VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE PÅ NÆRINGSMIDLER FLYTENDE MEIERIVARER 16/8660
Innholdsfortegnelse 1 BESKRIVELSE... 1 2 MINIMUMSKRAV... 1 2.1 VAREGRUPPER... 1 2.2 SORTIMENT OG VAREKATALOGER... 1 2.3 KVALITET... 2 2.4 SERVICE... 3 3 ETTERLEVELSE AV SIKKERHETSFORSKRIFTER OG DIREKTIVER I NORGE OG EU... 5 4 E-HANDEL... 5 4.1 E-HANDELSKATALOG... 6 5 KONTRAKT... 6 6 TILDELINGSKRITERIER... 6 6.1 PRIS... 6 6.2 SERVICE OG LEVERING... 7 6.3 VARER... 8 6.4 MILJØ... 8 7 TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING... 9
1 Beskrivelse I punkt 2-5 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Denne egenerklæringen utelukker ikke beskrivelse / dokumentasjon som kreves under de forskjellige kravene i pkt 2-5. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring og gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene i punkt 2-5 vil bli avvist. I punkt 6 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 Minimumskrav Gjeldende norske lover og forskrifter for salg og omsetning av næringsmidler skal alltid følges (Næringsmiddellovgivningen). Dette gjelder alle aspekter som angår produkt og distribusjon, så som krav til hygiene, merking, innholdsdeklarasjon, transport, sporbarhet, tilbakekalling etc. 2.1 Varegrupper Følgende varegrupper inngår: Søtmelk Søtmelk med smak Syrnet melk Syrnet melk med smak Fløte Rømmeprodukt Yoghurt Juice Is-te og kildevann Grøter Desserter 2.2 Sortiment og varekataloger Avtalen omfatter ett -1- standardiserte varesortiment. Sortimentet er basert på etterspurte og tilbudte produkter i ark 1 - Prisskjema med enkelte suppleringer. Oppdragsgivers enheter skal også kunne bestille varer utenfor standardisert vareutvalg i e-handel. Disse bestillingene vil bli gjort som fritekstbestillinger via e-handel. Oppdragsgivers enheter varierer i størrelse og dette medfører at det er behov både for forbrukerpakninger og storhusholdningsforpakninger, det er også stor forskjell på hvor stort volum den enkelte enhet har mulighet til å bestille pr gang. Det stilles krav om at det må kunne leveres anbrekk. Det vil være behov for å justere det standardiserte varesortimentet i kontraktsperioden, og Oppdragsgiver og Leverandør skal samarbeide om dette. Se for øvrig vedlegg 10 - Side -1-
Kontrakt pkt. 9.4. Leverandør bør i sitt varesortiment kunne tilby varer som tilfredsstiller følgende krav: - Økologiske varer (i henhold til Forskrift om økologisk produksjon og merking av økologiske landbruksprodukter og næringsmidler av 28.oktober 2005 nr. 1103 (produkter produsert i Norge) eller Rådsforordning (EF) 834/2007 av 28.juni 2007 om økologisk produksjon og merkning av økologiske produkter og om opphevelse av forordning (EØF) nr. 2092/91 (produkter produsert i andre land)) - Varer som oppfyller krav til rettferdig handel (Fair Trade produkter eller lignende) - Allergivennlige varer: o glutenfrie varer o laktosereduserte varer o laktosefrie varer - Lav kalorivarer (diabetes) Leverandør skal utarbeide og oppdatere spesifikke varekataloger for Oppdragsgiver der kun de produktgrupper og produkter det gis tilbud på fremkommer. Varekatalogen skal utarbeides i elektronisk format (PDF) som det kan benyttes søkefunksjon i. Oppdragsgiver vil gjøre disse katalogene tilgjengelige for Oppdragsgivers enheter på eget intranett. Følgende varekataloger skal utarbeides og oppdateres: - Økologiske produkter Leverandør kan levere - Rettferdig handel produkter Leverandør kan levere - Allergivennlige varer Leverandør kan levere o glutenfritt o laktoseredusert o laktosefritt - Lav kalorivarer (diabetes) Leverandør kan levere Leverandør må tilgjengeliggjøre hele varesortimentet av etterspurte varegrupper for oppdragsgiver i form av varekatalog eller lignende. Det må være mulighet til å søke etter varer. 