Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter

Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter

Innhold 1. HVA ER ET PROSJEKT? 5 2. HVA SKAL TIL FOR Å LYKKES MED PROSJEKTER? 5 3. ORGANISERING AV PROSJEKTER 6 3.1. Prosjekteier 6 3.2. Styringsgruppe 6 3.3. Prosjektleder 6 3.4. Prosjektgruppe 6 3.5. Referansegruppe/ressurspersoner 6 4. PROSJEKTPLANLEGGING 7 4.1. Prosjektmandat 7 4.2. Interessentkartlegging 7 4.3. Prosjektplan 7 5. PROSJEKTØKONOMI 7 6. EVALUERING AV PROSJEKTER 7 7. PROSJEKTGJENNOMFØRING 8 8. AVSLUTNING OG IMPLEMEN TERING AV PROSJEKTET 8 VEDLEGG 9

Om heftet I dette heftet finner du informasjon om hvordan du lykkes med arbeidsmiljøprosjekter. Vi håper det kan være til inspirasjon og nytte i planleggingsfasen. Mer informasjon og prosjektmaler finner du på www.klp.no/hms Lykke til med prosjektet! HMS-teamet i KLP

Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter 1. Hva er et prosjekt? Prosjekt er en arbeidsform som mange benytter seg av. Arbeidsformen skiller seg fra driftsoppgaver og har en annen organisering. Et prosjekt skal nå klart definerte mål og krever tverrfaglig kompetanse. Prosjektgruppene er derfor ofte organisert på tvers av linjeorganisasjonen. Prosjekt er en arbeidsform som er avgrenset i tid. Før vi gjennomfører prosjekter, er det viktig å vurdere hvorvidt oppgaven som skal løses egner seg for prosjektarbeid. Det er også viktig å vurdere om positive resultater kan implementeres i linjeorganisasjonen etter prosjektgjennomføringen. Dette heftet handler om arbeidsmiljøprosjekter. Slike prosjekter har ofte som formål å påvirke holdninger og atferd hos medarbeidere og ledere og må ses på som en utviklingsprosess. For at endring skal skje, må prosjektet være av en viss varighet. 2. Hva skal til for å lykkes med prosjekter? Det er mange faktorer som påvirker resultatene av et prosjekt. Her finner du noen av de viktigste: GOD PROSJEKTLEDELSE Å lede et prosjekt er en krevende oppgave. Det er viktig å finne en prosjektleder som har evne til å motivere, samarbeide og organisere arbeidet med prosjektet. Hun må ha gjennomslagskraft og gode kommunikasjonsevner. ORGANISERING OG ROLLER MÅ PÅ PLASS Allerede i planleggingsfasen må dere avklare hvem som skal delta i prosjektet og hvor mye tid de har til rådighet. Utarbeid en avtale om ressursbruk mellom prosjektleder og de berørte linjelederne. Det tar tid for en prosjektgruppe å bli kjent med hverandre. Sett av noen timer til å kartlegge kompetanse og personlige egenskaper slik at deltakerne fungerer best mulig sammen. TIDSRAMME Avklar tidsrammen for prosjektet i planleggingsfasen. PROSJEKTØKONOMI Bli enige om de økonomiske rammene for prosjektet før prosjektet gjennomføres. Sett av tilstrekkelige interne ressurser. Lag et realistisk budsjett med kostnader og inntekter. Undersøk mulig heten for å søke om eksterne prosjektmidler. FORANKRING Det er viktig å sikre god forankring hos ledelsen og tillitsvalgte/verneombud. Disse bør ha en rolle i styringsgruppen/prosjektgruppen. Ansatte som prosjektet berører, må involveres i gjennomføringen. Utarbeid en interessentkartlegging med oversikt over interessentene og hvilken informasjon som skal gis underveis. UTVIKLING AV GODE OG EVALUERBARE MÅL Det er utfordrende å lage gode prosjektmål. Bruk tid og diskuter hvilke resultater prosjektet skal føre til på kort og lang sikt. side 5

Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter PROSJEKTPLAN MED FORNUFTIGE TIDSFRISTER Sett av tilstrekkelig tid til planleggingsfasen. Utarbeid en prosjektplan med realistiske tidsfrister. EVALUERING OG RAPPORTERING UNDERVEIS Planlegg hvordan prosjektet skal evalueres før prosjektgjennomføring. Husk å evaluere både prosjektprosessen og resultatet underveis og til slutt. 3. Organisering av prosjekter Prosjekter organiseres ofte på tvers av den ordinære linjeorganisasjonen. Rollene i prosjektorganisasjonen er vanligvis prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe og referansegruppe. Pass på at en prosjektdeltaker ikke har flere roller samtidig i prosjektorganisasjonen. For å sikre god forankring hos ansatte, bør også tillitsvalgte/verneombud delta i prosjektet. Størrelsen på gruppen påvirker prosjektets effektivitet. Erfaring viser at grupper fungerer best med 5-7 deltakere. 3.1. PROSJEKTEIER Prosjekteier har det totale og overordnede ansvaret for prosjektet og er som regel øverste ledelse i organisasjonen 3.2. STYRINGSGRUPPE Styringsgruppen tar de overordnede beslutningene i prosjektet. Styringsgruppen fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste og referat. Styringsgruppens viktigste oppgaver er å bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser, gi råd i problemstillinger, gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets fremdrift og kommunisere og ta de nødvendige beslutningene for prosjektet. 3.3. PROSJEKTLEDER Prosjektleder er den som har det operative ansvaret for prosjektet og er leder for prosjektgruppen. Prosjektleder har ansvaret for å utarbeide, gjennomføre og revidere prosjektplanene. Hun skal holde styringsgruppen informert om fremdrift og resultater. Prosjektleder har et hovedansvar for å kvalitetssikre prosjektet i samarbeid med styringsgruppen. 3.4. PROSJEKTGRUPPE Prosjektgruppen består av prosjektdeltakere som arbeider sammen med prosjektleder om å planlegge og gjennomføre prosjektet. Det kan opprettes delprosjektgrupper for å utføre oppgaver i prosjektet. 3.5. REFERANSEGRUPPE/RESSURSPERSONER Det kan være nyttig å knytte til seg ressurspersoner eller å etablere en referansegruppe. Referansegruppen består av personer med nyttig kompetanse som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet.. side 6

4. Prosjektplanlegging Prosjekter som bruker god tid på planlegging, lykkes bedre enn de som kaster seg rett ut i kick-off og gjennomføring av tiltak. Etabler prosjektorganisasjonen så tidlig som mulig for å sikre god forankring av prosjektet. I planleggingsfasen blir prosjektdokumentene utarbeidet: 4.1. PROSJEKTMANDAT Prosjektmandatet er bestillingen fra prosjekteier/styringsgruppe til prosjektleder. Mandatet bør inneholde informasjon om formålet med prosjektet, beskrivelse av nåsituasjon, kort beskrivelse av prosjektets omfang, organiseringen og ressursbruk. I enkelte tilfeller skriver prosjektleder prosjektmandatet for prosjekteier/styringsgruppen. Se mal for mandat i vedlegg. 4.2. INTERESSENTKARTLEGGING Interessentene er de individer/grupper som er med i prosjektet eller som blir påvirket av gjennomføringen eller resultatet. Interessentene kan være interne og eksterne. En interessentkartlegging er viktig for å sikre forankring, markedsføring og god informasjonsflyt i prosjektet. Kartleggingen bør gjennomføres ved prosjektstart og revideres underveis. Se mal for interessentkartlegging i vedlegg. 4.3. PROSJEKTPLAN Utarbeid prosjektplanen før selve gjennomføringen av prosjektet. Prosjektleder og prosjektgruppen er ansvarlig for å utarbeide prosjektplanen. Prosjektplanen kan ses på som en arbeidsavtale mellom styringsgruppen og prosjektleder/prosjektgruppen. Planen bør derfor godkjennes og undertegnes av styringsgruppen. En prosjektplan bør inneholde: Bakgrunn for prosjektet Organisering Oppfølging/møteplan Prosjektmål Målgruppe Omfang og avgrensning Milepælsplan Risikovurdering/-håndtering Aktivitetsplan Plan for evaluering Budsjett Se mal for prosjektplan i vedlegg. 5. Prosjektøkonomi Lag et budsjett med oversikt over alle inntekter og kostnader i prosjektperioden. Finn ut hvor mye egne ressurser dere har til rådighet. Sjekk om dere kan søke prosjektstøtte fra eksterne aktører. Sett opp alle kostnader, også interne lønnsutgifter og møtekostnader. Sett opp løpende inntekter og utgifter i et regnskap underveis i prosjektprosessen. Lag et sluttregnskap når prosjektet er avsluttet. 6. Evaluering av prosjekter Tenk gjennom hvordan prosjektet skal evalueres allerede i planleggingsfasen. Å evaluere et prosjekt handler ikke bare om å lage en sluttrapport. For å kunne vurdere om prosjektet når målene, må dere kartlegge situasjonen både før og etter gjennomføringen av prosjektet. side 7

Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter Det er også viktig å evaluere selve prosjektprosessen f eks fremdrift, gruppesammensetning og informasjonsflyt. Dette må skje underveis. Når prosjektet er gjennomført, utarbeider prosjektleder en sluttrapport i samarbeid med prosjektgruppen. Lag en plan for evaluering som inneholder: 1. Hvordan måle om ønskede resultater er nådd 2. Hvordan evaluere prosessen 3. Tidspunkt for å gjennomføre evaluering (underveisevaluering, sluttevaluering) 4. Hvem er ansvarlig for evalueringen 7. Prosjektgjennomføring Gjennomføringsfasen er spennende. De planlagte tiltakene skal endelig iverksettes. Større deler av organisasjonen blir involvert i prosjektet. Nå er det viktig at dere ser på prosjektplanen som et levende dokument som må revideres underveis. Dette gjelder både interessentkartlegging, milepælsplan, aktivitetsplan og risikovurdering. 8. Avslutning og implementering av prosjektet Prosjektavslutningen må planlegges og organiseres. Gjennomfør et prosjektavslutningsmøte der sluttrapporten presenteres for prosjekteier og styringsgruppen. Informer interessentene om at prosjektet er avsluttet og om resultatene av prosjektet. Prosjektleder og prosjektgruppen bør lage en plan for implementering av prosjektet. Planen behandles i styringsgruppen. God informasjonsflyt er spesielt viktig i denne fasen. Sørg for at styringsgruppen og alle de andre interessentene er orientert om status og hva som skjer i prosjektet. En grei måte å rapportere til styringsgruppen på, er å bruke en enkel mal for rapportering f eks ABCD-rapport. Se mal for ABCD-rapport i vedlegg. Motivasjonen i en prosjektgruppe vil variere over tid. Feir oppnådde milepæler og snakk sammen om prosjektets små og store fremskritt for å holde motivasjonen oppe. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å endre på sammensetningen av de ulike gruppene i prosjektet. side 8

Vedlegg

Prosjektmandat PROSJEKTNAVN Skriv prosjektnavnet. Bør være kort og konkret og gjenspeile hva prosjektet dreier seg om. PROSJEKTMÅL Beskriv formålet med prosjektet. NÅSITUASJON Her gis en kort oppsummering av hvorfor prosjektet er besluttet gjennomført. PROSJEKTBESKRIVELSE Kort beskrivelse av prosjektets omfang og hvordan det er tenkt gjennomført. ORGANISASJON Hvilke krav har prosjekteier(e) til prosjektorganisasjon? RESSURSBRUK Hvilke ressurser stilles til disposisjon for prosjektet. side 10

Interessentkartlegging Interessentene er de individer/grupper som er med i prosjektet eller som blir påvirketav gjennomføringen eller resultatet. Interessentene kan være interne og eksterne. En interessentkartlegging er viktig for å sikre forankring, markedsføring og god informasjonsflyt i prosjektet. Kartleggingen bør gjennomføres ved prosjektstart og revideres underveis. Interessenter Må involveres Må informeres Hva skal gjøres? Ansvar/Frist side 11

Prosjektplan PROSJEKTNAVN Navn på prosjektet PROSJEKTLEDER Navnet på den personen som har det daglige ansvaret for prosjektet og som er kontaktperson med kontaktinformasjon: telefon og e-post. Prosjektplanen er godkjent av styringsgruppen, sted og dato Navn 1:... Navn 2:... Navn 3:... Navn 4:... Navn 5:... side 12

BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Beskriv kort bakgrunnen for prosjektet. Hvorfor satte dere i gang med prosjektet? Hva er status pr i dag? Osv. ORGANISERING Beskriv hvem som har de ulike rollene i prosjektet. Nedenfor følger en oversikt over de viktigste rollene i et prosjekt. Prosjekteier Prosjekteier har det totale og overordnede ansvaret for prosjektet og er som regel øverste ledelse i organisasjonen. Styringsgruppe (SG) Styringsgruppen tar de overordnede beslutningene i prosjektet. Styringsgruppen fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste, dokumentasjon og referat. Styringsgruppens viktigste oppgaver er å bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser, gi råd i problemstillinger, gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets fremdrift og kommunisere og ta de nødvendige beslutningene for prosjektet. Prosjektleder (PL) Prosjektleder er den som har det operative ansvaret for prosjektet og er leder for prosjektgruppen. Prosjektleder har ansvaret for å utarbeide prosjektplaner og å bidra til at prosjektet følger planene. Hun skal holde styringsgruppen informert om fremdrift og resultater. Prosjektleder har et hovedansvar for kvalitetssikring av prosjektet i samarbeid med styringsgruppen. Prosjektgruppe (PG) Prosjektgruppen består av aktive prosjektdeltakere som arbeider sammen med prosjektleder om å planlegge og gjennomføre prosjektet. Det kan opprettes delprosjektgrupper for å utføre konkrete oppgaver i prosjektet. Referansegruppe (RG) Det kan være nyttig å knytte til seg ressurspersoner eller å etablere en referansegruppe. Referansegruppen består av personer med nyttig kompetanse som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet. OPPFØLGING/MØTEPLAN Beskriv hvordan prosjektet skal følges opp i prosjektperioden. F eks hvor ofte skal det gjennomføres møter i de ulike gruppene. Hvor ofte skal PL rapportere til styringsgruppen og på hvilken måte. PROSJEKTMÅL Beskriv hva dere ønsker å oppnå med dette prosjektet. Det er utfordrende å lage gode prosjektmål. Bruk tid og diskuter hvilke resultater prosjektet skal føre til på kort og lang sikt og hvordan dere kan evaluere dette. MÅLGRUPPE FOR PROSJEKTET Beskriv hvem som er målgruppe for prosjektet. Hvem er det dere tenker å nå med prosjektet og de tiltakene som skal gjennomføres? side 13

OMFANG OG AVGRENSNING Gi en kort beskrivelse av prosjektets omfang. Hva er prosjektets hovedoppgave og mandat? Hva er tidsperspektivet for prosjektet? Hvem omfatter prosjektet, hvem og hva skal prosjektet ikke omfatte. Dette er en viktig øvelse for å forhindre at prosjektet blir for stort og uhåndterbart. MILEPÆLER Lag en detaljert oversikt over milepælene i prosjektet og forventede resultater. En milepæl er en tidsbestemt tilstand i prosjektet. Den beskriver at noe skal være oppnådd til en bestemt tid, en viktig beslutning er tatt eller at et delmål er nådd. Milepæler etableres for å sikre oppfølging av framdriften i prosjektet. Milepæl Forventet resultat Ansvarlig/frist F eks Prosjektplanen er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa Prosjektet er forankret i organisasjonen og kan igangsettes Prosjektleder / xx.xx Kick off for prosjektet er gjennomført Deltakerne er informert om og føler eierskap til prosjektet Prosjektleder / xx.xx Det skapes engasjement og forankring blant deltakerne i prosjektet side 14

