VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 4.20 Oslo, sept. 2010. Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting. Denne versjonen inneholder ny funksjonalitet som i hovedsak har kommet som ønsker fra kunder og brukerforeningen, samt korreksjoner av innmeldte feil. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet nøye før du tar systemet i bruk, da kan du raskt komme i gang med å ta i bruk de nye mulighetene denne versjonen gir. Nyheter og forbedringer er kort beskrevet i dette versjonsbrevet, men du kan lese mer om de enkelte rutinene i online-hjelpen. Installasjon: NB! All installasjon og konvertering må kun foretas med en bruker inne i systemet, alle andre må logge seg ut. Visma Document Center Kjøres Visma Document Center må Visma Workflowserver som går som en tjeneste på serveren stoppes før installasjon av Contracting. Viktige punkter som må gjennomgås etter installasjon: NB! All installasjon og konvertering må kun foretas med en bruker inne i systemet, alle andre må logge seg ut. Konvertering Etter installasjonene fra vår Oppgrader programvare/nedlastingsside (CD sendes kun på forespørsel), gå til meny System - Manuelle rutiner. Kjør konvertering ved å taste KONVERT <Enter>. Har dere klientversjon konverteres alle klienter. Under konvertering vises nederst en forløpsindikator (blå stripe) for de store registrene. Det lages også en loggfil som kan sjekkes etter konverteringen hvis problemer har oppstått (Vis logg). Tips: Hvis dere kjører i et nettverk og Visma Contracting kan kjøres fra deres server, vil konverteringen gå mye raskere. NB! Hvis dere får feil på konverteringen kan det skyldes at deres server har låst noen datafiler. (Dette kan skje ved at Visma Contracting ikke er avsluttet på normal måte et sted.) Før dere ringer til support: Lukk alle programmer, start server på nytt og kjør KONVERT på nytt. I stedet for å starte server på nytt kan en kjøre administrative rutiner på server og sjekk åpne filer. Lukk alle åpne filer på område Contracting. Visma Document Center Kjøres Visma Document Center må Visma Workflowserver som går som en tjeneste på serveren startes etter installasjon av Contracting. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 1
Nyheter og forbedringer Visma Contracting 4.20 Generelt Altinn Altinn har ikke fått ferdig sin nye versjon. Vi har forberedt Contracitng på det, men vi kan ikke legge disse programmene før Altinn er ferdig. Regnskap Utskrift purrenota/rentenota Ved utskrift av purre/rente-nota kom ikke riktig avdelingsnummer med på rente/purre-konto hvis man trykket OK uten å gå igjennom andre felter. Det er rettet. Transaksjonsliste leverandører Ved utskrift av transaksjonsliste og alle poster, så kommer nå leverandørens fakturanummer ut med 30 siffer. Budsjettering Ved danning av budsjett ut fra fjorårets regnskapsresultat tas det nå hensyn til fortegn. Bilagsregistreringen Ved bruk av F3 (angre) blir bilagsnummer redusert med en. Det sjekkes nå at bilagsnr ikke kan bli mindre enn siste brukte bilagsnr. Det kommer også melding. Ved innbetalinger og merking av poster og innbetalt beløp er større enn faktura, så blir det nå en del innbetaling (kode=1). Ved endring av avdeling og man har ført mot ordre/anlegg, så må man gå igjennom linjen i denne føringen for og få endret avdeling i kostnadsføringen. Avdelingsnavn vises nå i bildet. OCR innbetaling Ved innbetaling fra OCR og innbetalingsbeløp er større enn faktura, så merkes innbetalingen med del innbetalt (kode=1) og restbeløp blir lik differanse mellom faktura og innbetalt beløp. Remittering Hvis det i returfil fra banken er feil ved en transaksjon eks. KID-nr er feil, så vil nå hele bunten bli avvist i Contracting og kode for sendt bank blir opphevet. Lønn Lønns- og trekkoppgave Mulighet for å skrive ut lønns- og trekkoppgaver på matriseskriver vil bli faset ut. Det er etter hvert svært få som bruker matriseskriver til utskift av lønns- og trekkoppgaver. Blir det endringer på oppgaven ønsker vi ikke å legge for mye tid i å tilpasse den til matriseskrivere. Terminoppgave - Valg av år/termin Programmet for utskrift av terminoppgave er ett program som er avhengig av korrekt årstall for korrekt funksjon. Spesielt ved endringer i måten å behandle arbeidsgiveravgift på, er man avhengig av at korrekt behandling blir benyttet. Derfor inneholder terminoppgaveprogrammet to siffer for årstall. Ved årsskiftet vil systemdato være neste år, men man ønsker å kjøre terminoppgave for siste termin forrige år. Da blir feil regler benyttet for denne terminen, om man ikke setter systemdatoen tilbake til forrige år. Dette er nå endret, og ett lite skjermbilde dukker opp idet man velger terminoppgave. Her velger man aktuelt år med år fra systemdato som Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 2
forslag. Man kan også velge termin, men denne kan også endres senere. Man har ikke senere adgang til å endre årstall. Sperre av statusendring på lønnskjøringer Det er nå mulig og sette på sperre slik at bare de brukere som har rettighet til dette kan sette tilbake status på lønnskjøringer fra Beregning foretatt/oppdatering til Venter eller Reg. foretatt. Det må legges inn en kode under Systemkoder og deretter en kode på de brukere som skal ha denne rettigheten (kun systemansvarlig). Egne lønnsarter pr. bruker Hvis man ønsker å begrense hvilke lønnsarter en bruker skal ha adgang til i timeregistreringen, så setter man dette på brukeren (kun systemansvarlig). Da vil man få mulighet til å opprette gyldige lønnsarter på den brukeren og man kan også kopiere lønnsarter fra en bruker til en annen. I søk på arter i timeregistreringen er det kun arter pr. bruker som vises. Feriepenger tilgode ble feil på reprint Hvis man hadde utbetaling av feriepenger i en lønnskjøring, oppdaterte og avsluttet denne kjøringen og deretter skrev ut lønnsslipper fra rutinen Spørring lønnslipper tidligere perioder, ble utskrift av Feriepenger tilgode redusert med utbetalte feriepenger. Det er korrigert. Kommunenummer i rutine for Skattekort I rutinen for Skattekort på lønnstaker vises nå også kommunenummer slik at dette kan endres/sjekkes når nye skattekort skal legges inn. Fraværsregistrering og IA bedrift Hvis bedriften er IA-bedrift kan man nå legge inn maks antall sammenhengende dager man kan ha egenmeldt sykefravær. I dag er det 8 dager og maks antall dager totalt er 24. Det er nå mulig og søke på lønnstakernummer ved og taste dette direkte på linjen. Liste registrert lønn Kolonnene for ordre og anleggsnummer er utvidet så lange nummer synes. Km godtgjørelse fra Handyman Nå beregnes det korrekt med riktige satser i det en lønnstaker passerer grensen mellom høy og lav sats (9000 km). Liste akkumulatorer I liste akkumulatorer ble siste linje med summeringer utelatt. Kun lønnstakerens nummer og navn ble vist. Dette er korrigert. Visma Travel Expense Det er laget en integrasjon mellom Visma Travel Expense og Visma Contracting. Visma Travel Expense er et system for registrering av reiseregninger og utlegg. Dette kan nå danne data som kan importeres til Visma Contratings ordre- og lønnssystem. Remittering av lønn Ved overføring av feriepenger og ingen skatteavsetning er foretatt, så dannes nå heller ikke BETFOR21 til banken, noe som medførte avvisning hos en bank. Akkumulatorutvalg Tar nå opp til 28 kolonner. Prisbehandling Enkeltvarer i rabattregister Hvis det på enkeltvarer i rabattregsiter ligger både avtalt pris og rabattsats, vil nå kostpris beregnes som avtalt pris minus rabatt. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 3
Fakturering Fakturaer på e-post Ved utskrift av fakturaer kan nå disse sendes som e-post vedlegg i pdf-format. Alle fakturaer som sendes som e-postvedlegg blir merket og vises med et pdf-ikon i fakturaoversikten, i spørring faktura, i ordrespørring faktura og i søk på faktura. Ved og "klikke" på dette ikonet hentes fakturaen opp i pdf-format. NB! Hvis det er en stund siden dere installerte det bør BullZip installeres på nytt. Hvis dere under utskrift (sending) av faktura får feilmelding må siste versjon av BullZip installeres og så må dere kjøre ut fakturaer på nytt med valget reprint. Nye felter på fakturablanketten To nye felter er definert for fakturaen: Kundens telefonnummer og kundens organisasjonsnummer. Feltene må defineres på fakturablanketten hvis de skal benyttes. Kid-nr ved efaktura (e2b) Hvis man ikke benytter KID-nr (felt 110) på blanketten, vil det nå heller ikke overføres KID-nr i efakturafilen til e2b. Registrering av faktura Ved registrering av faktura så vises nå (Faktura på) hvilken utskrift denne kunden skal motta faktura på, enten på papir, e-post eller efaktura (e2b). Ved registrering faktura er nå teksten Total kost endret til Total kost faktura for å presisere at kostnaden som vises er det som er ført på materiell og timer til fakturaen og ikke ordren totalt. Kontantfaktura og betalingskort Ved betaling med bankkort, så er det nå også mulig og ta ut kontanter ved og registrere Mottatt beløp inkl. det beløp som skal tas ut. (Dat skal altså ikke registreres to mottatte beløp.) I bankkortbildet vil da det beløp som skal tast ut fremkomme på egen linje. Ordre/Anlegg Materialavtale Bruk av materialavtale som henter priser fra en fast grossist er rettet. Hvis det tidligere er ført materiell på ordre med den type avtale må en kjøre rutinen for rekalkulere og så knapp Siste pris. Team og teamleder Ny kode på bruker som forteller at bruker er teamleder. Mulighet for å sette sammen et team (fra vedlikehold brukere) med lønnstakere. Ny kode for å begrense tilgang for brukeren i ordrebehandlingen til kun å gjelde ordre tilhørende saksbehandlere i teamet og i timeregistrering til kun å gjelde lønnstakere i teamet. Budsjett og fastpris på ordre i minus Mulighet på ordre for å budsjettere inntekter/kostnader negativt og også sette fastpris på ordre /punkt / fase og kb1 som negative beløp. Negative beløp vil i ordrebehandling markeres med rødt. Autofakt godkjenning Ny kolonne i Autofakt for godkjenning av inngående faktura. Når man klargjør en faktura til oppdatering (setter Ja i kolonnen Oppdater på linje) vil automatisk BrukerID legges i kolonne for Godkjent. Dette kan ikke endres. Bruker ID for Godkjenning av vises på spørring inngående faktura fra ordrespørring. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 4
Autofakt - hente Ved henting av autofakt kan man nå bruke knappen [Merk alle] for å krysse av alle autofaktfiler. En kan også fjerne alle avkryssingene igjen med knapp [Avmerk alle]. (Gjelder ny FTP-rutine) Sporing av varer på ordre / faktura Nytt program for å spore et varenummer på pakksedler og fakturaer og dermed også på ordre og kunder. Programmet er tilgjengelig under menyen Varelager Spørring Sporing varer samt som en knapp <Spor vare> i varesøk og vareplukk. Programmet lister opp alle pakksedler og fakturaer som inneholder angitt varenummer fra en angitt dato. Oppretting ordre og tilknytning anlegg Når man oppretter en ny ordre og skal tilknytte et anlegg ved hjelp av søkeprogrammet, vises ikke avsluttede anlegg i søkebildet. Avsluttet ordreperiode Om man henter opp en pakkseddel fra en avsluttet periode vil man ikke få advarsel om at ordreperioden er avsluttet før man gjør forsøk på å føre på den. Timeregistrering Timelister Ved utskrift av timelister er det nå et nytt valg om man ønsker og skrive ut informasjon som er registrert på håndholdt terminal. Det er kun 30 pos. av 256 som vises på listen. Import Det er nå mulig å importere timer som er laget i andre systemer, som for eksempel stemplingsur, inn i Visma Contracting. Importfilene må holde seg til en viss standard. Import av data fra Visma Travel er forbedret. Bestilling Kalkyle System Hente ordrebekreftelser Ved henting av ordrebekreftelser kan man nå bruke knappen [Merk alle] for å krysse av alle filer. En kan også fjerne alle avkryssingene igjen med knapp [Avmerk alle]. (Gjelder ny FTP-rutine) Manglende Word-dokument i kalkyle Hvis noen hadde flyttet, slettet eller ikke fått lagret Word-dokumenter tilknyttet et tilbud ble det feil ved sending av e-post. Ved åpning av tilbudet og ved sending av e-post er det nå lagt inn test om dokumentene finnes. Ved testen da man åpner tilbudet, vil man få ett valg om man vil slette tilknytningen eller ikke. Rettighetskontroll på programmer under System menyen Man har nå mulighet til å sette opp på bruker at det skal være adgangskontroll på enkeltprogrammer under Systemmenyen. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 5
