RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2013 Risør - for gjestfrihet, nyskapning og mangfold Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling.
Virksomhetsplan 2013 side 2 INNHOLD 1) Risør kommunes visjon, hovedmålsetting og satsingsområder... 3 2) Risør kommunes verdier... 4 3) Enhetens ansvarsområde og organisering... 5 4) Enhetens tiltak ift. handlingsprogrammet... 6 4.1 Vedtakets punkt 9.1... 6 4.2 Vedtakets punkt 9.2... 7 4.3 Vedtakets punkt 9.3... 7 4.4 Vedtakets punkt 9.4... 13 5) Enhetens tiltak ift. budsjettvedtaket... 15 6) Brukere / Innbyggere... 17 6.1 Status... 17 6.2 Vurdering... 18 6.2.1 Tekniske tjenester... 18 6.2.2 Eiendom... 18 6.3 Målsetting... 19 6.3.1 Eiendom... 19 6.4 Tiltak... 19 7) Økonomiske rammer og forutsetninger... 21 7.1 Status... 22 7.2 Vurdering... 22 7.3 Målsetting... 23 7.4 Tiltak... 23 8) Intern utvikling i enheten... 25 8.1 Status... 25 8.2 Vurdering... 25 8.3 Målsetting... 25 8.4 Tiltak... 26 9) Spesielle forhold knyttet til enheten... 27 9.1 Kapasitet... 27 9.2 Prosjekter/tiltak/utredninger... 27 9.3 Eksterne aktører... 28 9.4 Samarbeid... 28 10) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer... 29
Virksomhetsplan 2013 side 3 1) Risør kommunes visjon, hovedmålsetting og satsingsområder Risør kommune har følgende visjon og hovedmålsetting, vedtatt 28. august 2008: VISJON Risør for gjestfrihet, nyskapning og mangfold HOVEDMÅLSETTING Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. I tillegg har kommunen vedtatt følgende satsingsområder: Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole
Virksomhetsplan 2013 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vikommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke
Virksomhetsplan 2013 side 5 3) Enhetens ansvarsområde og organisering Enheten er delt opp i flere tjenesteområder. 082 Tjenestene som omfatter vann, avløp, feier og renovasjon bør i hovedsak være selvfinansierende. 091/092 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale bygg og grunneiendommer. Eiendomsskattekontoret er tillagt enheten. 093 Renholdstjenester 094 Tekniske driftsoppgaver som ikke finansieres helt av kommunale gebyrer. Det faktureres årlig ut betydelig beløp for vann, avløp, båtplasser, husleier, eiendomsskatt m.v. Flere av oppgavene er løst gjennom interkommunalt samarbeid og omfatter renovasjon (RTA), brann- og redningstjeneste (ØABV), forebyggende brannarbeid (ØABV), feiertjeneste (ØABV), 110-alarmsentral (Arendal kommune) og akutt forurensningsutvalg (IUA). Fra 2011 faktureres renovasjonstjenestene direkte fra RTA. Enhetsleder Prosjekt Bygg / Eiendom Boligkontor Eiendomsskatt/gebyr Renhold Bygg/eiendom Utedrift Tekniske tjenester
Virksomhetsplan 2013 side 6 4) Enhetens tiltak ift. handlingsprogrammet Enhet for eiendom og tekniske tjenester vil ha ansvar for å følge opp nedenstående utredninger og tiltak vedtatt i Handlingsprogrammet for perioden 2013 2016. 4.1 VEDTAKETS PUNKT 9.1 Pkt 1: Søndeled skole (HP 7.7.1) Skoleutbyggingen på Søndeled gjennomføres ved at -65 bygget rives og nytt bygg oppføres. Videre gjennomføres utbedringer (lyd, inneklima, brann m.m.) av -85 bygget (saksutredningens alt. 1) Brutto kostnadsramme økes fra kr. 53,0 mill til kr. 68,0 mill. Økt kostnadsramme kr. 15,0 mill innarbeides i budsjettet for 2012. Utbyggingen gjennomføres som en totalentreprise med forhandlinger. Rådmannen bes videreføre planarbeidet med sikte på byggestart høsten 2011. Byggearbeidene er i gang med forutsatt ferdigstillelse til skolestart aug. 2013. Pkt 2: Risørhuset (HP 7.3.1) Risørhuset rehabiliteres/utbygges i tråd med tidligere vedtak. Risør bystyre gir en tilleggsbevilgning på kr. 11 400 000,-. Anbudsfase med oppstart byggearbeider feb. -13. Pkt 3: Rehabilitering Sandnes (HP 7.1.6) Vedtatt ifm. budsjettet for 2011. Utbedringer i gang for hus 1, 2 og 3. Hus 6 i eget anbud i 2013. Pkt 15: Ny kirkegård og minnelund (HP 7.2.4) Vedtatt ifm. budsjettet for 2011.
Virksomhetsplan 2013 side 7 Avventes ift kapasitet. 4.2 VEDTAKETS PUNKT 9.2 Pkt 16: Buvikveien og fiskerihavn (HP 7.2.15) Behandlet i Handlingsprogrammet for perioden 2011-2015. Avventes ift utbygging på Holmen. Pkt 17: Tangengata vann og avløp (HP 7.2.11) Vedtatt ifm. budsjettet for 2009. Avventes ift utbygging i Flisvika. Pkt 9: Prestebolig (HP 7.8.2) Vedtatt ifm. budsjettet for 2012. Avventes. 4.3 VEDTAKETS PUNKT 9.3 Pkt 20: Kommuneplan (HP 8.1.1) Revisjon av Risør kommunes kommuneplan igangsettes høsten 2012. Enheten deltar i arbeidet på lik linje med resten av organisasjonen. Pkt 23: Kompetanseplan (HP 7.8.8) 1. Kompetanseutvikling må være et prioritert område for Risør kommune. 2. Risør bystyre vedtar planen slik den foreligger som en utredning. Tiltak vurderes i sammenheng med handlingsprogram, budsjett, enhetenes virksomhetsplaner og den daglige personalledelse. 3. Rådmannen kommer tilbake til komité og bystyre med en strategisk kompetanseplan.
