Risikovurdering av arbeidsmiljøet - omstillingsprosessen mot Trøndelag Fylkeskommune
Gunn Robstad Andersen Iboende faktorer ved jobben Stor arbeidsmengde Tidspress (og) Høye kvalitative krav Rollestress Rollekonflikt Rolleusikkerhet Karriereusikkerhet Frykt for å miste arbeidet eller bli omplassert Frykt for degradering og redusert status Relasjoner Endring av arbeidsforhold Organisasjonskultur (Struktur og Klima) Dårlig kommunikasjon Manglende medbestemmelse Redusert støtte
Skjer sjelden/aldri, og har ingen/liten konsekvens. Tiltak ikke nødvendig. Hender av og til eller har stor konsekvens. Tiltak vurderes. Skjer ofte eller har alvorlig konsekvens. Må sette inn tiltak.
Ny risikovurdering Ryddet i teksten på hva som er hendelser/tilstander, årsaker og konsekvenser. Strukturert vurderingen inn i SWIFT (Structured what-if-technique) Hva hvis? Mulige årsaker Effekter/konsekvenser Eksisterende barrierer 1 Oppgavene blir ikke Stor arbeidsmengde Elever får ikke løst riktig/tidsnok skoleplass Risiko Risikoreduserende tiltak Ansv Merknad S K R Tidspress Oppgave som blir utført av medarbeidere med for liten erfaring Lønn blir ikke utbetalt i tide Anbudsprosesser blir feil gjennomført
Ved utforming av tiltak for å få en god prosess er det viktig å ta hensyn til: Bevissthet om lokale normer Hensyn til mangfold/ulikheter i opplevelse og reaksjoner i forbindelse med omstilling Tidlig rolleavklaring og kunnskapsutvikling Informasjon og tilgjengelige ledere Konstruktiv håndtering av konflikt og motstand og medvirkning Arbeidstilsynet, «Omstilling Har du husket det viktigste»
Tiltakene Administrasjon og støttetjenester (Virksomhetsområde) Lokale normer Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Leders tilgjengelighet Tidlig rolleavklaring Konstruktiv konflikthåndtering Oppsummering av tiltak Iboende egenskaper ved jobben Stor arbeidsmengde Tidspress (og) Høye krav Rollestress Rollekonflikt Rolleusikkerhet Karriereusikkerhet Frykt for å miste arbeidet eller bli omplassert Frykt for degradering og redusert status Relasjoner Konflikter Manglende sosial støtte Organisasjonskultur Dårlig kommunikasjon Manglende medbestemmelse Manglende støtte
Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Reduserende tiltak Reduserende tiltak Reduserende tiltak Bow-tie analyse Innvirkende årsak Innvirkende årsak Innvirkende årsak Uønsket tilstand/ hendelse Reduserende tiltak Reduserende tiltak Konsekvens Konsekvens Konsekvens Potensielt innvirkende årsaker Kontroll, barrierer Forebyggende Tap av kontroll Kontroll, barrierer Konsekvensreduserende Potensielle konsekvenser
Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Reduserende tiltak Forebyggende tiltak Reduserende tiltak Forebyggende tiltak Reduserende tiltak Bow-tie analyse Forebyggende tiltak Innvirkende årsak Innvirkende årsak Innvirkende årsak Uønsket tilstand/ hendelse Reduserende tiltak Reduserende tiltak Konsekvens Konsekvens Konsekvens Potensielt innvirkende årsaker Kontroll, barrierer Forebyggende Tap av kontroll Kontroll, barrierer Konsekvensreduserende Potensielle konsekvenser
Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Forebyggende tiltak Reduserende tiltak Reduserende tiltak Reduserende tiltak Bow-tie analyse Innvirkende årsak Innvirkende årsak Innvirkende årsak Uønsket tilstand/ hendelse Reduserende tiltak Reduserende tiltak Konsekvens Konsekvens Konsekvens Potensielt innvirkende årsaker Kontroll, barrierer Forebyggende Tap av kontroll Kontroll, barrierer Konsekvensreduserende Potensielle konsekvenser
