Dialoger og Generell Funksjonalitet

Arbeide med : Dialoger og Generell Funksjonalitet i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003

Innhold 1. Forutsetninger... 3 2. Hensikt... 3 3. Fenistra Eiendom dialoger og generell funksjonalitet... 3 3.1 Applikasjonsvindu... 3 3.1.1 Knapperad... 4 3.1.2 Hode... 5 3.1.3 Søkelisten... 5 3.1.4 Filter... 8 3.1.5 Kategori... 9 3.1.6 Send til Excel... 10 3.1.7 Livssyklus... 10 3.1.8 Editeringsfunksjoner... 12 3.1.9 Rapportering... 12 3.1.10 Send mail / videresend... 13 3.1.11 Kopier / dupliser... 14 3.1.12 Send til... 14 3.1.13 Hjelp... 15 3.1.14 Lukk og avslutt... 15 3.2 Relasjoner... 15 3.2.1 Info taben... 17 3.2.2 Kontakt person taben... 19 3.2.3 Kontrakt taben... 21 3.2.4 Dokument taben... 22 3.2.5 Kategori taben... 24 3.3 Tabeller... 27 Side 2 av 30

1. Forutsetninger Det er ingen forutsetninger for å arbeidet med dialogene i Fenistra. Fenistra Eiendom må dog være installert. 2. Hensikt Arbeide med dialogene for enkelt å finne frem til den informasjon man har behov for. 3. Fenistra Eiendom dialoger og generell funksjonalitet 3.1 Applikasjonsvindu Applikasjonsvinduene i Fenistra er bygget opp etter en fast struktur. Nedenfor er vist applikasjonsvinduet for firmaapplikasjonen som er typisk for Fenistra Eiendom: I venstre del av applikasjonsvinduet finnes en søkeliste og i høyre del et såkalt relasjonsvindu. I noen applikasjoner vil den venstre og høyre delen være delt i tre vinduer. Hvert vindu inneholder da en søkeliste på den venstre siden og et relasjonsvindu på høyre siden. I kapittel 3.2 Relasjoner vil relasjonsvinduet og dets funksjoner forklares nærmere. Side 3 av 30

Hovedprinsippet med denne inndelingen i vinduer, er at bruker raskt skal kunne finne den enkelte post som det skal arbeides med på venstre side, for deretter enkelt å kunne finne tilleggsinformasjon om den valgte posten i relasjonsvinduet. Alle vinduer kan forstørres eller forminskes ved å plassere pilen over vindusskillet, holde venstre museknapp nede og dra til ønsket størrelse. Det er fire elementer som går igjen i nesten alle skjermbilder i Fenistra Eiendom og som vil bli gjennomgått i det følgende. 3.1.1 Knapperad Gir rask tilgang til alle Fenistra Eiendoms applikasjoner 3.1.2 Hode viser hvilken applikasjon som er aktivy, samt portefølje 3.1.3. Søkelisten gir rask og enkel tilgang til poster det skal arbeides med. 3.1.4. Relasjoner - Mulighet for å sette opp såkalte taber slik at relatert informasjon om det objektet som det arbeides med kommer frem i relasjonsvinduet. Når man beveger seg i applikasjonsvinduet kan <TAB> knappen med fordel benyttes. Aktiv komponent kommer i 3D, dvs at det aktive vinduet fremheves slik at det virker som det kommer litt ut av skjermbildet. Applikasjonen husker skjermoppsettet (eks. størrelser på vinduer) og den leietager/eiendom/kontrakt man sist hadde aktivert. OBS! Det er kun hvis skjermbildet ikke står som maximert/minimert 3.1.1 Knapperad Denne ligger øverst i bildet på alle Fenistra Eiendom applikasjoner. Fra knapperaden kan man gå direkte til andre applikasjoner i Fenistra Eiendom. Ved å peke på eller holde musen over en av knappene, kommer det fram en hjelpetekst som forteller hvilken applikasjon som pekes på. Klikk på denne knappen og applikasjonen starter. Knapperaden kan slås av og på fra undermenyen i søkelisten. Klikk med høyre musetast og man får følgende alternativer: Vis knappetekst legger til navnet under knappene Store knapper gjør knappene ekstra store Oppsett her kan det endres valg av knapper, rekkefølge, lagre et personlig standard oppsett og tilbakestille til standard system oppsett. Side 4 av 30

