NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 4.11

Transkript

1 VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 4.11 Oslo, desember Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting. Denne versjonen inneholder ny funksjonalitet som i hovedsak har kommet som ønsker fra kunder og brukerforeningen, samt korreksjoner av innmeldte feil. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet nøye før du tar systemet i bruk, da kan du raskt komme i gang med å ta i bruk de nye mulighetene denne versjonen gir. Nyheter og forbedringer er kort beskrevet i dette versjonsbrevet, men du kan lese mer om de enkelte rutinene i online-hjelpen. Installasjon: NB! All installasjon og konvertering må kun foretas med en bruker inne i systemet, alle andre må logge seg ut Brukere av epockets Handyman må ha versjon 6.2 av den for å kunne kjøre mot Visma Contracting. Viktige punkter som må gjennomgås etter installasjon: NB! Siden det ofte glemmes å kjøre konvertering etter en oppgraderingen vil nå brukere som logger seg inn Contracting etter oppgraderingen få spørsmål om de skal kjøre konvertering. Blanketter for Lønns- og trekkoppgaver og Årsoppgave, kommer i neste versjon (versjon 4.12) til jul. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

2 Nyheter og forbedringer Visma Contracting 4.11 Generelt Autentisering av utgående e-post En del kunder rapporterte at de ikke fikk sendt e-post ut av huset. Det gikk fint med interne e-post adresser, men ikke eksterne. Årsaken var at enkelte leverandører av e-post tjenere krever autentisering av utgående e-post. Vi har nå lagt inn muligheten for å registrere nødvendige opplysninger for disse. De nødvendige opplysningene registreres sammen med den tidligere epost tjener (SMTP). Alt dette er nå flyttet til en egen fane i vedlikehold systemkoder. Fanen heter e-post. Dersom man er usikker på opplysningene, må man sende en forespørsel til sin leverandør av e- post tjenester. Teksten kan være: Hva er adressen til SMTP serveren for utgående e-post? -> svar legges inn i feltet "e-post tjener (SMTP)" Hvilken port brukes for utgående e-post? -> svar legges inn i feltet "Serverportnr. for utgående e-post" Kreves autentisering for utgående e-post? -> svar legges inn i feltet "Krever e-post leverandør autentisering" Brukes SSL kryptering for utgående e-post? -> svar legges inn i feltet "Bruker e-post leverandør SSL kryptering". Hvilket brukernavn har jeg/vi for autentisering av utgående e-post? -> svar legges inn i feltet "Brukernavn/e-post adresse for autentisering". Hvilket passord har jeg/vi for autentisering av utgående e-post? -> svar legges inn i feltet "Passord for autentisering". Se ellers i dokumentasjonen i Contractings hovedmeny: Hjelp - Hjelp Visma Contracting og dokument under \Contracting\Dok\ Regnskap Melding om at årsavslutning ikke er kjørt. Ved regnskapsoppdatering (posteringsliste) fra bilagsregistrering, fakturering, momsoppdatering o.s.v. kommer det nå melding om at Årsavslutning for år... ikke er kjørt når man kommer til måned = 11 (November). Åpne/merke poster. Det lages nå Xref: ved manuell merking åpne poster og fjernes ved Åpne merkede poster. Transaksjonsliste åpne poster. Ved utskrift transaksjonsliste åpne poster og tilbakedatering av periode/år, så kommer nå ikke gamle betalte poster med. Transaksjonsliste åpne poster. Ved utskrift transaksjonsliste åpne poster og sortering på kategori, blir sum forfalt beløp pr kategori skrevet ut. Transaksjonsliste åpne poster. Ukeoversikt for 2009 blir nå skrevet ut. Ukeoversikten uteble etter årsavslutning når antall år for posteringer var større enn 10. Spørring posteringer. Ved spørring på posteringer og opphenting/detaljer på faktura, virker nå Esc og piltaster ved retur fra detalje spørring på faktura. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

3 Sperring av regnskapsperiode. Hvis man ikke ønsker å bruke rutinen for testing av avsluttet regnskapsperiode, må man legge null i Avsluttet regnskapsperiode i System Vedlikehold Systemkoder, arkfane Regnskap. I Omsetningsoppgave og valget Avslutt oppgaveperiode vil ikke spørsmål om sperre av regnskap komme. Avsluttet mva-måned vil allikevel bli oppdatert. Lønn Autoimport av Lønns- og Trekkoppgaver. I fjor innførte vi automatisk import av blanketten for årsoppgave. I år har vi gjennomført automatisk import av Lønns- og trekkoppgaver også. Aktuell lønns- og trekkoppgave importeres ved oppstart av programmet for LT-oppgaver. Man kan imidlertid velge tre alternativer, og velger man et som ikke er standard, må det importeres manuelt. Systemet setter automatisk korrekt blankett definisjon for utskriften ved import. Blankettene for Lønns- og trekkoppgaver og Årsoppgave 2009, kommer i neste versjon (versjon 4.12) til jul. Spørring akkumulator utvalg bruker avdeling. Rutinen for spørring akkumulator utvalg har vært mye brukt etter at den ble innført. Det er kommet ønske om at den også tar med lønnstakers avdeling, og at man kan selektere på denne. Det er innført i versjonen. Man kan velge avdeling fra-til, og avdeling dukker også opp i tabellen som en egen kolonne. Kolonnen kan sorteres, og nå vil sortering både på lønnstakernummer og avdelingsnummer bli lagret og tatt hensyn til ved utskrift og overføring til Excel. Spørring akkumulator utvalg med flere kolonner. Rutinen for spørring akkumulator utvalg har vært mye brukt etter at den ble innført. Det er kommet ønske om en utvidelse til 25 kolonner for akkumulator/beregninger. Det er gjennomført i denne versjonen. Merk at ved bruk av mange kolonner, kan listen bli for bred for papiret på skriverne. Dette må bruker selv kontrollere. Overføring til Excel vil fungere med alle kolonner. Akkumulator ble blank. Hos enkelte kunder har system-akkumulatorer blitt blank. Det har i noen tilfeller medført blank linje på lønnsslipp, og at det ikke er summert korrekt til den aktuelle akkumulatoren. Dette skjedde da brukeren forsøkte i vedlikehold akkumulator å taste ett nummer under 100. Varsel om at egendefinerte akkumulatorer må ha tall over 100 ble vist. Men, ved retur til tabellen ble akkumulatoren lagret allikevel. Dette er nå korrigert. For kunder som har fått sine systemakkumulatorer blanket, er det laget en importfil for alle systemakkumulatorer. Det er også laget en eksport / import mulighet, som man får tilgang til ved å være pålogget som systembruker. Filen for systemakkumulatorer heter SysAkku.txt Lønns- og trekktotaler med avdeling. Det har vært ønske om å inkludere avdeling i rutinene for lønns- og trekktotaler. Både spørring og lister. Dette er nå gjennomført. I utvalgene er avdeling tatt med. Man kan selektere på fra - til. I visningsbildene på skjerm er det ingen endringer I rapportene / listene er det lagt til kolonne for avdeling. Varsel ved utilgjengelige filer i oppdateringen. Ved rutinen Avslutt lønnskjøring oppdateres både saldotall lønn, og det oppdateres til regnskap. Regnskapsoppdateringen har i noen tilfeller stoppet på grunn av filer som er utilgjengelige. Dette har ført til at rutinen har blitt kjørt på nytt, og det har blitt dobbelt oppdatert av saldotall lønn. Det er nå lagt inn en test på om alle filer er tilgjengelige før noe som helst oppdateres. I slike tilfeller fil ett varsel gis, og rutinen avbryter før noe er oppdatert. Man må da kontrollere den eller de filene det er gitt varsel om, og kjøre rutinen på nytt. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

4 Transaksjonsbaserte LT-oppgaver og filnavn til GAXDFLT Dersom bedriften har lønnstakere som har jobbet i avvikende sone gjennom året, skal man kjøre LT-oppgaver og årsoppgave transaksjonsbasert. Dersom dette gjaldt kun en termin, kan man glemme dette. Nå er det lagt inn en kontroll i systemet på dette. Dersom det er registrert avvikende sone i løpet av året, er haken for transaksjonsbasert kjøring satt på som standard. Man får heller ikke endret den. Samtidig er det nå innført godkjenning av filnavn med mellomrom til GAXDFLT. En kontroll etter manuell inntasting sjekker nå også om området man har tastet finnes. Feil ved overføring av lønnstakerliste til fil. Ved overføring av lønnstakerliste til fil ble ufullstendige tekster skrevet. Kun deler av for eksempel navn eller telefonnummer ble skrevet til filen og slikt som mellomrom i telefonnummer ble fjernet. Dette er nå korrigert, lønnstakerlister skriver ut til fil på korrekt måte med fullstendige felter. Utskrift av terminoppgave til fil godtar mellomrom. Ved utskrift av terminoppgave til fil (OT-fil) ble ikke mellomrom godtatt. Det er nå lagt inn mulighet for mellomrom i filnavnet. Dersom man velger å skrive inn navnet på området manuelt, vil også systemet kontrollere om området finnes. Finnes det ikke, gis det varsel om dette. Test på avvikende sone i terminoppgave. Dersom bedriften har lønnstakere med avvikende soner i den terminen som man skal skrive terminoppgave for, vil haken for Transaksjonsbasert settes på automatisk. Man vil ikke få fjernet denne. Årsaken er at man da må kjøre oppgaven transaksjonsbasert, og dette er en sikkerhet på at man husker dette. Tvunget inntasting av termin på terminoppgave. Mange har skrevet feil terminoppgave da terminen som er foreslått som regel er en termin for høy. Derfor blir det nå ikke foreslått termin i det hele tatt, slik at man må taste inn denne. Det sørger for at det blir korrekt termin i alle tilfeller. Det er lagt inn test slik at man ikke kan taste en ugyldig termin, eller glemme å taste inn noe. Endring av linje på LT-oppgaver. Ved endring av felt på en linje i LT-oppgaver på skjerm, er det en hake hvor man kan angi om feltet skal beregnes på nytt eller ikke ved danning av tall. Dersom haken settes på, vil feltet ikke bli berørt ved danning nye tall. Denne blir nå satt på automatisk ved endring av feltet slik at man slipper å huske å gjøre det manuelt. Øreavrunding i lønnsberegning. Øreavrunding er ikke så aktuelt lenger, og dette skapte mulig differanse i banklisten. Derfor er avrunding fjernet. Det er derfor også fjernet fra vedlikehold lønnsarter. Endring av restbeløp frikort under oppdatering. I enkelte tilfeller har skatteberegning blitt uforklarlig feil. Dette gjerne i forbindelse med feriepengekjøring, eller kjøringen etter denne. Dette bunnet ut i at restbeløp frikort ble endret da det ikke skulle endres. For eksempel på en feriepengelønning der kun ett trekk var skattepliktig. Det medførte at fribeløpet oppnådde en positiv verdi, som igjen forstyrret skattetrekket neste kjøring. Dette er nå korrigert slik at dersom fribeløpet er null, så endres det ikke senere. Det medfører at dersom man kjører en korrigering der fribeløpet virkelig skal endres fra null til en positiv verdi, så må dette endres manuelt i etterkant. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

5 Fakturering Autokredit Hvis det er registrert (ikke oppdatert) autokredit på en faktura og det forsøkes en gang til med autokredit på denne fakturaen vil melding bli gitt at der allerede er registrert kreditnota (autokredit) på gjeldende faktura og rutinen stoppes. Det vil også bli gitt melding hvis manuell kreditnota er registrert på ordre og valg om å fortsette eller ikke blir gitt. Velger man her å forsette, sjekkes fremdeles alle registrerte (ikke oppdaterte) kreditnotaer. Utskrift faktura - skriv varenr. Hvis kode på vare er satt for ikke å skrive varenummer, vil nå ikke varenummer skrives på faktura selv om varen var hentet fra pakkseddel/håndholt PC. Utskrift faktura periode. Perioden endres nå IKKE automatisk hvis fakturadato endres, men det kommer melding hvis perioden er større eller mindre enn måned i fakturadato. Overføring til Eksterne regnskap. Ved overføring til Visma Global og også andre eksterne regnskap så kunne det ved enkelte tilfeller bli feil på øreavrundingen. Nytt KID-felt ved overføring til Visma Global. Ved overføring av regnskap til Visma Global kan nå KID-felt tilpasses Globals standard KID-felt: KIlientnr: 4 siffer, fakturanr: 8 siffer, kundenr: 8 siffer, sjekksiffer: 1 siffer modulus 11. For å få dette til å virke må man legge inn et 4-siffert klientnr under System Vedlikkehold Systemkode, arkfane Overføring, avsnitt Regnskapsoverføringer, Klientid hos mottaker. Eks: 0004 (Viktig med nuller foran). På fakturablanketten må format på feltnr 110 være A21. Hvis man i Global mottar OCR-filer, så bør man også melde fra til BBS at KID-felt er endret til lengde 21 som er inkl. modulus 11 siffer. Kontantregistrering og kunde-display. Ved bruk av kundedisplay og sletting av linjer og hele fakturaen, legges velkomstmeldingen fram når det ikke er flere linjer igjen på kontantfakturaen eller hvis man står på en blank linje. Overføring timeavtaler til Excel. Fra vedlikehold/utskrift timeavtaler kan man overføre avtalene til Excel. Oppsettet for Excel er annerledes enn utskriften: Under hver avtale dannes en linje for hver lønnstakertype. For hver lønnstakertype vises alle benyttede lønnsarter. Autofakt Antall klipp i Autofakt. Hvis resterende antall klipp er under 200 ved oppdatering Autofakt, kommer en påminnelse om å bestille flere klipp. Ordrenummer/Lagernummer Hvis det tastes inn ordrenummer slipper man nå å slå tomslag på lagernummer. Utskrift etter nedlasting fakturaer i Autofakt. Frem til denne versjonen har det blitt skrevet ut liste over mottatte fakturaer samt en liste med kontroll av priser hvis det har vært differanser. Disse listene kan nå velges bort for den enkelte bruker ved å slå av kode Skriv ut lister etter hentet Autofakt (System Vedlikehold Brukere). Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

6 Ordre/Anlegg Dekningsrapport til Excel. Kolonnen Hittil i år i dekningsrapport ordre i ordrebehandlingen blir nå med over til Excel. Ordrestatus avkrysning for avsluttet ordre. Under vedlikehold av ordrestatus har en hake for å avslutte ordren feilaktig blitt vist dersom bruker har SpeedyCraft. Haken fungerte ikke, men den var ikke ment å vises for SpeedyCraft kunder. Denne haken er nå fjernet. NELFO Digitalpenn. For de som har kjøpt denne koblingen: Ny rutine (systemkode) med innlesing av timer, materiell og dokumenter fra NELFO digitalpenn. Rutinen er mye lik Handymann/SpeedyCraft men data sendes IKKE tilbake til Digitalpenn. Se egen dokumentasjon på område Dok. Ordrerapporter. I initieringsbildet er valg av status 1 Arbeidsordre skrevet og 2 Jobb tildelt fjernet. Dette gjelder samtlige rapporter der det er valg av status, bortsett fra Budsjettrapporten. Dette er gjort fordi rapportene er oversikter over kostnader, inntekter og jobber uten påførte kostnader eller inntekter skal ikke vises i rapportene. Dette gjelder selv om det er lagt inn fastpris på jobben. Registreringer fra PDA til avsluttede ordre. Når det kommer registreringer inn fra PDA eller digitalpenn til en avsluttet regningsordre vil en før oppdatering kunne merke om den skal faktureres eller ikke. Dette synes gjennom en ny kolonne som heter Faktureres? Mottas data til avsluttede ordre vil det dukke opp en avkryssingsboks i denne kolonnen. Krysses den av vil ordrestatus settes til I arbeid og det dannes fakturagrunnlag. Merkes det ikke av for fakturering, vil ordren kun bli påført kost uten danning av fakturagrunnlag og ordrestatus forblir uforandret. Spørring på internordre feilet. Hvis en ikke stod i fanen Interne i ordrebehandling feilet spørring på internordre. Dette er korrigert. Punktordre uten punkt og overføring PDA. Hvis en ordre merket med punkter skal overføres til PDA og det ikke er opprettet punkter på denne vil melding gis og overføring kan avbrytes. Fakturareserve. Ordre som har ordredato senere enn perioden man skal behandle, skal ikke være med på listen for inntasting av ferdigstillelsesgrad. Flytting av pakksedler fra en ordre til en annen Flytting av pakksedler kan nå gjøres uavhengig om ordre har punkt, fase eller kb. Varelager Sletting av varer fra/til Hvis på grossist var endret Varetype kunne gamle varer av denne typen ligge igjen. Nå slettes alle varer på grossisten uansett Varetype. Hvis det ikke tastes noe i fra og til, vil programmet spørre om alle varer skal slettes. Danne EAN-kode på varer. Man kan nå taste fra til grossist når EAN-koder skal dannes på grunnlag av varen. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

7 Prisbehandling Sletting av utgåtte rabattgrupper. Når en ny rabattavtale leses inn, vil eksisterende rabattgrupper, som ikke finnes i avtalen som leses inn, bli slettet. Tilsvarende vil rabatter pr varenummer bli slettet hvis varens rabattavtale er slettet og varen ikke leses inn på nytt. Varsel når mottaksområde for pris- og rabattfiler ikke er tomt. Når man skal laste ned pris- og rabattfiler fra grossistens ftp-server og mottaksområdet angitt i Contracting ikke er tomt, får man nå mulighet til å slette de filene som ligger der slik at man kan komme videre og laste ned nye filer fra grossisten. Hvis man svarer nei og det er en pris- eller rabattfil, får man valget om den skal brukes ved oppdateringen og deretter slettes den. Påslag i rabattmatrise pr varenummer. Grossistene legger ut mange varenumre i rabattmatrisen og når disse ble dannet i matrisen for første gang, ble påslaget hentet fra standard påslag (påslag nye rabattgrupper) i initieringsbildet. Dette er ikke nødvendig siden det kun er avvik fra rabattgruppen som skal ligge i matrisen pr varenummer. Oppdateringen er nå endret slik at påslaget ikke overføres. Det er også laget et program for å nullstille påslag på varenumrene der påslaget er identisk med påslaget på rabattgruppen. Programmet heter NullPaa og kjøres fra manuelle rutiner. Overføring EAN-koder fra Comfort prisfil. Ved innlesning av prisfil fra Comfort blir varens EAN-kode lagt over på varen i Contracting. For å danne link mellom vare og EAN-koder, må brukeren selv gå inn i Varelager Vedlikehold EAN-koder og danne EAN-koder for de aktuelle grossistene. Innlesning av egne varer definert i Nelfo 4.0 rabattfil. Varer merket med varemrk = 3 i rabattfilen (produsentens varenummer) kan nå leses inn i rabattavtale pr varenummer. Bestilling Automatisk nedlasting av ordrebekreftelser fra ftp. Det er laget en rutine for å laste ned ordrebekreftelser automatisk fra grossistens ftp-server. Rutinen startes utenfor Visma Contracting og vil starte nedlasting fra grossisten automatisk i et gitt intervall. Dokumentasjonen for nærmere beskrivelse: 1. Se i vanlig on-line hjelp fra Contractings hoved,meny: Hjelp Hjelp i Visma Contractig 2. Se eget dokument under den lokale katalog Dok under mappe Contracting. Håndterminal Returer. Når retur oppdateres fra terminalen, hentes kostprisen fra den pakkseddelen som denne varen er registrert på. Hvis varen finnes på flere pakksedler, vil man få frem et bilde med aktuelle pakksedler og man kan velge hvilken seddel kostprisen skal hentes fra. Hvis det er mye returer, kan en slippe å godkjenne hver enkelt varelinje ved i Systemkoder Håndterminal å krysse av for Hent kostpris automatisk ved retur. Da vil kostprisen automatisk hentes fra den første pakkseddel hvor varen finnes, uten at man må velge på forhånd. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

8 Kalkyle Inntasting av 7-siffrede tilbud. Ved inntasting av tilbudsnummer i rutinen for å kalkulere tilbud, fikk man ikke tastet mer enn 6 siffer. Det er korrigert, og man får nå tastet alle 7 siffer. Overføring av tilbuds dokumenter til ordre. Det har vært ønske at dokumenter som er tilknyttet tilbudet skal tilknyttes ordren ved overføring til ordre. Dette er nå løst, og dokumentene som ligger på tilbudet blir automatisk tilknyttet ordren ved overføring til ordre. Ubevisst sletting av tilknyttede dokumenter. Noen kunder har rapportert at dokumenter tilknyttet ett tilbud har blitt ubevisst slettet ved sending av dokumentet på e-post. Dette er etter en del forskjellige forsøk blitt rekonstruert, og korrigert. System Blanketter via e-post. Ved bruk av blanketter via e-post er det nå noen nye felter som må fylles inn. Dette gjøres under Systemkoder og arkfane e-post. Se under Generelt på starten av dette dokumentet. (Nærmare beskrivelse finnes også i Hjelp Visma Contracting under Systemmeny og e-post.) Årsavslutning regnskap. Ved årsavslutning regnskap vises det nå en teller når transaksjoner (poster) for hovedbok, leverandører og kunder behandles. Dette skal gjøre så programmet ikke mister kontakten med skjermen (systeme) og man får meldingen "Pprogrammet svarer ikke". Eksport Overføring kunder til CRM. Kunder som er merket utgått i Contracting overføres ikke lenger til CRM 2009 Visma Software AS Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon