Side: 1 av 8 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INSTRUKS TIL TILBYDER...2 1.1 Tilbudsforutsetninger...2 1.2 Utvelgelse av Tilbydere...2 1.3 Bekreftelse på mottak av forespørselsdokumentene...2 1.4 Forbehold og rekognosering...2 1.5 Bindingstid...2 1.6 Spørsmål og avklaringer...3 1.7 Merking og innlevering av tilbud...3 1.8 Tilbudsåpning...3 1.9 Avklaringer...3 1.10 Utfylling av tilbudet...4 1.11 Krav til dokumentasjon...4 1.11.1 Skatteattest...4 1.11.2 HMS egenerklæring...4 1.11.3 Firmaattest...4 1.11.4 Regnskap...4 1.11.5 Kompetanse og kapasitet...5 1.11.6 Organisasjon og nøkkelpersonell...5 1.11.7 Avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget...5 1.11.8 Tidsplan...6 1.11.9 Liste over underleverandører...6 1.12 Kvalifikasjonskrav...6 1.12.1 Skatt og avgifter...6 1.12.2 Helse, miljø og sikkerhet...6 1.12.3 Organisatorisk og juridisk stilling...6 1.12.4 Økonomisk og finansiell kapasitet...6 1.12.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner...6 1.13 Evalueringskriterier...7 1.14 Forhandlingsrett...7 1.15 Informasjon til Tilbydere...8
Side: 2 av 8 1 INSTRUKS TIL TILBYDER 1.1 Tilbudsforutsetninger Anskaffelser til Kjøperen Lofotkraft AS er regulert av Lov om off. anskaffelser av 16. juli 1999 med Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 07. april 2006, nr 403. Anskaffelsesprosedyre for denne forespørselen er: Konkurranse med forhandling. 1.2 Utvelgelse av Tilbydere De Tilbyderne som mottar denne forespørselen har meldt sin interesse på bakgrunn av en kunngjørelse i DOFFIN. 1.3 Bekreftelse på mottak av forespørselsdokumentene Tilbyder skal bekrefte mottakelsen av forespørselsdokumentene, og bekrefte at han har til hensikt å sende inn et tilbud (alternativt ikke gi tilbud). Bekreftelse skal gis innen 5 arbeidsdager etter mottagelsen av forespørselsdokumentene. Forespørselsdokumentene omfatter følgende: Forespørselsbrev Instruks til Tilbyder Forespørselsdokument (utkast) AKB/1988 Vedlegg 1A: Priser og data turbin med utstyr Vedlegg 1B: Priser og data apparat- og kontrollanlegg Vedlegg 2: Teknisk spesifikasjon turbin med utstyr Vedlegg 3: Teknisk spesifikasjon apparat- og kontrollanlegg Vedlegg 4: Generelle tekniske krav. Turbinleveranser for vannkraftanlegg Vedlegg 5: Generelle elektriske spesifikasjoner Vedlegg 6: Orientering Vedlegg 7: Tegninger og bilder Tilbydere som velger å ikke gi tilbud skal returnere forespørselsdokumentene. 1.4 Forbehold og rekognosering Tilbyder skal på grunnlag av forespørselsdokumentet med vedlegg, gjøre seg kjent med forholdene på stedet som kan ha betydning for tilbudet. Tilbyder skal delta på befaring for å sette seg inn i forholdene på stedet. Dette inngår som et kvalifikasjonskrav. Dersom Tilbyder oppdager feil i tilbudsgrunnlaget, utelatelser eller uklarheter som kan ha betydning for prissetting eller ferdigstillelsesdato, skal Kjøperen varsles umiddelbart. 1.5 Bindingstid Tilbudet skal være bindende i 90 dager fra tilbudsfristens utløp.
Side: 3 av 8 1.6 Spørsmål og avklaringer Alle henvendelser vedrørende forespørselen skal rettes skriftlig til Kjøperens rådgivende ingeniør Norconsult AS ved: Kontaktperson Jonas Jessen Ruud Telefon 67 57 10 55 / 454 01 055 e-post jonas.jessen.ruud@norconsult.com 1.7 Merking og innlevering av tilbud Tilbudet skal bestå av: Tilbudsbrev Dokumentasjon som spesifisert i kapittel 1.9 Tilbudet skal sendes inn i lukket konvolutt i 3 eksemplarer vedlagt en komplett versjon på CD, DVD eller minnebrikke og skal være merket: "Tilbud Solbjørn Kraftverk - Ny elektromekanisk utrustning" Tilbud som ikke er levert i lukket og merket forsendelse kan avvises. Tilbudsfristen er: 11.04.2011, kl 12.00 Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristen, kan avvises som for sent innkommet. Tilbudet skal sendes til: Norconsult AS Vestfjordgt 4 1338 Sandvika Norway ATT. Jonas Jessen Ruud 1.8 Tilbudsåpning Tilbyder kan ikke være til stede ved åpning av tilbudet. 1.9 Avklaringer Hvis tilbudet er utfylt på annen måte enn forutsatt i tilbudsgrunnlaget, slik at sammenligningen er vanskeliggjort, må Tilbyderen være forberedt på at tilbudet kan bli forlangt omarbeidet med bibehold av totalsummen. Kjøperen eller hans rådgivende ingeniør har anledning til å ta direkte kontakt med (en eller flere av) tilbyderne for å klargjøre betydningen av forbehold eller annet, uten at det derved etableres noe kontraktsforhold.