. Vanskelig å beskrive kultur, forskjeller vil merkes etter hvert Manglende oversikt over kulturforskjeller og på hvilke områder forskjellene har betydning. Ikke gjort tiltak for at enhetene skal bli kjent Manglende føringer for hvordan enhetene skal arbeide for å bli kjent med enheten i den andre FK. Forskjellige forventninger ut fra at de to FK har hatt ulike modeller og praksis. Bli kjent med hverandre! Gjerne gjennom samlinger andre steder enn på jobb, kanskje med middag og overnatting slik at det sosiale vektlegges. Prosjektlederen skal i gjennomføringsfasen starte byggingen av felles organisasjonskultur gjennom ulike faglige og sosiale tiltak i en inkluderende prosess. Oppmuntre til åpenhet og se uenighet som bidrag til forståelse og vekst. Felles besøk til andre fylkeskommuner for å få ideer til ny praksis Etablere forum for diskusjon av arbeidspraksis og vaner og hvorvidt det er behov for å lage «nye» regler om «Hvordan vil vi ha det på arbeidsplassen vår?». Hospitere hos den tilsvarende enheten i NT/ST Organisasjonskultur (Struktur og klima) Involver de ansatte ved å delegere oppgaver og lage grupper. Det skal også legges til rette for informasjon og medvirkning på avdelings/enhetsnivå. Involvering i arbeidsgrupper og prosessen for øvrig drøftes mellom prosjektleder og hovedtillitsvalgte. Uforutsette hendelser basert på misforståelser og manglende kunnskap om forskjellig praksis eller tolking. Medarbeidere kjenner ikke hverandre. Ulik praksis i enhetene i forhold til å bli kjent med enheten i den andre FK. Forskjellig grad av frihet og myndighet i de to FK. Forskjellig praksis i forhold til arbeidsavtaler og reglement. Usikkerhet rundt praktisering av medbestemmelse og medvirkning for både tillitsvalgt og verneombud. Det oppleves at det ikke gis tilstrekkelig informasjon. Utfordringer ved avgang/rekruttering underveis i prosessen. Informasjon om endringen gjennom dialog, der lederen kan fange opp ulike perspektiver blant de ansatte Misforståelser Usikkerhet Rykter Opplevelse av å ikke være prioritert Misnøye Aggresjon Motstand Det kan oppstå konflikter. Lav produktivitet Ledelsen møter ikke behovet for informasjon tilstrekkelig. Felles møtearenaer for de forskjellige arbeidsgruppene. Informere selv om det ikke er noe å informere om. Usikkerhet rundt beslutningslinjer ved nyrekruttering etter avgang. Rask avklaring om struktur, plassering og roller. Spesielt lederroller. Alle ledige stillinger etter 1.9.2016, skal rapporteres inn til felles stillingsbank. Det kan ikke tilsettes uten godkjenning fra prosjektleder i underprosjektgruppa «personalog organisasjonsutvikling».. Ha en klar og tydelig personalpolitikk i alle faser av omstillingsprosessen. Det skal utarbeides retningslinjer for overtallighet i løpet av høsten 2016 som inneholder kriterier for utvelgelse av overtallige. Det bør vurderes om det skal være egne kriterier for ledere.
Mange prosesser og systemer kan/skal ikke videreføres og må etableres på nytt. Kartlegging/evaluering av eksisterende prosesser og systemer og evt. etablere nye. Kontinuerlig drift frem til 1/1-18 Arbeidsmiljø stress (Risikofaktorer og konsekvenser) Ledere kan finne seg jobb utenfor organisasjonen. Usikkerhet og manglende kontinuitet for medarbeiderne. Problemer med å levere gode nok tjenester Misnøye. Oppgaver omfordeles, konkurranse om posisjoner og oppgaver med kolleger. Personer blir plukket ut til posisjoner og oppgaver. Aggresjon. Iboende egenskaper ved jobben. Rollestress. Karriereusikkerhet. Relasjoner. Organisasjonskultur (Struktur og klima). Det kan oppstå konflikter. Det kan bli tatt feil beslutninger. Ny situasjon, leder har kanskje ikke kompetanse på omfattende endringer.