3.1.2 Hode Hodet viser hvilken applikasjon som er aktiv. ( I eksempelet over er Firma applikasjonen aktiv) I hodet kan det høyre klikkes, og få opp en mini meny som ser ut som følger: Fra denne kan følgende gjøres: Endre bakgrunnsfarge, endre forgrunnsfarge og endre fonter/skrifttyper på hodet Tilbakestille til standard system oppsett. Skjule hodet. Dette kan også gjøres fra undermenyen i søkelisten. Velge portefølje Kan kun velges hvis det er lagt opp på et overordnet nivå. Gir deg muligheten til å se bare de systemobjektene som er knyttet mot en spesiell portefølje. 3.1.3 Søkelisten Søkelisten ser ut som følger og befinner seg som nevnt i venstre del av skjermbildet. Søkelisten finnes i nesten alle Fenistra Eiendoms applikasjoner. Søkelisten settes opp med forskjellige visninger, alt etter behov og interesse. Søkelisten husker automatisk de siste innstillingene og den består i hovedtrekk av et kraftig søkeverktøy, filterfunksjon, eget kolonneoppsett, direkte rapportering, redigeringsfunksjoner og kobling. Side 5 av 30

For å arbeide med mange av disse valgmulighetene klikkes høyre museknapp når søkelisten er markert og følgende minimeny kommer opp: 3.1.3.1 Innstillinger i skjermbildet De fleste innstillingene på skjermbildet gjøres fra menyen Egenskaper i menyen over. Ved å markere denne kommer følgende meny opp. Vis knappetekst - legger til navnet under knappene som finnes i søkelisten Status : Søkeliste heading henter fram eller tar bort søkefeltet i søkelisten. Skjul statusbar fjerner eller henter statusbaren og trakten Vis alle se beskrivelse på pkt. 3.1.7 Livssyklus. Statusbar - se beskrivelse på pkt. 3.1.7 Livssyklus. Side 6 av 30

Kolonneoppsett: se beskrivelse pkt. 3.1.3.2 Kolonneoppsett Automatisk oppdatering gjør at programmet oppdaterer skjermbildet hvis man har gjort endringer. Slipper å oppdatere manuelt med F5. Velg portefølje Kan kun velges hvis det er lagt opp på et overordnet nivå. Gir mulighet til å se bare de systemobjektene som er knyttet mot en spesiell portefølje. Skjermbildeoppsett: Knapperad: Tar bort eller henter fram knapperaden øverst i skjermbildet. Vis heading: Tar bort eller henter fram hode i skjermbildet. Fullstendig : Viser et fullstendig oppsett på skjermbildet. Dvs at det fremkommer et felt med postal informasjon over søkelisten på den posten som er valgt. Horisontalt : Likt fullstendig bortsett fra at delen over søkelisten fjernes (informasjonsdelen). Vertikalt : Likt oppsatt som horisontalt bortsett fra at skjermbildet blir liggende i stedet for stående. 3.1.3.2 Kolonneoppsett Bruker kan selv velge hvilke kolonner som skal være synlige i vinduet. Dette gjøres ved å klikke høyre museknapp og velge egenskaper og kolonneoppsett. Alternativt benytte hurtigtasten F9. Følgende dialog kommer da opp: For å velge de kolonner som ønskes, markeres kolonnen i venstre del og man klikker på knappen Legg til. Alternativt kan man klikke på mellomromtasten. Det bør kun Side 7 av 30

