ÅRSMØTE Ålen idrettslag

Transkript

1 Spenstig, Trygt og Artugt ÅRSMØTE Ålen idrettslag Tirsdag 15. mars 2016 kl Messa i Hovet Velkommen! Lagets årsmeldinger, handlingsplaner og ev. aktivitetsplaner finner du på

2 Ålen Idrettslag- saksliste årsmøte Godkjenne de stemmeberrettigede 2. Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden 3. Valg av a. Dirigent b. Referent c. 2 medlemmer til å underskrive protokollen 4. Årsmelding for Ålen IL 2015 Hovedlaget og gruppene 5. Regnskap, resultat, og balanse Innkomne forslag og saker a. Godkjenning av LOV for Ålen Idrettslag b. Handlingsplan Medlemskontigent Budsjett Organisasjonsplan 10. Valg 11. Avslutning Underveis vil det bli ilagt pause med kaffe, brus og kake! (Det vises til idrettslagets nettsted og gruppenes undersider for komplette årsmeldinger og regnskaper ).

3 Sak 4 Årsmelding for Ålen IL 2015 Hovedlaget og gruppene Årsmeldingen for hovedlaget i Ålen IL gjennomgås i hovedtrekk. Spørsmål vedr. årsmeldingene kan stilles til gruppene. (Årsmeldingene ligger som Sak 4 - Vedlegg 1) Årsmøtet godkjenner årsmeldingen til Ålen Idrettslag slik den ligger fremlagt Sak 5 Regnskap, resultat, og balanse 2015 Resultatregnskapet presenteres på Årsmøtet (Resultatregnskapet og Balanse for Ålen Idrettslag ligger som Sak 5 - Vedlegg 1) (Resultatregnskapet og Balanse for Hovedlaget ligger som Sak 5 - Vedlegg 2) (Revisjonsberetning ligger som Sak 3 Vedlegg 3) Årsmøtet godkjenner resultatregnskapet, balanse, og revisjonsberetning for 2015 slik det ligger fremlagt. Sak 6 Innkomne forslag og saker 6a) Godkjenning av Lovnorm for Ålen Idrettslag 6b) Handlingsplan for 2016 (Lovnorm ligger som Sak 6 - Vedlegg 1) (Handlingsplan ligger som Sak 6 - Vedlegg 2) Årsmøtet godkjenner den fremlagte lovnorm Årsmøtet godkjenner den fremlagte handlingsplanen for 2016

4 Sak 7 Medlemskontigent Styret i Ålen Idrettslag foreslår følgende medlemskontigent fra 2017: Barn, t.o.m de som fyller 16 år i kr Voksne, f.o.m. de som fyller 17 år i kr Familiemedlemskap * 700 kr Pensjonist, f.o.m de som fyller 67 år i kr Student, som betaler studieavgift i kr * Familiemedlemskap; inklusive barn som fyller 20 år i Årsmøtet godkjenner forslag til medlemskontigent for 2017 Sak 8 Budsjett 2016 Styret legger frem forslag til budsett. (Budsjett for 2016 ligger som Sak 8 Vedlegg 1) Årsmøtet godkjenner det framlagte budsjettforslaget for 2016.

