Møteinnkalling TYDAL KOMMUNE. Formannskapet. Dato: 06.05.2014. Formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Utvalg:

TYDAL KOMMUNE Dato: 06.05.2014 Formannskapets medlemmer og varamedlemmer Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Langfloen, Rådhus 1 Dato: 13.05.2014 Tidspunkt: 09:00 Møtet starter på møterom Langfloen kl 09.00. Formannskapet deltar på landbrukstreff, møterom Øyfjellet fra kl 10.00-12.00. Møtet i formannskap fortsetter på møterom Øyfjellet etter landbrukstreffet. Eventuelt forfall meldes snarest til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling. John Paulsby ordfører

Saksliste PS 21/14 Innhold REFERATER Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr RS 23/14 MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAP 24.03.2014 2013/36 RS 24/14 RS 25/14 USS-NYTT NR 18/14 - LANDSMØTETS RESOLUSJON EVALUERING ETTER BEREDSKAPSØVELSE ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON MED FASTLEGER RS 26/14 TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - TYDAL HELSEHUS RS 27/14 TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - TYDAL KOMMUNE HELSE- OG SOSIALADMINISTRASJON 2014/297 2013/442 2013/1016 2013/1016 RS 28/14 SVAR PÅ SØKNAD OM STØTTE - TYDAL 4H 2014/62 RS 29/14 RS 30/14 PS 22/14 PS 23/14 PS 24/14 "SNØMØRKT" - KONSERTVERSJON- SVAR PÅ SØKNAD OM STØTTE INNRAPPORTERTE MILJØPRESTASJONER OG MILJØTILTAK FOR 2013 - HANDLINGSPLAN FOR 2014 PLANPROGRAM FOR REVISJON AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL - STIER OG LØYPER I TYDAL KOMMUNE REGULERINGSPLAN FOR SELLIÅSEN BOLIGFELT - 2. GANGS BEHANDLING KLAGE PÅ ADRESSENAVN LØVØY- OG OPPSTART AV NAVNESAK PÅ NAVN SOM INNEHOLDER NAVNELEDDET MØ-/MJØ- 2014/132 2011/165 2013/465 2012/572 2013/839

PS21/14Referater

TYDAL KOMMUNE Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Øyfjellet, Rådhus 2 Dato: 24.03.2014 Tidspunkt: 09:00-12:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Rep. John Lidvar Paulsby Ordfører V/SP Berit Øian Kåsen Varaordfører V/SP Lars Græsli Medlem A/SV Mona Moan Lien Medlem A/SV John Inge Sørensen Medlem TL Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Rep. Kari Aune (sak 14/14) Lars Græsli A/SV Fra administrasjonen møtte: Navn Gunnbjørn Berggård Marthe R. Græsli Jo Vegard Hilmo Stilling Rådmann Økonomisjef Kulturkonsulent Marthe Græsli Økonomisjef

Saksliste PS 13/14 Innhold REFERATER Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr RS 17/14 MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAP 05.03.2014 2013/36 RS 18/14 SVAR PÅ SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING - KAROLINERSPELET 2014 RS 19/14 RS 20/14 RS 21/14 RS 22/14 PS 14/14 PS 15/14 PS 16/14 PS 17/14 POLITISK HANDLINGSROM VED OFFENTLIGE ANSKAFFELSER RAPPORT FOR BRUK AV STIMULERINGSTILSKUDD 2013 TIL DAGLIG VETERINÆRTJENESTE I TYDAL SØKNAD OM STIMULERINGSTILSKUDD FOR Å SIKRE DEN DAGLIGE VETERINÆRTJENESTEN I TYDAL KOMMUNE I 2014 VARSEL OM RISIKO FOR OPPFORMERING AV BARKBILLER I TYDAL KOMMUNE, OG MULIGHET FOR BRUK AV SKOGFOND TIL OPPRYDDING AV VINDFALL KOMMUNALT TILSKUDD TIL LANDBRUKSTILTAK 2014 PRIORITERING AV DET KOMMUNALE STATSTILSKUDDET TIL NÆRINGS- OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET MED OVERORDNA RETNINGSLINJER I TYDAL 2014 PRIORITERING AV DET KOMMUNALE STATSTILSKUDDET TIL SPESIELLE MILJØTILTAK I JORDBRUKET I TYDAL FOR 2014 RAPPORT FOR BRUK AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER I 2013 2014/118 2009/1278 2013/67 2013/67 2012/256 2013/717 2013/834 2013/835 2013/145 PS 18/14 FRIVILLIGHEITSMELDING FOR TYDAL 2013/949 PS 19/14 REGULERINGSPLAN ØRNESLIEN HYTTEFELT EIENDOMMENE 172/39 OG 172/40 PS 20/14 SAMFUNNSDELEN I KOMMUNEPLANEN - DRØFTINGSSAK 2013/511 2012/8

PS 13/14 Referater Merknader i Formannskapet - 24.03.2014 Ingen merknader. RS 17/14 Møteprotokoll formannskap 05.03.2014 RS 18/14 Svar på søknad om skjenkebevilling - Karolinerspelet 2014 RS 19/14 Politisk handlingsrom ved offentlige anskaffelser RS 20/14 Rapport for bruk av stimuleringstilskudd 2013 til daglig veterinærtjeneste i Tydal RS 21/14 Søknad om stimuleringstilskudd for å sikre den daglige veterinærtjenesten i Tydal kommune i 2014 RS 22/14 Varsel om risiko for oppformering av barkbiller i Tydal kommune, og mulighet for bruk av skogfond til opprydding av vindfall

PS 14/14 Kommunalt tilskudd til landbrukstiltak 2014 Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Lars Græsli stiller spørsmål om sin habilitet. Kari Aune inntrer som vararepresentant. Græsli enstemmig vurdert inhabil. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet - 24.03.2014 1. Det innvilges tilskudd kr 30.000,- tilsvarende kr 1,00 pr liter kjøp melkekvote med virkning fom. kvoteåret 2014. 2. Aas beitelag innvilges tilskudd kr 17.100,- til innkjøp av e-bjeller for storfe. Informasjonen fra årets overvåking skal samles inn fra alle som benytter e-bjellene. Dette skal kunne brukes videre i arbeidet med best utmarksbeiteutnyttelse. 3. Norsk Landbruksrådgiving Sør-Trøndelag innvilges kr 15.000,- i driftstilskudd for 2014. I tillegg bidrar Tydal kommune med tilgang til møterom og videreformidling av aktuelle tiltak i regi Landbruksrådgivingen. Tiltaksplan for 2014 må leveres. 4. Det avsettes kr 60.900,- til fellestiltak (landbrukstreff, fagmøter, faglagsarrangement etc) innen landbruksnæringen 2014. 5. Arbeidsfrist for alle tiltak settes til 31.12.2014. 6. Det må framlegges dokumenterte utgifter til investering og sluttregnskap for utbetaling av tilskuddet. PS 15/14 Prioritering av det kommunale statstilskuddet til Nærings- og miljøtiltak i skogbruket med overordna retningslinjer i Tydal 2014 Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet - 24.03.2014 1. Kr 230.000,- tildeles nærings- og miljøtiltak i skogbruket 2014 i henhold til prioriteringsplan, og tilskuddssatser. 2. Tydal kommune godkjenner framlagt forslag til overordna retningslinjer for tilskuddsutbetaling og tilskuddssatser for NMSK-midler 2014. 3. Enkeltvedtak etter NMSK-forskriften delegeres til rådmannen.