Kontinuerlig drift frem til 1/1-18 Mange prosesser og systemer kan/skal ikke videreføres og må etableres på nytt. Tydelige felles prioriteringer av arbeidsoppgaver innad i enhetene og for begge FK. NT- og STFK må kartlegge nåværende ansvarsområder, kompetanse, antall ansatte, alderssammensetning, vakante og midlertidige stillinger Oppgaver omfordeles, konkurranse om posisjoner og oppgaver med kolleger. Involvering i arbeidsgrupper og prosessen for øvrig drøftes mellom prosjektleder og hovedtillitsvalgte. Etablere tydelige beslutningslinjer under omstillingsprosessen. (Årsaker til- og barrierer (tiltak) mot uønskede hendelser og tilstander) Vurder om det er behov for ressurser/avlastning Avklar ansvar hvis medarbeider midlertidig overtar oppgaver fra andre Vurder om noen har behov for ekstra oppfølging av prioriteringer. Endring av ansvar hvor ansvarsforhold ikke er tilstrekkelig definert. Det skal utarbeides bemanningsplan for sentraladministrasjonen i Trøndelag fylkeskommune fra 1.1.2018. Det skal tilrettelegges for nødvendig kompetanseutvikling/heving.. Misnøye. Orientere om fremgangsmåte i utvelgelsesprosess. Samtaler med berørte medarbeidere om forventninger og egne ambisjoner. Aggresjon. Opplevelse av å ikke være prioritert. Involver de ansatte ved å delegere oppgaver og lage grupper. Hospitere hos den tilsvarende enheten i NT/ST Arbeidsmiljø stress Bli kjent med hverandre! Gjerne gjennom samlinger andre steder enn på jobb, kanskje med middag og overnatting slik at det sosiale vektlegges.. Sett av ressurser til opplæring knyttet til omstillingsprosessen/ endringskompetanse. Gi mulighet for å kunne stille spørsmål om egen situasjon til nærmeste leder. I 5 år fra 1.1.2018 gjelder en garanti om at ingen skal sies opp som følge av overtallighet på grunn av sammenslåingen. Kartlegging av prosessen mens den pågår. Støtte opp om trivselsprosesser. Felles besøk til andre fylkeskommuner for å få ideer til ny praksis. God kommunikasjon mellom leder og den enkelte medarbeider. Felles møtearenaer for de forskjellige arbeidsgruppene. Informere selv om det ikke er noe å informere om. Møtearenaer hvor omstilling er tema, hvor lederen kan fange opp ulike perspektiver blant de ansatte gjennom dialog.. Det skal også legges til rette for informasjon og medvirkning på avdelings/enhetsnivå. Iboende egenskaper ved jobben. Rollestress. Karriereusikkerhet. Relasjoner. Organisasjonskultur (Struktur og klima). Prosjektlederen skal i gjennomføringsfasen starte byggingen av felles organisasjonskultur gjennom ulike faglige og sosiale tiltak i en inkluderende prosess. Det skal utarbeides retningslinjer for overtallighet i løpet av høsten 2016 som inneholder kriterier for utvelgelse av overtallige. Det bør vurderes om det skal være egne kriterier for ledere. Ha en klar og tydelig personalpolitikk i alle faser av omstillingsprosessen. Alle ledige stillinger etter 1.9.2016, skal rapporteres inn til felles stillingsbank. Det kan ikke tilsettes uten godkjenning fra prosjektleder i underprosjektgruppa «personal- og organisasjonsutvikling»..
Arbeidsmiljø stress (Konsekvenser av- og konsekvensreduserende barrierer (tiltak)) Ledere kan finne seg jobb utenfor organisasjonen. Usikkerhet og manglende kontinuitet for medarbeiderne. Problemer med å levere gode nok tjenester Iboende egenskaper ved jobben. Rollestress. Karriereusikkerhet. Relasjoner. Organisasjonskultur (Struktur og klima). Felles omprioriteringer innad i enhetene og for begge FK. Sykefravær. Det kan oppstå konflikter. Følg eksisterende reglement/veiledning for konflikthåndtering. Lav produktivitet. Manglende interesse for deling av kunnskap. Det kan bli tatt feil beslutninger.