5 Sak 9 Organisasjonsplan Det er krav om at Årsmøtet hvert år godkjenner organisasjonsplanen for Ålen IL. (Organisasjonsplan ligger som Sak 9 Vedlegg 1) (Eksempel på Handlingsplan ligger som Sak 9 Vedlegg 2) Styret har gjennom hele året jobbet mye med organisering av Ålen IL. Dette har skjedd gjennom temakvelder, arbeidsmøter, og tett kontakt med Sør-Trøndelag Idrettskrets. Dette har resultert i et forslag til ny Organisasjonsplan. Bakgrunn: Ålen IL har de siste 5 årene hatt store utfordringer med å finne personer som er villig til å ta på seg verv i laget. Dette gjelder spesielt lederverv, som gruppeledere og leder/nestleder for hovedlaget. Det har også til tider vært problematisk å finne personer som sier seg villig til å sitte i gruppestyrene. Dette har skapt store utfordringer for de siste års valgkomiteer, samt satt Ålen IL som helhet i en uønsket og vanskelig situasjon. Manglende styre vil etter hvert gå på bekostning av aktivitetene i undergruppene. Det viser seg at mange i idrettsmiljøet er villig til å bidra, samt gjøre en jobb, men veldig få er villig til å ta på seg styreverv. Det er i dag 46 verv som skal besettes i Ålen IL. Dvs. at det er 46 personer som er valgt inn i Ålen IL, og det er kun på Årsmøtet disse kan velges. I praksis har dette blitt gjennomført en gang pr. år, da gjerne tidlig i mars. Antall frasigelser pr. år kan variere, men det har i de siste årene vært mange frasigelser (17 stykker i 2015), noe som gjør det vanskelig for valgkomiteen. En annen konsekvens er hyppige utskiftinger av styrene, noe som gir liten kontinuitet og mer ineffektivitet i styrene. Man rekker knapt å sette seg inn i styrets arbeide før medlemmer byttes ut. Enkelte år har hele, eller store deler av et styre blitt byttet ut samtidig pga. frasigelser. Dette er veldig ugunstig, spesielt i de tilfeller der man ikke har kontiunitetsbærere i styrene. Både i 2014, og 2015 måtte det gjennomføres ekstraordinært årsmøte for å få på plass leder og nestleder i Ålen IL. For Ålen IL er dette en uholdbar situasjon, som vi dessverre i de siste årene har observert er mer regelen enn unntaket! Hvordan: Styret ønsker nå å se på en ny organisering av Ålen IL. En organisasjonsmodell som ikke består av gruppestyrer, men kun ett hovedstyre. Hovedstyret består av Leder, nestleder, 7 styremedlemmer, og ett varamedlem.

6 Antall personer som velges inn i Ålen IL reduseres til 17. Dette vil være mer overkommelig, og valgkomiteen kan konsentrere seg om å finne rett person til å gå inn som styremedlem i de tilfellene man har hatt frasigelser. I grove trekk går dette ut på at: Hovedstyret vil ha hovedansvar for budsjettering, handlingsplaner, regnskap, arrangement, og oppfølging av dette. Styremedlemmene velges med det formål at de skal ha ansvar for hver sin gruppe. Dette avklares mellom valgkomiteen og den enkelte kandidat når disse forespørres om å stille til valg, god tid i forkant av Årsmøtet. Alle styremedlemmer skal vite hvilken gruppe de får ansvar for, og dette skal være noe de selv har valgt. Styremedlemmet vil da ha en handlingsplan, og et vedtatt budsjett å forholde seg til for å gjennomføre all aktivitet innenfor sin gruppe. Styremedlemmet vil ha et tett samarbeid med Daglig Leder ifht. oppfølging av aktiviteten (bestilling av hall, baner, etc.), og økonomisk oppfølging. Det vil også være rom for tettere samarbeid mellom styremedlemmene, og mot Arbeidsutvalget. Styremedlemmene står fritt til å knytte til seg personer til å bistå i driften og gjennomføring av aktivitetene. Handlingsplanen vil være en sentral nøkkel for ressursbehov, økonomi, aktivitetsnivå, oppgavefordeling. Denne vil være det førende verktøy for styremedlemmene. Handlingsplanen skal være så detaljert som mulig, brutt ned til enkelt-oppgaver, med personer som er utpekt for å gjøre de enkelte oppgavene. Et viktig fundament her vil være å skaffe seg oversikten over all aktivitet, og alle oppgaver som må utføres innenfor de enkelte gruppene. Ingen oppgaver for små, ingen for store! Vi har lagt ved Freeski sin handlingsplan for 2015, da dette er et veldig godt eksempel på hvordan det kan gjøres. Gruppene skal ha ansvar for å gjennomføre sine aktiviteter ihht sportsplaner og handlingsplaner. Dette skal fungere ved at personer i gruppene blir utpekt (frivillig) og får tildelt oppgaver. F.eks. faste oppgaver hvert år. Det kan gjerne være to personer som deler på en oppgave f.eks. føring av regnskapsperm. På dette viset blir ikke medlemmene oppbrukt til styreverv og administrasjon, men kan jobbe med oppgaver som de har lyst til å drive med, og som er mer overkommelig mtp. tidsforbruk, kunnskaper, interesser, og mulighet til å delta. I mange tilfeller kan oppgavene deles mellom flere personer som har lyst til å jobbe sammen. Vi får da utnyttet flere av medlemmene som ønsker å bidra med litt, i stedet for at noen få skal gjøre veldig mye.

7 Daglig Leder vil ha full oversikt over samtlige handlingsplaner, og hvilke personer som er utpekt til å gjøre de forskjellige oppgavene. Daglig Leder vil også ha den overordnede økonomiske oversikten. Det vil være en stor fordel å utvide stillingen Daglig Leder ifht. ny organisering, men dette er ingen forutsetning. En utvidet stilling vil uansett være en veldig god løsning for Ålen Idrettslag, ettersom mange av de oppgavene som gruppeledere/-styrer gjør i dag kan fint flyttes over til Daglig Leder. Dette er selvsagt økonomisk betinget, og det må utarbeides et eget budsjett mtp. utvidelse av en stilling. Det må i så fall vedtas på et ekstraordinært årsmøte. Daglig Leder vil få ansvaret for mye av oppfølgingen mot gruppene, og vil være en nøkkelperson og en kontinuitetsbærer i Ålen IL. Vi er overbevist om at dette vil skape mer ENGASJEMENT i laget, det vil skape motivasjon for å delta, forutsigbarhet, mindre skummelt, og bedre utnyttelse av lagets ressurser. Noe valgkomiteen helt sikker også vil sette stor pris på, men som til sist vil komme Ålen IL til gode. Det vil utvilsomt være utviklende både for laget og de som er involvert, og vil gjøre det mye mer attraktivt å sitte som leder, nestleder, eller styremedlem. Problemstillingen ble lagt fram for Sør-Trøndelag Idrettskrets (STIK), som satte Robert Olsvik på saken. Olsvik jobber med dette til daglig organisasjons-, og klubbutvikling. Olsvik har bistått oss i arbeidet med å forme denne modellen. Vi følger i dag en tradisjonell Organisasjonsmodell, med Hovedstyre og Gruppestyrer. Dette er en organisasjonsplan som tidligere har blitt vedtatt på Årsmøte. Målsetting: Målet er at - Færre personer til valg, færre personer som blir benyttet til verv i Ålen IL - Sikre drift, og aktivitet i Ålen IL - Gjøre det enklere å ta på seg oppgaver for Ålen IL - Gjøre det mer attraktivt å gjøre en jobb for Ålen IL - Alle skal ha det Spenstig, Trygt, og Artugt i Ålen IL! INGEN skal måtte ta på seg verv eller oppgaver pga. dårlig samvittighet, men fordi de har LYST!

8 Fordeler: - Styremedlemmene kan knytte til seg personer som bistår med oppgaver - Ikke avhengig av at personer stiller til valg - Personer som har gjort en jobb, eller utført en oppgave for Ålen IL kan fristilles, og bistå med et mer «lystbetont» utgangspunkt - Personer som av en eller annen grunn må si fra seg engasjementet for Ålen IL kan lettere byttes ut. Det er ikke nødvendig å vente til Årsmøtet Ulemper: - En del av gruppestyrenes oppgaver blir flyttet over til Daglig Leder. Dette kan medføre økt stillingsandel, noe som igjen fører til økte lønnskostnader. Daglig Leder i Ålen IL er pr ansatt i en 50%-stilling. - Om man ikke utvider stillingen til Daglig Leder må man påregne noe økt arbeidsmengde på hovedstyrets medlemmer. - Styremedlemmene får mer ansvar for sine grupper. - Dette kan medføre at flere at flere personer må engasjeres for å gjøre en jobb for Ålen IL. Dvs. mange oppgaver, flere ressurser Årsmøtet godkjenner den fremlagte organisasjonsplanen Sak 10 Valg Valgkomiteen legger fram sin innstilling på Årsmøtet 2016 Sak 11 Avslutning Årsmøtet 2016 avsluttes