2.3 Kvalitet Produkter skal være av 1. klasses kvalitet og iht. gjeldende lover og forskrifter på området Lett bedervelige næringsmidler og kjølevarer skal ha garantert holdbarhetsdato. Med dette menes at varene skal minimum ha holdbarhetsdato til neste levering, eller minimum 7 dager. Mottak av dårlig holdbarhetsdato innebærer at brukersted, dersom man fortsatt ønsker varen, har krav på å få varen til rabattert pris. Rabattan settes til 50 %. Dersom brukerstedet ikke ønsker varen med dårlig holdbarhetsdato, avtales retur omgående Ubrutt kjølekjede skal sikres og kunne dokumenteres Produktene må være forsvarlig emballert/alle produkter skal være hygienisk innpakket Side -2-
Alle produkter må være påført varedeklarasjon på norsk, varedeklarasjonen må vise både næringsinnhold, ingrediensliste og allergener. Dersom det gjennom brukserfaring avdekkes at produktkvalitet er for dårlig, plikter leverandøren å tilby et annet produkt til den samme prisen som ble tilbudt for det opprinnelige produktet. Et slikt erstatningsprodukt skal uttestes og godkjennes på forhånd av Oppdragsgiver. 2.4 Service 2.4.1 Leie av utstyr Leverandøren må tilby leie av dispensere til B.I.B-forpakninger (bag in box) uten kostnad for Oppdragsgiver. Leverandøren må tilby leie av kjøleskap for meieriprodukter uten kostnad for Oppdragsgiver Leverandøren må tilby leie av 1 stk 200 liter tank uten kostnad for Oppdragsgiver 2.4.2 Bestilling, ordrebekreftelse og erstatningsprodukter Bestillingsfrist er senest innen kl 15:00 to hverdager før avtalt leveringsdag. Eksempelvis skal da ordrer mottatt innen mandag kl.15:00, leveres påfølgende onsdag, ordrer mottatt innen torsdag kl.15:00, leveres påfølgende mandag etc. For Produksjonskjøkkenet er det krav om at bestillingsfrist er senest innen kl 14:00 en hverdag før avtalt leveringsdag. Oppdragsgiver skal kunne bestille hasteleveranser, jfr. pkt 6.2 Leverandøren skal uten ugrunnet opphold etter mottakelse av Oppdragsgivers bestilling sende Oppdragsgiver ordrebekreftelse. Dersom leverandøren ikke kan levere bestilte varer iht. ordren (gjelder også med avvik i antall leverte kolli i forhold til bestilte kolli) skal dette fremkomme tydelig og presist i ordrebekreftelsen, avvikene skal oppgis på varelinjenivå. Dersom leverandør ikke kan levere bestilte varer som avtalt, skal leverandør på snarest mulig tidspunkt ta kontakt med bestiller for å gjøre avtale om erstatningsvarer. Erstatningsvaren skal være av lik eller bedre kvalitet enn avtaleproduktet, og erstatningsvaren kan maksimalt utgjøre samme pris som opprinnelig bestilt produkt. Levering av erstatningsvaren skal ikke skje før det er akseptert av bestiller. 2.4.3 Levering, feillevering og avvikshåndtering Leveranser skal være kostnadsfri og inkludert i varepriser, i tråd med DDP - Incoterms 2010. Produkt anses som levert når det er levert og akseptert innendørs på enheten. Oppdragsgivers enheter skal ha mulighet for minimum 1 levering pr uke. Produksjonskjøkkenet har behov for vareleveringer mandag fredag (5 leveringer pr uke) før kl. 08:00. Side -3-
Levering til kommunens øvrige enheter skal primært forekomme mellom kl 8.00 og 14.30. Det er ønskelig at varer ikke leveres på fredager. Flere av oppdragsgivers enheter kan ha mulighet til å motta varer før og/eller etter dette tidsrommet, eventuelle leveringstidspunkt utenfor oppgitt tidsrom må skje etter avtale med den enkelte enhet. Leverandøren skal utarbeide faste leveringsruter hvor enhetene skal ha faste leveringsdager. Liste over leveringsadresser (med GLN-nummer) som normalt bestiller næringsmidler er vedlagt (se vedlegg 12). Pr. i dag er ca 200 leveringsadresser som aktivt handler storhusholdningsprodukter og ca 150 leveringsadresser som aktivt handler anbrekksprodukter. Listen er ikke uttømmende og nye leveringsadresser (GLN-nummer) som tilkommer skal fortløpende innarbeides i leveringsrutene. Ved helligdager skal Leverandøren uoppfordret sette opp spesielle leveringsruter med tilhørende bestillingsfrister. Dette skal oversendes til Innkjøpstjenesten senest 3 uker før helligdag. Det er ønskelig for Oppdragsgiver at det i størst mulig grad benyttes faste sjåfører. Dette for å sikre en best mulig kjennskap ved leveranser til Oppdragsgiver. Leverandøren skal benytte lastebærere som er tilpasset leveransens størrelse. Med lastebærere menes paller, plastkasser, traller og lignende som benyttes ved frakt av varene. Lastebærerne er leverandørens eiendeler og leverandør må ha rutiner for innhenting og retur av disse, retur skal senest skje ved påfølgende levering. Alle lastebærere skal være hele og rene, og lastbærerne skal ikke være stablet med varer over 1,5 meter i høyden. 2.4.4 Oppfølging, feillevering og avvikshåndtering Tilbyder må ha en eller flere kontaktperson(er) som skal stå for kvalitetssikring og oppfølging av avtalen. Kontaktpersonen(e) skal være innforstått med avtalens innhold og skal kunne utarbeide rutiner i samarbeid med oppdragsgiver Leverandøren må ha systemer for effektiv avvikshåndtering. Oppdragsgiver skal kunne sende avvik pr e-post til leverandøren. Klager fra oppdragsgiver skal straks medføre aktiv innsats og problemløsning fra kontaktpersonen(e). Ved feillevering (feil vare levert i forhold til bestilling) skal Leverandør kostnadsfritt hente varen hos enheten og levere snarest i hht. bestilling. Ved feilleveranser av varer som skulle vært levert til en annen av Oppdragsgivers enheter eller til en annen av Leverandørs kunder skal Leverandør omgående etter varsling ta varer i retur. Oppdragsgivers enheter har ikke mulighet til å oppbevare disse varene for retur neste dag eller ved neste ordinære levering. Side -4-
Produksjonskjøkkenet bruker datasystemet AIVO for beregning av næringsinnhold og kostnader i måltid. For å kunne benyttes i eksisterende datasystem skal leverandøren gjøre tilgjengelig for Oppdragsgiver all produktinformasjon om næringsinnhold (næringsinnhold skal oppgis på råstoffet i varen og ikke på ferdig vare), ingrediensliste og lignende. Oppdragsgiver ønsker i størst mulig grad å benytte Millum PDB database til nedlastning av produktinformasjon. For de produktene som er tilgjengelige i databasen vil Produksjonskjøkkenet laste ned informasjonen direkte fra Millum PDB til AIVO, og Leverandøren trenger ikke å gjøre denne informasjonen tilgjengelig for Oppdragsgiver på annen måte. Det er primært ønskelig at prisinformasjon leveres av Leverandøren til Produksjonskjøkkenet i filformat MC Excel eller tilsvarende. 3 Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljø- og sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. 4 E-handel Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Oppdragsgiver har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av e-handelsplattformen, firmaet IBX, Capgemini Procurement Services. Leverandører som Oppdragsgiver inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via e-handelsplattformen. For produktområdet/tjenesteområdet som omfattes av anbudskonkurransen, skal det i løpet av kontraktsperioden tas i bruk e-handel. Det forventes at leverandører av denne avtalen inngår avtale med operatøren av e- handelsplattformen, og at elektroniske kataloger blir gjort tilgjengelig i henhold til de angitte frister. Disse fristene er satt opp i en samhandlingsavtale som vil være et vedlegg til den ordinære kontrakt som inngås, se vedlegg 11. Ved avvik på samhandlingsavtalen som skyldes leverandøren ved at frister ikke overholdes, vil det ikke bli handlet av valgte leverandør. Frister vil bli satt opp i en samhandlingsavtale i fellesskap mellom Oppdragsgiver og valgte leverandør. Leverandøren må selv dekke alle kostnadene en slik endring vil medføre. Leverandøren plikter etter anmodning fra Oppdragsgiver å identifisere alle tjenester og produkter med et identifikasjonsnummer som kommunen måtte bestemme. Side -5-
E-handel via ovennevnte e-handelsplattform stiller en del krav til leverandøren. Informasjon om dette ligger på nettstedet www.anskaffelser.no. Kostnader og prisliste for leverandøren finnes også på ovennevnte nettsted. Vi ber om at leverandøren beskriver sin status i forhold til e-handel i sin besvarelse av tilbudet. Hvis leverandøren ikke bekrefter at han kan bidra til dette, kan Oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. 4.1 E-handelskatalog For å gjøre bestillingene til enhetene så enkelt som mulig er det viktig å ha en katalog på e- handel som er brukervennlig. Med dette menes god produktbeskrivelse og beskrivelse av kvantum for den enkelte anskaffelse. Det skal legges inn næringsinnhold og ingrediensliste. Det skal tydelig fremkomme hva som er A-sortiment (nettoprodukter), B-sortiment (rabatterte produkter), samt hva som er spesialprodukter (økologisk mv). Bilder skal inneholde bilde av det enkelte produkt og det skal tydelig komme frem hva slags produkt det er snakk om på bildet. I katalogen skal bruksområder til produktene beskrives. Hvis leverandøren har flere kataloger for Oppdragsgiver på e-handel, skal en eventuell ny avtale medføre en separat katalog. Oppdatert e-handelskatalog skal sendes oppdragsgiver for godkjenning innen 14 dager før iverksetting av prisjustering, jf vedlegg 10 Kontrakt pkt. 14. 5 Kontrakt Viser for øvrig til konkurransegrunnlagets vedlegg 10, kontrakt. 6 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 50 % Service og levering 20 % Varer 20 % Miljø 10 % 6.1 Pris Vektes med 50 %. 6.1.1 Pris nettoprodukter Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i vedlegg 2, ark 1 Prisskjema. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene skal være faste første avtaleår. Side -6-
Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. Beregning av poeng på pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud. 6.1.2 Pris rabatterte produkter Tilbyder skal i vedlegg 2 Tilbudsskjema, ark 2 oppgi rabatt(er) på resterende varesortiment, rabatten gjelder for varer som ikke er nettopriset. Leverandørens veiledende prisliste for varegruppene som inngår i dette anbudet skal vedlegges tilbudet i elektronisk utgave. Ved evaluering av rabatt vil Oppdragsgiver gjøre et uttrekk av sammenlignbare varer fra de veiledende prislistene og sammenligne på nettopris (veiledende pris minus rabatt). Beregning av poeng på pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud 6.2 Service og levering Vektes 20 %. Tilbyder skal i eget vedlegg besvare pkt. 6.2.1 6.2.6. Oppdragsgiver vil ta en gjennomgang av tilbyders besvarelse på ovennevnte punkter. Oppdragsgiver vil etter innkjøpsfaglig skjønn vurdere hvilket tilbud som har det beste servicekonseptet. 