PS 16/14 Prioritering av det kommunale statstilskuddet til Spesielle miljøtiltak i jordbruket i Tydal for 2014 Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet - 24.03.2014 1. Kr 200.000,- tildeles spesielle miljøtiltak i jordbruket 2014 i henhold til prioriteringsplan 2. Tildelt grøftetilskudd, kr 150.000,-, prioriteres brukt i hele kommunen. 3. Enkeltvedtak delegeres til rådmannen. PS 17/14 Rapport for bruk av regionale utviklingsmidler i 2013 Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet - 24.03.2014 Rapporten tas til etterretning og godkjennes. PS 18/14 Frivilligheitsmelding for Tydal Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling i Formannskapet - 24.03.2014 Frivilligheitsmelding for Tydal blir godkjend som framlagt med dei endringar som er skildra i saksframlegget. PS 19/14 Reguleringsplan Ørneslien hyttefelt eiendommene 172/39 og 172/40 Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Innstilling i utvalg for areal, miljø og teknikk enstemmig vedtatt. Innstilling i Formannskapet - 24.03.2014 Tydal kommunestyre egengodkjenner i medhold av plan- og bygningslovens 12-12 reguleringsplanen for Ørneslien hyttefelt på eiendommene Ørneslien vestre 172/39 og Ørneslien østre 172/40 på følgende vilkår: 1. Utnyttelsesgraden for hver tomt settes til 20 %.

2. Hver tomt avgrenses til maks. 2 da. 3. Tomt 61 godkjennes på følgende vilkår: - grunnmurens høyde skal ha samme høyde som veien ved innkjørselen til tomta. Hytta oppføres i en etasje med maks takvinkel 30 grader. 4. Aktsomhetsplikten i henhold til kulturminnelovens 8 må overholdes og fylkeskommunen må varsles og arbeidet må opphøre om det under utbygging av området oppdages forhold som kan tyde på at det finnes kulturminner i utbyggingsområdet. 5. Eiendomsgrensen mellom de to eiendommene og mot naboeiendommene må fastsettes og legges inn på reguleringskartet fra viltkorridoren og opptil reguleringsplanens avgrensning mot nordøst. 6. Vedtaket om egengodkjenning av reguleringsplanen for Ørneslien hyttefelt datert 05.08.2013 opphever tidligere vedtatte reguleringsplaner for hyttebebyggelse på eiendommene Ørneslien vester 172/39 og Ørneslien østre 172/40 PS 20/14 SAMFUNNSDELEN I KOMMUNEPLANEN - DRØFTINGSSAK Behandling i Formannskapet - 24.03.2014 Forslag fra formannskapet: Saken fremmes for kommunestyret ihht. signal gitt i møtet. Forslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet - 24.03.2014 Saken fremmes for kommunestyret ihht. signal gitt i møtet.

file:///c:/ephorte/pdfconvprodir/ephortetyd/72092_fix.html Side 1 av 3 25.04.2014 Fra: Vigdis Ekeland[vigdis.ekeland@lundogco.no] Dato: 25.04.2014 11:01:05 Til: Tittel: USS-nytt nr 18/14 Til USS medlemskommuner Nedenfor følger resolusjon vedtatt på landsmøtet i dag: 18/14 - Landsmøtets resolusjon Delegater fra Utmarkskommunenes Sammenslutnings (USS) 89 medlemskommuner var samlet til landsmøte i Trondheim 24.- 25. april 2014 og vedtok følgende resolusjon: Det haster med ny lov om motorferdsel i utmark Landsmøtet ber Regjeringen prioritere arbeidet med endringer i motorferdselloven og innlemme motorferdselen i arealplanleggingen etter plan- og bygningsloven. Med den utvidede forsøksordningen som skal vare til 2018, vil den samlede forsøksperioden bli 18 år fra forsøk med lokal forvaltning av snøscooterkjøring ble igangsatt. USS har helt siden 1998 bedt om en demokratisering av motorferdselen i utmark gjennom kommunenes arealplanlegging i plan- og bygningsloven. Landsmøtet ber Regjeringen straks igangsette nødvendig lovgivningsarbeid parallelt med forsøksordningen, dersom den ønskes gjennomført, slik at ikke unødvendig tid går tapt og slik at nødvendige politiske avveininger fra Regjeringen blir synliggjort. Det er landsmøtets forventning at Regjeringen viser den nødvendige og varslede handlekraft, som berørte kommuner kan innrette sin planlegging etter. Kommunene ber Regjeringen vurdere å innføre en kommunal mineralskatt Det er avdekket enorme mineralforekomster og store potensielle verdier i utmarkskommunene. Norges Geologiske Undersøkelse (NGU) har i 2012 anslått in situ-verdien av norske mineralressurser til om lag 2 500 milliarder norske kroner. Regjeringen skriver i Sundvolden-erklæringen: «Det er store verdier i fjellene våre. Mineralnæringen vil derfor være et viktig satsingsområde.» Det er landsmøtets syn at dagens regelverk ikke ivaretar vertskommunenes interesser på en god nok måte. Landsmøtet ber derfor Regjeringen om å vurdere innført: en egen skatteordning på mineralutvinning etter modell fra naturressursskatten på vannkraft, som går til vertskommuner der mineraluttakene skjer. en tidsbegrensning på driftskonsesjonene til mineralutvinning, slik det var før ervervsloven ble endret i 1990. Mineralutvinning beslaglegger store arealer i en kommune, og en tidsbegrensning av konsesjonene er viktig for å sikre en bærekraftig forvaltning av og

