Saksnr: 200802007-152 Saksbehandler: ALSC Delarkiv: SARK-0305 HMS STYRING I HJEMMESYKEPLEIEN: DEN ÅRLIGE ARBEIDSMILJØVURDERINGEN Januar 2010
Hovedprinsippet i AML 3-1 og HMS-forskriften er at arbeidsgiver skal drive et målrettet, systematisk, dokumentert og etterprøvbart HMS-arbeid. HMS-systemet skal være et styringssystem som skal sikre at mål og krav i lover, forskifter og interne retningslinjer ivaretas. Hjemmesykepleien har sine egne spesielle HMS-utfordringer. HMS-systemet må tilpasses de lokale forhold med egne interne beskrivelser, rutiner, regler og retningslinjer som tilhører dette tjenesteområdet. HMS-ledelse HMS-ledelse er endringsledelse der helse, miljø og sikkerhet skal forbedres i henhold til gitte utviklings- og forbedringsmål. Vellykket HMS-ledelse betinger: - God og synlig ledelse - HMS-arbeid inngår i den daglige driften - God HMS-kompetanse - Klare mål for HMS-arbeid - Klare ansvarsforhold og god oppfølging - Informasjon og kommunikasjon - Samarbeid og medvirkning på alle plan - Utvikling av og motivering for en god HMS-kultur - Gode verktøy og retningslinjer HMS-styring HMS-styring omfatter alle systematiske tiltak som iverksettes for å nå et ønsket helse-, miljøog sikkerhetsnivå i hjemmesykepleien. Gjennom styringen av HMS-innsatsen arbeides det systematisk for å redusere fysiske og psykiske belastninger, uhelse, sykefravær, skader, turnover og øke medarbeidertilfredsheten, samtidig som tjenestekvaliteten heves. Forbedringen av HMS-forholdene ivaretas dels ved fortløpende håndtering av HMSproblemer i det daglige arbeidet, og dels gjennom spesielle HMS-oppgaver som arbeidsmiljøkartlegginger og handlingsplaner. Kartlegginger og handlingsplaner er virkemidler i en planmessig og kontinuerlig forbedringsprosess for å heve HMS-standarden. Hovedansvaret for HMS-styringen ligger hos linjeledelsen. Det betyr at HMS-styringen i stor grad er basert på delegasjonsprinsippet i form av oppgaver og plikter knyttet til resultatenhetsledere og gruppeledere i hjemmesykepleien. Hver sonegruppe i hjemmesykepleien har det fulle utøvende ansvaret for sine HMS- aktiviteter. Den årlige arbeidsmiljøvurderingen (det store perspektivet) For å ivareta arbeidsmiljøet og et systematisk, forebyggende HMS- arbeid skal det årlig foretas en vurdering av arbeidsmiljøet i alle hjemmesykepleiesoner. Gjennom kartleggingen av de generelle arbeidsmiljøforholdene i sonene gir en slik gjennomgang oversikt over HMSforholdene. Kartleggingen avdekkes aktuelle utviklingsområder som det skal utarbeides tiltak i forhold til. Tiltakene settes opp i en handlingsplan, basert på en risikovurdering av hvilke områder det er viktigst å prioritere.
Ansvarsdeling og gjennomføring av den årlige arbeidsmiljøvurderingen Dette er den kartlegging og vurdering som gruppeledere og verneombudet skal gjennomføre. Valg av tidspunkt og metoder/verktøy som brukes i kartleggings- og planarbeidet, kan koordineres av soneleder i samarbeid med Arbeidsmiljøgruppen slik at det hvert år blir en samordnet og enhetlig prosess. Den bør helst gjøres tidlig på vårparten for å holdes atskilt fra medarbeidertilfredsundersøkelsen som foreta på høstparten. Tiltak på handlingsplanen for medarbeidertilfredshet kan det også evalueres gjennomføringen av. Gruppeledere er ansvarlig for å iverksette arbeidsmiljøvurderingen og den lokale tilpasningen til egen enhet i tråd med det overordnede bestemte opplegget. HMS- kartlegging Aml 3 1 (2): Systematisk helse-,miljø og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen HMS- kartlegging er en av de beste metodene for å kunne oppfylle kravet om en systematisk gjennomføring av tiltak. Kartleggingen kan skje ved bruk av metoder/verktøy som er spesielt utformet for hjemmesykepleien for å få til en god prosess. Gjennom kartleggingene avdekkes risikoforhold slik at man ved tiltak kan forbedre HMS-forholdene på arbeidsplassen. Det vises til Arbeidsmiljø i hjemmetjenesten - En veileder. Kartleggingsverktøy Bruk av forskjellige verktøy skal stimulere hele utviklingsprosessen fra den første identifiseringen av et problem og frem til løsningen av det. Verktøy som kan brukes er: Metodebeskrivelse, vedlegg 1 Sjekkliste til personalgruppens forberedelse for arbeidsmiljøsamtalen, vedlegg 2 Kartlegging av de positive tingene i arbeidsmiljøet, vedlegg 3 Kartlegging av problemer og forbedringsområder, vedlegg 4 Forslag til løsninger, prioriteringer og handlingsplan, vedlegg 5 Avtaler om regelmessig kontroll av arbeidsmiljøet, vedlegg 6 Kartlegginger og vurderingen skal omfatte alt fra konkrete fysiske faktorer og forhold som har med organisering, informasjon, kommunikasjon, samarbeid og psykososiale faktorer. Resultatet av vurderingen skal dokumenteres skriftlig og oppbevares i enhetene. Handlingsplan for arbeidsmiljøet Hver sone skal systematisere resultatene fra arbeidsmiljøvurderingen i form av handlingsplan for arbeidsmiljøet som rulleres hvert år. Handlingsplanen for arbeidsmiljøet er en lokal praktisk saks- og tiltaksliste for gjennomføring av arbeidsmiljøtiltak på arbeidsplassen. Utforming av handlingsplan Handlingsplanen er utformet som en problem- og tiltaksliste i kortfattet form som beskriver den type tiltak som planlegges iverksatt. Gjennomføring av tiltakene kan føre til at hver enkelt sak må dokumenteres i en mer detaljert grad. Arbeidet må være dokumentert skriftlig med følgende elementer: Kartlegging av arbeidsmiljøet
Vurdering av årsakene til problemene og utfordringene Prioritering av tiltak i handlingsplanen - hvordan og når skal problemene og utfordringer løses, og av hvem Gjennomføring av tiltak for å bedre arbeidsmiljøet Vurdering av om tiltakene har den ønskede effekt Risikovurdering ved prioritering av tiltak Med risiko menes muligheten for at noe uønsket skal skje og hvilke følger dette kan få. Det kan dreie seg om samarbeidsproblemer, tidspress, ubekvemme stillinger, sykdom og skader. Risikovurdering er en metode for å finne ut hvor vi mest målrettet skal iverksette tiltak på områder der vi er utsatt for risiko. Forholdene med størst risiko må prioriteres høyest når tiltak planlegges og føres opp i handlingsplanen. Risikovurderingen gjøres ut i fra: Alvorlighetsgrad / konsekvenser Sannsynlighet Hyppighet Hvor mange som berøres Flest mulige saker bør prioriteres, avgjøres og løses av sonegruppene og enhetene selv. Under prioriteringen bør det skilles mellom tiltak som haster og tiltak som kan gjennomføres over lengre tid. Saker som ikke kan løses på det laveste nivå, skal formidles til soneleder. Ansvar og behandling av handlingsplan Gruppelederne er ansvarlig for utarbeidelse og rullering av handlingsplanen. Gruppeleder bruker personalmøter og verneombudet som medhjelpere i utformingen av handlingsplanen. På den måten ivaretas bred medvirkning i planarbeidet. Møtene bør munne ut i en felles sammenfatning av tiltak slik at alle blir forpliktet på løsningene. Handlingsplanene behandles av Arbeidsmiljøgruppen. Planene skal gjennomgås regelmessig av leder og verneombud og Arbeidsmiljøgruppen for å sikre at det er ønsket fremdrift og besluttede tiltak blir gjennomført. Hjemmesykepleiesonenes årlige handlingsplan Soneleder skal hvert år utarbeide en handlingsplan for HMS som rulleres hvert år med bakgrunn i det årlige kartleggings- og tiltaksarbeidet i sonegruppene. Handlingsplanen er å betrakte som et styringsdokument for gjennomføring av resultatenhetens HMS-strategi, dvs. prioriterte tiltak og satsningsområder på HMS-feltet. Handlingsplanen legges frem for Arbeidsmiljøgruppen til behandling som gjør en rådgivende uttalelse før soneleder beslutter å sette den i verk. Demokratisk dialog og bred medvirkning i forbedringsprosessen Arbeidstakerne involveres og medvirker i hele prosessen, jf. Aml 2-3 første ledd: (1) Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse,-miljø-og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verneog miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.
De arbeidsformer som praktiseres i forbedringsprosessen krever aktiv medvirkning og engasjement fra alle ansatte. Soneledelsen har ansvar for å ta initiativ, motivere og legge forholdene til rette, mens arbeidstakerne på sin side har både rett og plikt til å medvirke. AML stiller krav om at alle har og må ta et ansvar for å medvirke til bedre arbeidsmiljøforhold på egen arbeidsplass. Det gjelder for kartlegging av arbeidsmiljøforholdene og så langt som mulig skal også ansvaret for å løse problemene være forankret lokalt. Aml trekker opp en strategi for arbeidsmiljøforbedring som innebærer at det lokale nivå blir den viktigste arena for egenaktivitet og utvikling av løsninger og tiltak. Denne strategien er innrettet mot læring og utvikling på grunnlag av erfaringer. Det er de som deltar i førstelinjen i tjenesten som "best vet hvor skoen trykker". Kunnskapene om de fleste konkrete arbeidsmiljøproblemer og muligheter for utvikling av arbeidsmiljøet sitter derfor "nede" i organisasjonen. Arbeidstakerne sitter inne med store ressurser som skal utnyttes. Henvisning: Aml 3-1 Krav til systematisk helse-,miljø- og sikkerhetsarbeid Forskrift om systematisk helse-,miljø-og sikekrhetsarbeid (Internkontrollforskriften) AT 326: Arbeidsgivers plikter AT 472: Systematisk verne- og miljøarbeid. Kartlegging og handlingsplan Arbeidsmiljø i hjemmetjenesten - En veileder Vedlegg Hjelpeskjema til bruk ved kartlegging og handlingsplan for arbeidsmiljøet, vedlegg 1-6 fra Arbeidsmiljø i hjemmetjenesten- En veileder.