Virksomhetsplan 2013 side 8 Enheten deltar i arbeidet på lik linje med resten av organisasjonen. Pkt 24: Risør barneskole inkl. enøk tiltak (HP 7.7.2 & 8.3.2) - Risør barneskole (blokk 1, 3, 4 og 5) oppgraderes i perioden med en kostnadsramme på kr. 20 mill ink. mva. (investeringsmidler) - Det innføres luft til vann varmepumpeanlegg i Idrettsbygget. Anlegget etableres slik at det på et senere tidspunkt kan utvides og knyttes til jordvarme. Anbud innkommet for deler av tiltakene. Investeringsrammen økt til 34,5 mill.kr. inkl. avsetning til inventar og utstyr. Utførelse 2013-14. Pkt 25: Vann og avløp til Hødnebø (HP 7.2.12) Risør bystyre vedtar å igangsette arbeide med fremføring av vann og kloakk til Hødnebø med en kostnadsramme på kr. 4 135 000,- pluss avgift. Arbeidene søkes igangsatt snarest mulig og gjennomføres i samsvar med planer utarbeidd av Asplan Viak AS. Det fastsettes et anleggsbidrag på kr. 54 000,- pr. abonnent. I tillegg kommer fastsatt tilkoblingsavgift (kr. 7000,- for vann og kr. 7000,- for kloakk). Tiltaket finansieres ved omdisponering av kr.3.500.000 av ubrukte lånemidler til prosjektene vann og avløp til Randvik (Oterlia II) som ikke lenger er aktuell. Anbud innkommet. Oppstart forsinket pga avklaring for kulturminneundersøkelser. Pkt 26: Dagtilbud psykiatri inkl. hjelpemiddellager (HP 7.1.11 & 7.1.12) - Det etableres nytt dagtilbud til personer med psykiske lidelser i lokalene til Frydenborg barnehage. Lokalene rustes opp for kr. 3,5 mill ink. mva. i perioden (investeringsmidler). - Utredning av etablering av kommunalt hjelpemiddellager igangsettes i 2012 for realisering i slutten av perioden (2014/15). Under planlegging.
Virksomhetsplan 2013 side 9 Pkt 27: Oppgradering av renseanlegget på Røed, samt omlegging Bossvik- Hjembu-Røed (HP 7.2.9 & 7.2.10) Renseanlegget på Røed oppgraderes i perioden innenfor en kostnadsramme på kr. 7 mill. (investeringsmidler). Omlegging Bossvik-Hjembu-Røed er vedtatt ifm. budsjettet for 2009. Prosjektene avventes ift avklaringer i ny Hovedplan for vann og avløp (under utarbeidelse). Pkt 30: Parkeringsanlegg (HP 7.6.2) Risør bystyre gir sin prinsipielle tilslutning til arbeidsgruppas rapport dat. 26.07.11 og utarbeidd forprosjekt, parkeringsanlegg i Urheia alternativ 2, sist datert 14.06.11. Bystyret ber rådmannen nedsette en hurtigarbeidende arbeidsgruppe som skal: vurdere/klargjøre eierskap, herunder undersøke interessen for deltagere/aksjonærer i et aksjeselskap avklares/utredes formaliteter ved dannelse av aksjeselskap/vedtekter m.m. vurdere lånefinansiering og fremdrift i forhold til etablering av aksjeselskap m.m. se på avtaleforhold med berørte grunneiere, herunder vilkår for utb. avtale med kommunen m.m. Risør bystyre er innstilt på å kunne delta med inntil 6,5 mill. kr. som aksjekapital i et as-selskap. Uavklart framdrift. Pkt 32: Kartlegging av oppgraderingsbehov; løkker og lekeplasser (HP 7.1.16) Kommunen kartlegger tilbudet og standarden på lekeplasser og løkker i kommunen, og skisserer mulige finansieringsordninger for en oppgradering. Ferdig utredning og behandling høsten -12.
Virksomhetsplan 2013 side 10 Pkt 34: Utvidelse av Fargeskrinet barnehage (HP 7.1.1) Det bygges/etableres en, eventuelt to, nye avdelinger i tilknytning til Fargeskrinet barnehage. Utredning påbegynt. Pkt 35: Utbedring av Kvernvikveien (HP 7.2.7) Utbedring av veien fra gamle E 18 til barnehagen på Søndeled utredes og kostnadsberegnes med henblikk på ferdigstillelse. Foreløpig ikke prioritert av Aust-Agder fylkeskommune som er veieier. Se for øvrig pkt. 13 i Bystyrets budsjettbehandling. Pkt 36: Vann og avløp Gjernes (HP 7.2.13) Bystyret ber videre om at det nå utarbeides planer for fremføring av kommunalt ledningsnett til deler av Gjernesområdet i tråd med føringer i saksforarbeidet. Utredning startet. Pkt 39: Stangholmen (HP 7.5.1) Det igangsettes reguleringsplanarbeid for Stangholmen gnr. 33, bnr. 2. Planarbeidet gjennomføres med utgangspunkt i skisse (mulighetsstudie) dat. 22.12.09 og i henhold til saksforarbeidets vurderinger. Avventes. Pkt 40: Næringsarealer (HP 7.4.1) Klargjøring av næringsarealer på Hestemyr og Moland øst og vest videreføres med en kostnadsramme på kr. 7 mill i perioden (investeringsmidler). Avventes.
