NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 5.10

Transkript

1 VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 5.10 Oslo, oktober Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting. Av hovedsakene i versjonen er forbedringer av timeregistrering og elektronisk fakturering, utvidet funksjonalitet i bestillingsrutiner og kobling til Boligmappa. I tillegg kommer korreksjoner av noen innmeldte feil og ønskede utvidelser. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet nøye før du tar systemet i bruk, da kan du raskt komme i gang med å ta i bruk de nye mulighetene denne versjonen gir. Installasjon: NB! Det er MEGET viktig at dere gjør dere kjent med hvordan dere skal installere oppgraderingen. Se eget skriv om dette Kundebrev_5.10. Hvis dere starter oppgraderingen uten å ha gjennomgått den og ikke følger beskrivelsen, er det ikke sikkert dere får kjørt Contracting etterpå. Det er mer kompleks installasjon så det er skrevet egen dokumentasjon. Bl.a. må det kjøres en egen rutine på alle arbeidsplasser før oppdatering. Deretter må ny versjon av Acucobol installeres. SE EGET DOKUMENT. Viktig punkt som bør gjennomtenkes før installasjon: Ved bruk av Boligmappa kan matrikkelinformasjon automatisk hentes fra Grunnboka. For automatisk å kunne hente data må systemet separere fornavn- etternavn, gatenavn - gatenummer. Det bør tas stilling til dette før konvertering. Se neste side >> Viktige punkter som må gjennomgås etter installasjon: AcuServer - Konvertering Kjører dere på AcuServer, MÅ Contracting startes uten bruk av Acuserver når konverteringen skal kjøres (altså ved førtse oppstart etter at Contracting 5.10 er lagt inn). Hvis en snarvei starter med bruk av AcuServer, vises dette nederst i hovedmeny Hjelp. Hvis dere får feil etter installasjonen kan det skyldes at deres server har låst noen datafiler. (Dette kan skje ved at Visma Contracting ikke er avsluttet på normal måte et sted.) Før dere ringer til support: Lukk alle programmer, start server på nytt og installer på nytt. I stedet for å starte server på nytt kan en kjøre administrative rutiner på server og sjekk åpne filer. Lukk alle åpne filer på område Contracting. Nye blanketter Blankettene timeliste og behovsliste dannes i skriverstyringen under installasjon av Contracting. Grunnlaget for blankettene hentes fra standard listetype på Systembruker. Man må evt selv endre dette i etterkant. Kan også importeres manuelt fra Blanketter_510.txt Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

2 Nyheter og forbedringer Visma Contracting 5.10 Oppstart Oppstartsvinduet viser ikke lenger Visma Contractings kundeside. Denne visningen kunne medføre reduksjon av hastigheten i Contracting. Nå vises Contractings logo og litt informasjon. Ønsker du å komme inn på Visma Contractings kundeside kan du trykke på den grønne knappen og et nytt vindu åpnes. For å komme tilbake til Contracting må vinduet lukkes. Generelt Boligmappa Boligmappa er et sted på nettet hvor man kan laste opp dokumentasjon på den enkelte eiendomsmatrikkel. (Gjelder foreløpig kun private eiendommer.) Det kan være alt fra tilbud til fakturaer, tegninger og bilder på en eiendom. Dette gjøres fra den enkelte ordre. Deling kundenavn og adresser For automatisk å kunne hente matrikkelinformasjon fra Grunnboka er det nødvendig å dele opp kundenes navn i fornavn og etternavn og adressene i gatenavn og -nummer. Ved konvertering til versjon 5.10 vil man få spørsmål om hvordan dette skal gjøres. Valget er om fornavn står foran etternavn eller omvendt eller at det ikke skal gjøres en deling. Når det gjelder adresse så er valget om gateadresse er lagret i felt Adresse eller Adresse 2. Dette er gjort for å lette etterarbeidet mest mulig. Det er mulig å kjøre fordelingen på nytt (per klient) ved manuell rutine Kundnavn. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