file:///c:/ephorte/pdfconvprodir/ephortetyd/72092_fix.html Side 2 av 3 25.04.2014 en tilstrekkelig samfunnsmessig kontroll med mineralressursene. Grønn skattekommisjon bør oppnevnes med en representant fra USS Regjeringen har varslet nedsatt en ny Grønn skattekommisjon. Anbefalingen fra Økosystemtjenesteutvalget i NOU 2013:10? Naturens goder, om å vurdere innført en generell naturavgift, er av Regjeringens representant på landsmøtet henvist til behandling i kommisjonen. Landsmøtet vil vise til at Utvalget begrunner sin anbefaling med Norges forpliktelser etter konvensjonen om biologisk mangfold, det økte fokuset på økosystemtjenester og økt press mot arealutnyttelse både fra energi-, havbruks- og mineralsektoren. På samme tid har Regjeringen i sin plattform varslet en styrking av kommunenes inntektsgrunnlag, både gjennom økte inntektsmuligheter fra egne naturressurser og ved en lokal andel av selskapsskatten. Landsmøtet mener det er på høy tid at verdsetting av naturkapital blir institusjonalisert i norsk lovgivning, slik et enstemmig Utvalg anbefaler i NOU 2013:10. Landsmøtet støtter Regjeringens syn om at dette arbeidet naturlig hører hjemme i Grønn skattekommisjon. Med om lag 90 medlemskommuner som besitter de største utmarksarealer og de mest verdifulle naturverdier i Norge, og med det største potensialet for mineralutvinning, ber Landsmøtet om at kommisjonen oppnevnes med en representant fra USS. Bare gjennom en slik representasjon vil de viktige interesser USS ivaretar for vår mest verdifulle naturkapital bli tilfredsstillende ivaretatt. Den lokal forvaltningsmodellen for store verneområder må fullføres Riksrevisjonens evaluering av forvaltningsmodellen for store verneområder etterlyser en tydeliggjøring av rollefordelingen mellom styrene, fylkesmennene og forvaltningssekretariatet. Landsmøtet slutter seg til dette. Det er viktig for en bedre og mer effektiv nasjonalparkforvaltning med større lokal forvaltning. Landsmøtet er tilfreds med statssekretærens løfte om bedre tilrettelegging for miljøvennlig reiseliv og verdiskapning innenfor verneområdene. Landsmøtet vil imidlertid påpeke viktigheten av at verdiskapning først og fremst må springe ut av lokalt arbeid og lokale initiativ, og med egen råderett over verdiskapingsprosjektene. God forvaltning av verneområdene krever tilstrekkelige tiltaksmidler til forvaltningen. Disse midlene ble kraftig kuttet i regjeringens statsbudsjett for 2014. Landsmøtet oppfordrer alle partiene på Stortinget om å sørge for bedre finansiering av dette viktige arbeidet i statsbudsjettet for 2015. Landsmøtet er av den oppfatning at en tydeligere ansvars- og rollefordeling mellom aktørene i forvaltningen - slik Riksrevisjonen også påpeker - vil effektivisere vernearbeidet og gi "mer bruk og vern" for hver krone. Rovdyrforliket må gjennomføres i den daglige rovviltforvaltningen Det tverrpolitiske rovviltforliket forutsetter at det skal være både rovvilt og beitenæring i

file:///c:/ephorte/pdfconvprodir/ephortetyd/72092_fix.html Side 3 av 3 25.04.2014 norske natur, og at denne balansen skal nås med en fastsatt størrelse på rovdyrbestandene og en klar soneinndeling med prioriterte beiteområder. Utfordringen i norsk rovviltforvaltning forvaltningens oppfølging av rovviltforliket. For å sikre rovviltforlikets legitimitet haster det med å få på plass konkrete tiltak i rovviltforvaltningen som sikrer en bedre balanse mellom rovvilt og beiteinteresser. Landsmøtet ser frem til videre oppfølging av ulvesoneutvalgets forslag, blant annet om innlemming av grenseulv og oppfordrer også regjeringen til å følge opp konkrete forslag som er fremmet i Stortinget om mer effektiv jakt for å sikre at rovviltbestandene holdes på vedtatt bestandsnivå og at rovviltskadene reduseres. Dette må også gjelde innenfor ulvesonen. Det er et viktig prinsipp i norsk rovviltpolitikk at det er storsamfunnet som skal bære den økonomiske byrden ved rovviltpolitikken, og ikke de enkeltpersoner som er berørt av den. For å holde konfliktnivået i rovviltpolitikken på et lavest mulig nivå, er det en forutsetning at den lovfestede retten til full erstatning for tap av husdyr til rovvilt videreføres. Landsmøtet er tilfreds med at hele politikerpanelet på landsmøtet klart uttrykte sin støtte til retten til full erstatning for tap av dyr på utmarksbeite. For mer informasjon, kontakt USS-leder Knut J. Herland på tlf 90 54 94 58, e-post: kjherlan@online.no Last ned uttalelsen i PDF. Følg også USS på Facebook. -

Fylkesmannen I Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon vår dam vår ref.(nesoppgittvedsvar) Harry PJ. van de Water 73 19 93 13 03.03.1014 2013/3800-733.0 Soslal» og helseavdellnq Deresdato Deresref. Alle kommuner i SønTrøndelag V/Rådmann Evaluering etter beredskapsøvelse elektronisk kommunikasjon med fastleger Det vises til beredskapsøvelsen i elektronisk kommunikasjon som ble avholdt 3.9.2013 samt rapporten med øvelsesresultatene som ble sendt ut 5.9.2013 (se vedlegg). Som skrevet tidligere anses det som hensiktsmessig at kommunene i beredskapssituasjoner klarerå kommunisere raskt og på elektronisk måte med fastlegene dersom dette er formålstjenestelig for krisens håndtering. Denne kommunikasjonen skal kunne gå i to retninger. Det kan være vesentlig info som sentrale myndigheter på kort varsel ønsker å formidle til fastlegene, eller det kan være behov for å kartlegge eller på annen måte samle opp informasjon som fastlegene sitter inne med. Når det gjelder kartlegginger vil det være kommunens oppgave å sammenstille informasjonen fra fastlegene til et kommunebilde før det oversendes til Fylkesmannen. Også for kommunenes egen del kan det for øvrig være fornuftig å ha slike kommunikasjonsmuligheter med fastlegene. Hvordan en kommune arrangerer dette vil vi ikke legge oss borti. For eksempel vil det faktum at er postadressene til fastlegene i varierende grad sjekkes jevnlig kunne medføre at man fra det kommunale nivå må ringe til legekontorene eller sende SMS til fastlegene om «les viktig e-postmelding» e.l. Etter øvelsen 3.9.3013 mottok vi noen e-poster eller brev med spørsmål eller foreslag. Erfaringene fra øvelsen ble også drøfteti et møte hvor mange av kommuneoverlegene fra Sør-Trøndelag var til stede (Samfunnsmedisinsk forum 4.11.2013). Basert på en totalevaluering har vi kommet til endrede rutiner for hvordan Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i fremtidige situasjoner med sosial- og helsemessig beredskap vil sende elektroniske henvendelser til kommunene. Under øvelsen 3.9.2013 brukte vi gostmottak@kommunenavn.kommune.no som eneste inngangsport. Å sluse øvelsen inn i ett spor hvor man både utfordrer det kommunale postmottak samt den videre elektroniske kommunikasjon fra kommunens system med fastlegene, var et bevisst valg for mest mulig testing av denne kommunikasjonsveien. Av samme grunn så vi bort fra parallelle meldinger til kommuneledelse og/eller kommuneoverlegene, noe som kunne ha Embemedelse og kammurrai» og Justis' ug Lanabruk og Mriiøvarrroppvsksrog Sosial' mg admiriislrasjonsstab samurdmngsstzb beredskapsavdeling bygdeulwkhng avdeling uloarmmgsavdehng helseavfleling relevans 7319s: o: E-post: tmszpostmunak@ryh<esmannemnn Internett:wwwfylkesrriarinerrnn/st organisasjonsnummer: 974764351:

2 økt sjansene for at meldingene ble fanget opp. For øvrig er dette med parallelle meldinger noe som man under en reell krisesituasjon selvfølgelig ville gjort. Fylkesmannens fremtidige rutine Rutinene for fremtidig sosial- og helsemessige beredskapssituasoner hvor kommunikasjonmed kommuneledelse>og eventuelt fastlegenivaer ønskelig, blir som følger: Varslinger vil bli sendt ut via CIM til tre grupper: a. beredskapsansvarlig b. rådmann c. kommuneoverlegen. Meldingene vil bli sendt til e-postadressene av de tre ovennevnte samtidig med SMS om at de ble sendt. Dermed maksimaliserervi sjansenfor at meldingen ankommer personer som direkte kan ta fatt i disse og/eller bør være informert om dette. CIM systemet gir oss automatiske tilbakemeldinger når meldingene er mottatt og dermed kan vi eventuelt aksjonere via andre kommunikasjonskanaleri situasjoner hvor det viser seg nødvendig. Tilbakemeldingene fra kommunene skal gå til en e-postadresse som er oppgitt i varslingen som vi sender ut. Fylkesmannen legger deretter eventuelle svar inn i sitt eget CIM system, for eksempel i tilfelle henvendelse gjelder å samle informasjon via en kartlegging. Per i dag bruker for øvrig nesten alle kommuner i Sør-Trøndelag CXMsom et registrerings og logføringsverktøy i sitt arbeid med beredskapssituasjoner. Kommunene som ennå ikke har anskaffet seg CIM tilrådes å gjøre dette innen 2014. Va ling av ny øvelse En av forventningene som Helsedirektoratet har beskrevet i sitt oppdragsbrev til Fylkesmennene for 2014 er at Fylkesmannen skal ha en oppdatert oversikt i sitt CIM system over kommuneoverlegene og fastlegene i kommunene. Vi planlegger å innhente disse opplysninger fra kommunene og samtidig bruke denne innhenting som en øvelse. Bestillingen til kommunene om å levere oss oversikt over kommuneoverlege og fastleger (i tillegg til navnene vil det i hvert fall være aktuelt å få mobiltelefonnummre og e-postadressene) vil vi sende ut som øvelse etter ovennevnte rutiner med en relativ kort tidsfrist. Denne øvelsen vil vi gjennomføre før sommeren 2014. Med hilsen Jan Vaage (e.f.) fylkeslege Harry P.A. van de Water assfylkeslege Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: kopi rapport med øvelsesresultatene

Vennligstsendtdenne meldingenvideretil - Rådmannen - Kommunensberedskapsansvarlg - Leder for sosial- og helse - Kommuneoverlege RFSULTATENE TEST/BEREDSKÅPSØVEISEN 3.9.2013 Vedlagtoversendesoversiktenmed resultatene(sevedlegg1) av beredskapstesteni den elektroniske kommunikasjonslinjenheisedirektoratet-fylkesmannen-kommune-fastlegene, som Fylkesmanneni Sør- Trøndelaggjennomførtetirsdag3.9.Z013. At det i nærmestefremtid skulleblien slikøvelse,ble varsleti vårt brev av 21.5.2013 (sevedlegg2). Testen ble sendt alle kommuner per e-post ved de kommunale postmottak 3.9.2013 kl. 6.52. Tidsfristen for at Fylkesmannenburde ha fått svarenetilbake,oppsummert på kommunenivâ,var satt til kl. 15.00 samme dag. 11 kommunersvarte innenfristen, Ssvarte mellom kl. 15.00 og 16.00 (disseble tatt med somom besvart i riktig tid), en kommune sendte en oppdatert rapportering dagen etter og en kommune sendte en kort e~postto dager etter. Av de 15 sørtrønderskekommunerhar 10kommuner ikkeeller for sent besvartfylkesmannensforespørsel. Tre kommunerhar sendtdårligeeller ukornplettesvarog12 har besvarttilfredsstillende. For å gjøre kommunens oppgave lettere hadde Fylkesmannen laget rapporteringsskjema hvor man kunne registrere de ulike tidspunkter for mottagelse av rneldingen/rapporten i de ulike deler av kommunene. Dette ble gjort for å hjelpekommunenemed å kunneevaluere øvelsesforløpetså konkretsom muligsamt kunne finne ut hvordet var forbedringxpotensialmht tidsbruk Likevelhar kun9 kommunerbenyttet segav tidspunktregistreringen. Flere legekontorerfindividuelleleger sendte svartil Fylkesmannendirekte. Dette var ikkemeningenfordi svarene skulleoppsummeres i en kommuneoversikt. Dissedirekte meldinger var for øvrig i all hovedsak begrenset til det spørsmålet om man hadde hatt konsultasjoner ifm fláttbitt eller ikke, uten å nevne tidspunktenefor mottagelseavøvelsesmeldirgenosv. Spørsmåletom antall konsultasjonerfor flåttbitt i sisteuke, blevalgt å gi øvelsenen enkel men realistisk innhold rundt et tema som er aktuelt. Flere legekontorer/leger synes imidlertid å ha oppfattet at svaret på antall konsultasjonervar viktigst,ikke nårmeldingeneblemottatt og sendt. Total antall flåttbitt i sisteuke som ble meldt innunder øvelsen,liggersamletsett rundt 30. Det er likevel ikke muligå trekke konklusjonerfor det totale antallslikekonsultasjoneri Sør-Trøndelagi sisteuke. Heller ikkevar det øvelsenshensiktå fåen epidemiologiskfremstilling(dette ville ha krevden annen design).før man kan beregne et estimat for hele fylket bør man ta høyde for en del usikrefaktorer: relativ mange kommunersom ikkehar svartidet hele tatt, svarsom hardårlig kvalitet samt hvormangelegerved de ulike legekontorerifølgerapporteringeneikkevar regnetmed i rapporterte tall om konsultasjoner. Vi har mottatt en tilbakemelding fra Trondheim kommune som opplevde denne beredskapsøvelsensom meget nyttig.øvelsenhar hjulpetmed å avdekkemulighetertil forbedringsomnå vil blitatt tak i. Samletsett Alt i alt kan man konkluderemedat kun 50 %av kommunenei Sør-Trøndelaghar beståtttesten. Mangel på svar eller mangelfulle svarfra deøvrige kommuner reiser tvil om totalresultatet fra øvelsen ville vært brukbart under en realistisk beredskaps situasjon. Altså, dersom dette hadde vært en reell situasjon hvor innblikk i en aktuell situasjon hadde værtvesentlig for sentrale myndigheter for vurdering av tiltak, så hadde svaretfra Sør-Trøndelagikkeværtgodt nok.