Virksomhetsplan 2013 side 11 Pkt 41: Tilpasse Linkenbygget (HP 7.1.7) Det gjennomføres opprusting og tilpasning av Linkenbygget i perioden med en kostnadsramme på kr. 9,5 mill. (investeringsmidler). Under planlegging. Pkt 42: Forsterkede boliger for bostedsløse (HP 7.1.8) Bystyret ber rådmannen gjøre ytterligere vurdering av boligenes lokalisering. En ny vurdering kan også inkludere kjøp av private eiendommer. Formannskapet delegeres myndighet til å fatte beslutning vedrørende lokalitet og evt. kjøp av eiendom etter at saken er behandlet i helse- og omsorgskomiteen. Utredning med ny lokalisering påbegynt. Pkt 43: Rehabilitere Skansen (HP 7.1.5) - Bystyret ber rådmannen vurdere driften av ungdomshuset (Skansen), og hvorvidt andre alternativer kan være mer positive for de ungdommer som frekventerer Skansen. F.eks. kan en spørreundersøkelse blant elever ved ungdomsskolen gi svar på dette. - Før eventuelle investeringer gjøres i Ungdomsklubben må kommunen kartlegge mulige brukergrupper og tilpasse bygget et gjennomtenkt formål. Et flerbrukshus der bl.a. ungdommen har sin naturlige plass, men også andre grupper vurderes. Kultur er foreløpig prosjekteier. Pkt 44: Etterslep (HP 8.3.3) Utskifting av biler og utstyr til bruk i teknisk drift gjennomføres ihht. plan. Innkjøp foretas ihht handlingsplan. Pkt 45: Utstyr parkeringsordningen (HP 7.2.22) Risør bystyre vedtar følgende organisering av parkering i sentrum: < >
Virksomhetsplan 2013 side 12 Eksisterende billettautomater oppgraderes til mulighet for kortbetaling. Parkometre skiftes ut med billettautomater. Mulighet for mobilbetaling med SMS vurderes nærmere i forhold til økonomi og praktiske løsninger. < > Kostnadene for oppgradering av parkeringsordningen innarbeides i budsjett for 2013. < > Innkjøp i 2013. Pkt 46: Miljøfyrtårn (HP 7.8.1) Etablere klimaplan og miljøsertifisering for Risør kommune. Prosess startet etablere arbeidsgrupper for hvert bygg/bruker. Pkt 47: Randvik barnehage utredning av 1-2 nye avdelinger (HP 7.1.2) Det utredes utbygging av nye Randvik barnehage med 1-2 avdelinger. Utredningen skal være ferdig innen utgangen av 2012. Tidspunkt for oppstart av eventuell utbygging besluttes deretter. Avventes ift utredning av Fargeskrinet barnehage. Pkt 48: Oppgradering av kommunale øyer Oppgradering kommunale areal (øyene/skjærgården/fjorder) Tiltaket er foreløpig uten budsjettmidler. Antas i noe grad å kunne finansieres med tilskudd og egen årlig avsetning til friluftsområder. Pkt 51: Tilrettelegging av bobiler i sentrum Kartlegging av muligheter for å etablere løsninger for bobiler i Risør, inkl. lokalisering, igangsettes i 2012. Tas opp som element i revisjon av Kommuneplanens arealdel.
Virksomhetsplan 2013 side 13 4.4 VEDTAKETS PUNKT 9.4 Nytt verksted og brannstasjon (HP 7.2.3) Behov for og gevinster ved å etablere en ny brannstasjon med verksted for kommunens tekniske tjenester utredes. Utredningen foretas i slutten av perioden (2014-2015) Lokalene er også gjenstand for avvik ifm vernerunder. Må ses i sammenheng med strakstiltak. Torvet (HP 7.6.1) Behandlet / vedtatt i Handlingsprogram 2011-2014. Tas opp som element i revisjon av Kommuneplanens arealdel. Tiltak for å redusere skadeomfang ved ekstremvær (HP 7.2.19) Behov for og gevinster ved tiltak for å redusere skadeomfang ved ekstremvær utredes. Plan for gjennomføring av tiltak behandles av bystyret ifm. Handlingsprogram for perioden 2013-2016. Plan for tiltak utarbeides i 2013. Finansiering av tiltak innarbeides i Handlingsprogram for 2014-2017. Garasjer til beboere i Orreveien (HP 8.3.4) Det etableres garasjer for utleie til beboere i Orreveien ressurssenter. Avventes ift gjennomføring i 2015. Vann og avløp Røysland krets (HP 7.2.14) Løsninger for fremføring av vann og avløp til Røysland krets utredes (tidligere vedtatt av Risør bystyre) og behandles/iverksettes i perioden 2012-2013. Utredningen legges i prioritet etter vann og avløp til Gjernes. Prosjektet forutsettes for øvrig å bli omtalt i ny hovedplan for vann og avløp våren 2013.
Virksomhetsplan 2013 side 14 Båthavn Søndeled - Jeppestrand (HP 7.2.16) C. Det opptas forhandlinger med berørte grunneiere på Søndeled (Jeppestrand) om utbygging av regulert båthavn, herunder å sikre nødvendige rettigheter. Forhandlingene igangsettes snarest mulig. Videre vurderes muligheten for privat eierskap og drift av kommunale båtplasser ved Karolina (Sandnes) og Hødnebøkilen. Forhandlinger igangsatt tidspunkt for avtale foreløpig uvisst.
Virksomhetsplan 2013 side 15 5) Enhetens tiltak ift. budsjettvedtaket Under gis en oversikt over enhetens ansvarsområder ift. budsjettvedtaket. Vedtakets punkt 1e: Betaling for kommunale båtplasser økes med 5 %, (i stedet for formannskapets flertallsinnstilling på 15 %) samt engangsgebyr for venteliste kr.500,- (uendret). Inndekning: Dekkes inn ved sparte finanskostnader ved utsettelse av utvidelsen av Fargeskrinet barnehage. Det resterende tas fra seniormidler. Vedtakets punkt 1f: Betalingssatser for båter i gjestehavnen differensieres til flere kategorier, og satsene økes for å harmonisere med sammenlignbare kommuner på Sørlandet. Vedtakets punkt 2: Søndeled Vel gis et tilskudd på kr 25 000 til blomster på Søndeled. Inndekning tas over driftsbudsjettet. Vedtakets punkt 3: Vaktmesterordningen i Kunstparken fortsetter i 2013. Inndekning: Enhet for teknisk drift. Vedtakets punkt 7: Asfaltering av kommunale grusveier styrkes med kr 00 000 til i alt kr 1 000 000 - i investeringsbuds ettet. ystyret ber mil ø- og teknisk komit lage en liste over asfaltering av veier samt behov for trafikksikringstiltak, i prioritert rekkefølge innen sommeren 2013. Finansiering: Fond. Vedtakets punkt 13: Utbedringen av Kvernvikvegen fremskyndes. Det settes av 1 mill. til oppstart i 2013. Inndekning fra låneopptak. Kvernvikveien er en fylkesvei som administreres av Statens Vegvesen. Avsetningen fra Risør kommune må anses som et tilskudd til opparbeidelse av gang- og sykkelvei langs strekningen fram til Fargeskrinet barnehage. Prosjektets gjennomføring er avhengig av en tilsvarende prioritering fra Aust- Agder fylkeskommune. Vedtakets punkt 14: Bygging av lekeplasser styrkes gjennom en ekstrabevilgning på inntil 1,5 millioner kroner på investeringsbudsjettet. Hasdalen, Sagjordet og
Virksomhetsplan 2013 side 16 Kjempesteinsmyra prioriteres. Beløpet dekkes inn ved at låneopptak til Fargeskrinet barnehage reduseres tilsvarende. Det jobbes samtidig med mulig ekstern finansiering i samarbeid med Velforeningene. Miljø- og teknisk komité setter ned en ressursgruppe med forslagsvis barnefaglig, planfaglig, teknisk og økonomisk kompetanse for å bistå velforeningene til å utvikle lekeplassene og løkkene. (Vedtak i Bystyret sak PS 161/12) Vedtakets punkt 18: Bystyret ønsker å støtte Risør sentrum som aktivt handelssted, og innfører derfor 2 timers gratis parkering i Risør sentrum i periodene januar-april og septemberdesember (1. og 3. tertial) fra og med 2013. Inndekning: Disposisjonsfond. Tilbakeføres til fondet i 2013 ved økte inntekter. Administrasjonen vil foreslå justeringer for å ivareta praktiske forhold i parkeringsordningen. Vedtakets punkt 24: Bystyret er bekymret for vedlikeholdet av kommunale bygg. For å bedre vedlikeholdet ønsker vi en vedlikeholdsplan hvor kost nytte vektlegges, og en evaluering/styrking av vaktmestertjenesten og ansvarsfordelingen av vedlikeholdet. Vedlikeholdsplanen er under utarbeidelse.
Virksomhetsplan 2013 side 17 6) Brukere / Innbyggere Enheten har tjenester som berører alle innbyggerne og ansatte i kommunen. All infrastruktur som veier, parkanlegg, idrettsanlegg, friluftsområder, havnevirksomhet, skjærgårdstjeneste, vann- og avløpshåndtering ligger innenfor enhetens ansvarsområde. I tillegg har også enheten ansvar for drift og forvaltning av alle kommunale bygg og eiendommer, derav både formålsbygg og boliger. Kommunale formålsbygg er fordelt på skoler, barnehager, institusjoner, kulturbygg, næringsbygg, idrettsbygg og administrasjonsbygg. Ansvarsdelingen mellom bruker og eier er nedfelt og regulert i utarbeidede brukeravtaler for de enkelte virksomheter. 6.1 STATUS Veivedlikehold, både sommer og vinter, kan by på store budsjettmessige utfordringer dersom klimatiske forhold avviker fra normale sesonger. Parkeringstjenesten skal gi skal sørge for at innbyggerne/handlende/tilreisende, opplever tilfredsstillende fremkommelighet på veiene, god tilgjengelighet av parkeringsplasser og skal hindre at det skapes trafikkfarlige situasjoner. Parkene omfatter i hovedsak tilrettelegging av sentrumsområdet. Disse områdene er Risørs ansikt utad og har god standard. Det har ikke vært rom for tiltak utover dette som for eksempel lekeplasser i boligfelt. Skjærgårdstjenesten utføres i samarbeid med SNO (Statens Naturoppsyn). Denne tjenesten omfatter i tillegg til skjøtsel/renovasjon av friområdene også tilsyn m.h.t. fuglereservat, ulovlig fiske m.v. Det er stor etterspørsel etter båtplasser, og det opereres med ei venteliste på ca. 220 søkere. Et politisk nedsatt utvalg har lagt fram en prioritert handlingsplan for oppgradering og utbygging båtplasser som er vedtatt i bystyret. Utendørs idrettsanlegg har god standard og samarbeidet med de lokale idrettslag bidrar til at ønskede anlegg får et godt vedlikehold. Brukertilfredsheten er svært tilfredsstillende for drikkevannsforsyning og avløp. Samarbeid med eksterne aktører gjennom RTA (renovasjon), ØABV (brann, forebyggende, feier), Arendal kommune (alarmsentral), og IUA (oljeforurensning). Status over bygningsmassen. Bygg Areal m2 Administrasjonsbygg 3600 Barnehager 2100 Skoler 11700 Institusjoner 12300 Boliger, leiligheter (ca 145 enh) 7800 Næringsbygg 6100 Idrettsbygg 5500
Virksomhetsplan 2013 side 18 Bygg Areal m2 Kulturbygg 4700 Sum areal (m2) 53800 Ny Søndeled barneskole er under bygging arealoppgaven viser tidligere areal. 6.2 VURDERING Krav til tjenestene og kvaliteten er stadig økende. 6.2.1 Tekniske tjenester Ønsket ressursbruk på vedlikehold står ikke i samsvar med bevilgninger. Dette gjelder i hovedsak veier, parker, og båtplasser. Det er også et behov for å sikre fremkommeligheten og trafikksikkerheten i sentrumsområdet gjennom kontrolltiltak for feilparkerte kjøretøyer. Det har tidligere år blitt avsatt midler på investeringsbudsjettet for standardheving av veger, men selv med en videreføring av dette beløpet, vil det ta mange år før vegene blir tilfredsstillende. Forfallet på veiene akselererer gjennom nedslitte asfaltdekker og manglende grusdekker. Båtplasser for kommunens egne innbyggere samt eiere av fritidshus er et tilbud med stor etterspørsel. Størrelsen på båtplassene varierer. I sentrumsnære områder er det mangel på store båtplasser. Dagens venteliste er per okt. 2012 220 søkere, derav 65 utenbys. Private utbyggere har avløst etterspørselen noe, men det er fortsatt lang venteliste. Ved utbygging av fritidsbebyggelse øker dette presset ytterligere. Det bør være et krav overfor utbyggere at dette løses i eget nærområde. Lekkasjesøking og sanering av ledningsnett innenfor vann og avløp er viktige med tanke på sikkerhet og kvalitet til innbyggerne samt reduksjon i driftskostnadene (mindre produksjonsvolum). Deler av maskinparken er under utskifting. Dette er sterkt tiltrengt for å få ned sykefraværet, bedre arbeidsmiljøet, minske forurensning gjennom lavere utslipp og for å oppnå en optimalt utført tjeneste. 6.2.2 Eiendom Det er avsatt midler på investeringsbudsjettet for standardheving av bygg, men ønskene fra de enkelte brukere er svært omfattende. Basert på den slitasjen som bygningene har, som følge av bruken og etterslep grunnet begrensede innsatsmidler, vil enheten ikke kunne oppnå et tilfredsstillende vedlikehold for hele bygningsmassen. Forfallet akselererer i takt med utsatt vedlikehold. Kommunen har i flere år prioritert en oppgradering av institusjoner, skoler, barnehager og omsorgsboliger slik at det er god standard på flere av de store byggene. Det er dermed viktig at det opprettholdes et godt vedlikehold av disse bygningene. Utover disse prosjektene mangler det midler til et tilfredsstillende vedlikehold. Lekeplassutstyr ved alle skoler og barnehager skal tilfredsstille krav til forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr. Det er foretatt en kartlegging av status på lekeplasser/løkker i kommunen. Eiendomstjenesten har brannvernlederfunksjonen på de kommunale byggene.
Virksomhetsplan 2013 side 19 6.3 MÅLSETTING Det er et overordnet mål at vi skal utføre de pålagte oppgavene uten at det skal gå utover miljøet og innenfor de disponible ressurser som finnes. Service overfor innbyggerne er et prioritert område og skal så langt som mulig gjennomføres tilfredsstillende. Beredskapsordning for bygg, vei og VA-sektoren er ivaretatt av brøyte- og teknisk vakt. Det tilstrebes sterkt å legge forholdene til rette for alle brukergrupper ved nyanlegg og ombygginger/endringer (universell utforming) 6.3.1 Eiendom Leiekontrakter for de kommunale boligene skal ajourholdes. Det tilstrebes kontinuitet i utleie for å unngå unødige ledigtider. Utleieobjektene må ha et riktig prisnivå basert på faktiske kostnader. Alle objektene må gjennomgås med sikte på en harmonisering og justering til et riktig markedsnivå. 6.4 TILTAK Investeringsbudsjettet viser vedtatte prosjekter som skal gjennomføres. Det bør innenfor de enkelte tjenesteområder foretas en vurdering av prioriterte nyanlegg/tiltak basert på kost/nytte effekt. Veiene er under oppgradering og må videreføres for lettere å kunne utføre et tilfredsstillende vedlikehold. Parkeringstjenesten skal være serviceorientert. I 2013 vil det bli anskaffet nytt utstyr for betalingsautomater som muliggjør betaling med kort. Friluftsområdene og skjærgården oppgraderes så langt mulig for tilrettelegging for alle brukere (universell utforming) gjennom et samarbeid med SNO/Fylkesmannen basert på en felles forvaltningsplan. Forvaltningsplanen har blitt revidert i 2012. Etter søknad kan det gis betydelige tilskudd for fysiske tiltak. Idrettsanlegg må videreføre dagens standard. Samarbeid med Risør idrettsråd og alle idrettslagene er viktig for å kunne tilby gode anlegg. Rullering av Plan for anlegg for fysisk aktivitet og folkehelse 2013-16 er et tiltak som gjennomføres i samarbeid med samfunnsplanlegger/brukerne og ble vedtatt av Bystyret høsten 2012. Vannforsyningen har et forbedringspotensiale i å redusere lekkasjer ved å sanere gammelt ledningsnett. Sanering av ledningsnett vil være et tema i ny hovedplan for vann. Avløpssektoren må bidra til at eiendommer nær offentlig ledningsnett tilkobles for å bedre forurensningssituasjonen i bekker og vassdrag. Økt tilkobling av fritidseiendommer har et stort potensiale. Se for øvrig forutsetninger i ny hovedplan for avløp. Maskinparken oppgraderes. Videreutvikle fleksibilitet blant personellet.
Virksomhetsplan 2013 side 20 Eiendomsskattekontoret skal sørge for at nye eiendommer blir registrert og at evt. verdiøkninger for eksisterende eiendommer blir justert. Dette gjøres i nært samarbeid med enheten for plan og byggesak.