6.2.1 Hastebestillinger Tilbyder skal beskrive rutiner rundt hasteleveranser og oppgi leveringstid fra hastebestilling til levering. 6.2.2 Leveringsgrad Tilbyder skal beskrive forventet leveringsgrad på varenivå og ordrenivå. Se vedlegg 10 Kontrakt pkt. 9.9 for definisjon av leveringsgrad. Høy leveringsgrad forventes og vil bli vektlagt. Om leveringsgraden gjentatte ganger ikke tilfredsstiller minimumskravet kan oppdragsgiver kreve økonomisk kompensasjon. 6.2.3 Rutiner rundt levering Tilbyder skal legge ved en beskrivelse av rutiner rundt levering både til store og små enheter, eksempelvis bruk av lastebærere osv. Her skal også returordninger for emballasje og lastebærere beskrives. 6.2.4 Ordning for anbrekk Tilbyder skal beskrive hva slags løsning på anbrekk som ligger i tilbudet. Side -7-
6.2.5 Kompetanse og erfaring på kontaktpersoner Tilbyder skal i tilbudet angi navn, kompetanse og erfaring på kontaktperson(er). Tilbyder skal også oppgi hva en eventuell oppfølging av både store og små enheter vil innebære 6.2.6 Kurs, faglig opplæring og produktinformasjon Leverandør skal tilby faglig opplæring og produktinformasjon til Oppdragsgiver, herunder også lærlinger. Beskriv hva slags kurs/opplæring tilbyder kan tilby og eventuelle kostnader knyttet til dette. 6.3 Varer Vektes 20 %. 6.3.1 Tilbudte produkter Oppdragsgiver vil etter innkjøpsfaglig skjønn vurdere hvilket sortiment som best ivaretar Oppdragsgivers behov med tanke på ønskede størrelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å etterspørre vareprøver av produkter som er ukjent for Oppdragsgiver. Hvis Oppdragsgiver ved en gjennomgang av vareprøvene avdekker at produktkvaliteten på flere av produktene ikke innehar tilfredsstillende kvalitet vil Oppdragsgiver forbeholde seg retten til å avvise leverandørens tilbud. Hvis det kun er en liten andel produkter som må skiftes ut grunnet for dårlig kvalitet og/eller at Oppdragsgiver anser de som ubrukbar skal nye produkter leveres til lik eller bedre pris som opprinnelig tilbudt. 6.3.2 Leverandørens øvrige sortiment Tilbyder skal beskrive hvilke varer som kan leveres innenfor: Økologiske produkter Leverandør kan levere Rettferdig handel produkter Leverandør kan levere Allergivennlige varer Leverandør kan levere o glutenfritt o laktosefritt Lav kalorivarer (diabetes) Leverandør kan levere Beskrivelsen av varene over skal minimum inneholde informasjon om artikkelnr, artikkelnavn, forpakningsenhet og forpakningsstørrelse og pris pr enhet. Oppdragsgiver vil i evalueringen vektlegge utvalg og pris (varer som evalueres på pris under pkt 6.1 og 6.3.1 vil ikke bli vurdert på pris under dette kriteriet). Oppdragsgiver vil etter innkjøpsfaglig skjønn vurdere hvilket sortiment som best ivaretar Oppdragsgivers behov. 6.4 Miljø Vektes 10 %. Side -8-
Tilbyder skal i eget vedlegg besvare pkt. 6.4.1. Oppdragsgiver vil ta en gjennomgang av tilbyders besvarelse og etter innkjøpsfaglig skjønn vurdere hvilken distribusjonsløsning som ivaretar lavest mulig miljøbelastning. 6.4.1 Distribusjonssystem Tilbyder skal beskrive hvordan distribusjonssystemet ivaretar lavest mulig miljøbelastning. 7 Tilbudsskjema - spesifisering Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema, grønne felt i begge 2 arkene skal fylles ut. I spesifikasjonens Ark 1 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og alle oppsatte linjer skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Ark 1 Prisskjema Ark 2 Rabatterte produkter Side -9-