Eksport til eksternt regnskap Ved overføring til Visma Global filbasert kan man nå sette opp hvilke ekstra felter man ønsker og ha med over fra Contracting. Dette gjelder Punkt/Fase, Kb1, Kb2 og anlegg. Disse feltene Ekstra 1-4 er moduler som da må kjøpes til Visma Global. Det er nå også en valgmulighet om man vil kjøre etter brutto- eller nettoprinsippet ved overføring til Global (filbasert). Hittil har kun bruttometoden vært i bruk dvs. at salg/kjøp er inkl.mva. og konto for moms ikke kommer med over. Dette kunne medføre differanser på +/- 0,01 kr. Kjører man derimot netto metoden, er salgs-/kjøpskonti uten mva, lik Contracting og mva. konto kommer med over som egen linje. Nummer på inngående fakturaer er utvidet fra 12 til 30 siffer. Filen som brukes som mellomlagring EMDAT000.OVF blir etter overføring "døpt" om med dato og tid til eks. EMDAT000_20100427_1023.SAV,og man kan derfor ta vare på grunnlag for alle overføringer til Visma Global og Visma Business. Innsending av data for feilsøking Det er nå laget automatikk for å kunne pakke og sende data til Visma for feilsøking. Dette brukes etter samråd med kundeassistanse (support), konsulenter eller utvikling. En kan velge alle data eller data for spesielle rutiner. En kan også angi tidspunkt for innsending. I Systemkoder Overføring må en legge inn navn, bruker og passord for Vismas FTP-server. Data sendes fra menyen System Eksport Send data for feilsøking (Se ellers dokumentasjonen under samme punkt.) Varsel dersom arbeidsområde ikke finnes ved overføring Excel Enkelte har opplevd problemer dersom arbeidsområdet for overføring av Excel ikke finnes. Arbeidsområdet TEMP_DIR angis i konfigurasjonsfilen (cblconfi) på ETC-omtrådet. Dersom endringer i datastruktur, flytting av data, servere etc har skjedd, så er kanskje ikke dette området gyldig lenger. Da vil ikke systemet klare å lagre filen, og overføring til Excel avbrytes. Dette er korrigert i versjonen. Dersom tilstanden som beskrevet er gjeldende, vil et varsel komme opp om at området ikke finnes. Deretter vil filen bli lagret på Visma Contracting sitt dataområde. Det anbefales å korrigere dette dersom meldingen oppstår. Kontroller at dataområdet som er beskrevet i meldingen virkelig finnes, opprett det om nødvendig. Hjelpeguide Vi har lagt inn en hjelpeguide som forklarer en del rutiner steg for steg. (Den var med fra versjon 4.12.06) Dette forutsetter at bruker har tilgang til bakgrunnsbildet som vises når en starter Contracting. Til høyre på øverste linje står Hjelpeguider som gir et avlangt felt på skjermens høyre side og som kan stå der mens man kjører Contracting. Før du kan bruke hjelpeguider må programmet for dette installeres via linjene under Installer hjelpeguider. Hjelpeguiden ble innført i versjon 4.12.06, men nå medfølger en nyere versjon av programmet. Hvis du har installert det tidligere må du først avinstallere det gamle på en av følgende to måter: a) Start > Alle programmer > Visma Performit Player > Avinstallere Performit Player b) Start > Kontrollpanel > Legg til eller fjern programmer. Etter det kommer opp ei liste, finn Visma Performit Player og klikk på [Avinstaller]. Deretter kan du klikke på Installer hjelpeguider i Contractings startbilde. (Siste versjon finner du også alltid på http://performit.no/performitplayer ) 2010 Visma Software AS Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 6