Virksomhetsplan 2013 side 21 7) Økonomiske rammer og forutsetninger Tjenesteområde Budsjett 2013 Regnskap 2012 Revidert budsjett 2012 Opprinnelig Budsjett 2012 1210 Eiendomsforvaltning 2 169 000 1 534 752 2 061 000 2 043 000 1300 Drift av adm bygg 1 646 000 1 418 056 1 646 000 1 459 000 2211 Drift av barnehagelokaler 1 154 000 1 102 585 1 166 000 1 174 000 2221 Drift av skolelokaler 4 051 000 4 461 160 4 134 000 4 212 000 2610 Drift av institusjoner 1 009 000 1 131 876 1 106 000 1 171 000 2650 Utleieboliger 222 000 1 624 365 261 000 311 000 2651 Kommunale festetomter -180 000-219 457-180 000-180 000 3253 Utleie næringsbygg/arel -1 112 000-1 297 886-1 072 000-1 046 000 3802 Idrettslokaler 596 000 639 312 596 000 596 000 3810 Idrettsbygget 583 000 538 509 607 000 622 000 3811 Idrettshallen 326 000 396 127 339 000 348 000 3860 Kommunale kulturbygg 62 000 397 603 80 000 257 000 3901 Presteboliger 57 000-30 708 57 000 57 000 091 Eiendom & teknisk drift - leder 10 583 000 11 696 294 10 801 000 11 024 000 1300 Drift av adm bygg 103 000 46 653 98 000 98 000 2211 Drift av barnehagelokaler 276 000 213 908 269 000 265 000 2221 Drift av skolelokaler 1 319 000 990 051 1 279 000 1 267 000 2610 Drift av institusjoner 1 063 000 1 095 464 1 191 000 1 030 000 2650 Utleieboliger 304 000 269 240 291 000 291 000 3810 Idrettsbygget 228 000 249 709 249 000 242 000 3811 Idrettshallen 156 000 69 234 151 000 151 000 3860 Kommunale kulturbygg 437 000 582 912 736 000 426 000 092 Eiendom - Vaktmestertjeneste 3 886 000 3 517 171 4 264 000 3 770 000 1204 Kantine kommunehuset 134 000 105 781 130 000 129 000 1300 Drift av adm bygg 1 169 000 1 281 696 1 295 000 1 281 000 2211 Drift av barnehagelokaler 568 000 523 430 570 000 556 000 2221 Drift av skolelokaler 3 511 000 3 028 599 3 308 000 3 238 000 2610 Drift av institusjoner 2 281 000 2 130 345 2 213 000 2 170 000 2650 Utleieboliger 100 000 80 218 98 000 96 000 3253 Utleie næringsbygg/arel 907 000 840 860 881 000 863 000 3810 Idrettsbygget 456 000 399 390 572 000 562 000 3811 Idrettshallen 290 000 286 731 282 000 275 000 3860 Kommunale kulturbygg 370 000 443 547 346 000 338 000 093 Eiendom - Renholdstjeneste 9 786 000 9 120 597 9 695 000 9 508 000
Virksomhetsplan 2013 side 22 Tjenesteområde Budsjett 2013 Regnskap 2012 Revidert budsjett 2012 Opprinnelig Budsjett 2012 3256 Invest. i næringsareal 29 000-29 000 29 000 3300 Tilskudd til Øysangfergen 425 000 400 000 400 000 400 000 3330 Kommunale veier 5 220 000 5 362 026 4 976 000 5 875 000 3335 Investeringer i veier 80 000-80 000 80 000 3336 Trafikksikkerhetstiltak 23 000-23 000 23 000 3339 Parkering -1 051 000-388 350-1 044 000-830 000 3340 Miljø og trafikksikkerhetstiltak 960 000 688 283 1 190 000 230 000 3350 Parker og lekeplasser 846 000 844 942 842 000 823 000 3380 Forebyggende arbeid 340 000 189 613 330 000 330 000 3390 Brannvesen 7 626 000 5 767 523 6 092 000 5 549 000 3391 Oljevernberedskap 45 000 27 622 28 000 28 000 3600 Naturforvaltning 350 000 273 496 369 000 338 000 3607 Risør Havnevesen -2 408 000 617 896-111 000-94 000 3800 Drift av idrettsanlegg 347 000 273 018 342 000 342 000 3802 Idrettslokaler 40 000-40 000 40 000 3805 Inv. i idrettsanlegg 3 000-3 000 3 000 094 Eiendom - Tekniske tjenester 12 875 000 14 056 069 13 589 000 13 166 000 09 Eiendom & tekniske tjenester 37 130 000 38 390 131 38 349 000 37 468 000 Ansvarsområder: Avgiftsfinansierte tjenester vann, avløp, renovasjon (RTA), feier (ØABV). Bygg/eiendom Vaktmestertjenester Renhold Tekniske tjenester 7.1 STATUS Budsjettkontrollen skjer gjennom Agresso og månedlige oppfølginger med økonomiavdelingen, kommunalsjef og rådmann. Funksjonen som Hovedverneombud ivaretas av en ansatt i enheten, hvilket utgjør 0,2 årsverk. Funksjonen som beredskapskoordinator er overført til enheten med forutsatt 0,2 årsverk. Tilsynsmyndighetene setter nye krav til internkontroll som medfører økt behov for eksterne service- og vedlikeholdskontrakter. 7.2 VURDERING Utfordringen er å tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut mot publikum. I en situasjon der de økonomiske rammene måtte reduseres for 09-området, medfører dette følgende konsekvenser: - Varer og tjenester er i hovedsak ikke korrigert for prisstigning men er videreført på 2012-nivå. Dette er i realiteten en reduksjon av drifts- og vedlikeholdsoppgavene. Prisstigningen for tekniske vare- og
Virksomhetsplan 2013 side 23 tjenestekjøp er tradisjonelt høyere enn konsumprisindeksen og dette virker som en ytterligere forsterkende negativ effekt. - Strømbudsjettet for kommunale bygg er redusert med 6 % under forutsetning av redusert forbruk som en følge av ENØK-tiltak. - Leiesatsene for båtplasser er økt med 15 %. - Gjestehavnsavgiften er økt og differensiert i samsvar med leiesatsene i sammenlignbare havner. - Innsparing på vaktmestertjenesten ved effektivisering. Rammeområdet er svært følsomt overfor energikostnader (både strømpris og forbruk), indeksregulerte rammeavtaler, forsikring m.v. Endringer her gir ofte store utslag på utgiftsnivået. Prisjusteringer fra eksterne aktører/kontraktører for tjenester og materiell, vil i de fleste tilfeller gi større utslag på utgiftssiden enn det som følger av tildelte rammer. I tillegg kommer også uforutsigbarhet for utgifter til snøbrøyting og strøing. Økte krav til dokumentasjon av rutiner i internkontrollsystemer, tilsyn og kontroll av driftsoppgaver, krav til serviceavtaler mm, medfører økte kostnader på bekostning av øvrige driftsoppgaver i budsjettet. 7.3 MÅLSETTING Opprettholde en tilfredsstillende drift innenfor de økonomiske rammene som tildeles. Oppgradere infrastruktur og bygningsmasse til å være i samsvar med dagens krav og forventninger. 7.4 TILTAK Vei - Prosessen med snørydding i sentrum videreføres. Standardheving av veier for øvrig er avhengig av tildeling av midler til investering. I løpet av økonomiplanperioden skal det lages en samlet oversikt over totalt behov. Trafikksikkerhetstiltak - Forslag til trafikksikkerhetstiltak rulleres årlig, men små årlige avsetninger muliggjør kun mindre tiltak. Tiltakene gjennomføres om mulig med delvis statlig tilskudd. Parkering - En arbeidsgruppe har vurdert parkeringstilbudene og foreslått et nytt parkeringsanlegg i Urheia. Bystyret har vedtatt å nedsette en ny arbeidsgruppe som skal utrede administrative forhold omkring parkeringsanlegget. Park - Sentrumsområdet er et prioritert område, mens øvrige grøntområder langs de trafikkerte veiene også bør fremstå som velstelt. Friluftsområder/skjærgårdstjenesten - Det er lagt til rette for mer effektiv håndtering av renovasjon og dette må videreføres. Skjøtsel av friområdene/skjærgården er en stor
Virksomhetsplan 2013 side 24 utfordring. Det legges vekt på de attraktive bruksområdene og at stier så langt mulig holdes åpne. Denne tjenesten medfører statlig tilskudd for utførelse. Det bør etableres samarbeid med lokale foreninger/skoler for å få utnyttet midlene enda bedre. For øvrig er kommunedelplan for idrett og friluftsliv revidert i 2012. Idrett - Bistand ytes for lokale lag/foreninger og idrettsråd gjennom prosessen med spillemiddelsøknader. Samarbeid gjennom et positivt og aktivt vedlikehold. Vann - Et prioritert område fremover vil være økt innsats på utskifting av gammelt ledningsnett for å redusere lekkasje. Avløp - Det prioriteres å øke tilkoblingen til renseanleggene. Dette vil bidra til en økt miljøeffekt ved å redusere ukontrollerte utslipp. Sammenkobling av renseanlegg er et tiltak som på sikt kan bidra til å redusere de totale driftsutgiftene. Feier og renovasjon - Utføres i et interkommunalt samarbeid (ØABV og RTA). Kommunen må være en aktiv pådriver i dette for at innbyggerne skal få et best mulig tilbud. Gebyrer For 2013 er det vedtatt følgende endringer: - Båtplassavgift 15 % økning - Vann Ingen endring - Avløp 20 % reduksjon - Feier Ingen endring - Engangsgebyr for å stå på venteliste for tildeling av båtplass er kr. 500,-. Miljø/klima - Bystyret har vedtatt at Risør kommune skal Mijøfyrtårnsertifiseres og sekretærfunksjonen er lagt til enhet for eiendom og tekniske tjenester. Konsekvenser Drift og vedlikehold utføres optimalt innenfor bevilgede rammer.
Virksomhetsplan 2013 side 25 8) Intern utvikling i enheten Det er pr. 1.1.2013 totalt 49 ansatte med ulik kompetanse fordelt på 45,8 årsverk 8.1 STATUS Det avholdes jevnlige intern-/informasjonsmøter med de ansatte innenfor de forskjellige fag-/tjenesteområdene. Dette gjennomføres for å få en dialog mellom ledelse og arbeidstakere, der det rettes fokus på fremtidige oppgaver, gjennomførte tiltak, økonomioppfølging m.v. Administrasjonen består av 10 ansatte fordelt på 9,8 årsverk (0,2 årsverk som HVO), hvorav 4 er kvinner. Uteseksjonen /vaktmestre har 18 fast ansatte hvorav 1 kvinne, fordelt på 17 årsverk. Renholdere har 21 fast ansatte, fordelt på 19 årsverk. Ved målbevisst arbeid har sykefraværet for renhold gått betraktelig ned de senere år gjennom: - God senior politikk - Faste personal møter - Tilrettelegging av arbeidsplasser - Sosiale sammenkomster utenom arbeidstid - Møteplassen - Opplæring Enheten har hatt problemer med rekruttering av personell til stillinger på ingeniørnivå. Markedet for denne typen arbeidskraft er for tiden meget stramt. 8.2 VURDERING Det er viktig at enheten markedsfører at Risør kommune er et godt og attraktivt arbeidssted. Et godt arbeidsmiljø vil kunne bidra til at nye medarbeidere rekrutteres. Det er viktig at dialogen mellom alle ansatte følger verdiene fastsatt i Verdidokumentet. Det er gjennom organisasjonsendring og verdidokument søkt å delegere ansvar og se på nye oppgaver for å nyttiggjøre og øke kompetansen til de ansatte, samt få økt medvirkning blant de ansatte. En oppgradering av kunnskapen bidrar også til at arbeidsoppgavene blir mer interessante. Det viser seg at det i tillegg til et godt arbeidsmiljø, fører også et godt fagmiljø til en bedre rekruttering. 8.3 MÅLSETTING Bidra til å utforme en attraktiv arbeidsplass, og sikre rekruttering i ledige stillinger. Det må søkes å styrke og videreutvikle den faglige kompetansen. Dette vil bidra til at driftsoppgavene kan bli gjennomført effektivt samt sikre kvaliteten på tjenestene. Fortsette å tilrettelegge arbeidsplassene for å redusere sykefraværet.