VURDERING AV RISIKO Utarbeid en grundig risikovurdering av prosjektet. En risikofaktor er en faktor som vil hindre prosjektet i å oppnå målene. I en organisasjon er det flere slike faktorer det vil være viktig å identifisere og håndtere. På denne måten har prosjektet større mulighet for å nå sine mål. Bruk følgende framgangsmåte for å definere mulige risikofaktorer i ditt prosjekt: Identifiser mulige faktorer som kan hindre framgang i prosjektet i prosjektfasen Hva er sannsynligheten for at faktorene vil inntreffe på en skala fra en til fem (1=ingen sannsynlighet / 5=svært sannsynlig at denne faktoren vil inntreffe)? Hvis den/de inntreffer, hvilken konsekvens har det for prosjektfasens gjennomføring på en skala fra en til fem (1=Svært få konsekvenser / 5=det vil ha svært store konsekvenser for prosjektets framgang og måloppnåelse om denne faktoren skulle oppstå)? Multipliser sannsynlighet med konsekvens f.eks 3X5=15 og du får et tall på risikofaktoren De mest kritiske suksessfaktorene vil være de faktorer som med stor sannsynlighet kan inntreffe og som samtidig har store konsekvenser for framdriften og mål oppnåelsen i prosjektet. KLP har forhåndsdefinert noen risikofaktorer som vi av erfaring vet kan hindre framdrift og gjennomføring. Bruk gjerne disse som et utgangspunkt og fyll ut egne risikofaktorer i tillegg Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor Motstand mot prosjektet i organisasjonen Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidler Tidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritert Prosjektet er ikke forankret i organisasjonen Informasjon om prosjektet er mangelfull Nøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder Fyll ut egne risikofaktorer: side 15

HÅNDTERING AV RISIKO Beskriv hvilke tiltak dere planlegger å iverksette for å forebygge risikofaktorene jf forrige punkt Vurdering av risiko. Faktorer som kan hindre framgang Risikofaktor Forebyggende tiltak Motstand mot prosjektet i organisasjonen For eksempel: Involvere de som er berørt av prosjektet Beskrive nytteverdien av prosjektet for organisasjonen Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidler Tidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritert Prosjektet er ikke forankret i organisasjonen Informasjon om prosjektet er mangelfull Nøkkelpersoner i prosjektet slutter f.eks prosjektleder side 16

AKTIVITETSPLAN Beskriv milepæler og alle hovedaktiviteter. Beskriv hvilke oppgaver som må utføres for at hovedaktiviteten skal kunne anses som gjennomført. Det er også viktig å fastsette en tidsfrist for når aktiviteten skal være gjennomført og hvem som har ansvaret. Oppdater status med hva som skjer underveis. Bruk og revider aktivitetsplanen gjennom hele prosjektprosessen. Hovedaktivitet/Milepæl Viktige oppgaver Frist Ansvarlig Status side 17

PLAN FOR EVALUERING Lag en plan for evaluering som inneholder: 1. Hvordan måle om ønskede resultater er nådd, 2. Hvordan evaluere prosessen, 3. Tidspunkt for å gjennomføre evaluering (underveisevaluering, sluttevaluering), 4. Hvem er ansvarlig for evalueringen BUDSJETT Lag en oversikt over forventede inntekter og kostnader i prosjektperioden. Kostnader Inntekter (finansiering) Antall timer Timelønn Sum Egne midler Eksterne midler Sum ARBEID TIDSBRUK Prosjektleder Prosjektgruppa Styringsgruppa Øvrige ansatte som deltar i prosjektet Vikarutgifter INVESTERINGER Innkjøp av utstyr EKSTERNE KONSULENTER/ FORELESERE n.n DIVERSE PROSJEKT KOSTNADER Bevertning Leie av lokaler Transport Osv. SUM BUDSJETT RESULTAT side 18

ABCD - rapport ABCD-rapport er en enkel metode for rapportering i prosjekter. Det skal kun lages en korte punktlister under hvert av de fire hovedtemaene. Rapporten kan også benyttes som et internt rapporteringsverktøy f eks fra prosjektleder til styringsgruppen. Navn på prosjekt: ACTIVITIES Gjennomførte aktiviteter i denne perioden / status i forhold til milepælsplan BENEFITS Hvilke resultater har vi oppnådd i denne perioden? CONCERNS Bekymringer/forhold som krever særskilt fokus DO NEXT Planer for neste periode side 19

side 20 Notater

Notater side 21

side 22 Notater

Notater side 23

side 24 Notater

Notater side 25

side 26 Notater

Notater side 27

KOMMUNAL LANDSPENSJONSKASSE Pb. 400 Sentrum, 0103 Oslo Ring oss på 05554 klp.no/kontakt