Lønn 5.0 Versjon 5.14.4
Innhold Hva er nytt i denne versjonen... 2 1 Integrasjoner... 2 2 Oppdatere til 5.14.4... 2 3 Årsoppgjør 2014... 2 3.1 Bytte av arbeidsgiveravgiftsregel i løpet av 2014... 2 3.2 Kommunen har byttet sone... 3 4 A-ordningen fra 2015... 3 4.1 Næringsdrivende og «dummypersoner»... 3 4.2 Endringer ved lønnsberegning i 2015... 3 4.3 Endringer på Personer... 4 4.4 Endringer på lønnsarter... 4 4.5 Samme person har flere arbeidsforhold på samme virksomhetsnummer... 4 4.6 Tidsrom for opphold på Svalbard eller Jan Mayen og bilandene... 4 4.7 Bruk av fribeløp for konsern... 4 4.8 Fødselsnummer som organisasjonsnummer... 5 4.9 Ambulerende virksomhet er oppdatert... 5 4.10 Rutine for å korrigere rapporterte feil på tilbakemeldingen... 5 4.11 Permisjoner og permitteringer... 5 4.12 Ting som er rettet i denne versjonen... 5 5 Ny standard kontoplan og lønnsartregister... 5 6 Andre endringer... 6 6.1 Eksport av lønnssliper til Planday... 6 6.2 Oppslag Juridisk... 6 6.3 Oppslag Lønn... 6 6.4 Versjonskontrollen er aktiv igjen... 6.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik AS Side 1
Hva er nytt i denne versjonen 1 Integrasjoner Denne versjonen inneholder de siste endringene for årsoppgjøret 2014, ny skatterutine for 2015, og er klargjort for a-ordningen som trer i kraft 1. januar 2015. Når det gjelder a-ordningen har vi nå ferdigstilt flere punkter, samt oppdatert systemet der erfaringer så langt tilsier det. Se mer om ny i versjonen fra januar nedenfor, fra punkt 4.6 og utover. Dette er en versjon som alle våre kunder må oppdatere til for å kunne kjøre årsavslutning for 2014. Dersom du bruker Ansattportalen, må du også oppgradere denne til siste versjon, 2014.2 build 286 eller senere. 2 Oppdatere til 5.14.4 Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside http://www.huldt-lillevik.no/node/120. Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3 Årsoppgjør 2014 Dette blir det siste årsoppgjøret slik vi kjenner det, da både årsoppgaven og lønns-og trekkoppgaven blir borte fra neste år. Når a-ordningen trer i kraft i 2015 blir det rapportering på personnivå hver måned, uten oppsummert rapportering til det offentlige ved slutten av året. For generell veiledning om gjennomføring av årsoppgjøret, se årsoppgjørsheftet som ligger på våre nettsider. 3.1 Bytte av arbeidsgiveravgiftsregel i løpet av 2014 Som kjent ble det endringer i reglene om arbeidsgiveravgift fra 1. juli 2014. Hvis ditt firma måtte bytte avgiftsregel, skal du sende inn en årsoppgave per avgiftsregel, med tilhørende ltoppgaver. Dette håndterer systemet automatisk så lenge riktig regel er benyttet fra og med 4. termin. Vi splitter altså lt-oppgavene ved elektronisk innsending, mens papirutskriften viser totaler for den ansatte, uavhengig av avgiftsregel..doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik AS Side 2
Som en følge av dette vil systemet i noen tilfeller vise dobbelt sett av opplysninger. Det gjelder følgende skjermbilder og rapporter: - Registrere tilleggsopplysninger - Oversikt tilleggsopplysninger - Komprimert lønns- og trekkoppgave Når du skal overføre årsoppgaver til Altinn må du huske på å sende alle oppgavene, da Skatteetaten må ha en årsoppgave per avgiftsregel som er brukt på firmaet. 