3 Lønn Avdelingsvise totaler lønn Ved spørring / utskrift av lønns- og trekktotaler fra transaksjoner, benyttes nå avdeling fra transaksjonen. Ikke fra lønnstaker som tidligere. Dette medfører imidlertid at det blir en linje for hver avdeling / art dersom det er flere avdelinger innblandet. Neste lønnsart på lønnsarter lønnstakere I vedlikehold lønnstakere lønnsarter, var det mulig å legge inn Neste lønnsart lik den lønnsarten man stod på. Dette medførte at lønnsberegning gikk i ring. Dette er rettet. Regnskap Vedlikehold kunder I forbindelse med Boligmappa er inntastingsbildet for vedlikehold kunder endret. Under konvertering kan man bestemme hvordan kundens navn skal deles i fornavn /etternavn samt i hvilket adressefelt gateadressen lagres. Dette er koder som lagres under Systemkoder Regnskap. I vedlikeholdsbildet er derfor kundens navn ikke lenger et inntastingsfelt men fylles ut utfra hva man legger inn i fornavn/etternavn, og vises. Deretter legger man inn gatenavn og nummer i separate felt. Disse er grunnlaget for å danne kundens adresse. Utfra systemkoden velges adresse 1 eller 2. Feltet Land på kunder er utvidet til 40 tegn. For at dette skal kunne benyttes i blanketter, må blankettdefinisjoner (der hvor felt for Land er benyttet) også utvides til 40 tegn. Masseendring kunder Nytt program for å kunne endre opplysninger på hele kundemassen. Inntastingsbildet gir mulighet til å endre en gitt verdi i et felt til en annen verdi eller endre et felt til en ny verdi uavhengig av hva som ligger der fra før. Programmet er tilgjengelig i menyen fra Regnskap Kunder Vedlikehold. Spørring posteringer Standardvalg på periode er endret fra Denne periode til Frem til periode når man starter opp programmet. Ny knapp for å vise ordre. Knappen er kun aktiv når en postering er tilknyttet et ordrenummer. Ny avkrysning for Husk innstillinger. Når man velger årstall, posteringer, posttype o.s.v. kan man velge at dette skal lagres til neste gang ved å krysse av for Husk innstillinger. Dette lagres hver gang man går ut av programmet helt til man fjerner avkrysningen. Lagringen skjer pr bruker. Ny arkfane under Notater BilagNotat. Her vises notater som lagt inn på bilaget under bilagsregistrering. I tillegg er det lagt inn 2 nye felter for spørreoppsett Bilagsnotat i klartekst og Bilagsnotat markert med binders. Ny knapp for å endre en postering. Knappen har teksten Endre postering når dette er satt på brukeren, ellers vises den som Vis postering og bruker har ikke tilgang til å endre felter. Remittering alle forslag Ved vedlikehold av remitteringsforslag er det nå mulig å få fram alle forslag ved enten å taste null i feltet for leverandørnr eller klikke på knappen <Alle forslag>. Postnummerkatalog Ny postnummerkatalog pr POSTNR.DAT med kommunenummer er lagt ved. Purring/rentenota alle grunnlag Ved vedlikehold purre-/rentegrunnlag er det nå mulig å få fram alle grunnlag ved enten og taste null i feltet for kundenr eller klikke på knappen <Alle grunnlag>. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

4 Bilagsregistrering Ny knapp for innlegging av notater på posteringer. Hvis man har "glemt" å gjøre det i hovedregistreringen, så kan man gå inn på linjen og enten endre eller legge inn notat. Notatet følger samme regel som ved merknad, at hvis Gjenta merknad/notat er satt på, så vil notatet følge alle registreringer. Nytt er nå at man taster inn ordrenr etter inntasting av hovedbokskonto, hvis man har lagt inn anleggsart på konto. Ordrenr, avdeling og anlegg fra ordre følger da med inn i Føring ordre/anlegg og kan ikke endres her. Hvis man også har lagt inn kostnadsfordeling på perioder på kontoen, så vil også dette automatisk fordele seg i ordre/anleggsregistreringen likt regnskapet. Bilagsføring/remittering Det er nå mulig å ha bunter med mer enn 999 poster. Saldoliste leverandører Ved utskrift av saldoliste til Excel, så kommer organisasjonsnr nå også med. Utskrift av nye felter vedrørende Boligmappa Felter vedrørende Boligmappa kan skrives ut på Kundelister. Dette er Kommunenummer (feltnummer 161), Gårdsnummer (161), Bruksnummer (162), Seksjonsnummer (163), Festenummer (164), Leilighetsnummer (165), Boligens registreringsnummer (166) og Mappenummer (167). Avstemmingsliste (saldoskjema) driftsmidler Årets tilgang (anskaffelser) ble ikke vist i kolonne for Tilgang. Dette er rettet. Periodisering som starter neste år Når man registrerer et bilag som skal periodiseres og første periode er neste år, kan man nå legge inn neste år som start-år i periodiseringsbildet. På periodiseringsnøkkelen kan det ligge startperiode 1, og forslaget man får i periodiseringsbildet er at bilaget blir fordelt f.o.m. periode 1 dette år. Når året endres til neste år, blir periodiseringen fra periode 1 neste år. Fakturering Registrering av faktura I registrering av faktura er det nå et nytt felt "Ekstern ordreref." Dette er en referanse som kunden gjerne oppgir ved bestilling. Dette er et viktig felt og et krav fra flere meldingsformidlere/operatører som mottar e-faktura via AutoInvoice (eks. Basware). Feltet er på alfanumerisk 20 posisjoner og kan tas ut på fakturablankett med feltnr 84. Feltet kan legges inn på ordre under Tillegg. Nye felter på fakturablankett Under firmaopplysninger og hovedopplysninger er det nå tre nye felt som kan skrives på fakturablanketten. Dette er felt som brukes ved fakturering til utenlandske kunder og er opplysninger som hentes fra banken. Dette er også felter som kommer med ved bruk av e-faktura og AutoInvoice. Feltnumrene for bruk på fakturablanketten er Iban-nr (87), Swift/BIC (88) og valutakode (89). Vedlegg til faktura på e-post / til AutoInvoice Det er laget mulighet for å legge ved dokumenter og andre vedlegg til en faktura, om denne sendes via e-post eller til AutoInvoice. Vedlegg må knyttes til fakturaens ordre, og merkes før fakturering. Se forøvrig egen dokumentasjon Oppsett efaktura_autoinvoice.doc som ligger i mappe Dok under Contracting. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