Virksomhetsplan 2013 side 26 Vurdere arbeidsrutinene ytterligere. Det er viktig at det utvikles gode rutiner for at tjenestene skal bli utført på en effektiv og trygg måte. Det foretas en oppgradering og gjennomgang av IK/HMS-rutinene i samarbeid med de ansatte og verneombud. Ytterligere forbedre samholdet i enheten. 8.4 TILTAK Videreføre felles informasjonsmøter. Egne interne fagmøter. Medarbeidersamtaler. Vurdere etablerte arbeidsrutiner. Faste møteplasser for enheten Kompetanseøkning av medarbeiderne gjennom videreutdannelse og kurs. Delegering av oppgaver i forhold til kompetanse og erfaring Gjennomgang av arbeidsstedet og tilrettelegge for å redusere sykefravær. Avsette midler og prioritere oppgradering av kunnskap i samarbeid med de ansatte. Enheten vil prioritere anskaffelse av tekniske hjelpemidler som reduserer belastningen ved krevende arbeidsoperasjoner Drifts- og vedlikeholdspersonell vil være deltakende i byggeprosesser og få tilstrekkelig med opplæring på tekniske områder for å oppnå inngående kjennskap til bygg(ene). Utbedringer av bygg i samsvar med dagens krav til arbeidsmiljø. Store utbedringer er nødvendig for å tilfredsstille HMS-krav til kommunens verksted. I den anledning vurderes muligheten for et nytt verksted/lager. Oppfylle diskriminering- og tilgjengelighetsloven der det stilles krav til generell tilrettelegging (universell utforming).
Virksomhetsplan 2013 side 27 9) Spesielle forhold knyttet til enheten 9.1 KAPASITET Enheten har gjennom 2012 hatt flere vakanser i administrasjonen. Redusert kapasitet har gått på bekostning av: Internkontroll Oppfyllelse av myndighetskrav Dokumentasjon og tilstandsregistrering Saksbehandlingstid Oppfølging av medarbeidere Mindre muligheter for prosjektoppfølging Fremtidsrettede behov for bygningsmassen (ENØK m.m.) Utsatt framdrift for prosjekter/utredninger Dette har ført til belastning på de gjenværende ansatte, som har fordelt oppgavene internt. Pr. 01.01.13 har enheten full bemanning og det forventes derfor en bedring gjennomføringskapasiteten. 9.2 PROSJEKTER/TILTAK/UTREDNINGER Ved mange av investeringsprosjektene som gjennomføres blir prosjektledelsen tillagt denne enheten. Gjennom vedtatte investeringsbudsjett skal det gjennomføres en rekke aktiviteter slik som: Utredning/Forprosjekt Prosjektering Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Anbudsinnhenting Kontrakt Oppfølging / prosjektstyring / anleggsledelse Økonomibehandling/ledelse Byggherrens HMS-ansvar v/ egen plan for sikkerhet, helse, arbeidsmiljø Sluttkontroll De ulike fasene gjennomføres i tett dialog med brukerne og egen driftsstab. For tiden har enheten ca. 100 ulike utredninger, prosjekter og tiltak under arbeid. Selv om aktivitetene er fordelt på 7-8 saksbehandlere, er likevel dette en stor utfordring å håndtere. Selv mindre prosjekter krever mye administrasjon for å bli gjennomført på en forsvarlig måte. Hovedoppgaven er egentlig daglig drift og da blir det en prioritering på gjennomføring og framdrift på prosjekter.
Virksomhetsplan 2013 side 28 9.3 EKSTERNE AKTØRER Det er et nært samarbeid med eksterne aktører for drift. Det nevnes bl.a.: Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap A/S Østre Agder Brannvesen (Arendal kommune) Regionalt akutt-forurensningsutvalg Kontraktører for vintervedlikehold Fylkesmannen i Aust-Agder Aust-Agder Fylkeskommune Statens Naturoppsyn (direktoratet for naturforvaltning) Driftsassistansen i Aust-Agder Mattilsynet Norpark Husbanken Enova/Transnova Andre avtaler med eksterne kontraktører/leverandører 9.4 SAMARBEID Fagområdene for eiendom og tekniske tjenester berører de aller fleste av de øvrige driftsenhetene. Det er viktig med en god dialog og samarbeid på tvers av enhetene. Dette for å skape en felles forståelse for hverandres utfordringer. Samarbeid med nabokommunene bør videreutvikles. Det bør søkes å opparbeide forståelse for den fremtidige gevinsten av et slikt samarbeid.
Virksomhetsplan 2013 side 29 10) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Enheten har store utfordringer med hensyn til vedlikehold grunnet begrensede driftsrammer, som gir seg utslag i et stadig større etterslep. I stor grad håndteres strakstiltak på bekostning av systematisk vedlikehold. Medarbeiderne er en ressurs som skal videreutvikles til beste for den enkelte og for kommunens innbyggere Boligkontor er vedtatt opprettet, men avventes ift finansiering av bemanning på budsjett. Spesialisering innenfor offentlige tilskudds- og finansieringsordninger m.m. Øke kompetansen generelt innenfor enhetens fagområder, men spesielt oppdatering innenfor områder som er berørt av endrede forutsetninger i lover/forskrifter. Fremskaffe gode finansieringsløsninger med økt kompetanse i forbindelse med prosjekter Kompetanseplan for enhetens medarbeidere Rekruttering Utfordringen er å tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut til brukerne Byggeprosjekter skal gjennomføres i henhold til gitte tidsfrister og ferdigstilles innenfor vedtatte økonomiske rammer Enheten skal være med å gi brukerne av kommunale bygg lokaler og tjenester som er best mulig tilpasset virksomhetenes behov Enheten skal i størst mulig grad tilby behovstilpasset bolig til rett tid Enheten skal fremlegge saker slik at politiske beslutninger kan tas på et best mulig grunnlag Det skal føres tett dialog med brukerne av kommunale bygg for å kartlegge deres behov for arealer og tjenester Enheten skal synliggjøre etterslep på vedlikeholdet og dokumentere konsekvensene Samarbeid på tvers i organisasjonen