Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 28.09.2012 57028/2012 2012/6849 Saksnummer Utvalg Møtedato 12/160 Formannskapet 10.10.2012 12/176 Bystyret 24.10.2012 Samordning av kommunens administrasjon i nytt Rådhus. Resultat av mulighetsstudie. Sammendrag Både rådhus, bibliotek og herredshus fremstår i dag som stive, urasjonelle og umoderne kontorbygg. Det er stort oppgraderingsbehov, særlig knyttet til tekniske anlegg. Rådhuset drives i dag på dispensasjon fra Arbeidstilsynet. Rådmannen har således i perioden desember 2011 til juni 2012 gjennomført en mulighetsstudie hvor hovedmålet har vært å vurdere om det er mulig å etablere et nytt rådhus i rådhuskvartalet. Her vil kommunens administrasjon samlokaliseres i et moderne, fleksibelt og energiøkonomisk rådhus med god tilgjengelighet. Studien konkluderer med at det er gjennomførbart. Det anbefales å gå videre med alternativ 2, dvs. eksisterende rådhusfløy og Banken beholdes mens bibliotekfløyen rives. Dette gir muligheter for et større nybygg i «bakgården», samt legger til rette for å hente ut mest driftsrelaterte synergier. Totalkostnadene er beregnet til 506 mill kr. I første omgang anbefales prosjektet videreført med en arkitektkonkurranse. Saksopplysninger/ Bakgrunn Bodø kommune gjennomførte alt i 2001 en forstudie/mulighetsstudie for Bodø Nye Rådhus, hvor formålet var å samle kommunens administrative funksjoner på et sted. Bakgrunnen for denne studien var at kommunens administrative fellesfunksjoner var spredt på flere adskilte bygg og kommunens drift var urasjonell og lite publikumsvennlig. I forstudien fra 2001 ble det vurdert to hovedalternativer, Rådhuskomplekset «Sør» og Rådhuskomplekset «Nord». Rådhuskomplekset «Sør» besto av rådhuskvartalet med eller uten Norges Bank pluss Dronningens gt. 15. Rådhuskomplekset «Nord» besto av rådhuskvartalet med eller uten Norges Bank pluss Postgården. Studien konkluderte med at man burde gå videre med Rådhuskomplekset «Nord». Se saksfremlegg 02/198 til formannskapet, datert 05.02.2002. Vedtatt i formannskapet 06.02.2001 under sak 02/7. Det vises også til saksfremlegg 2010/3507 til bystyret vedr. «Organisering og lokalisering av servicetorg». Vedtatt i bystyret 11.02.2010 under sak PS 10/7. Både rådhus, bibliotek og herredshus fremstår i dag som stive, urasjonelle og umoderne kontorbygg, som for lengst er utgått på dato. Begge byggene har dårlig plassutnyttelse og er lite Side532
fleksible i bruk. Byggene tilfredsstiller ikke dagens krav til kontorbygg, verken mhp inneklima eller tilgjengelighet/universell utforming. Det er stort oppgraderingsbehov, særlig knyttet til tekniske anlegg. Arbeidstilsynet kom den 03.03.2010 med varsel om pålegg pga dårlig inneklima. Rådhuset drives i dag på dispensasjon. I perioden november 2009 til april 2010 gjennomførte Eiendomskontoret en ideutvikling av ulike alternativer for Nytt Rådhus i Rådhuskvartalet. Dette arbeidet dannet grunnlag for beslutningen om oppkjøpet av tidligere Norges Bankbygget. Norges Bankbygget var på dette tidspunkt i privat eie, og man vurderte at en utvikling av Rådhuskvartalet til nytt Rådhus vanskelig lot seg gjøre uten at kommunen satt som eier av denne eiendommen. Den 02.06.2010 vedtok derfor formannskapet å kjøpe det tidligere Norges Bankbygget. Se sak 10/75 i formannskapet. Ideutviklingen nevnt ovenfor var også bevisstgjørende og avklarende for opplegget til den mulighetsstudien som nå er avsluttet. Opplegget for mulighetsstudien ble behandlet administrativt, og studien igangsatt av rådmannen 20.08.11. Samme dag ble det lagt ut informasjon på kommunens intranett om at rådmannen hadde startet arbeidet med mulighetsstudien, og at arbeidet sees i sammenheng med rådmannens oppstart av en justering av