Side: 4 av 8 Kjøperen eller hans rådgivende ingeniør har anledning til å be om tilleggsopplysninger og / eller tilleggspriser til tilbudet. Det skal også kunne føres samtaler med en eller flere av tilbyderne vedrørende vilkår og omfang av leveransen. Ved slike samtaler skal alle tilbyderne gis like vilkår og opplysninger. Kontraktsforhold kan først anses innledet når kontrakten er underskrevet. 1.10 Utfylling av tilbudet Alle tilbudsposter i følgende vedlegg skal besvares: Vedlegg 1A: Priser og data turbin med utstyr Vedlegg 1B: Priser og data apparat- og kontrollanlegg I tillegg skal følgende tilbudsdokumenter vedlegges: Bilag 1 Skatteattest Bilag 2 HMS egenerklæring Bilag 3 Firmaattest Bilag 4 Regnskap Bilag 5 Kompetanse og kapasitet Bilag 6 Organisasjon og nøkkelpersonell Bilag 7 Liste over avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget Bilag 8 Tidsplan Bilag 9 Liste over underleverandører Bilag 10 Dokumenter listet opp i kapittel 4 Øvrige opplysninger i Vedlegg 1A: Priser og data turbin med utstyr Bilag 11 Dokumenter listet opp i kapittel 2.1.1 Apparat og kontrollanlegg i Vedlegg 1B: Priser og data apparat- og kontrollanlegg Bilag 12 Dokumentasjon om beredskap, lagerhold, utrykningstid og mulighet for fjerndiagnostikk relevant for garantiarbeid og service knyttet til Leveransen. 1.11 Krav til dokumentasjon 1.11.1 Skatteattest Tilbyder skal vedlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Attestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor Tilbyderen har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 1.11.2 HMS egenerklæring Tilbyder skal vedlegge HMS-egenerklæring med tilbudet iht Forskrift om offentlige anskaffelser 17-15. 1.11.3 Firmaattest Tilbyder skal vedlegge firmaattest eller tilsvarende dokument for registrering av virksomheten fra det land der Tilbyderen er registrert. 1.11.4 Regnskap Tilbyder skal vedlegge årsregnskap for de siste tre år eller tilsvarende dokumentasjon av foretakets omsetning, resultat og soliditet. For foretak yngre enn 3 år vedlegges regnskap for de år det foreligger.
Side: 5 av 8 1.11.5 Kompetanse og kapasitet Tilbyder skal vedlegge følgende dokumentasjon på sin kompetanse og kapasitet for oppdraget: Oversikt over bemanning som Tilbyder har tilgjengelig for å utføre arbeidet. Oversikt over utstyr som Tilbyder har tilgjengelig for å utføre arbeidet. Foretakets viktigste leveranser innen de arbeider forespørselen omfatter fra de siste 5 år, med omfang og oppdragsgiver. For hver referanse skal det oppgis installert effekt, antall aggregat, turtall og fallhøyde samt omfang av elektrotekniske arbeider som jordingsanlegg, lavspentfordeling og kontrollanlegg. Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem. Redegjørelse for foretakets styringssystem for helse, miljø og sikkerhet. 1.11.6 Organisasjon og nøkkelpersonell Tilbyder skal beskrive hvordan gjennomføringen av arbeidet er tenkt organisert og bemannet. Dette skal dokumenteres i form av et organisasjonskart som viser alle nøkkelfunksjoner, med navn på funksjonene og navn på personene som skal fylle dem. Følgende funksjoner skal minst fremgå: Leder i Tilbyderens faste organisasjon som leder for oppdraget rapporterer til Leder for oppdraget, med ansvar for å gjennomføre oppdraget i sin helhet i henhold til kontrakt Leder på byggeplass Prøveingeniører/idriftsettere Det skal også leveres resymé (CV) for hver person som er planlagt å skulle fylle en nøkkelfunksjon. Gjelder også personer hos underleverandører dersom disse innehar nøkkelfunksjoner. Resymé skal inneholde: Fullt navn Fødselsår Utdannelse Nåværende stilling i egen organisasjon Relevant erfaring Språkkunnskaper Organisasjonskart og oversikt over nøkkelpersoner og nøkkelfunksjoner vil inngå i Vedlegg D i kontrakten. 1.11.7 Avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget Tilbyder skal liste opp alle forbehold/avvik i forhold til konkurransegrunnlaget. Hvert forbehold/avvik skal beskrives, med henvisning til relevant del av konkurransegrunnlaget, beskrivelse av forbeholdet/avviket, begrunnelse for forbeholdet/avviket og konsekvenser av forbeholdet/avviket. Alle konsekvenser av hvert forbehold/avvik skal beskrives, herunder tekniske, økonomiske, fremdriftsmessige, bemanningsmessige, juridiske, administrative og enhver annen konsekvens. Den samlede prisvirkning av hvert forbehold/avvik skal angis. Dersom Tilbyder unnlater eller gir uklar eller mangelfull konsekvensberegning, forbeholder Kjøperen seg retten til å prise det på den måten som gir Kjøperen minst risiko. Forbehold som ikke er angitt, eller som ikke er dokumentert som angitt, kan medføre at tilbudet forkastes. Følgende prinsipielle oppsett skal brukes:
Side: 6 av 8 Referanse til punkt i konkurransegrunnlaget Beskrivelse Begrunnelse Konsekvenser av forbeholdet Prisvirkning av forbeholdet Aksepterte forbehold vil bli implementert i kontrakten. 1.11.8 Tidsplan Tilbyder skal vedlegge en tidsplan for arbeidet som tilfredsstiller den overordnede/foreløpige tidsplan som er vist i forespørselsdokumentet. Planen skal illustrere varigheten av og avhengigheten mellom de enkelte aktiviteter. Dette skal også omfatte aktiviteter hos andre (side- og underordnede) leverandører som påvirker eller påvirkes av leveransen. 1.11.9 Liste over underleverandører Listen over underleverandører skal beskrive Leverandørens underleverandører og hvilken del av jobben de skal utføre. Underleverandører, og Kjøperens rettigheter til å ikke godta disse, står omtalt i AKB 1988 punkt 6. 1.12 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til Tilbyderen for å sikre at han har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Tilbydere som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil ikke få sine tilbud vurdert. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal vedlegges i Bilag 1, 2, 3, 4 og 5. 1.12.1 Skatt og avgifter Tilbyderen skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Dersom det fremgår skatte- og/eller avgiftsrestanser av attestene, praktiseres det at Tilbyderen blir avvist fra konkurransen. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfeller hvor Tilbyderen er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 1.12.2 Helse, miljø og sikkerhet Tilbyderen skal tilfredsstille lovbestemt krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. 1.12.3 Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. 1.12.4 Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at Tilbyderen har solid økonomi. 1.12.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at Tilbyderen og aktuelle underleverandører har gode tekniske og faglige kvalifikasjoner (kompetanse og kapasitet, utstyr og relevante systemer) for å gjennomføre leveransen.
Side: 7 av 8 Andre kvalifikasjonskrav: Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves god gjennomføringsevne. 1.12.6 Befaring Det kreves at Tilbyderen deltar på befaring på anlegget innen tilbudsfristens utløp. Befaring gjennomføres fortrinnsvis i uke 12. Kontaktperson for befaring er: Roar Bårdsen Lofotkraft Produksjon AS tlf: 917 66 083 E-post: roar.bardsen@lofotkraft.no 1.13 Evalueringskriterier Tilbudet må oppfylle alle vilkårene i forespørselen. Kjøperen vil basere tildeling av leveransen på en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet som oppfyller de oppsatte krav, og evaluert ut fra følgende rangerte kriterier: Kriterium Dokumentasjon Vekting [%] Priser 50 % Kontraktspris Vedlegg 1A og 1B Timepriser, regningsarbeid Vedlegg 1A og 1B Virkningsgrad * Vedlegg 1A Transformatortap * Vedlegg 1B Avvik og forbehold. Bilag 7 Kvalitet 20 % Teknisk løsning Vedlegg 1A og 1B Bilag 10 og 11 Oppfyllelse av kravene i spesifikasjonen Vedlegg 1A og 1B Bilag 10 og 11 Organisasjon og nøkkelpersonell Bilag 6 og 9 10 % Kundeservice Bilag 12 10 % Leveringstid Bilag 8 10 % * virkningsgrad og transformatortap evalueres i henhold til konvensjonalbøter oppgitt i forespørselsdokumentet. 1.14 Forhandlingsrett Kjøperen forbeholder seg retten til å uten forhandlinger inngå kontrakt basert på det som fremstår for Kjøperen som det beste tilbudet. Videre forbeholder Kjøperen seg rett til å forhandle nærmere med tilbyderne om vilkårene for bestilling av hele oppdraget eller deler av dette, samt rett til å forkaste samtlige. Kjøperen kan frem til eventuell kontraktstildeling og uten nærmere begrunnelse vedta ikke å gå videre med forberedelsen for eller gjennomføringen av arbeidsomfanget som er beskrevet i forespørselen.
Side: 8 av 8 1.15 Informasjon til Tilbydere Alle Tilbydere vil etter avsluttet evaluering bli tilskrevet med opplysninger om hvem som vil bli tildelt kontrakten og med hvilken begrunnelse. Tilbyderne vil da få 10 arbeidsdager til eventuelle innsigelser.