Framgangsmåte ved boligframskaffelse til unge med tjenestebehov Prosjekt «boligsosiale utviklingsarena i Bodø» Som resultatmål i prosjektbeskrivelsen for prosjekt «boligsosial utviklingsarena i Bodø» skrives det at «det skal vurderes om sluttrapporten skal inkludere en type metodebok eller forslag til rutinebeskrivelse av ulike prosesser prosjektet har deltatt i». Notatet som følger må ses i denne sammenheng. Prosjekt boligsosial utviklingsarena i Bodø har i prosjektperioden hatt samarbeid med brukere/brukeres foresatte, boligkontoret, tildelingskontoret og HO-administrasjonen med flere vedrørende framskaffelse av boliger til unge med tjenestebehov. Gjennom arbeidet har prosjektet dannet seg et bilde av hvordan framgangsmåten (prosess og metode) ivaretas per i dag. Det har vist seg vanskelig å få til god framdrift i arbeidet noe som har resultert i at så vel brukernes foresatte som kommunens aktører i arbeidet har vært lite fornøyd med det en har fått til, og hvor lang tid de ulike delene av prosessen har tatt. Grad av brukermedvirkning, i den forståelse at mottakere av tjenester selv aktivt skal medvirke og ha innflytelse på beslutninger vedr forhold som angår dem, synes å være avgjørende for den enkelte er fornøyd med resultat. Utgangspunktet for framskaffelse av bolig til unge med tjenestebehov må være kartlegging av behov. Prosjektet har utarbeidet forslag til kartleggingsskjema som kan anvendes av tildelingskontoret som er i kontakt med brukere/foresatte på tidlig tidspunkt - f.eks. ved fylte 15 år. I noen tilfeller vil behovet for bolig være fremkommet i individuell plan og i noen tilfeller vil det foreligge søknad om kommunal bolig. En viktig del av prosjektarbeidet har vært knyttet til dokumentasjon. Det vurderes særs viktig å dokumentere arbeidet i form av referatskriving, ivaretakelse av epostkorrespondanse og notater etter viktige telefonsamtaler. Likeså å få frem de ulike behov, ønsker og vurderinger som fremkommer i arbeidsprosessen. Dette i den hensikt å få oversikt over framgangsmåten for i ettertid å kunne vurdere hvor endringer eller forbedringer kan gjøres.
Fig 1 - Samarbeid i dag EK Tomte-regulering og byggeprosesser TK Kartlegge/vurdere behov hos brukerne HT Innspill behov vedrørende tjenesteareal SLM ØK Orientering og tilbakemelding Medvirkning Brukerne Prosjekteier Koordinerings-ansvar Framskaffelsesansvar Må forholde seg til svært mange innspill som gjør det svært krevende å koordinere arbeidet HO-adm NEBOS Saksframlegg og deltakelse i møter Samhandlingsarena Samhandling Aktuelle utbyggere SK SK lager plan for boligsosiale tiltak basert på analyser av behov IK Råd omkring anskaffelse
Brukere Fig 2 - Samarbeid i framtia? Medvirkning i samarbeid med TK HJT TK HO-stab Innspill behov brukere formidles til TK Samarbeide med boligkontoret vedr behovsbeskrivelse tjenester Kartlegge og vurdere behov hos brukerne - innhente data fra HJT og HO-stab videreformidle rapport /funksjonsbeskrivelse til boligkontoret vedr. behov og prioritering Avklare vedr prioritering Presentere saker i SLM Avklare vedr økonomi Informasjon gis TK SLM BP Tar imot innspill til reg.plan vedr aktuelle boligområder via NEBOS SK Lage plan boligsosiale tiltak basert på analyser Ha nettverk ut mot aktuelle utbyggere og aktuelle interne instanser NEBOS - samarbeidsfora Utbyggere Prosjekteier Koordineringsansvar Framskaffelsesansvar Får oversikt over behov og prioriteringer fra TK - bestiller og/eller utarbeider framskaffelser i samråd med brukere og hjemmetjeneste. Lage saksframlegg på konkrete byggeprosjekt. Gjennomføre byggeprosjekt i samråd med IK og EK v Brukere og HJT EK ØK IK Drøftinger vedr økonomi Gir råd og veiledning ifm anskaffelser Samhandling om aktuelle byggeprosjekter Mottar bestillinger fra boligkontoret Utfører tomteregulering og byggeprosesser
