passer best for kunder med store volum inngående fakturaer Dette er også løsningen for de som trenger attestasjonssløyfer, stedfortredere i attestasjon osv. Bilagsbilder (enkel løsning) kan brukes på alle typer bilag og for små kunder med kun én attestant 6
Papirbilag og skanning Papirbilag skannes og mellomlagres på fil Bilagene hentes opp i bilagsregistreringsbildet og registreres (punches) Bilagene blir tilgjengelig som elektroniske bilag Papirbilaget blir overflødig De elektroniske bilagene blir en del av databasen og lagres med klientens øvrige data Dokumentasjon ved bruk av «Periodisering» Benyttes også sammen med «Bilagsmal» Hvordan komme i gang? Funksjonen "Bilagsbilder" er tilgjengelig i grunnmodulen i Duett ingen krav til kjøp av moduler Regnskapskontoret kan skanne innleverte bilag, eller kunden kan skanne sine bilag selv og sende fila til regnskapskontoret Duett-kunder med ASP-avtale eller Duett.no kan få satt opp mappeog filstruktur for automatisk lagring av bilagsbilder 7
Kunden skanner selv Kunden skanner bilagene til fil Kunden får oppgitt en e-postadresse som fila skal sendes til Enten direkte fra skanneren, eller via en mellomlagring dersom skanneren ikke støtter direktesending. Kunden skanner Kunden får tildelt en epostadresse som vi anbefaler bygges opp slik: <kundereskontronummer>@ebilag.<regnskapskontorets domenenavn>.no Dersom kunden hos Økonomikonsulenten AS har kundenummer 12051 blir adressen slik: 12051@ebilag.økonomikonsulenten.no Hver kunde får sin mappe Regnskapskontoret kan også sende filer til samme e-postadresse Det samme kan leverandørene til kunden 8
Selve registreringen Manuell registrering av bilag med knytning til bildefil skjer via ordinær bilagsregistrering Skjermbildet deles opp i ènordinær registreringsdel og èndel der selve bildet av bilaget dukker opp Bildet erstatter papirbilaget Bilagsregistreringsbildet: 9
Prosess ved bilagsbilder: Håndter hvert bilag bare EN gang! Ta det bildet som dukker opp i vilkårlig rekkefølge Utnytt datamaskinens fortreffelighet til mer enn en innføringsbok Sparer tid og regnskapet blir ferskvare! Hvorfor bilagsbilder? Fordeler: Raskere tilgang til bilaget (EHF) Sikrere: Eliminerer feilregistrering ved punching etc. (EHF) Dokumentasjon: Revisorer kan få en MinSide-tilgang for å hente ut nødvendig dokumentasjon selv Attestasjon Elektronisk lagring Miljøbesparende 10
Attestasjon hvem passer dette for? Alle klienter kan benytte systemet, men i praksis er det de som ønsker og har behov for en rask og fleksibel kommunikasjon med regnskapsfører som dette passer best for Kombinasjonen automatisk nedlasting av bilag og betalingsformidling gjør at regnskapskontoret kan ta rollen som "postmottak" og dermed levere regnskap som "ferskvare" Hvordan komme i gang med Attestasjon? Aktiveres via Klientregister Ved aktivering av tjenesten må det oppgis et mobilnummer Vedkommende mottaker får SMS om at bilag må attesteres Når bilagene registreres angis det om attestering skal benyttes eller ikke (kan slå av) Kunden attesterer via pålogging MinSide eller VPN Melding går tilbake til regnskapsfører Status endres automatisk fra «Til attestering» til «Attestert» 11
Attestering komme i gang En «Bruker» hos klienten opprettes Brukeren blir tildelt rettigheter på MinSide(administreres av regnskapskontoret) Brukernavn Passord Brukeren logger seg på MinSide og får tilgang til å attestere bilag Hvordan? Inngående faktura med bilagsart13 gir automatisk forslag om status "Til attestering" Status «Til attestering» kan settes på andre bilag enn inngående faktura også. De som bokfører via AutoTransfakturamottak får automatisk satt på status "Til attestering" Ved periodeavslutning sjekkes det om det ligger bilag som er til attestering, og disse må være ferdig attestert og kontert (status "Ferdig") før periodeavslutning kan gjennomføres 12
Fordeler med attestasjon To-veis kommunikasjon mellom kunde-regnskapsfører (dokumentert korrespondanse) Uavhengig av kontortid Elektronisk lager av bilagsbilder, også for kunden Via Attestasjon er det mulig å søke etter fakturaer, leverandører eller andre opplysninger Inngående EHF-faktura i Duett EHF-faktura aktiveres i Duett her: 13
Statistikk Prognose 14
Elektronisk registrering: Påvirke utviklingen Utviklingen og utbredelsen av elektroniske bilag øker Vi ser nå en helt ny metode for distribusjon av handelsdokumenter i form av elektroniske fakturaer Dette er både tidsbesparende og sikkert, og jo flere fakturaer som distribueres, jo mer effektivt, sikrere og raskere blir innhenting av regnskapsdata Regnskap som "ferskvare"! Dere har nå en gyllen mulighet til å påvirke utviklingen slik at flest mulig leverandører tar i bruk EHF-formatet til fakturering 15
Påvirkning, alternativ 1 Regnskapskontoret kan sende neste faktura som EHF-faktura! Timer registrert i Duett danner ordregrunnlaget og når klienten blir registrert som AutoTrans-mottaker ligger alt klart For dere som registrerer timer/ordregrunnlag i andre system må ordregrunnlaget importeres til Duett for deretter å sende fakturaen via Duett Duett produserer EHF-faktura via ordremodulen Utgående EHF-faktura: 16
Alternativ 2 Klienten skal sende faktura til sine kunder Duett produserer EHF-faktura via ordremodulen og EHF-fakturaen sendes via Auto Trans (Send faktura) Duett kan motta Auto Trans via (Motta faktura) Alternativ 3 Be klientens leverandører om å sende EFH-fakturaer i stedet for å sende papirfakturaer (eller pdf) Vi i Daldata har lagd et forslag til brev som kan sendes til klientenes leverandører der leverandøren blir oppfordret til å bytte ut den "gammeldagse" metoden med EHF-formatet. Via Duetts startside går du hit: 17
Og brevet ser slik ut 18
Bilagsbilder og attestasjon Utfordringer: Mange metoder for innregistrering av data, ikke bare papir Attestasjon: Dersom flere skal attestere vil hver bruker se alle bilag (dvspålogget bruker kan se alle bilag ) Utskrift av bilder: Det er for tiden ikke mulig å be om en samlet utskrift av bilagsbildene, f.eks. utskrift av dagbok S-kopiering: Bilagsbilder medfører at databasen til klienten vokser Lagringstiden pr. bilag øker Oppsummering Utbredelsen av elektroniske handelsdokumenter øker Papirbilag er på vikende front Men vil fremdeles være en stor del av bilagsmengden Regnskapskontoret må endre på etablerte rutiner Nye rutiner for innhenting av regnskapsdata via Bilagsflyt Dataflyt AutoTrans Bilagsbilder Tradisjonelle papirbilag 19
Smarte løsninger er gull verdt! 20