velges de kolonner som det er bruk for og som er relevante for å få frem en god informasjon. Kolonnevalget kan påvirke hastigheten, dette pga. at kolonnene henter informasjon fra forskjellige steder i databasen. Det feltet som benyttes hyppigst til å søke i, bør settes opp som første kolonne. Rekkefølgen på kolonnene bestemmes ved å markere en tekst i venstre del og klikke Flytt opp eller Flytt ned. Kolonnene kommer i den rekkefølgen som vises i vinduet over valgte kolonner. 3.1.3.3 Sortering av kolonner Sortering av kolonnene gjøres ved å klikke på kolonnehodet. Klikk en gang og en markør peker nedover. Kolonnen sorterer fra a - å. Klikk en gang til og markøren peker oppover. Da sorterer den motsatt, altså fra å a. Bruk hurtigtasten <ctrl> sammen med piltastene for raskt å markere en kolonne slik at den kan sorteres. OBS! Fenistra Eiendom benytter seg av alfanumerisk sortering dvs. at man kan få problemer med å sortere kolonner med tall. Legg da til ledende nuller i tallrekkene dine for at sorteringen skal bli riktig. Eks: 001, 002, 003 osv. Ellers vil den sorterte tallrekken bli seende ut som følgende: 1, 10, 11, 12, 13 2, 20, 21..3, 30, 31 osv 3.1.3.4 Søk etter post i søkelisten Når fokus er i søkelisten kan man begynne å skrive.man søker da fra begynnelsen i første kolonne. Søkes det på denne måten vil søket alltid gå etter første bokstav i navnet. Skrives bokstaven t vil den finne første navnet i søkelisten som begynner på t. For andre søk, klikk i Gå til feltet (Hurtigtast ctrl F ). Søket som da blir foretatt er et frisøk i den markerte kolonnen. Dvs at denne søkfunksjonen kan benyttes for alle kolonner. Her kan det søkes etter for og etternavn eller deler av navn. Ved å skrive bokstaven t i feltet vil søket gå til den første som har en t i navnet sitt. Skrives det te så søkes den første som har kombinasjonen te i navnet. Etter at første post er funnet klikkes <Enter> for å finne neste forekomst i søkelisten. 3.1.4 Filter Filter brukes for å redusere antall poster i søkelisten. Høyreklikk og klikk valget filter. Alle kolonnene som er valgt i oppsettet kommer da frem. Ved å klikke på et av valgene filtreres søkelisten på dette valget. Side 8 av 30

Velger man f.eks. poststed får man to valg; enten poststedet til den adressen som er markert i søkelisten, eller det kan velges alternativet filter ved skjema. Her kan man skrive inn det poststedet som man ønsker filtrert på. Er navnet langt eller man vil ha et bredere utvalg kan man f.eks. skrive: sa* og man får alle poststeder som begynner på sa. Ta bort filter igjen ved å klikke på Tilbakestill filter 3.1.5 Kategori Ved å klikke på valget kategori kommer følgende dialog opp: Dette valget gir mulighet for å filtrerer på ønskede kategorier. Det er to typer kategorier som det kan filtreres på : Hovedkategori og underkategori. Begge kategoriene er brukerstyrt og registreres i egne tabeller. Ved å registrere for eksempel hovedkategorien julehilsen og underkategoriene julekort og julepresent, kan disse kategoriene knyttes til for eksempel kontakter i Kontaktregisteret. For å gjøre dette velges menyen kontakt fra menyen kontor og følgende dialog kommer opp: Side 9 av 30

Ved å velge kategori på høyre museknapp, kan det filtreres på hovedkategori eller underkategori. Alle kontakter som er koblet til den valgte kategorien vil da bli igjen i utvalget på søkelisten. Om ønskelig, kan det eksporteres derfra til Excel. Utvalget kan bli brukt som grunnlag for eksempel for et flettebrev. Hvordan man setter opp kategorier er nærmere beskrevet i kapittel 3.2.5 Kategori taben. 3.1.6 Send til Excel For å bearbeide dataene videre kan informasjonen som finnes i et hvert vindu overføres til Excel. Alle kolonner med de data som finnes i den enkelte kolonne, dvs det utvalget som er gjort i søkelisten, overføres da til Excel og dataene kan bearbeides videre med den funksjonaliteten som finnes i Excel. For å overføre til Excel klikkes høyre museknapp og klikker valget send til Excel. 3.1.7 Livssyklus Til høyre for feltet Gå til ser man hvor mange poster som er registrert i denne applikasjonen. Det er to valg å vise antall poster på. Disse finnes til høyre for Gå til feltet. Alternativene velges ved å velge egenskaper og status på høyre museknapp. Menyen som kommer opp er følgende: Side 10 av 30

