6. Matching faktura mot ordre DFØ Versjon: 1.1 6.1 Automatisk matching 28.11.12 Innhold 1 Opprette matchekriterier 2 Matcheprosessen (Oversikt) Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere med tilgang til Matching Client skal være i stand til å definere regler for ordrematch, samt at alle brukere skal forstå matcheprosessen. Ansvar Tidspunkt Handling 1 Opprette matchekriterier DFØ Ved behov Opprette matchekriterier som skal ligge til grunn for automatisk match mellom ordre og faktura. Steg 1a: Når man oppretter en regel er det viktig at denne blir entydig. Med det menes at det ikke finnes tilsvarende regler i løsningen fra før. Dersom det er tilfellet vil automatisk match feile med resultatet Det finnes flere gyldige kategorier å benytte i fakturahistorikken. Steg 1b: Å lage ny matcheregel gjør man ved å starte Basware Matching. I menyen finner du knappen OM-administrasjon som er plassert på venstre side. For å lage en ny regel klikker man på [Ny] og dialogen nedenfor åpnes. Denne modellen støtter valg av to ulike kategorier. Grunnleggende passer best fordi DFØ ikke skanner varelinjer.
Kumulativ gjør det mulig for DFØ sine kunder å få flere fakturaer med referanse til samme ordre og skal slik løsningen er pr 2011 ikke brukes. Forskjellen på de to kategoriene ifm. oppretting, er at den grunnleggende kategorien har mulighet for å velge mellom linje og hode. Etter å ha valgt type matching = Grunnleggende klikk på [Ok] Steg 1c: Oppretting av en ny matchekategori består av 4 arkfaner: Generelt, Filtre, Tilknytninger og Regler. I skjermbildet nedenfor forklares de ulike generelle elementene i detalj. Steg 1d Generelt: Navn: Navnet på matcheregelen Beskrivelse: Beskrivelse av regelen Nye matcheforsøk: Default her vil være det som er parametersatt. Det antall som settes her vil ha en påvirkning i forhold til hvor mange dager en faktura vil bli liggende for rematch i forkontrollen før det settes en endelig feilstatus og faktura distribueres ut til mottaker for manuell behandling. Type matching: I DFØ sitt oppsett pr 2011 er det matching på hodenivå. Kopier postering: Her velger man om kontering skal kopieres ned på fakturaen ved match. Man har her tre muligheter, hhv. Aldri, Fra alle tilknyttede linjer eller Bare fra matchede linjer. Man setter også her opp om manuelt påført kontering skal overskrives. Send faktura på sirkulasjon til info: Dersom match er vellykket kan man her velge å sende fakturaen på informativ sirkulasjon til mottaker, eller legge faktura direkte i valgt mottakers personlige arkiv. Send faktura på sirkulasjon til godkjenning ved mislykket match: Dersom automatisk match av en eller annen grunn feiler setter man her opp hvordan fakturasirkulasjonen da skal fungere. Her har man mulighet til å velge mellom eier (Den som har opprettet rekvisisjonen), godkjenner (Den som har godkjent rekvisisjonen, kjøper (Innkjøperleddet, kommer inn i flyten etter godkjenning ved manuell bestillingsmetode satt opp på leverandør). Hvis varemottak mangler, send varsel: Man har her muligheten for å sette opp en
e-post varsling til varemottaker eller en valgt bruker. Gjelder situasjon der faktura ligger i forkontroll men ordre er ikke varemottatt (attestert). Steg 1e Filtre: Etter å ha satt generelle regelkrav kan man opprette et filter som vist i skjermbildet nedenfor. Følgende filter kan settes opp i Basware Matching: Organisasjonsfiltre: Her velger man for hvilket selskap og leverandør matchekriteriene skal gjelde. Hodedatafelt: Angir hodedatafeltene og verdiene som må finnes på fakturaene som tilhører fakturakategorien. Du kan bare legge til ett filter for hvert fakturafelt Fakturabeløpsfilter: Brukes dersom du ønsker en gitt toleransegrense knyttet til fakturaer fra 0 10000 NOK, mens du ønsker en høyere toleranse knyttet til fakturaer fra 10000 100000 NOK. Steg 1f - Tilknytninger: Tilknytninger i forbindelse med matching tilsier hvilke verdier som skal sjekkes for at et matcheforsøk skal utføres.
