SAND IF Hovedlaget MØTEREFERAT ÅRSMØTE 2014 06-03-2014 Prestberget 19.00-22.00 Tilstede: Marius Undlien, Ola Nygård, Mette Rudsbråten, Espen Bothner, Mette Strand, Petter Nybakk, Bjørg Ekornhold, Odd Jarle Berger, Øivind Strand, Anton Hagaløkken, Petter Rudsbråten, Morten Sand, Espen Mellem, Tom Einar Grinden, Svenn Erik Ødegård, Gunn Bakkeli, Anne Sjøen, Tron Pettersen, Harald Dagfinrud og Arne Sween. SAKLISTE/FORRETNINGSORDEN: 19.00 ÅPNING 1. GODKJENNE DE STEMMEBERETTIGEDE. De stemmeberettigede telles opp og godkjennes (over 15 år og betalt medlemskontingent). Alle stemmeberettigede ble telt opp og godkjent. 2. GODKJENNE INNKALLING, SAKSLISTE OG FORRETNINGSORDEN. Innkallingen skal være ute minst fire uker før møtet og endelig saksliste og sakspapirer skal gjøres kjent ei uker før møtet. Annonse stod i Glåmdalen torsdag 6.februar.2014. Endelig saksliste og sakspapirer ble lagt ut på www.sandif.no før møtet. Forretningsorden/dagsorden foreslås som følger: er: Fastsette ledergodtgjøring Fullmakt til Nord-Odal Idrettsråd vedr. sonderinger rundt mulig sammenslåing av idrettslagene i Nord-Odal C: Ønske om kunstgressbane i Dalen andle organisasjonsplan Forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og forretningsorden godkjennes. Vedtak: Innkalling, saksliste og forretningsorden godkjennes 3. VELGE DIRIGENT(ER), SEKRETÆR(ER) SAMT TO REPRESENTANTER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN. Styret foreslår Marius Undlien som møteleder og Petter Nybakk som sekretær. Til å underskrive protokollen foreslås: Mette Strand og Anton Hagaløkken Forslag til vedtak: Styrets forslag velges. Vedtak: Årsmøtet går inn for styrets forslag.
4. BEHANDLE ÅRSMELDINGER: Årsmeldingene/rapportene leses igjennom. Det åpnes opp for ev. kommentarer og forandringer hvis det kommer forslag om det. Forslag til vedtak: Årsmeldingene/årsrapportene for 2013 godkjennes. Vedtak: Årsmelding/årsrapportene for 2013 godkjennes slik de foreligger med følgende kommentarer: - Årsmelding/årsrapporter er av topp kvalitet (Harald Dagfinrud) - Hovedlaget: Hovedlaget bør se på mulighetene for å anskaffe systemlåser på Prestberget. Det er utallige nøkler i omløp, og betydelige verdier er innelåst. Siden deler av anlegget er kommunalt, tar Hovedlaget kontakt med kommunen med tanke på dette som tidligere har blitt kostnadsestimert til 30.000,- - Fotball: Petter Rudsbråten ønsker en felles portal/nettsted hvor informasjon rundt det som skjer i Sand IF blir skrevet. Særlig i fotball har det vært sviktende oppslutning, og kun 55% har betalt aktivitetsavgiften. Det er enighet om at noe bør gjøres for å holde interessen vedlike, dette tas opp på neste hovedlagsmøte. - Skøyter: Rekruttrening for skøytegruppa bør ikke vente til det blir is, men heller komme i gang på høsten med barmarkstrening, evt. i samarbeid med skigruppa. - Ski: I forbindelse med vindkraftplanene bør hovedlaget snarest mulig kontakte kommunen og E-ON for å sikre at skiløypene i området blir tatt vare på eller bygd opp i tilsvarende/bedre stand. Dette blir en prioritert sak. Vi bør også se på mulighetene for sykkelmuligheter, lysløype, skihytte, varmestue og bygg til løypemaskinene i det samme området. - Idrettsskolen: Det presiseres at antall deltakere på idrettsskolen nevnt i Hovedlagets årsmelding (26) består av deltakere fra Sand IF. Antallet som er nevnt senere (65) er det totale antallet på idrettsskolen. - Anleggskomite: Drenering rundt gressbanen i Dalen bør inn anleggskomiteens prioriterte oppgaver. I tillegg bør magasinbekken, og sluket vannet renner inn i kontrolleres om våren, slik at vi unngår oversvømmelse av banene. 5. BEHANDLE REGNSKAPET: Regnskapene til de ulike gruppene/avdelingene legges frem sammen med revisjonsrapporter. Det åpnes opp for spørsmål. Regnskapet til hele Sand IF legges samlet fram til slutt. Forslag til vedtak: Regnskapet for 2013 godkjennes. Vedtak: Regnskapet for 2013 godkjennes slik det foreligger med følgende kommentarer: - Hovedlaget: Det ble diskutert viktigheten av at medlemmene i de ulike gruppene betaler aktivitetsavgiften, siden flere støtteordninger (f.eks LAM-midler og kulturmidler) tar utgangspunkt i disse tallene. Dette utgjør dermed et dobbelt tap for klubben. - Fotball: Det skal fokuseres på hvordan man få inn aktivitetsavgiften som tidligere har forfalt, og som skal innbetales i fremtiden. Dette utgjør en stor andel av inntektene, og er viktig for gruppas økonomi. Fotballskolen vil i år bli planlagt bedre, og det vil antakeligvis resultere i et bedre resultat for arrangementet.