Ved å velge menyen Vis alle kommer trakten opp som viser hvor mange poster som finnes. Se under: Trakt = viser alle poster. Ved å velge menyen Statusbar kommer fire ikoner opp som viser livssyklusen på de enkelte objekter i søkelisten. Disse fire er fra venstre: Prospekt potensielle framtidige kunder/eiendommer/kontrakter Ikke trådt i kraft et objekt som vil bli aktivt i løpet av en viss tid. Aktiv er i dag aktive Avsluttet og arkivert/arkiv er avsluttet og man kan se på historikk/gamle betingelser. Det er viktig å notere seg at alle objekter i Fenistra Eiendom har status og at denne status må overvåkes og endres etter hvert som objektet endrer livssyklus. Et eksempel på dette kan være livssyklusen til en kontrakt. Første status er at leietaker er potensielt interessert I å leie et areal. Da klassifiseres leietakeren som et Prospekt. Andre status er at det er inngått en kontrakt, men kontrakten begynner ikke å løpe før om 3 mnd. Da klassifiseres den som Ikke trådt I kraft Tredje status er at leietaker flytter inn i lokalene og leien begynner å løpe. Da klassifiseres den som Aktiv. Siste status er at kontrakten opphører og leietaker flytter ut. Da klassifiseres den som Avsluttet og arkivert Alle endringer i status må gjøres manuelt. Det er ingen statuser som endres pga av datoer som er satt inn i systemet. Dersom statuser ikke ajourføres i systemet vil dette resultere i gal informasjon på bla rapporter som skrives ut fordi disse ofte baserer seg på å sortere ut på status begrepet. For å få hjelp til å ajourføre statuser, bør varsling benyttes. Se Arbeide med varslinger i Fenistra Eiendom. Side 11 av 30

3.1.8 Editeringsfunksjoner Disse finnes også på minimeny som kommer opp på høyre museknapp. Alle kan også nåes med hurtigtaster. Meny Ny (<ctrln>) gir en tom input dialog for å legge inn en ny forekomst. Meny Endre (<crtle>, F2 eller Enter>) lar deg endre på det objektet som er markert i søkelisten.. Meny Slette (<ctrld>, <Del>), sletter den posten som er markert i søkelisten. 3.1.9 Rapportering Rapporter kan tas ut direkte fra søkelisten på de aller fleste applikasjoner. Rapportene som tilbys vil være forskjellige basert på den applikasjonen som det arbeides i. Høyre klikk i søkelisten og velg rapporter og følgende minidialog vil komme opp: Setup: Ved hjelp av denne menyen, velges hvilke rapporter som skal være tilgjengelig i denne applikasjonen. Klikk menyen og få opp dialogen som vist under. Her velges de rapporter som skal være tilgjengelige ved å velge fra venstre side og over til høyre side. Det kan maksimum velges 8 rapporter. Side 12 av 30

Menyen Vis dialog aktiveres ved å klikkes på. Når knappen er aktivert vil en rapport oppsett dialog komme opp hver gang en rapport skal kjøres. I denne rapport oppsett dialog kan det settes kriterier for det utvalget som man ønsker rapporten kjørt for. Se nærmere om rapport oppsett dialogen i dokumentasjonen for Arbeide med Rapportoppsett i Fenistra Eiendom Rapport oppsett dialogen er vist under. Dersom vis dialog knappen ikke er aktivert kommer rapporten direkte ut på skjerme og kun på det objektet som er markert i søkelisten. Menyene utvalgsrapport: Ved å aktivisere denne fås på visse rapporter en siste side som forteller hvilke utvalgskriterier rapporten er skrevet ut. 3.1.10 Send mail / videresend Disse menyvalgene forutsetter at det er registrert henholdsvis e post adresse og hjemmeside adresse på det markerte objektet. Dersom det ikke er foretatt noen registrering på objektet vil heller ikke disse meny valgene komme opp på høyre museknapp i søkedialogen. Send mail åpner e post programmet og legger opp en ny e post med den registrerte e post adresse som mottaker. Videresend Kobler opp til hjemmeside adressen som er registrert på objektet. Side 13 av 30

3.1.11 Kopier / dupliser 3.1.11.1 Kopier kopierer det objektet du står markert på. Høyre klikk igjen og det kan limes inn en kopi. Når man velger lim inn, får man opp en dialog. Dialogen lar brukeren velge om navnet skal beholdes og om underliggende relasjoner skal være med (se figur av dialog over). 3.1.11.2 Dupliser Fungerer på samme måte som kopier. Forskjellen er at ved duplisering, får man ikke med underliggende relasjoner. I stedet kan man velge å duplisere til flere kopier. Naturlig bruk av duplisering er for eksempel når man registreres parkeringsplasser (areal). 3.1.12 Send til Kan lage en enkel rapport i Excel ved å eksportere dataene som ligger i søkelisten. Se også beskrivelse under pkt. 3.1.6 Send til excel. HyperDocDriver. Må ha en spesial integrasjon mot Hyper Doc for at dette skal virke. Side 14 av 30

Hjelp Under utarbeidelse. 3.1.13 Lukk og avslutt Lukker og avslutter alle applikasjoner som er åpne i Fenistra Eiendom, og logger bruker av systemet. 3.2 Relasjoner Som nevnt i første kapittel kaller vi den høyre del av applikasjonsvinduet for relasjonsvindu. For objekter i Fenistra Eiendom( firma, eiendom, kontrakt mv) kan det settes opp de relasjoner som måtte ønskes. En relasjon kan for eksempel være en kontaktperson hos en leietaker. I Firma applikasjonen kan det da søkes på et gitt firma (leietaker) og ved å sette opp kontaktperson relasjonen i relasjonsvinduet vil man raskt se alle kontaktpersoner til denne leietaker og nærmere informasjon om de enkelte kontaktpersoner. I relasjonsvinduet kan det settes opp kolonner på samme måte som i søkelisten. For å legge opp ønskede relasjoner i relasjonsvinduet høyre klikker man i relasjonsvinduet og følgende dialog kommer opp: Ved å velge egenskaper og Tab oppsett kommer følgende dialog opp: Side 15 av 30

I venstre del av dialogen kommer alle relasjonsmulighetene opp. Ved å markere ønsket relasjon og klikke Legg til knappen (hurtigtast mellomromtasten) flytter relasjonen seg over i høyre vindu. Ved å klikke OK vil de valgte relasjoner legge seg opp som fliker eller taber i relasjonsvinduet. Se dialog under hvor de fire relasjonen over; Info, kontakt, kontrakt og dokument er valgt. Tabene (ikonene) øverst i relasjonsvinduet viser de oppsatte relasjoner fra venstre mot høyre. Side 16 av 30

I det følgende skal vi nærmere omtale de fire nevnte relasjoner som også er blant de mest brukte i systemet. 3.2.1 Info taben Den første taben er info. Dette kan brukes som et tekstdokument hvor man kan formatere og behandle tekst akkurat som i et tekstbehandlingsprogram. Ved å sette et word dokument i et vindu ved siden av Fenistra kan innholdet i en tekst dras over i denne tekstboksen. Vanlig kopieringsfunksjon kan også benyttes. Ved å klikke hurtigtasten F5 vil dagens dato, klokkeslett og påloggingsnavnet til den brukeren som er logget på i Fenistra Eiendom komme opp som en linje. Dette får å raskt kunne registrere opplysninger og kunne føre en logg i systemet. Se tekst som er satt inn i dialogen under. Side 17 av 30

For behandling av teksten kan man høyre klikke i feltet og benytte menyene som kommer opp. Side 18 av 30

3.2.2 Kontakt person taben Med taben kontaktperson kan man knytte personer til for eksempel firmaer/leietakere. Her kan man enten lage nye kontaktpersoner eller knytte opp allerede registrerte personer. Høyreklikk og velg Ny og man kan registrere en ny kontaktperson. Ved å registrere denne vil den knytte seg mot det systemobjektet man står registrert på i søkelisten. For eksempel leietaker i firma søkelisten. Er det ikke knyttet noen kontaktpersoner i det hele tatt mot det aktive firmaet man står på (aktive systemobjektet), vil mini menyen til venstre se slik ut første gang man oppretter. Er det allerede opprettet en link, vil mini menyen se slik ut som til høyre. Dialog som kommer opp ved menyvalget Ny. Ønskede data om kontaktpersonene legges inn. Dersom personen allerede ligger registrert i systemet velges menyen Ny kobling, og man får opp en liste over alle registrerte kontaktpersoner. For å unngå dobbeltregistreringer er det fornuftig å sjekke valget Ny kobling først når man skal knytte en kontakt person til for eksempel en leietaker. Side 19 av 30

Velg ved å markere navnet og trykk Ok. Se dialog under. I tillegg til valget Ny og Ny kobling på høyre musetast finnes det annen funksjonalitet som kan benyttes. Menyen er den samme for andre relasjoner. Endre kommer inn i registreringsbildet til kontaktpersonen som er markert og kan legge til eller endre data på denne kontaktpersonen. Send mail hvis e-post adressen er lagt inn på personen, kan man velge Send mail. Det lages en ny mail/e-post i e-post programmet. Endre kobling kan bytte ut den kontaktpersonen som er markert med en annen som ligger registrert i databasen. Side 20 av 30

Slett kobling fjerner kontaktpersonen fra det objektet (feks leietakeren) som den er koblet mot, men kontaktpersonen vil fortsatt finnes i databasen. Beskrivelse Beskrivelsen kan settes opp som en egen kolonne. Ved å klikke beskrivelse kommer det opp en liten dialog boks der det kan settes inn en liten tekst knyttet til objektet. Teksten kommer ut i beskrivelseskolonnen. Send til Overfører alle data i utvalget i relasjonsvinduet til Excel. 3.2.3 Kontrakt taben På denne taben legges det opp informasjon om kontrakten. Dersom man står i firmadialogen og legger opp kontrakt taben, vil man få direkte tilgang til informasjon om kontrakten og alle kontraktsobjektene som er knyttet til kontrakten. I bildet under, er det lagt opp kolonner for Kontraktsnavn, Eiendom som kontrakten er knyttet til, Selskap som eiendommen er knyttet til, Start dato for kontrakten, og Slutt dato for kontrakten. For å få ytterligere informasjon om kontrakten kan flere kolonner legges opp, eller man kan gå direkte inn i kontraktsdialogen for å se hvilke data som er registrert på kontrakten. Ved å klikke høyre museknapp kommer følgende minimeny opp: Ny Fra dette valget kan det registreres en ny kontrakt. For nærmere informasjon om registrering av kontrakter se dokumentasjonen Arbeide med Kontrakter i Fenistra Eiendom Side 21 av 30

Endre Snarvei til å se alle data som er registrert på kontrakten. Man vil få opp registreringsdialogen i kontrakt og kan derfra også se alle kontraktsobjektene som er knyttet til kontrakten og hvilke betingelser som gjelder. Dersom man har nødvendige rettigheter kan data endres direkte i dialogen. 3.2.4 Dokument taben Denne taben benyttes for å gjenfinne dokumenter som er knyttet til det enkelte objekt. Full effekt av taben gir systemet først dersom maler benyttes som gir automatisk kobling av utarbeidede dokumenter til ønskede objekter. For nærmere dokumentasjon om Fenistra dokumentstyring se Arbeide med Dokumentstyring og Maler i Fenistra Eiendom Dersom dokumentmaler ikke benyttes, vil ingen dokumenter bli koblet til objekter. Det er imidlertid mulig å koble dokumenter manuelt over til et ønsket objekt. Dette vil også være aktuelt når man tar i bruk Fenistras dokumentstyringssystem første gang for å få en ønsket historikk på objektet. For å koble et dokument til et firma kan dokumentet dras over og slippes på det ønskede firma i firmadialogen. Sett opp Fenistra firmadialog og Microsoft utforsker ved siden av hverandre i to vinduer som vist under: Side 22 av 30

Marker det dokumentet som skal kobles i utforskeren og dra det over til ønsket firma. Det vil da komme opp en liten dialog som spør om man ønsker å koble dokumentet. Ved å svare ja på dette, vil dokumentet kobles til det valgte firmaet og data om dokumentet vil komme opp under dokument taben i relasjonsvinduet. Ved å markere dokumentet og klikke enter, vil man komme rett inn i dokumnetet. Under dokument taben kan kolonner settes opp som for et hvert annet objekt i systemet. Kolonnene gir informasjon om dokumentet som utsteder, lagring, emne, dato sendt mv. Når et dokument er knyttet til et firma kan man gå inn å knytte det til andre objekter hvis man ønsker. Ved å markere dokumentet og dobbeltklikke ( eller klikke F2) vil dialogen for dokumentet komme opp hvor endringer i dokumentdata eller nye koblinger kan foretas. Se dialog under: Side 23 av 30

Alle data om dokumentet, kan endres i denne dialogen. For å knytte dokumentet til andre objekter enn firma, klikkes knapp med tre prikker til høyre for feltet systemobjekt. En Finn dialog kommer da opp, og fra denne dialog markeres og velges ønskelig objekt. For eksempel eiendom eller eiendomsobjekt. Når objektet er valgt, vil det vises i feltet systemobjekt. Deretter må den spesifikke posten for det valgte systemobjekt velges. Det gjøres ved å klikke knapp med tre prikker til høyre for feltet Post. Alle forekomster for det valgte objekt kommer da opp, og ønsket forekomst ( for eksempel en spesifikk eiendom) markeres og det klikkes ok. Den valgte posten legger seg i feltet Post. Knappen Legg til er nå aktivisert, og denne klikkes for å etablere den nye koblingen. Posten legger seg da ned i feltet Tilknyttet. Klikk Ok i dialogen, og den nye koblingen er etablert. 3.2.5 Kategori taben Som omtalt i kapittel 3.1.5 kan objekter knyttes til ulike kategorier for senere å kunne filtrerer på disse kategorier. For å registrere kategorier i systemet eller knytte en kategori til et objekt, må taben kategori sette opp i relasjonsvinduet. Dette gjøres på samme måte som for andre taber. Marker relasjonsvinduet og klikk høyre musknapp. Følgende dialog kommer opp: Side 24 av 30

Velg Ny kobling og velg ønsket kategori i dialogen som kommer opp: Fra denne dialogen kan det markerte objektet knyttes til hovedkategori og underkategori. Velg hoved- og underkategori og klikk ok. Kategoriene vil da fremkomme i kolonnene under kategori taben. For å registrerer en ny hoved- og underkategori, klikkes høyre museknapp i dialogen. Mini dialogen under kommer da opp. Side 25 av 30

Velg ny fra denne og dialogen under kommer opp: Her kan det legges inn nye kategorier og underkategorier. Klikk ikonet med tryllestav til høyre for feltet hovedkategori for å registrere ny hovedkategori, det neste ikonet for endre eksisterende kategori og det siste for å slette en kategori. For ny og endre kommer en liten dialog opp der navn på kategori settes og endringer kan foretas i eksisterende kategori. I feltet underkategorier vil det kunne legges inn kategorier på samme måte som for hovedkategori. Ikonene har samme funksjon. Side 26 av 30

3.3 Tabeller I Fenistra Eiendom finnes flere brukerstyrte tabeller som benyttes til å klassifisere og kategorisere de enkelte forekomster. Når man arbeider i en registrerings dialog vil ofte de aktuelle tabeller være tilgjengelige ved å klikke høyre museknapp og menyen tabeller. Se eksempel under der menyen for høyre museknapp i eiendomregistrerings menyen er vist. For å få adgang til alle tabeller i systemet går man inn i Fenistra (BRA) Explorer. Gå på menyen og klikk oppsett for å komme inn i Explorer: Ved å klikke Folderliste ikonet, til venstre for saks ikonet, vil dialogen dele seg i to som vist over. For å vise som liste klikk ikonet nest bortest til høyre. Som det fremkommer over tabeller delt i fire grupper. Areal, Konto, Kontor og Leie. Side 27 av 30

Under hver gruppe finnes flere tabeller. Nedenfor er tabellene bladd ut for Areal: Av arealtabellene, kan den enkelte bruker legge inn de begrepers om måtte ønskes. ArealType benyttes for eksempel av de fleste brukere. Klikk på ikonet til venstre for ArealType og man kommer inn i tabellen: Side 28 av 30

Ønskede arealtyper legges inn fortløpende og gis et nummer og et navn. Valgene som legges inn vil da dukke opp i nedtrekksmenyer i de relevante registreringsdialogene. Dersom for eksempel følgende garantityper er registrert: Vil disse dukke opp i nedtrekksmenyen for garantityper i garantiregistreringsdialogen som vist under. Side 29 av 30

Under gruppen konto finnes flere tabeller som skal fylles ut i forbindelse med kontering av poster som skal føres over til regnskapet. Utfylling av disse tabeller gjøres i samråd med konsulenter fra Fenistra. Side 30 av 30