organisasjonen for visse funksjoner. I juni 2012 overleverte Eiendomskontoret mulighetsstudien til rådmannen. Vurderinger Mulighetsstudien har behandlet fire forskjellige alternative løsninger. Alt. 0. Opprettholde dagens situasjon. Alt. 1. Eksisterende bebyggelse beholdes. Nytt bygg etableres mellom biblioteket og Banken. Alt. 2. Eksisterende Rådhus og Banken beholdes. Biblioteket rives. Nytt bygg etableres mellom Banken og Havnegata/Dronningens gt. Alt. 3. Eksisterende Rådhus beholdes. Bibliotek og Banken rives og erstattes med nytt bygg. Studien konkluderer med at alternativ 2 til 506 mill i 2012- kroner bør velges. Rådmannen deler dette syn. Det har vært et overordnet mål i prosjektet å redusere det totale arealbehovet. Dette fordi både investeringskostnadene og driftskostnadene normalt er proporsjonal med antall m2 som bygges. Beregningene av investeringskostnadene er basert på følgende forutsetninger. Forholdet mellom cellekontor og åpent landskap er 30/70. Dette forholdstallet har man kommet frem til etter å ha sjekket erfaringer fra andre rådhus, bl. a i Tromsø. Det totale arealbehovet er i stor grad avhengig av dette forholdstallet, fordi arealbehovet er større pr. arbeidsplass for cellekontor enn for kontorlandskap. Arealbehov 27 m2/ansatt. (46 m2/ansatt i dag). Arealbehovet pr. ansatt er vurdert ut fra hva som er realistisk å få til innenfor eksisterende bygningskropp på eksisterende rådhus med forutsetning 30/70 cellekontor/kontorlandskap. Antall arbeidsplasser 400 stk. Det er ikke tatt hensyn til fremtidige endringer i bemanningen. Dette er den andre hovedparameteren som er styrende for det totale arealbehovet. Parkering 31 plasser i under etg. Totalt arealbehov ca. 12.000m2 inkl. parkering. Dette arealbehovet fremkommer som beregnet antall m2 pr. ansatt multiplisert med antall arbeidsplasser. Dagens prisnivå og med erfaringspriser fra tilsvarende prosjekter. Når det gjelder parkering, så tilfredsstiller 31 parkeringsplasser ikke dagens krav til parkering. Hvis det skal oppfylles, så er kravet 110 parkeringsplasser. Det er det ikke mulig å oppnå i bakgården. Det er mulig å etablere parkering i to etasjer i stedet for en. Det vil gi 19 parkeringsplasser i tillegg, Side533
eller totalt 50 parkeringsplasser. Den siste etasjen vil koste ca. 13 mill kr. ekstra eller kr. 260.000,- pr. parkeringsplass. Denne ekstra etasjen til parkering vil være kostbar og man får relativt lite igjen for pengene. Dersom dagens parkeringskrav skal oppfylles, så kan en mulighet være å etablere parkering under Rådhusplassen. Forholdene ligger til rette for det. Siden parkeringsvedtektene til kommunen er under vurdering, så har Eiendomskontoret i mulighetsstudien valgt å se bort fra denne muligheten. En slik utredning bør evt. gjøres i et eget prosjekt. En mulig fremtidig utvidelse ut over 400 arbeidsplasser kan skje i tilknytning til Dronningens gt. 15 og oppkjøp av eiendommer i randsonen. Det anbefales derfor at Dronningens gate 15 beholdes som kommunal eiendom. Økonomi Følgende forhold er styrende for driftskostnadene til kommunen etter innflytting i nytt Rådhus. Totale investeringskostnader Egenkapitalen og størrelsen på den. Samordningsgevinster/synergieffekter. Hva er realistiske tall på disse gevinstene/effektene? De totale investeringskostnadene er beregnet av rådgiverne og sammenholdt med erfaringstall fra tilsvarende prosjekter. Tallene er i 2012- kroner og inneholder en margin/reserve på 25%. Se vedlegg 2 til hovedrapporten, «Kostnadsoverslag med beskrivelse» Lånebehovet er beregnet som totale investeringskostnader fratrukket egenkapital og mva. I beregningen av lånebehovet er det antatt at prosjektet må tilføres en egenkapital på 100 mill kr. Denne egenkapitalen foreslås