I tilfellet over er Selskapsnummer, Bestillingsnummer og Leverandørnummer satt som en tilknytning. Dette fordrer at ordren og fakturaen har samme verdi i de feltene for at match skal gå videre i prosessen. Steg 1g Regler: Ved oppsett av valideringsregler kan man sette ulike valideringer på felter, samt hvilke felter som evt. er obligatoriske fra Basware PM for at det skal gjennomføres match. I tillegg har man også mulighet til å velge om man skal hensyna varemottak. Det anbefales at det er krav om varemottak, da dette anses som attesteringen i situasjoner der match er vellykket.
Til slutt setter man opp selve toleranseverdiene knyttet til regelen man har opprettet. I den forbindelse kan man ha toleranser knyttet til absoluttverdier eller prosentsatser, eller en kombinasjon av disse som vist nedenfor. Ved å kombinere to toleransegrenser vil det alltid være den strengeste regelen som er gjeldende. 2 Matcheprosessen (en oversikt) Alle Ingen Oversikt over matcheprosessen Nedenfor følger en tekstlig beskrivelse av de ulike stegene i prosessen samt behandlingsregler og kontroller som skal utføres. 1. Fakturaer skannes inn eller leses inn elektronisk som e-faktura/pdf. 2. Standard preprosessering vil bli kjørt, og dersom det finnes referanse til et bestillingsnummer på format ÅR+SELSKAPSKODE+LØPENR, eks; 11AA00001, settes dette inn i feltet Bestillingsnummer. Fakturatype settes til OF, og fakturaen behandles videre i Basware OM (matchemodulen). Hvis bestillingsnummeret er feil stoppes fakturaen i forkontrollen.
Regnskapsbruker må rette bestillingsnummer og sende fakturaen til Automatisk utsendelse. 3. Dersom det ikke finnes bestillingsnummer fra skanningen vil fakturatype bli satt til KF. Fakturaene forsøkes distribuert basert på referanse dersom dette finnes på fakturaen. 4. Mangler referanse eller at det ikke finnes brukere med registrert referanse vil fakturaene bli liggende i listen over ubehandlede fakturaer i Basware IP Master, og fakturaen må sendes på manuell flyt av Regnskap. 5. Finnes det bestillingsnummer vil Basware OM hente konteringsinformasjon og logginformasjon fra Basware PM, som overføres fakturaloggen dersom det matcher. 6. Ved beløpsavvik skal kommentar i Basware IP logg settes til: Fakturabeløp avviker fra bestillingsbeløp. Hvis det er avvik mellom faktura og bestilling som er utenfor definerte toleransegrenser, sendes fakturaen til avviksbehandling og må da matches manuelt. 7. Fakturaer av type OF blir liggende under Automatisk Behandling i Forkontrollen i påvente av komplett varemottak i de antall dager som er satt i MATCHINGTIMEDAYS parameteret i matcheregelen. Deretter går fakturaen ut på sirkulasjon og må behandles manuelt. 8. Fakturaer av type OF som i beløp avviker fra bestillingen større eller mindre enn det parametersatte beløpet i matcheregelen går umiddelbart ut på sirkulasjon med logginnslag som beskriver beløpsdifferansen, eks: Invoice field INVOICE_SUM (285,58) +/-2,5% Order field ODA_SUM 9. Fakturaer som matches OK skal gå direkte til status Klar til overføring i IP Master. 10. Fakturaene kan kontrolleres og overføres deretter til Agresso.