Vi anmoder alle kommuner til en gjennomgang av egen håndtering av denneøvelsen, identifisere potensielle forbedringer og giennomføre disse iegen organisasjon. Det kan med sikte på beredskapssituasjoner ogsåvære fornuftigå teste ut elektroniskkommunikasjonmellomkommunenog fastiegene/fastlegekonlorer mer systematisk. Med vennlighilsen HarryPA. ven de Water Assisterende fylkeslege Fylkesmanneni Sor-Trdndelag Telefon:73 19 93 13 Mobil:452 28 616 Fmstvdw%lkesmarInun.nu www. Ikesmannennos! v Tenkpi mlljletforduskrlverul denneeposten

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 7 27.02.2014 2013/39150 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Elin Skancke, tlf. 92812064 TYDAL KOMMUNE HELSE- OG SOSIALADMINISTRASJON v/rådmann 7590 TYDAL Tilsyn - TYDAL HELSEHUS Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 29.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Tydal helsehus 7590 TYDAL Til stede fra virksomheten: Heidi Selboe Welve (tjenesteleder sykehjem/hjemmetjeneste), Ragnhild Wesche Kvål (helse- og sosialsjef), Frank Lysø (personalrådgiver), Hege Kløften (verneombud), Linda M. Sandøy (tillitsvalgt fagforbundet), Dortea Østbyhaug (tillitsvalgt NSF) og Heidi Bente Stokke (bedriftshelsetjeneste). Til stede fra Arbeidstilsynet: Elin Skancke (seniorinspektør) og Odd Erik Bakka (seniorinspektør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

VÅR REFERANSE 2 av 7 2013/39150 Tilsynet var meldt på forhånd og foregikk som et møte ved Tydal helsehus med ledelsen, vernetjenesten og tillitsvalgte. Bedriftshelsetjenesten var også tilstede. Vi hadde fått tilsendt relevant dokumentasjon på forhånd. Vi fikk opplyst at sykehjem og hjemmetjenesten ble slått sammen til en felles tjeneste med felles bemanning i 2009. Det er ca 35 ansatte hvorav ni heltidsstillinger. Det benyttes ikke innleie fra bemanningsselskap, men noen vikarer ved fravær. Sykehjemmet og hjemmetjenesten er organisert med tre avdelinger; sykehjemsavd., demensavd. og hjemmetjeneste. Det er felles turnus for alle ansatte og felles vernetjeneste og tillitsvalgte. Kjøkkenet er lokalisert ved helsetunet og hører helsetunet som verneområde, men kjøkkenet har egen driftsleder. Det er en fagansvarlig sykepleier ved hver avdeling som innehar det faglige ansvaret, mens personalansvaret ivaretas av tjenesteleder. De fleste ansatte rullerer mellom avdelingene, foruten noen som er fast ved demensavdelingen. Utfordringer i arbeidsmiljøet Vi fikk opplyst at svingninger knyttet til pasientbelegg ved sykehjemmet og at det blir flere tyngre pasienter kan oppleves som utfordrende i perioder. Tiltak som er iverksatt for å redusere belastningene knyttet til dette har vært organisering av arbeidsoppgavene, tettere dialog med forvaltningskontoret og endring av turnus i perioder. Det har vært gjennomført økning av stillingsandel ved å flytte ressurser fra helg. Ønsketurnus har ført til noen utfordringer for ansatte gjennom at man har mer variasjon i hvem man jobber sammen med når man er på jobb, spesielt på helg. Innføringen av ønsketurnus har derfor vært innført som en lengre prosess hvor det har blitt tatt hensyn til ulike behov underveis. Vi fikk opplyst at ønsketurnus fungerer godt i dag og at dette har økt trivselen for ansatte når man er på jobb fordi man i større grad har fått vakter som tar hensyn til familieliv. Hjemmetjenesten kan oppleve noen utfordringer knyttet til tilrettelegging i hjemmet til bruker. Det har vært fokus på at det skal gjøres en kartlegging av bolig før tjenestetilbudet tilbys, samt at det er viktig å avklare forventningene på forhånd. Hjemmetjenesten har en tett og god dialog med forvaltningskontoret for å få dette til på en god måte. Ledelsen og ansatte har blitt mer bevisst på å ta hensyn til ansattes arbeidsmiljø inne i brukers hjem og hvilke krav de bør stille til bruker for å tilrettelegge for minst mulig belastning for de ansatte. HMS-kompetanse og vernetjeneste Vi fikk opplyst at tjenesteleder og verneombud har gjennomført nødvendig HMS-opplæring. Medvirkning Under tilsynet opplyste tillitsvalgte og verneombud at de deltar i turnusutvalg hvor de har dialog med arbeidsgiver. Tillitsvalgte deltar også i drøftingsutvalg. Utover dette er det jevnlig dialog med arbeidsgiver ved behov. Ut i fra referatene fra turnusutvalget fremgår det at det stort sett er forhold knyttet til turnus og avvik som er sakslisten for turnusutvalgsmøtene.

VÅR REFERANSE 3 av 7 2013/39150 Det vil være en forbedring om helsetunet har fast møtepunkt med vernetjenesten og tillitsvalgte hvor arbeidsmiljøsaker også er en del av sakslisten som tema for møtet. Dette kan for eksempel være gjennomgang av oppdaterte/nye retningslinjer, utfordringer som har oppstått i arbeidet, opplæringsbehov, planlegging og gjennomføring av verne- og arbeidsmiljøarbeid. Det gjennomføres avdelingsmøter hver måned. Vi fikk opplyst at avdelingsmøtene er en arena hvor alle har mulighet til å medvirke og si det de mener. Det gjennomføres årlig vernerunde og medarbeidersamtaler hvor ansatte har mulighet til å medvirke. HMS-arbeid Det gjennomføres vernerunder og arbeidsmiljøundersøkelse ved helsetunet. Videre gjennomfører kommunen en kartlegging hvor helsetunet også deltar. For at kartlegging og risikovurdering skal fange opp reelle arbeidsmiljøfaktorer som kan gi risiko i hverdagen, f.eks hvordan organiseringen av arbeidet fungerer, ubehagelig hendelser, ergonomiske forhold, endringer, kompetansebehov (se videre til arbeidsmiljømodellen som ble utdelt på tilsyn) kan det være en forbedring å se på om metoden som benyttes i dag er tilstrekkelig for å få frem dette. Bedriftshelsetjenesten kan være en bidragsyter i vurderingen av hvilke metode som egner seg best. Arbeidstid Helsetunet benytter ønsketurnus. Det gjennomføres turnusmøter for å få turnusen til å gå opp og det er et turnusutvalg hvor ledelsen, tillitsvalgte og vernetjenesten deltar. Vi fikk opplyst at ansatte i dag opplever arbeidstidsordningen som positiv, mye på grunn av at man har stor grad av medvirkning og kan i større grad enn før tilrettelegge egen turnus til behovene for ønsket fritid. Turnusen legges inn i et elektronisk system som fanger opp eventuelle brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Avvikssystem Vi fikk opplyst at kommunen har et avvikssystem som er blitt gjennomgått med de ansatte. Det skrives avvik, men det er noe underrapportering på HMS-avvik som gjelder ansattes eget arbeidsmiljø. Verneombudet har tilgang på avvik, men bare gjennom informasjon fra leder. Videre fikk vi opplyst at verneombud ikke kan sende avvik under rollen som verneombud, bare som ansatt. Det vil være en forbedring om avvikssystemet gjorde det mulig for verneombudet å få tilgang til avvik i eget verneområde, samt at det var mulig å sende avvik i rollen som verneombud. Endring/omstilling

VÅR REFERANSE 4 av 7 2013/39150 Vi fikk opplyst at samlokaliseringen i 2009 medførte noe utrygghet i en periode. Dette gjorde at prosessen tok lengre tid og at det ble arbeidet med at ansatte skulle få en mykere overgang fra tidligere arbeidsmetode til dagens organisering. Videre ble det opplyst at samhandlingsreformen ikke har medført de store forskjellene for helsetunet. Ansatte har hatt høy kompetanse og vært vant til å ta i mot pasienter tidlig, men kan oppleve noe tyngre brukere og større belegg enn tidligere. Helsetunet opplever stor nytte av forvaltningskontorets arbeid. Samhandlingsreformen har også ført til en positiv faglig utvikling. Vi har fått tilsendt en overordnet omstillingsavtale for det interkommunale samarbeidet i Værnesregionen. Denne avtalen gjelder kun endringer hvor det interkommunale samarbeidet blir benyttet. Denne avtalen inneholder ikke opplysninger om at det skal gjennomføres konsekvensvurdering under planlegging og gjennomføring av endringer som tillitsvalgte og vernetjenesten skal medvirke til. Avtalen ivaretar vernetjenestens og tillitsvalgtes medvirkning gjennom at det er avtalefestet at de skal være representert i alle formelle organer som opprettes i omstilllingsarbeid. Utover dette har ikke Tydal kommune utarbeidet noen rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvensene under planlegging og gjennomføring av endringer/omstilling. Det vil bli varslet pålegg vedrørende dette i rapporten etter tilsynet hos Rådmann. Kompetanse Samhandlingsreformen har i noe grad økt behovet for kompetanseheving for å sikre faglig utvikling. Likevel opplever helsetunet at de generelt har hatt god kompetanse også før samhandlingsreformen, da de også tidligere har hatt tradisjon for at brukerne har kommet tidlig tilbake til kommunen. Gjennom det interkommunale samarbeidet har ansatte mulighet for å hospitere ved DistriktsMedisinskSenter i Stjørdal. Det er også mulig å hospitere ved St.Olav ved behov. Det gjennomføres noe internundervisning både som e.læringskurs for tema innen tjenesten og personal og på video, samt jevnlig ergonomiopplæring. Helsetunet har forflytningsveiledere. Bedriftshelsetjeneste Tydal helsetun har utarbeidet en plan for bedriftshelsetjenesten (BHT) sin bistand til enheten. Dette gjennomføres ved at det er planmøter hvor leder, vernetjenesten og tillitsvalgte møter BHT for å lage en plan for kommende periode. Vi fikk opplyst at BHT har bistått med blant annet forflytningsteknikk, stressmestringskurs, helsekontroll for nattevakter, brannøvelse, dialogmøte, tilrettelegging, førstehjelpskurs, inneklimamålinger og tiltak, tema knyttet til omstilling/endring og lysmålinger. Helsetunet opplever at samarbeidet med BHT fungerer godt og at det er lett å ta kontakt med BHT dersom andre behov tilsier det. Sykefraværsoppfølging Vi fikk opplyst at ansatte har fått informasjon om sykefraværsrutine og at sykefravær blir fulgt opp i henhold til rutinen. Bedriftshelsetjenesten skal bistå i dialogmøte 1. Arbeidstøy og smittevern

VÅR REFERANSE 5 av 7 2013/39150 Vi fikk opplyst at alle ansatte får utlevert arbeidstøy og har eget skap i garderober ved helsetunet. Arbeidstøyet blir vasket ved vaskeri. Videre fikk vi opplyst at det ikke foreligger noen skriftlig rutine for rengjøring og vedlikehold av arbeidstøy slik at smitte ikke blir spredt. Det vil bli varslet pålegg vedrørende dette. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 12.03.2014. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Biologisk helsefare - rutine for vask og desinfeksjon av arbeidstøy og personlig verneutstyr Arbeidsgiver skal iverksette rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen, som må inneholde opplysninger om avtale med vaskeri for vask av arbeidstøy eller opplysninger om annen metode for desinfisering eller destruksjon av arbeidstøy Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 6-9 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 30.05.2014 Begrunnelse:

VÅR REFERANSE 6 av 7 2013/39150 Virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av biologisk materiale. Arbeidsgiver skal sørge for at det iverksettes tilfredsstillende rutiner som sikrer at arbeidstøy og personlig verneutstyr, som kan være forurenset av biologiske faktorer, tas av når arbeidsområdet forlates og oppbevares atskilt fra annet tøy og utstyr. Slikt arbeidstøy og personlig verneutstyr skal desinfiseres og rengjøres, repareres eller skiftes ut dersom det er defekt, før det tas i bruk igjen. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i å utarbeide rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid 6-9 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr.7. Under tilsynet kom det frem at virksomheten ikke har rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Vi fikk opplyst at alle ansatte får utlevert arbeidstøy og har eget skap i garderober ved helsetunet. Arbeidstøyet blir vasket ved vaskeri. Videre fikk vi opplyst at det ikke foreligger noen skriftlig rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Det foreligger brudd på bestemmelsene om rutine for å hindre helseskader på grunn av biologiske faktorer. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/39150.

VÅR REFERANSE 7 av 7 2013/39150 Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Elin Skancke seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Tydal helsehus v/ verneombud Tydal helsehus v/ tillitsvalgte TYDAL HELSEHUS, 7590 TYDAL

file:///c:/ephorte/pdfconvprodir/ephortetyd/70079_fix.html Side 1 av 1 28.02.2014 Fra: Post[Post@arbeidstilsynet.no] Dato: 28.02.2014 10:27:49 Til: Tyd.Postmottak Tydal kommune Tittel: Tilsynsrapport med varsel om pålegg Oversender med dette brev til kommunen pr offisiell e-post som dere har oppgitt på nettet. Vennligst distribuer brevet til kommunens interne mottakere. Papirversjonen av brevet blir ettersendt pr post kun til hovedverneombud/verneombud. På vegne av Arbeidstilsynet Med vennlig hilsen Line Martinussen Førstekonsulent Arbeidstilsynet Tlf.: 815 48 222 Internett: www.arbeidstilsynet.no Besøksadresse: Prinsensgt. 1 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim

file:///c:/ephorte/pdfconvprodir/ephortetyd/70081_fix.html Side 1 av 1 28.02.2014 Fra: Post[Post@arbeidstilsynet.no] Dato: 28.02.2014 10:27:57 Til: Tyd.Postmottak Tydal kommune Tittel: Tilsynsrapport med varsel om pålegg Oversender med dette brev til kommunen pr offisiell e-post som dere har oppgitt på nettet. Vennligst distribuer brevet til kommunens interne mottakere. Papirversjonen av brevet blir ettersendt pr post kun til hovedverneombud/verneombud. På vegne av Arbeidstilsynet Med vennlig hilsen Evelyn Alm Aune Førstekonsulent Arbeidstilsynet Tlf.: 815 48 222 Internett: www.arbeidstilsynet.no Besøksadresse: Prinsensgt. 1 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 7 27.02.2014 2013/39148 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Elin Skancke, tlf. 92812064 TYDAL KOMMUNE v/rådmann ÅS 7590 TYDAL Tilsyn - TYDAL KOMMUNE HELSE- OG SOSIALADMINISTRASJON Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 28.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom kommunen og sykehus/helseforetak Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette kan påvirke arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Rådhuset 7590 TYDAL Til stede fra virksomheten: Ragnhild Wesche Kvål (Helse og sosialsjef), Frank Lysø (personalrådgiver), Dortea Østbyhaug (hovedverneombud og hovedtillitsvalgt NSF), Edel Kleiven (hovedtillitsvalgt fagforbundet) og Heidi Bente Stokke (bedriftshelsetjeneste). Til stede fra Arbeidstilsynet: Elin Skancke (seniorinspektør) og Odd Erik Bakka (seniorinspektør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

VÅR REFERANSE 2 av 7 2013/39148 Tilsynet var meldt på forhånd og foregikk som et møte med ledelsen, vernetjenesten, tillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten tilstede. Før tilsynet hadde vi fått tilsendt relevant dokumentasjon. I tillegg ble det gjennomført tilsyn ved en enhet innen helse og omsorg, Tydal helsehus. Det er utarbeidet egen rapport for enheten og vi viser til denne rapporten for å supplere opplysningene som blir belyst i denne rapporten. Rapporten vil inneholde hovedmomentene fra tilsynet med funn og forbedringsområder og avsluttes med de påleggene Arbeidstilsynet vil varsle. Kommunen har totalt ca 140 ansatte. Helse, omsorg og sosialtjenesten er en enhet med tre tjenesteledere under seg hvorav leder for omsorg er leder for Tydal helsehus. Helsehuset har ca. 35 ansatte. Det benyttes faste heltids- og deltidsstillinger, samt vikarer ved fravær. Det brukes ikke innleie fra vikarbyrå. Av deltidsansatte er det noe uønsket deltid, men hovedvekten er ønsket deltid. Tydal kommune har inngått en interkommunal samarbeidsavtale med tre kommuner (Værnesregionen). Stjørdal kommune er vertskommune. Rådmennene er representert i arbeidsutvalget, mens etatssjefene deltar i fagråd sammen med kommunelegene. Samarbeidet har medført at flere tjenestetilbud er felles, slik som barnevern, IT-tjeneste og ulike fagprogram innen helse. Det er satt i gang flere prosjekt og samarbeidsområder underveis. Fra høsten 2013 er det innført felles forvaltningskontor som fatter vedtak om tjenestetilbud på dagtid, hvor Tydal kommune har en ansatt i 40% stilling. Samarbeidet med forvaltningskontoret er viktig for å kunne tilby en god tjeneste til brukerne. Rutiner og retningslinjer innen HMS er delvis felles for Værnesregionen og delvis eget for kommunen inne i et kvalitetssystem. Vi fikk opplyst at kvalitetssystemet på intranett er under oppbygging. Det betyr at alle retningslinjer og strukturer ikke er på plass enda, men det arbeides kontinuerlig med dette. Fordelen for Tydal kommune er at det oppleves som et faglig løft og gir et større fagmiljø for ansatte med denne samarbeidsavtalen som gjør at gode rutiner kan deles og benyttes av flere. Vi fikk opplyst at tillitsvalgte deltar i planleggingen av prosjekt i det interkommunale samarbeidet. Det vil være en forbedring om vernetjenesten også deltok i dette arbeidet, slik også den overordnede omstillingsavtalen legger opp til. Vi fikk opplyst at kommunen har et relativt lavt sykefravær og at Tydal kommune ikke har inngått IA-avtale. Vernetjeneste og HMS-kompetanse Under tilsynet fikk vi opplyst at virksomheten har hovedverneombud. Kommunen har delt tjenesteområdene inn i ulike verneområder og helsetunet har ett verneombud. Videre fikk vi opplyst at øverste leder, ledergruppa og mellomledere har nødvendig HMS-kompetanse, samt at hovedverneombud og verneombud har gjennomført HMS-opplæring.

VÅR REFERANSE 3 av 7 2013/39148 Gjennom det interkommunale samarbeidet gjennomføres det to mellomledersamlinger i året, samt at det er igangsatt en pilot for lederutdanning i Værnesregionen hvor det er syv ledere som deltar fra Tydal. Medvirkning AMU: Tydal kommune har opprettet arbeidsmiljøutvalg som har faste møter med fast agenda, samt saker som har kommet opp. Det skrives referat fra møtene. Det kom frem under tilsynet at rapporter fra vernerunder skal sendes inn til AMU, men at dette ikke har fungert i tilstrekkelig grad. Det vil være en forbedring om AMU etterspør referat fra vernerunder, slik at dette kan inngå som en del av det systematiske arbeidsmiljøarbeidet. Arena for medvirkning: Vi fikk opplyst at det er flere arenaer for medvirkning i kommunen. Det avholdes blant annet ukentlige møter i rådmannens ledergruppe, månedlige tjenesteledermøter hvor tillitvalgte deltar, faste sektormøter hvor lederne fra tjenestene møtes og månedlige avdelingsmøter i helse og omsorg. Videre er det satt av tid til at organisasjonene kan ha medlemsmøter hvor også personalleder kan delta i deler av møtet. Vernetjenesten har fellesmøter hvor alle verneombud deltar. Vernetjenesten: Videre fikk vi opplyst at vernetjenesten sitt arbeid har kommet mer i fokus de siste årene og det er satt som målsetting at lederne skal invitere vernetjenesten med på møter som kan omhandle arbeidsmiljøarbeid. Under tilsynet fikk vi opplyst at vernetjenesten ikke deltar på tjenesteledermøtene hvor tillitsvalgte er tilstede. Dersom tema i disse møtene kan omhandle saker som har med arbeidsmiljøet å gjøre vil det være en forbedring om verneombudene også får invitasjon til disse møtene for å sikre at verneombud deltar i planlegging og gjennomføring av arbeidsmiljøsaker. HMS-arbeid Gjennom det interkommunale samarbeidet er det utarbeidet en felles intranettside. Siden er under oppbygging, slik at alle strukturer, rutiner og retningslinjer ikke er helt ferdig. På intranett legges felles retningslinjer og rutiner, samt interne rutiner for Tydal kommune. Det interkommunale samarbeidet gjennomfører et felles fagprogram innen helse som er med på å gi gode rutiner og retningslinjer for fagområdet. Avvikssystem: Kommunen har et avvikssystem som er under utarbeidelse. Ansatte har fått informasjon om rutinen og vi fikk opplyst at det er ansatte innen omsorg som rapporterer flest avvik. Videre fikk vi opplyst at det kan være vanskelig å få ansatte til å skrive avvik på forhold som gjelder arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet veiledet her om at det kan være nødvendig å sette fokus på avvik gjennom å ta frem rutinen og eksemplifisere avvik innen eget tjenesteområde slik at terskelen for å melde avvik blir mindre. Meldte avvik, uønskede hendelser og forbedringsforslag bidrar til viktig informasjon om forhold og praksis ved arbeidsmiljøet i kommune som må videreutvikles eller kan forbedres. Dette er et kontinuerlig arbeid, som forutsetter at kartleggingsverktøyene benyttes av de ansatte. Det er derfor viktig at alle ansatte opplever terskelen for å sende inn en avviksmelding som lav.

VÅR REFERANSE 4 av 7 2013/39148 Kartlegging og risikovurdering: Kommunen har gjennomført ulike kartlegginger. Vi fikk opplyst at det gjennomføres årlige vernerunder hvor leder, verneombud og bedriftshelsetjenesten deltar. Utover dette gjennomføres det kartlegging av hvordan forvaltningen fungerer gjennom CAF. Hver rapport fra CAF ender opp med tiltak etter en prioritering/risikovurdering. Videre er det gjennomført medarbeiderundersøkelser og vi fikk opplyst at det er planlagt ny undersøkelse i 2014. Under tilsynet ble det diskutert ulike metodiske tilnærminger for å fange opp arbeidsmiljøutfordringer. For at kartlegging og risikovurdering skal fange opp reelle arbeidsmiljøfaktorer som kan gi risiko i hverdagen, f.eks hvordan organiseringen av arbeidet fungerer, ubehagelig hendelser, ergonomiske forhold, belastende endringer, kompetansebehov (se videre til arbeidsmiljømodellen som ble utdelt på tilsyn) kan det være en forbedring å se på om metoden som benyttes i dag er tilstrekkelig for å få frem dette. Bedriftshelsetjenesten kan være en bidragsyter i vurderingen av hvilke metode som egner seg best. Omstilling/endring Vi fikk opplyst at helsetunet har gjennomført en større omstilling i 2009. Videre fikk vi opplyst at helsehuset den senere tid har opplevd større belegg enn tidligere, noe som har medført at ansatte opplever et større arbeidspress. Vi fikk opplyst at tillitsvalgte og vernetjenesten opplever at de får medvirke på enhetsnivå når det skjer endringer som har betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøproblemer som rapporteres ved endringer oppstår ofte på grunn av dårlig gjennomførte prosesser. Det er i endringer viktig å velge en tilnærmingsmåte som er tilpasset kommunens forutsetninger, egenart og behov. Noen viktige faktorer å ta hensyn til i sunne omstillingsprosesser er lokale normer, arbeidsstokkens mangfold og variasjon, leders tilgjengelighet, tidlig rolleavklaring og konstruktiv konflikthåndtering. Vi viser til veilederen "Omstilling? Har du husket det viktigste" med bestillingsnummer 590 for mer informasjon rundt dette tema. I Hovedavtalen som kommunen er tilsluttet reguleres nedbemmaningsprosesser og der sikres tillitsvalgtes medvirkning i slike prosesser. Utover det har vi fått tilsendt en overordnet omstillingsavtale for det interkommunale samarbeidet i Værnesregionen. Denne avtalen gjelder kun endringer hvor det interkommunale samarbeidet blir berørt. Denne avtalen inneholder ikke opplysninger om at tillitsvalgte og vernetjenesten skal medvirke ved konsekvensvurdering under planlegging og gjennomføring av endringer. Avtalen ivaretar imidlertid vernetjenestens og tillitsvalgtes medvirkning gjennom at det er avtalefestet at de skal være representert i alle formelle organer som opprettes i omstilllingsarbeid. Det vil være en forbedring om avtalen inneholdt opplysning som sikrer tillitsvalgte og vernetjenestens medvirkning i konsekvensvurderingen under planlegging og gjennomføring av endringer. Tydal kommune har ikke utarbeidet en egen rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvensene under planlegging og gjennomføring av endringer/omstilling som ikke er berørt av det interkommunale samarbeidet. Rutinen skal også sikre vernetjenesten sin medvirkning. Det vil bli varslet pålegg vedrørende dette. Arbeidstid