Forklaring modell: Fig 1 Framgangsmåten og arbeidet preges av at boligkontoret må forholde seg til svært mange aktører, noe som medfører at det blir svært krevende å koordinere arbeidet. Fig 2 For å gjøre framgangsmåten mer funksjonell vurderes det hensiktsmessig å dele arbeidsoppgavene i større grad i framtiden. Her ser vi at koordineringsarbeidet blir noe delt på flere enheter. s viktigste samarbeidspartnere er illustrert med de tykke blå pilene. Forklaring til forkortelser: TK tildelingskontor HJT hjemmetjeneste BP byplankontor SK samfunnskontor NEBOS nettverksgruppe for boligpolitiske spørsmål EK eiendomskontor IK innkjøpskontor ØK økonomikontor HO helse og omsorgsavdeling SLM strategisk ledermøte rådmann og kommunaldirektører Beskrivelsen nedenfor forutsetter at kommunen bygger boligene slik at en kan nyttiggjøre seg av Husbankens investeringstilskudd til omsorgsboliger. Løpende kontakt med Husbanken gjennom framskaffelsesprosessen viktig. Kommunen kan i tillegg velge å la momskompensasjon gå inn i byggeprosjektet, evt. håndgivelse av tomt. Dette med henblikk på at den enkelte brukers muligheter til å betjene sine boutgifter. Det er viktig å få avklart hvem som har ansvar for hva og når de forskjellige arbeidsoppgavene skal utføres og det er forsøkt å beskrive de ulike arbeidsoppgavene kronologisk. Det vil ut fra erfaringene i prosjektet være hensiktsmessig at dedikert funksjon følger arbeidsprosessen og «holder tråden» i arbeidet.
Beskrivelse av framgangsmåte ved framskaffelse av boliger med tjenester fokus brukermedvirkning husk ref. fra møter Aktivitet og formål Koordinering Deltakere Ansvar Møte bruker - foreldre/foresatte Hvem er brukerne? Tildelingskontoret foreldre/foresatte brukerne saksbehandlere TK Tildelingskontoret - kartlegging - boligønsker - behov for fellesareal - andre behov - funksjonsbeskrivelse - rapport til BK Møte med rep. fra tjenestene Hvilke tjenester har brukerne behov for i boligen? - kartlegge tjenestebehov - avklare basebehov - funksjonsbeskrivelse - rapport til BK Møter bruker - foreldre/foresatte Hva er boligbehovet? - avklare eie/leie - finansiering lån og tilskudd - kartlegge den enkeltes økonomi betj.evne lån Intern avklaring Avklare med økonomi vedr prioriteringer saken tas til SLM for å få avklart videre arbeid Saksframlegg forberedende sak (jf PS 13/42) fremme behov få politisk «klartsignal» Tildelingskontoret /samfunnskontoret tjenestepersonell saksbehandlere TK foreldre/foresatte brukerne boligkontoret ved rådgivere startlån og tilskudd evt også samfunnskontoret ved boligsosial rådgiver Tildelingskontoret HO-stab/samfunnskontoret kommunaldirektører og rådmann HO-stab /HO-stab /samfunnskontoret Boligsosial rådgiver samfunnskontoret HO-stab
Aktivitet og formål Koordinering Deltakere Ansvar Varsle Husbanken om at det vil /samfunnskontoret komme søknad om tilskudd Møter mellom Eiendomskontoret evt byplan og Sondere tomteareal og avklare tomtemuligheter. Ved behov tas sak til NEBOS eller BP for drøfting av muligheter. /samfunnskontoret Representanter fra Eiendomskontoret og evt NEBOS og/eller Byplankontoret samfunnskontoret Møte bruker - foreldre/foresatte Presentere tomteforslag og evt. drøfte muligheter for eie/leie Avtale nytt møte ved behov for å tenke gjennom forslag /samfunnskontoret foreldre/foresatte BK, TK, evt HJT og SK Møte bruker - foreldre/foresatte Konkludere tomtevalg og hvilke muligheter som finnes for eie/leie ut fra kommunens avgjørelse Intern avklaring Hva vil dette medføre av stipulerte kostnader tjenester med bakgrunn i kartlegging gjort av TK? Avklare med økonomi vedr prioriteringer saken tas til SLM for å få avklart videre arbeid Møter for intern avklaring Utarbeide skriftlig beskrivelse av behov for tjenesteareal i boligen Sette ned en arbeidsgruppe? /samfunnskontoret foreldre/foresatte, BK og SK HO-stab/samfunnskontoret kommunaldirektører og rådmann HO-stab /samfunnskontoret HJT BK - SK