3.2 Kommunen har byttet sone Ved endringen av avgiftsregler ble også noen kommuner plassert i ny sone. Dette medfører at det vil bli avvik på årsoppgaven i forhold til summen av alle terminoppgavene, men dette vil Skatteetaten ordne manuelt på sin side. 4 A-ordningen fra 2015 Når a-ordningen trer i kraft 1. januar 2015 skal rapportering til myndighetene skje via en a- melding, som du må sende minst en gang i måneden for ordinære arbeidsforhold. Ettersom a- meldingen skal inneholde detaljer på personnivå har vi lagt inn en god del flere kontroller på at lønnsarter er satt opp riktig, og at nødvendige opplysninger om arbeidsforhold er registrert på de ansatte. Husk at du må sette opp systemet for a-ordningen FØR du kjører første lønn i 2015. For generell informasjon om a-ordningen viser vi til den offisielle hjemmesiden, https://www.altinn.no/a-ordningen. Her finner du også veiledning og kodespeil som vil være til god hjelp for å sette opp systemet riktig. I tillegg finner du praktisk informasjon i vår brukerveiledning i menyvalg Hjelp Brukerveiledning a-ordning. 4.1 Næringsdrivende og «dummypersoner» Utbetalinger til næringsdrivende er ikke en del av a-ordningen, så disse skal ikke lenger rapporteres via lønnssystemet. Du bør derfor sette disse til status «Sluttet» og legge inn en sluttetdato i 2014. NB! Husk å gjøre dette etter at du er ferdig med innsending av LTO for 2014. Der skal jo næringsdrivende fortsatt rapporters. Kun royalties og lott til fiskere er inkludert for næringsdrivende i a-ordningen. Hvis du har en eller flere «dummypersoner» i systemet, typisk brukt for å registrere pensjonstilskudd eller refusjon sykepenger, bør du sette disse til status «Sluttet» og legge inn en sluttetdato i 2014. 4.2 Endringer ved lønnsberegning i 2015 I lønnsberegningen har vi byttet ut valg av terminmåned med a-meldingsmåned. Dette på grunn av at terminoppgaven er tatt bort, og at vi trenger å kontrollere oppsett av lønnsarter mot måneden lønnskjøringen er tenkt sendt inn for. På denne måten kan vi hjelpe deg å finne lønnsarter som er satt opp med koder som ikke er gyldige for aktuell måned, før du godkjenner en lønnskjøring..doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik AS Side 3
4.3 Endringer på Personer I oppgavevalg Kartotek Personer bytter fanene Statistikk og A-ordning plass ved overgang til 2015, og fanen Statistikk vil bli tatt bort i en senere versjon. På grunn av kontroller ved mottak av a-meldinger, har vi blitt nødt til å legge restriksjoner på endring av fødselsnummer på personer. Etter at fødselsnummer er registrert vil det ikke bli mulig å endre dette. Det samme gjelder fødselsdato, altså ufullstendig fødselsnummer, hvor det ikke vil bli mulig å endre de 6 første sifrene, altså selve fødselsdatoen, da dette er en påkrevd opplysning ved bruk av «Annen identifikator». Rapportering av a-melding vil gå feil hvis samme person (ansattnummer) er koblet til samme arbeidssted flere ganger. Du bør derfor sjekke at det ikke ligger flere aktive linjer til samme arbeidssted på de ansatte. 4.4 Endringer på lønnsarter I oppgavevalg Kartotek Lønnsarter ligger informasjon om a-meldingen, og feltet Lønns- Fradragsbeskrivelse vil bli låst ved første bruk av lønnsarten i en a-melding (eller lønnskjøring). Hvis brukt lønnsart har vært feil, må du opprette ny lønnsart med riktig koding, og foreta en pluss-/minuskjøring. Lønnsarter for nettolønn kodes på vanlig måte i lønnsartregisteret (kan ikke kodes i Verktøy Oppsett lønnsarter for a-melding). Du trenger ikke å kode de med tilleggsopplysninger, da det er skatteregel på person som vil utløse spørsmål om dette på transaksjonene. 4.5 Samme person har flere arbeidsforhold på samme virksomhetsnummer I a-meldingen skal opplysninger om hvert arbeidsforhold knyttes til et eget unikt identifikasjonsnummer (ID). I Lønn 5.0 har vi kun mulighet til å ha en slik id per ansattnummer. Det betyr at hvis en ansatt slutter, og så begynner igjen, må du registrere den ansatte på nytt ansattnummer. For at du skal slippe å legge inn alle opplysninger på nytt, kan du nå kopiere ansattinformasjon fra ett ansattnummer til et annet. Det gjør du ved å stå inne på det ansattnummeret du vil kopiere fra (i oppgavevalg Kartotek Personer) og trykke på ikonet for «Opprette kopiere». Da kan du velge nytt ansattnummer og det alle meste av informasjonen blir med til det nye ansattnummeret. Bruk av «arbeidsforholdsid» er spesielt viktig for NAV, da denne informasjonen vil hjelpe dem når det gjelder krav om ytelser, og antall henvendelser til arbeidsgiveren vil bli redusert. Se veiledningen for a-ordningen for flere detaljer om arbeidsforhold. 4.6 Tidsrom for opphold på Svalbard eller Jan Mayen og bilandene For personer med skatteregel «Svalbardinntekt» eller «Inntekt på Jan Mayen og i norske biland i Antarktis» skal tidsrom for opphold være med i a-meldingen. I oppgavevalg Kartotek Personer Andre opplysninger kan du nå registrere slike tidsrom. 4.7 Bruk av fribeløp for konsern Etter endringene i avtalen med EØS om bruk av differensiert arbeidsgiveravgift, gjeldende fra 1. juli 2014, har konsern kun ett fribeløp for hele konsernet. Firma i konsern må derfor i a- meldingen rapportere hvor mye av fribeløpet som er brukt av de andre firmaene i konsernet, som «Annen bagatellmessig støtte». Du finner feltet for å oppgi dette i oppgavevalg Kartotek Offentlige satser, i gruppen Arbeidsgiveravgift. Hvis du benytter dette feltet må du redusere «Bunnfradrag beløp» tilsvarende, slik at summen av de to feltene maks utgjør totalt.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik AS Side 4
fribeløp. For 2015 er dette kr. 500 000, med unntak for avgiftsregelen «Godstransport på vei», hvor beløpet er halvparten, altså kr. 250 000 for 2015. 4.8 Fødselsnummer som organisasjonsnummer Vi har fått mange henvendelser om vi kan åpne systemet for personlig firma. Det vil si at fødselsnummer erstatter organisasjonsnummer som identifikator på firmaet. Dette har vi nå åpnet for, slik at de stedene hvor det tidligere kun var mulig å registrere juridisk organisasjonsnummer, vil også fødselsnummer/d-nummer bli godtatt. 4.9 Ambulerende virksomhet er oppdatert I forbindelse med overgangen til a-ordningen skal vurderingen angående ambulerende virksomhet nå skje per måned, ikke per termin. Som en konsekvens av det har vi flyttet til Periodens lønn Ambulerende virksomhet. Du må nå foreta fordelingen mellom soner (velge kommune) før du genererer a-melding for aktuell måned. Rutinen er også forenklet, da vi nå ikke viser noe grunnlag og resultat om omfordelingen. Dette vil komme på en ny rapport sammen med oversikt over detaljer i a-meldingen. I ny versjon som kommer i februar vil vi også ha laget ny betalingsrutine for arbeidsgiveravgift og skattetrekk. 4.10 Rutine for å korrigere rapporterte feil på tilbakemeldingen Basert på erfaringer med a-ordningen så langt har vi sett oss nødt til å legge en advarsel på muligheten til å legge tilbake sikkerhetskopier (menyvalg Verktøy Systemvedlikehold). Alt for mange tyr til denne løsningen når de skal rette opp i brudd på forretningsregler, men det skaper bare flere utfordringer, da det er viktig at Lønn 5.0 og a-ordningen er synkroniserte med innsendte a-meldinger. Alle innsendte a-meldinger som gir brudd på forretningsregler, og som du vil rette opp, må du sende en annullering/nullstilling på. Deretter kan du sende ny melding ETTER at feil er rettet opp. I mottaket av a-meldinger blir alt summert, med mindre det er en annullering/nullstilling du sender. Se menyvalg Hjelp Brukerveiledning a- melding for detaljer om hvordan du gjør dette. 4.11 Permisjoner og permitteringer Det ble gitt noen nye forutsetninger for rapportering av permisjoner og permitteringer rett før jul, og disse endringene er nå tatt inn i versjonen. Det er viktig at permisjoner blir registrert sammenhengende i systemet, med fra og til dato på samme linje. Hvis permisjonsprosenten blir endret, skal du legge til-dato på dagen før endring av prosent, lage ny linje med fra-dato den dagen prosentendringen gjelder fra, og eventuell til-dato hvis denne er kjent. Da vil systemet rapportere i henhold til nye presiseringer. Eventuelle andre fravær registrerer du for seg på egne linjer, uten å lage avbrudd i registreringen av permisjon. 4.12 Ting som er rettet i denne versjonen Nettolønn og «andre» ytelser. Nå kan du kombinere skatteregel Nettolønn også med lønnsarter som ikke skal ha informasjon om skatteregel, slik som dietter og andre utgiftsgodtgjørelser. Fødselsnummer/D-nummer kombinert med «Annen identifikator». Nå vil dato sendt med «Annen identifikator» bli riktig i forhold til dato i fødselsnummer/d-nummer. 5 Ny standard kontoplan og lønnsartregister Vi har oppdatert til ny standard kontoplan og nytt lønnsartregister for nye klienter i systemet. Kontoplanen er nå oppdatert til ny norsk standard og vil bli lagt inn når du velger å opprette.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik AS Side 5
nye klienter med standard lønnsartregister. Det nye lønnsartregisteret har mer luft mellom gruppene av lønnsarter, og benytter nå nummerserie opp til 300. Det nye lønnsartregisteret er også oppdatert med forslag til koding for a-ordningen. I a- melding er det skatteregel på person som styrer rapporteringen. Egne lønnsarter for Svalbard er derfor ikke nødvendig, og er fjernet som eget oppsett. Hvis du vil opprette nye klienter med kontoplan tilsvarende eksisterende klienter, må du velge en av klientene som mal (altså ikke velge standard lønnsartregister). 6 Andre endringer 6.1 Eksport av lønnssliper til Planday Vi har tilpasset eksport av elektroniske lønnsslipper til Planday. Lønnsslippene lager du ved å velge Elektroniske lønnsslipper under oppgavevalg Periodens lønn Lønnsrapporter, og trykke på ikonet for Planday oppe til høyre på verktøylinjen etter at slippene er generert. Du vil nå få mulighet til å angi området hvor du vil lagre filen med slippene. 6.2 Oppslag Juridisk Lex Aditro har byttet navn til Oppslag Juridisk. Vi har oppdatert med nytt navn i systemet slik at du nå finner det juridiske oppslagsverket i menyvalg Hjelp Oppslag Juridisk. 6.3 Oppslag Lønn Du finner nå et nytt oppslagsverk i menyvalg Hjelp Oppslag Lønn. Dette er den digitaliserte utgaven av Bistandspermen, som tidligere har vært på papir. I en prøveperiode er den tilgjengelig for alle brukerne, men da dette er en abonnementsordning vil etter hvert kun abonnenter ha tilgang. Oppslag Lønn er inkludert i supportavtalen Premium. Se våre nettsider for mer informasjon. 6.4 Versjonskontrollen er aktiv igjen I menyvalg Verktøy Sjekk versjon kan du sjekke om du har den ferskeste versjonen. Her kan du også sette på automatisk sjekk for nye versjoner hver gang du logger på Lønn 5.0..doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik AS Side 6