skaffet til veie ved blant annet salg av kommunale eiendommer. Det er foretatt en gjennomgang av bygg og eiendommer som over tid kan avhendes. I dette inngår Herredshuset med omkringliggende tomt. Grunnleggende for de fleste salgsobjekter er at eiendommene må omreguleres og utvikles for å kunne realisere verdiene eiendommene representerer. Mulighetsstudien har ikke gått konkret inn på hvilke bygg eller eiendommer som forutsettes selges, men mer sett på hvilke premisser som må gjelde ved finansiering av nytt rådhus. Når det gjelder samordningsgevinster/synergieffekter ved samlokaliseringen i Nytt Rådhus, så er endringene i de årlige driftskostnadene totalt vurdert av Økonomikontoret til 0,3 mill for alternativ 0, og 18,4 mill kr. for alternativ 2. Tallet 18.4 mill kr fremkommer som summen av 8,4 mill kr. i forbindelse med hovedsakelig opphør av eksisterende leieavtaler, og 10 mill kr. i andre samordningseffekter/gevinster. 10 mill kr. i samordningsgevinster er foreløpig et måltall. Rådmannen har satt i gang et arbeid som skal klarlegge og kvantifisere synergigevinstene. Dette arbeidet skal være ferdig innen utgangen av 2012. I beregningene av likviditetsbelastningen for kommunen, er det sett på forskjellige måltall for samordningsgevinstene. Større samordningsgevinster gir tilsvarende lavere driftsutgifter. Med 10 mill kr. i samordningsgevinster, vil driftsutgiftene vise en besparelse i år 9 etter innflytting. Ved å øke samordningsgevinstene til henholdsvis 12 eller 15 mill kr, så vil besparelsene i driftsutgiftene komme i år 7 og år 4. Det vises for øvrig til kapittel 11. Finansiering i hovedrapporten, samt til notatet fra Økonomikontoret, som er tatt med i Vedlegg 3 til hovedrapporten. Side534
Organisatoriske forhold Gjennom den kommende planleggingsprosessen har man nå muligheten til å forbedre en del forhold som i dag ikke fungerer optimalt. Dette er et prosjekt som vil påvirke de driftsmessige forholdene i kommunen i lang tid fremover. Ved å planlegge og bygge det nye rådhuset, så legges det til rette for at kommunen kan få en mye mer rasjonell og effektiv drift enn i dag. En viktig erfaring fra byggingen av det nye rådhuset i Tromsø, var at planleggingen av det nye rådhuset fungerte som katalysator under omorganiseringen av kommunens administrasjon. Der brukerne, dvs. de ansatte, deltok aktivt i planleggingsprosessen og kunne påvirke denne, var deltakerne fornøyd med resultatet. Rådhuset i Tromsø fungerer derimot ikke like bra der brukerne kom sent inn i prosessen. Det blir spesielt viktig at det settes inn ressurser for å se nærmere på de funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til de som skal inn i det nye rådhuset. Siden det nye rådhuset vil være et skall rundt de funksjonene rådhuset skal betjene, bør de funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset være avklart tidlig i planleggingsfasen og i god tid før byggingen tar til. All erfaring viser at det er meget uheldig å måtte gjøre endringer i byggeperioden, og frarådes på det sterkeste. Det gjelder både funksjonelt og ikke minst kostnadsmessig. Det betyr at organisasjonen må være i forkant med sine beslutninger, hvis man skal nå de resultatene vi ønsker å oppnå. Fleksibilitet Et sentralt tema i den videre planlegging er «Fleksibilitet». Vi vet av erfaring at kommunen som organisasjon vil være mer eller mindre i kontinuerlig endring fremover. Behovene vil endres, og da må organisasjonen også endres. Derfor er det spesielt viktig at det nye Rådhuset ikke blir så skreddersydd at det senere vanskelig lar seg endre uten store kostnader. Denne fleksibiliteten har det vært fokusert på gjennom hele mulighetsstudien. Vi ser at slik fleksibilitet kan oppnås også i eksisterende Rådhus både funksjonelt og teknisk, selv om det ligger begrensninger i eksisterende bygningskropp. Ved å være bevisst og lykkes på dette området, kan kostnadene for slike tilpasninger fremover holdes på et minimum. Videre arbeider Følgende arbeidsoppgaver bør prioriteres den nærmeste tid fremover: Synergigevinstene/samordningsgevinstene må klarlegges og kvantifiseres. De funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til bruken av det nye rådhuset må klarlegges. Det bør avklares hvordan egenkapitalen i prosjektet skal skaffes. Man bør se nærmere på hvordan det nye rådhuset kan bli et energieffektivt bygg for fremtiden. Det gjennomføres en arkitektkonkurranse basert på de resultater som er fremkommet gjennom mulighetsstudien. Frem til nå har man hovedsakelig arbeidet og med premissene for arkitektkonkurransen. Det er gjennom denne konkurransen man ønsker å se nærmere på utforming og tilpasning av nybygget til eksisterende Rådhus og Banken, slik at det nye Rådhuset blir å fungere som en samlet enhet for inntil 400 personer. Det har vært kontakt med flere av de mest kjente arkitektfirma i Norge, og det er stor interesse for å delta i denne konkurransen. Side535
Rådmannen ønsker å opprettholde momentum i arbeidet med utviklingen av det nye rådhuset. Det gjelder både mhp fysisk utforming av rådhuset, og ikke minst funksjonelt og organisatorisk. Forslag til innstilling 1. Alternativ 2 legges til grunn for videre arbeid. 2. Prosjektet videreføres gjennom en arkitektkonkurranse. Forslagene til løsninger skal vise hvordan det nye Rådhuset kan utformes og fremstå som en samlet enhet på en designmessig tiltalende måte. Rådhuset skal være fleksibelt og fungere optimalt for inntil 400 personer. Forslagene skal inneholde kostnadsestimat og tidsplan. De totale kostnadene knyttet til arkitektkonkurransen er vurdert til 4 mill kr og innarbeides i forbindelse med økonomiplanen for 2013-2016. Et ja til arkitektkonkurransen er ikke nødvendigvis et ja til prosjektet. 3. Beslutningsgrunnlaget må utvikles videre. Det gjelder spesielt mhp samordningsgevinstene og egenkapital. Formannskapets behandling i møte den 10.10.2012: Forslag Omforent forslag: Endring i setning i pkt. 2 til: De totale kostnadene knyttet til arkitektkonkurransen er vurdert til 4 mill kr og vurderes innarbeidet i forbindelse med økonomiplanen for 2013-2016. Fra Terje Cruickshank (V): Tilleggsforslag i pkt. 2: - Konkurransegrunnlaget i en arkitektkonkurranse legges fram til politisk behandling før iverksettelse. Votering Omforent forslag og forslag fra Cruickshank (V) ble enstemmig tiltrådt. Innstillingen enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling 4. Alternativ 2 legges til grunn for videre arbeid. 5. Prosjektet videreføres gjennom en arkitektkonkurranse. Forslagene til løsninger skal vise hvordan det nye Rådhuset kan utformes og fremstå som en samlet enhet på en designmessig tiltalende måte. Rådhuset skal være fleksibelt og fungere optimalt for inntil 400 personer. Forslagene skal inneholde kostnadsestimat og tidsplan. De totale kostnadene knyttet til arkitektkonkurransen er vurdert til 4 mill kr og vurderes innarbeidet i forbindelse med økonomiplanen for 2013-2016. Et ja til arkitektkonkurransen er ikke nødvendigvis et ja til prosjektet. Konkurransegrunnlaget i en arkitektkonkurranse legges fram til politisk behandling før iverksettelse. 6. Beslutningsgrunnlaget må utvikles videre. Det gjelder spesielt mhp samordningsgevinstene og egenkapital. Side536
Saksbehandler: Snorre Leivseth Stephan André Skjelvan Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef Utrykte vedlegg: 1. Mulighetsstudie 2. 12 vedlegg i mulighetsstudien Vedleggene ligger i Ephorte, journalpost: Og på Bodø Kommunes hjemmeside: Side537