5 Tekst og SUM linjer til AutoInvoice Ved overføring av fakturalinjer til AutoInvoice, så kommer nå IKKE Tekst- og Sum-linjer med over i e2b xml-filen. Dette er gjort pga. innlesing av linjer i en del kunders regnskapssystemer da disse også tar med seg Sum-linjer inn i regnskapet og gir feil totalbeløp. Brukerdefinering av e-post tekst til faktura på e-post Det har lenge vært ønske om at bruker skal kunne definere tekst på e-post som sendes med faktura. Det er nå gjort mulighet for det. Både emne og tekst kan forhåndsdefineres, og endres rett før utsending. Fast tekst legges inn ved menyvalg System- Vedlikehold Systemkoder. Velg arkfane e-post. Se forøvrig brukerdokumentasjon for framgangsmåte. Hurtigtaster for send faktura på e-post er endret Enkelte taster i skjermbildet for å sende faktura (eller lønnsslipper) på e-post hadde samme bokstav som hurtigtast. Det er korrigert og delt opp i ulike bokstaver. Utskrift på papir av faktura som sendes som e-faktura/e-post Ved utskrift av fakturaer kommer nå spørsmål om e-fakturaer og fakturaer på e-post også skal skrives ut på papir/fakturablankett. Reprint av e-faktura Ved reprint av faktura er det nå mulig og bare skrive ut e-fakturaer enten på fakturadato eller fra/til fakturanummer. Det samme gjelder for e-post og evt. begge samtidig. IKON som viser hvilken faktura som er sendt som e-faktura På søk/spørring av fakturaer vises nå ett nytt ikon ( ) av fakturaer som er sendt som e-faktura via AutoInvoice. Ved å klikke på denne hentes fakturaen opp i pdf-format. Logg-fil ved e-faktura Ved utskrift av faktura som overføres AutoInvoice dannes det nå en loggfil som bla. viser status på oversendte faktura. Denne kommer fram etter at faktureringen er ferdig og viser kun de som er med i den faktureringen. Det kan også spørres på alle fakturaer under menyen Fakturering, Spørring og e-faktura logg. Her kan man også med "knappen" Oppdater status få fram hvor i systemet denne fakturaen er, Mottatt av AutoInvoice og Sendt fra AutoInvoice. Liste ufakturerte pakksedler Listen utelater nå pakksedler registrert på ordre som er definert som anbud eller har fastpris. Utskrift av nye felter vedrørende Boligmappa Felter vedrørende Boligmappa kan skrives ut på Jobbseddel, Pakkseddel, Faktura og Fakturaforslag. Dette er Kommunenummer (feltnummer 161), Gårdsnummer (161), Bruksnummer (162), Seksjonsnummer (163), Festenummer (164), Leilighetsnummer (165), Boligens registreringsnummer (166) og Mappenummer (167). Ordre/Anlegg Ved spørring på timer, materiell og inngående faktura i ordrebehandling, vises nå det som ikke er oppdatert av timer/materiell fra Handyman/SpeedyCraft samt det som ikke er oppdatert fra autofakt Behovsliste Søk på behovslister Det er nå laget et søkeprogram over behovslister. Denne åpnes fra behovslistenummer. Her listes alle behovslister på samme ordre / lager opp. Man kan sortere på behovslistenummer og status. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