Aktivitet og formål Koordinering Deltakere Ansvar Møter bruker - foreldre/foresatte Utarbeide skriftlig beskrivelse av Foreldre/foresatte Fra kommunen behov for boligareal og herunder fellesareal. Arbeidet kan utføres i et samspill mellom foreldre/foresatte og rep. noen som kjenner bruker godt f.eks primærkontakt ved avlastning eller dagsenter evt koord. IP fra kommunen som kjenner bruker godt Beskrivelsen sendes BK BK Lage behovs- og funksjonsbeskrivelse og avholde møte med alle involverte fokus på avklaring Ut fra behovsbeskrivelsene fra brukerne og tjenesten utarbeide en samlet funksjonsbeskrivelse av behov for tjenesteareal, boligareal samt fellesareal. Konkretisere størrelse rom, de ulike roms utforming og plassering i boligen samt evt behov for smarthusteknologi mm /samfunnskontoret Representanter fra BK Samfunnskontoret Brukere foreldre/foresatte Tjeneste Avklaring internt i møte Hvem skal gjennomføre byggeprosjektet BK eller EK Skal det leies inn konsulenthjelp? I det videre forutsettes at boligkontoret skal gjennomføre videre arbeid Representanter fra BK og EK /Eiendomskontoret
Aktivitet og formål Koordinering Deltakere Ansvar Møte med arkitekt Presentere byggeprosjektet Aktuell tomt Gjennomgang av behovs- og funksjonsbeskrivelsen Bestille utkast/skisse fra arkitekt Ved behov flere møter med arkitekt /samfunnskontoret Representanter fra arkitekt, BK og SK Møte bruker - foreldre/foresatte Presentere løsningsforslag skisse fra arkitekt for å få muntlig/skriftlige tilbakemeldinger fra bruker foresatte og fra tjenestepersonell /samfunnskontoret Foreldre/foresatte, arkitekt, tjenestepersonell og representanter fra BK og SK Gi tilbakemelding arkitekt Tilbakemelde skriftlig evt i møte til arkitekt behov/ønske om endringer av skisse etter innspill fra bruker og tjeneste /samfunnskontoret Representanter fra arkitekt, BK og SK Møte bruker - foreldre/foresatte og tjenestepersonell og arkitekt Presentere nytt løsningsforslag skisse etter tilbakemeldinger fra bruker og tjeneste Møtet må ha fokus på å tilstrebe en endelig løsning men ved behov flere møter /samfunnskontoret Foreldre/foresatte, arkitekt, tjenestepersonell og representanter fra BK og SK
Aktivitet og formål Koordinering Deltakere Ansvar Lage endelig spesifisert beskrivelse Det lages en endelig spesifisert konkret beskrivelse av alle rom i bygget. Beskrivelsen skal danne grunnlag for beregning av investeringskostnader. Kopi av beskrivelsen sendes foreldre/foresatte og tjenesten. /samfunnskontoret og samfunnskontoret Få utarbeidet kostnadsoverslag Få utarbeidet kostnadsoverslag ut fra endelige skisser og beskrivelser fra arkitekt eller en byggmester - evt avholde et møte. Når kostnadsoverslag mottas orientere foreldre/foresatte Representanter fra BK og arkitekt evt byggmester Saksframlegg - så konkret saksframlegg som mulig ut fra stipulerte investerings- og driftskostn. knyttet til aktuelle prosjekt (jf PS 14/192) Møte bruker - foreldre/foresatte Orientere om utfallet fra politisk behandling. Bestille konsulentbistand? Det må utarbeides beskrivelse av konstruksjonen i bygningen for utarbeidelse av konkurransegrunnlag /HO-stab/ samfunnskontoret /samfunnskontoret Boligsosial rådgiver samfunnskontoret foreldre/foresatte BK og SK og HO-stab
Aktivitet og formål Koordinering Deltakere Ansvar Anbudskonkurranse Konkurransegrunnlaget legges ut i Doffin Søke Husbanken om tilskudd Valg av leverandør Oppstart byggeprosjekt Kartlegging boligbehov for unge hjemmeboende med tjenestebehov Bakgrunnsinformasjon Familien Nåværende familiesituasjon: Boforhold (plass, boligtype): Ungdommen Navn: Fødselsdato: Grad av selvstendighet i hverdagen beskriv hjelpebehov: Hva slags oppfølgingstilbud har ungdommer per i dag fra kommunen?
Planlegging av fremtidig bosituasjon Når begynte dere å planlegge fremtidig bolig? Hva er tidshorisonten for utflytting? Hvilke ønsker/preferanser har dere for egen bolig? - bo i egen bolig for seg selv - bo i egne leiligheter med tilgang til fellesarealer - bo sammen med andre i bemannet bofellesskap egne rom med fellesarealer Tanker om å eie versus leie bolig Ønsker dere å kjøpe bolig Ønsker dere å leie bolig - privat - kommunalt
Informasjonsbehov Hvilken type hjelp/informasjon har dere behov for fra kommunen?