- Skøyter: Kilometergodtgjørelse til trenere er satt ut fra statens satser for godtgjørelse. - Ski: Problematisk for de mindre lagene å utføre store dugnadsoppgaver som f.eks salg av kalendre. Lange roder tar flere kvelder å utføre, slik at alle kalendrene ikke blir solgt. Dette bør drøftes i Hovedlaget, og det bør finnes en løsning som passer alle lagene. Det er snakk om loddsalg, kalendre og ande-race, som er de oppgavene som rullerer. Kontoen for Langstråmyrrennet står i Sand IF sitt navn, selv om vi ikke disponerer pengene, dette tas opp i Skigruppa for evaluering. Grunnene til det gode overskuddet på karusellrennene er at dette rulleres mellom Sand, Bruvoll og Mogutten. De største utgiftene kommer derfor kun hvert tredje år. - Totalregnskapet: I idrettslag skal eiendom og eiendeler nedskrives raskere enn for bedrifter, og dette er grunnen til de store nedskrivningspostene. Det har blitt opprettet høyrentekonto, slik at klubben kan få mer i renteinntekter hvert år. Kortsiktig gjeld er per definisjon ikke gjeld i omløpsmidler, men periodiseringer i form av inntekter/utgifter som ikke har kommet ved årsskifte. 6. BEHANDLE INNKOMNE SAKER 6A) FASTSETTE LEDERGODTGJØRING Sand IF er et stort idrettslag hvor det kreves mye arbeid å drive laget framover. Lederarbeidet er av en slik størrelsesorden at det er vanskelig å rekruttere folk til å ta dette ansvaret og jobben det medfører. Det blir mange telefoner og en del «utgifter» knyttet til vervet. Styret foreslår derfor at leder godtgjøres med til sammen inntil kr. 45.000,- i honorar og utgiftsgodtgjørelse. Forslag til vedtak: Sand IF gir en lederkompensasjon på inntil kr. 45.000,- Vedtak: Årsmøtet går inn for styrets forslag. 6B) FULLMAKT TIL NORD-ODAL IDRETTSRÅD VEDR. SONDERINGER RUNDT MULIG SAMMENSLÅING AV IDRETTSLAGENE I NORD-ODAL I Nord-Odal kommune er det mange idrettslag, noen mindre og andre større, felles for alle er at aktiviteten står i sentrum. Nord-Odal har et aktivt idrettsliv med et allsidige tilbud og godt samarbeid mellom de ulike aktørene. Kommunen bidrar med mindre tilskudd men hovedvekten av kommunens innsats handler om tilrettelegging og samarbeid. Alt i alt virker det som om idrettslagene i Nord-Odal kommune har det godt. Men er virkeligheten slik? Hovedlaget i Sand IF har de siste årene hatt fokus på hvordan vi kan videreutvikle idrettsmiljøet i kommunen vår til å bli enda bedre og ikke minst hvordan vi kan få mer igjen for all innsats som legges ned fra frivillige. VI ser at spørsmålet om sammenslåing kan skape store diskusjoner, ikke minst er det mye følelser knyttet til de ulike idrettslagene. Når Sand IF nå åpner for å se på en eventuell sammenslåing så er det med bakgrunn i at vi ser mulighetene for store sportslige, økonomiske og organisatoriske gevinster ved et slikt grep. Flere av idrettslagene i Nord-Odal har allerede et utstrakt samarbeid på aktivitetsnivå. Sand IF vil feire sitt 90-års jubileum i 2014 og vi viser et idrettslag med en rik historie helt tilbake til mellomkrigstiden. Siden den gang har lokalmiljøene våre forandret seg kraftig og vi ser at våre medlemmer er villige til flytte mer på seg nå enn bare for noen år siden. Vi ser at
medlemsgrunnlaget vårt sprer seg utover et større område og det er mer aktivitetene som trekker medlemmer enn den lokale tilhørigheten. Videre ser vi at det blir stadig mer administrative oppgaver i driften av et idrettslag, vi har ingen tradisjoner for å ha ansatte i Sand IF men vi ser at det kan være behov for en mer stabil administrativ støtte i fremtiden. En slik realisering vil være enklere om man har et større lag og større medlemsgrunnlag. Vi ser at et større idrettslag også vil kunne være en tydeligere stemme inn mot kommune og politikere hva gjelder opprusting av anlegg og utstyr. Ikke minst kan det være riktig å skape større robuste miljøer dersom Nord-Odal kommune skal slås sammen med andre kommuner, slik at ikke vi sitter igjen som et av de minste lagene i en større kommune. Hovedlaget ønsker derfor å be om årsmøtets tilslutning til Nord-Odal Idrettsråds fullmaktsforespørsel om å utrede mulighetene for en sammenslåing av enkelte medlemslag tilsluttet idrettsrådet. Prosessen vil være at årsmøtet torsdag 6. mars tar stilling til dette forslaget, og dersom årsmøtet går inn for å gi en slik fullmakt vil dette legges frem på Nord- Odal Idrettsråds årsmøte 2014. De samme fullmaktene må også gis av årsmøtene i de andre lagene tilsluttet Idrettsrådet. Hvis fullmakter gis av de berørte klubbene, vil idrettsrådet kunne legge frem sitt utredningsforslag i løpet av 2014. Denne utredningen blir tatt opp til vurdering på Sand IFs årsmøte i 2015. Forslag til vedtak: Fullmakt til sonderinger rundt mulig sammenslåing av idrettslagene gis til Nord-Odal Idrettsråd Vedtak: Årsmøtet gir Nord-Odal Idrettsråd fullmakt til sondering rundt mulig sammenslåing av idrettslagene. 6C) ØNSKE OM KUNSTGRESSBANE I DALEN Fotballgruppa fremmer forslag om utbygging av Dalen med kunstgressbane nå som kommunestyret har skrinlagt 'Prestberget Idrettspark'. Fotballgruppa utdyper forslaget under årsmøtet. Forslag til vedtak: Hovedlaget har ikke tatt stilling til dette forslaget, men ber årsmøte om forslag til vedtak. Nærmere informasjon om forslaget: Fotballgruppa ønsker at det settes i gang med arbeidet rundt mulighetene for å dele opp prosjektet Prestberget Idrettspark i to deler. Siden kunstgressbane er den rimeligste delen, og krever minst driftskostnader, så er dette et naturlig sted å starte. Et kunstgressanlegg er estimert til å koste mellom 5 og 6 millioner. Driftskostnadene vil ligge rundt 60.000,- hvert år. Idrettsrådet skal i løpet av våren foreta en ny vurdering med tanke på hvilke prosjekter de ønsker å fokusere på, og en kunstgressbane på Sand vil være enklere å prioritere enn anlegget samlet, med tanke på kostnadene dette medfører. Det var uenighet i årsmøtet med tanke på hva som bør fokuseres på. Enighet var det likevel rundt det faktum at Prestberget Idrettspark antakeligvis ikke blir prioritert på mange år, og andre mulighet bør utredes. Det ble nevnt at for eksempel asfaltunderlag vil gjøre isleggingen langt enklere. Det ble nevnt mulighetene for å lage en anleggsplan som er delt inn i ulike prioriterte deler. Dette kan Hovedlaget diskutere og enes om, for så å sende det videre til idrettsrådet. Forslag til vedtak: Skøyte- og fotballgruppa ser på mulighetene for en enklere løsning, og de setter opp en prioritert liste i forhold til hva de ønsker å få gjort med sine respektive arenaer. Dette bør ses på av Hovedlaget og settes inn i en anleggsplan som er langt billigere å gjennomføre, samt drifte en det tidligere prosjektet.
Vedtak: Skøyte- og fotballgruppa tar opp dette i sine respektive grupper snarest, og gir tilbakemelding til Hovedlaget. BEVERTNING 7. FASTSETTE MEDLEMSKONTINGENT Prisen på medlemskontingenten skal tas opp og settes på hvert årsmøte. Prisen for medlemskap i Sand IF ble justert på årsmøtet for tre-fire år siden. Styrets forslag er at medlemskontingenten står uforandret for 2014. Her bør man muligens ligge et år i forkant, da det er bestemt at medlemskontingenten skal sendes ut tidlig i januar. Det står i loven at medlemskontingent skal betales forskuddsvis for det året man går inn i. Loven krever at alle medlemskap i idrettslaget skal være personlige. Det er ikke lov å kalle medlemskapet for familiemedlemskap og legge inn en familie på en person. Vi kan derimot operere med familiekontingent som er rabattordning for familier så fremt vi har registrert inn alle som personlige medlemmer. Forslag til vedtak: Medlemskontingenten for 2014 og 2015 forblir som følger: Støttemedlem/tillitsvalgt kr. 200,- Enkeltmedlemskap kr. 250,- Familiekontingent kr. 350,- Vedtak: Styrets forslag angående pris på medlemskontingent vedtas. 8. BEHANDLE ORGANISASJONSPLAN Det er noen små forandringer på planen i år i forhold til tidligere. Ansvarsforholdet og arbeidsfordelingen i årshjulet er justert for bedre å speile styremedlemmenes primære oppgaver. Det er også gjort andre små forandringer/justeringer på eiendelslista. Forslag til vedtak: Organisasjonsplanen for Sand IF vedtas slik den foreligger. Vedtak: Organisasjonsplanen for Sand IF vedtas slik den foreligger. 9. VEDTA BUDSJETT 2014 Forslag til vedtak: Budsjettene 2014 for ski, skøyter, fotball og hovedlaget vedtas slik de foreligger. Vedtak: Vedtas slik det foreligger med følgende kommentar: Hovedlaget bør vurdere maskinstøtten som årlig blir gitt til hver gruppe, det blir ikke billigere å drifte og vedlikeholde maskinene, og de 20.000,- som i dag blir gitt står ikke i stil med de reelle utgiftene. 10. VALG Følgende roller skal bekles ved valg på årsmøtet. Noen av funksjonene er ikke på valg da de ble valgt på årsmøtet i fjor. Alle valg er for to år, utenom leder som velges for ett år. I loven står det at styret kan sette ned komiteer og utvalg etter behov og finne folk til disse. Siden Sand IF er et fleridrettslag og ikke et allianseidrettslag, har vi bare 1 styre som er registrert i Brønnøysundregistrene. Sand IF har allikevel funnet det hensiktsmessig å organisere laget med «arbeidsstyre» i undergruppene fotball, skøyter og ski. Disse hadde strengt tatt ikke behøvd å velges på årsmøtet, men vi syns det er ryddig at disse rollene bekles
sammen med hovedstyre, revisorer og valgkomité. Ellers sier loven at styret til en hver tid kan sette ned grupper/komiteer/ utvalg som trengs. Vi velger derfor å gjøre en del valg på årsmøte og gi styret fullmakt til å finne folk til å bekle andre roller/funksjoner i idrettslaget gjennom året. Sand IF sin representant til Nord-Odal idrettsråd med vara -Odal idrettsråd 2014 og vara til disse Valglista viser hvem som er på valg i år og hvilke funksjoner styret får fullmakt til å fylle utover i året. Forslag til vedtak: Valgkomiteens forslag til tillitsvalgte og styrets forslag til valgkomité, velges slik de foreligger i valglista. Styret gis fullmakt til å finne personer i de rollene som ikke er fylt opp. Vedtak: Valgkomiteens/styrets forslag til tillitsvalgte blir vedtatt slik de foreligger, og de ulike gruppene/styret gis fullmakt til å fylle de ubesatte rollene med følgende kommentarer: Det som tas opp i idrettsrådet bør distribueres gjennom eksempelvis kommunens hjemmeside. Vår representant i idrettsrådet tar dette opp. Det oppfordres til at Sand IF stiller på henholdsvis ski- skøyte- og fotballtinget hvert år, i tillegg til kretstinget. Det har vært dårlig oppmøte fra klubben tidligere... Mette Strand. Anton Hagaløkken