6 Hodeopplysninger Det er laget hodeopplysninger på behovslistene. Disse brukes for å styre informasjonen som blir brukt under danning av bestillinger fra behovslisten. Hodeopplysningene kan lagres på behovslisten, og man kan lagre en standard. Ved danning bestilling kan man overstyre opplysningene (som skal være spesielle for den enkelte grossist), uten at disse overstyringene lagres på behovslisten. Leveringsadresser Det er nå mulig å endre leveringsadresse på behovsliste hodeopplysninger, og disse lagres. Man kan i skjermbildet også søke med F6 / søk-knapp. Søket henter leveringsadresser på tre mulige tilknytninger. Lager, ordre og kunde. Standard lagers leveringsadresse kommer opp som forslag ved nye behovslister. Statusendring Når man forlater registrering av linjer i behovslisten spør systemet nå om behovslisten er klar til bestilling / plukk. Svarer man «Ja» på dette, endres status på behovslisten. Innkjøpsansvarlig kan da enkelt lete opp behovslisten via søkefunksjonen for å fullføre til bestilling. Varsle innkjøpsansvarlig Man kan nå sette opp systemet til å varsle innkjøpsansvarlig når behovslisten er klar til bestilling / plukk. Det er en ny kode på bruker som definerer brukeren som innkjøpsansvarlig. Denne bruker må ha ett lønnstakernummer på seg, i tillegg til at lønnstaker må ha en e-postadresse registrert. Dersom disse forutsetninger er tilstede, vil ett skjermbilde dukke opp med en ferdig e-post til innkjøpsansvarlig. Bruker kan endre innhold, eller avbryte sending dersom ønskelig. Utskrift Det er nå laget utskriftsmulighet fra behovsliste. Utskriften benytter systemets blankettfunksjon. Det vil si at før man tar funksjonen i bruk, må en blankett defineres eller importeres. Det ligger ved to standardblanketter for behovsliste som leses inn under installasjon. Ordrebehandling "Ekstern ordreref." Nytt felt under Tillegg. Dette er en referanse som kunden gjerne oppgir ved bestilling. Feltet er et krav fra flere meldingsformidlere/operatører som mottar e-faktura via AutoInvoice (eks. Basware). Feltet er på alfanumerisk 20 posisjoner og kan tas ut på fakturablankett med feltnr 84. Feltet kan også legges inn ved registrering av faktura. Spørring timer Ved spørring på timer detaljert i ordrebehandling vil timekommentar vises i eget vindu ved å benytte Detalj-knapp / F7 Behandling av fakturatekst, beskrivelse og notat Behandlingen av tekster er forbedret mht til klipp/lim der tekst kunne bli borte ved redigering. Flytt ordre til nytt anlegg Denne rutinen kunne gå i loop hvis ordre blir flyttet til neste anlegg (ingen imellom gammelt og nytt anlegg). Boligmappa En kunde og ordre kan kobles til Boligmappa. Når denne koblingen er foretatt, kan man overføre dokumenter fra ordren til Boligmappa. Se eget kapittel om Boligmappa i Visma Help. Autofakt oppdatering av bestilling Ved oppdatering av en autofaktura som opprinnelig er dannet utfra en bestilling i Contracting, blir fakturaen kontrollert mot denne bestillingen. Hvis alle linjer er mottatt, får bestillingen status Avsluttet. Hvis ikke alt er levert, får bestillingen status Restnotert. Hvis kontrollen ikke er mulig å gjennomføre pga uoverensstemmelser mellom faktura og bestilling, blir status på bestilling uforandret. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

7 Speedycraft Import Sjekk om faktura er registret på ordre Ved import av timer/materiell sjekkes nå om det er registrert faktura på ordre Dette for å unngå at faktura skrives ut uten de siste importerte timer / materiell Gjelder også import fra Handyman (NB! Ved oppdatering av SpeedyCraft skal fortsatt versjon visma502 angis.) Varemottak på SpeedyCraft (bestilling) Hvis det foretas varemottak (etter bestilling) på den håndholdte vil disse varer ikke importeres til Visma Contracing hvis det på denne grossisten kjøres autofakt. Prisbehandling Spørring priser Spørring priser tar nå hensyn til om det på materialavtale er satt at kundepriser skal bregnes med grunnlag i priser fra en spesiell grossist. Bestilling Leveringsadresser Det er utvidet funksjonalitet vedrørende leveringsadresser på bestilling. Man kan i skjermbildet også søke med F6 / søk-knapp. Søket henter leveringsadresser på tre mulige tilknytninger. Lager, ordre og kunde. Standard lagers leveringsadresse kommer opp som forslag ved nye bestillinger. Rabatt på blankett Rabatt ble lagt til på utskrift blankett. Saknr dl Ved utskrift av bestilling på blankett, der rabatt var lagt til som feltnr 55, ble summen feil. Rabatten ble lagt til i stedet for trukket fra. Det er korrigert. Kalkyle Tilbud bestilling; hodeopplysninger Ved bestilling fra kalkyle brukes samme skjermbilde for hodeopplysninger som behovslisten benytter. Det er derfor nå mulighet for å registrere hodeopplysninger som skal til bestillingen allerede ved danning av bestillingen. Diversevarer ved kopiering av tilbud Under kopiering av tilbud blir alle varer lest på nytt. Det resulterte i at diversevarer kom med standard tekst og pris. Det har vært ønske om å beholde pris og tekst som er endret i det opprinnelige tilbudet, og ønsket er gjennomført. Diversevarer vil nå beholde varetekst og priser under kopiering. Lange varenavn utvidet visning og utskrift Lange varenavn ble på skjermbildet vist kun med 28 tegn, selv om man økte bredden på kolonnen. Det er nå endret slik at man ser hele navnet dersom kolonnen utvides. I tillegg ble bare opptil 30 tegn skrevet på blankett og til Word, dersom felt for varetekst 2 ikke ble benyttet. Det er også korrigert. Visma CRM Kundenavn Kunder importert fra Visma CRM opprettes med samme deling av navn og adresse som det som er valgt i Contracting. (NB! Testet mot per dato siste CRM versjon ) Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon

8 Timeregistrering Tidregistrering Ved registering av timer kan registrerte linjer sorteres pr ordre, dato eller art. Tidregistrering Det kan nå registreres timer uten at sats vises. Kode settes på bruker Ikke vis sats i timeregistrering Varelager Lager leveringsadresse Det er nå mulig å lagre en leveringsadresse på hvert lager. En knapp inne på vedlikehold lager gir tilgang til ett lite skjermbilde med leveringsadresse der dette lagres. Dette brukes i bestilling og behovsliste. System Kode for om varesøk skal "låse" vareregister ved søk Søk varer uten lås. Ny kode som forteller om varesøk ikke skal låse vareregister. Dette gjør det mulig å opprette/vedlikeholde varer mens varesøk benyttes av andre. Kan resultere i tregere varesøk om kode er satt på. Menyvalg: System Vedlikehold Systemkoder. Arkfane Hovedkoder, 5 linje t.v. Valg om å benytte SpeedyCraft/Handyman pr. klient Håndholdt pc. Det kan velges pr. klient hvilken håndholdt denne benytter (Handyman / SpeedyCraft/ benytter ikke håndholdt) Menyvalg: System Vedlikehold Systemkoder. Arkfane Hovedkoder til høyre. Valg av bransjekategori Bransjekategori. Sett kode for hvilken bransje bedriften tilhører. Det kan p.t. velges mellom Elektriker og Rørlegger. Andre bransjer kommer til senere. Benyttes som en del av dokumenters identifikasjon ved oversendelse til Boligmappa. Menyvalg: System Vedlikehold Systemkoder. Arkfane Hovedkoder til høyre. Kode for kundeopplysninger Kundenavn lagres som. Ny kode som forteller hvordan kundenavn skal settes sammen. Kundenavn er ikke lenger et inntastingsfelt i vedlikeholdsbildet men dannes utfra de nye feltene fornavn og etternavn. Denne koden angir at kundenavn skal lagre som enten fornavn + etternavn, eller etternavn + fornavn. Gateadresse lagres i. To nye felt på kunden, gatenavn og nummer, danner grunnlag for adressen. Denne koden forteller hvilket adressefelt gateadresse skal lagres i, enten adresse eller adresse 2. Koden settes utfra det som velges under konvertering til versjon Menyvalg: System Vedlikehold Systemkoder. Arkfane Regnskap Valg av tekst i e-post med faktura og lønnsslipp Disse vedlikeholdene er flyttet fra rutinene fakturering og utkjøring av lønnslipp på e-post. Menyvalg: System Vedlikehold Systemkoder. Arkfane e-post. Vedlikehold brukere Nye felter: Brukernavn og passord for Boligmappa. Se egen dokumentasjon for Boligmappa. Tilgang til endring regnskapsposteringer se pkt Spørring posteringer Innkjøpsansvarlig se pkt Behovsliste varsle innkjøpsansvarlig Ikke vis sats i timeregistrering. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon