Presentasjon av Nye Oslo Et program for initiativ, kreativitet og samarbeid
Hva er byrådets program for videre modernisering av Oslo kommune Nye Oslo? M Moderniseringsprogrammet inneholder byrådets strategier for satsning i forhold til videre omstilling og modernisering av kommunen. Modernisering av kommunen vår har pågått i lengre tid og vil være en kontinuerlig prosess i mange år fremover. Vår utfordring er å strekke oss enda lenger og bli enda bedre på områder vi behersker i dag. Byrådet vil med Nye Oslo legge ekstra trykk på å skape en mer målrettet og samlende omstillingskultur i hele kommunen, der endringer blir sett på som en mulighet og ikke som en trussel. Skal kommunen lykkes med moderniseringsarbeidet, er det nødvendig å skape motivasjon og forståelse blant de ansatte for å kunne gjennomføre de endringer som er nødvendig. Informasjon og kommunikasjon er både nøkler og styringsverktøy for å oppnå dette. Byrådet legger stor vekt på samarbeid med de ansatte i moderniseringsprosessen. Det er en lederoppgave å tilrettelegge for informasjon og samarbeid på best mulig måte, slik at alle ansatte blir aktive og kreative medspillere i omstillingsarbeidet. Programmet er et helhetlig politisk rammeprogram for videre arbeid med å modernisere kommunen, og byrådet har i budsjettet for 2002 og økonomiplan 2002-2005 omtalt programmet i motivteksten for sektorområdet service- og organisasjonsutvikling. Moderniseringsprogrammet inneholder ulike strategier innenfor følgende syv hovedområder: Enklere hverdag Valgfrihet, mangfold og konkurranse Kvalitet og service Forenkling og avbyråkratisering eoslo den digitale kommunen Fremtidens arbeidstakere fremtidens ledere En mer effektiv organisering Strategiene er tidfestet i forhold til måloppnåelse. Gjennomføringen av moderniseringsprogrammet er et administrativt linjeansvar. Det lages operative prosjektplaner som tydeliggjør roller og ansvar for koordinering og oppfølging av moderniseringsarbeidet på sentralt hold. Alle virksomheter inviteres til å delta på en kreativ og aktiv måte for å utvikle og gjennomføre tiltak på sine områder. For å sikre fokus og fremdrift har byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling et koordinerings- og pådriveransvar for moderniseringsprogrammet. 1
Hva skal vi gjøre? M Moderniseringsprogrammet Nye Oslo er både et helhetlig rammeprogram og en paraply for moderniseringsprosjekter og tiltak som har pågått over lang tid (for eksempel eiendomsprosjektet og konkurranseutsetting i pleie- og omsorgssektoren), prosjekter som iverksettes fortløpende (for eksempel plan- og bygningsetatens arbeid med byggesøknader på nett, byrådsavdeling for eldre og bydelenes sosialpolitiske strategier for "Et inkluderende Oslo" og byrådsavdeling for service og organisasjonsutviklings oppgradering av kommunens informasjonsog kommunikasjonsteknologiske plattform) og større, tidsavgrensede prosjekter (som bydelsreformen som skal være gjennomført innen 1. januar 2004). Dyptgripende endringer Hvert på sitt område vil mange tiltak og delprosjekter kunne innebære dyptgripende endringer. Det gjelder i måten Oslo kommune organiserer seg på, og det vil påvirke omfang, type og kvalitet på tjenesteproduksjonen. Dette vil i sin tur ikke bare innvirke på kommunens fokus i forhold til byens innbyggere, men også i forhold til egne ansatte; det vil si utfordringer knyttet til omstilling, omorganisering, kompetanseutvikling og endrede arbeidsoppgaver. Hvorfor er dette nødvendig? Byrådet mener kommunen står overfor tre hovedutfordringer de kommende årene: Mer kvalitetsbevisste brukere Dagens og fremtidens brukere av kommunens tjenester stiller større og mer spesifikke krav til service og tjenester enn tidligere. Derfor må kommunens tjenester i større grad sette brukerne i sentrum og tilpasse disse den enkeltes behov. Strammere økonomi Generell økonomisk usikkerhet, statlig overstyring og det forhold at staten har fratatt Oslo store deler av den verdiskapingen som foregår i byen, begrenser kommunens økonomiske handlingsrom fremover. I denne situasjonen er det helt nødvendig å videreføre modernisering og effektivisering av kommunen for å kunne videreutvikle tjenestetilbudet. Økt konkurranse om arbeidstakerne Dagens arbeidsmarked og økende mobilitet i arbeidsmarkedet gjør at Oslo kommune har en betydelig utfordring i å rekruttere og beholde kvalifisert arbeidskraft. Derfor må kommunens arbeidsgiverpolitikk ytterligere moderniseres, slik at Oslo kommune fremstår som en attraktiv og fleksibel arbeidsgiver. 2
1. En enklere hverdag O Oslo skal være en kommune som har fokus på kvalitet og service i hele tjenesteapparatet. Det pågår mye positivt og kreativt arbeid allerede, og målet er å gi brukerne en stadig enklere hverdag gjennom et tilgjengelig og fleksibelt tjenestetilbud. Unødvendig byråkrati og unødvendige regler skal fjernes. Dette er et ansvar både for den enkelte virksomhet og den enkelte byrådsavdeling. Servicekontor Det er igangsatt et utredningsprosjekt i Bydel Uranienborg-Majorstuen med tanke på å innføre en "Oslo-modell" for offentlige servicekontorer. I prosjektet deltar representanter fra kommunen, Trygdekontoret og Aetat. Et mål med arbeidet er å gi bydelenes innbyggere et bedre tilbud innenfor områder som sosialtjeneste, trygde- og arbeidsformidling. Etter planen skal modellen være utviklet i løpet av 2002. Interaktive tjenester Byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling har igangsatt et prosjekt med sikte på å videreutvikle interaktive tjenester på Internett. Det pågår et pilotprosjekt på to sykehjem i kommunen samtidig som nye områder kartlegges og vil bli prøvd ut fortløpende. Forenkling av rutiner og regelverk Det er igangsatt et prosjekt hvor man skal se på hvordan saksbehandlingstiden kan bli kortere gjennom forenkling av rutiner og regelverk innenfor publikumsrettede tjenester. Prosjektgruppen er bredt sammensatt, og man har i første fase konsentrert arbeidet omkring enkeltvedtak og klagesaker. Innenfor dette delprogramområdet er det iverksatt tiltak eller er under utredning følgende prosjekter: Utvikle en "Oslo-modell" for fremtidige servicekontorer i bydelene med utvidede åpningstider og kommunal og statlig deltakelse Videreutvikle interaktive tjenester på Internett slik at både informasjon og egnede elektroniske tjenester er uavhengig av tid og sted Vurdere å omorganisere kommunens samlede sentralbordtjeneste og etablere et felles "callcentre" ut fra tanken én kommune, ett telefonnummer Arbeide for å få ned saksbehandlingstiden i publikumsrettede tjenester, bl.a. gjennom forenkling av rutiner og regelverk, samt vurdere innføring av svarfrister Arbeide for å bedre tilgjengeligheten for funksjonshemmede bl.a. gjennom at dette hensynet innarbeides i kommunens planverk 3
2. Valgfrihet, mangfold og konkurranse E Et mangfoldig tjenestetilbud bedre tilpasset innbyggernes behov er et viktig ledd i videreutviklingen av Oslo som en moderne servicekommune. Større valgfrihet, økt mangfold og konkurranse er virkemidler som vil bidra til flere, bedre og billigere tjenester. Innføringen av brukervalg på individrettede tjenester vil være et viktig virkemiddel. Konkurranse som virkemiddel Arbeidet med å effektivisere kommunens tjenester må intensiveres, og effektiviseringstiltak, deriblant bruk av konkurranse skal vurderes for samtlige tjenesteområder. Myndighetsoppgaver og det pedagogiske arbeidet ved skolene er unntatt fra konkurranseutsetting. Konkurranseutsetting er ikke et mål i seg selv, men et kraftig virkemiddel som må beherskes. Det er derfor et krav at konkurranseprosessene følger kommunens vedtatte fremgangsmåte, hvor det også er utarbeidet en arbeidsbok til hjelp i de to første fasene. Bydelene Ekeberg-Bekkelaget og Stovner er skjermet for konkurranseutsetting, og er i gang med kommunal omstilling og effektivisering. Vi vil på den måten høste erfaringer med ulike virkemidler i effektiviseringsarbeidet. Brukervalg som konkurranseform Byrådet vil prøve ut brukervalg som konkurranseform, og vil iverksette forsøk med dette i bydelene Nordstrand og Lambertseter. Brukervalg betyr at brukeren får en "sjekk" pålydende den tjenesten som er innvilget og kan selv velge mellom private leverandører og bydelens egen tjeneste. Er kvaliteten ikke god nok, kan brukeren skifte leverandør. Rydding av roller Kommunen har i dag en rekke ulike roller. Den er ansvarlig for å skaffe tilbud til innbyggere, produsent av tjenester, kontrollør av tjenestens innhold og selger av tjenester. Med et klart skille mellom kommunen som bestiller og produsent av tjenester, vil vi få tydeligere ansvarsforhold. Kommunen blir også mer bevisst på hva som bestilles og hva som faktisk leveres. Innenfor dette delprogramområdet er det gjennomført tiltak eller under utredning følgende prosjekter: Utrede brukervalgsmodell for individrettede tjenester Vurdere en mer effektiv organisering, herunder bruk av konkurranse på samtlige tjenesteområder. Unntatt er myndighetsoppgaver og det pedagogiske arbeidet ved skolene Gjennomføre alternative effektiviseringstiltak til konkurranseutsetting i bydelene Ekeberg- Bekkelaget og Stovner Stimulere til et godt samarbeid med frivillige organisasjoner for å oppnå en bedre utnyttelse av kommunens ressurser Innføre bestiller-utførermodellen på samtlige tjenesteområder for å etablere klarere ansvarsforhold, tydeligere roller og en mer effektiv ressursbruk 4
3. Kvalitet og service K Kommunen er til for innbyggerne og ikke omvendt. Byrådet mener derfor at byens befolkning har krav på et kvalitativt godt tjenestetilbud og å bli behandlet med respekt og serviceinnstilling i møte med kommunen. Byrådet vil arbeide for at kvalitet og service skal prege alt arbeid på alle nivåer i kommunen. Fra god til enda bedre service Publikums- og brukerundersøkelsen 2001 viser at de ansatte i kommunens ulike virksomheter, i førstelinjen og på saksbehandlernivå, gjør en god jobb i møte med brukerne. Men muligheten til og potensialet for forbedring er alltid til stede. Oslo kommune vil benytte denne og andre brukerundersøkelser i arbeidet med å planlegge og prioritere den videre utviklingen av sine tjenester. Forpliktende serviceerklæringer For å tydeliggjøre overfor brukerne hva de kan forvente av en kommunal tjeneste skal arbeidet med forpliktende serviceerklæringer fortsette. Alle kommunens virksomheter skal derfor utvikle og ta i bruk serviceerklæringer innen utgangen av 2002. Fra erklæringer til garantier Fem servicegarantier er under utprøving i fire av kommunens virksomheter; Bydel Grefsen- Kjelsås, Bydel Romsås, Vann- og avløpsetaten og Brann- og redningsetaten. Hensikten er å prøve ut om det å gi garanti på deler av en serviceerklæring gir enda bedre servicekvalitet til brukerne. Balansert styringsmodell Det er viktig å videreutvikle kommunens styrings- og rapporteringssystem. I bydelssektoren er det startet opp nettverk for å analysere og dokumentere effektivitet og kvalitet ved hjelp av styringsinformasjon fra KOSTRA og kvalitetsmålinger. Gjennom denne prosessen vil det være mulig å innarbeide kvalitetsmål og kvalitetsindikatorer i budsjettog rapporteringssystemet. Det kan bidra til å utvikle et mer helhetlig system for kvalitetsoppfølging og en mer balansert styringsmodell. Innenfor dette delprogrammet er det iverksatt tiltak eller er under utredning følgende prosjekter: Innføre serviceerklæringer i alle virksomheter i Oslo kommune Prøve ut servicegarantier Kommunens virksomheter skal aktivt benytte brukerundersøkelser som et virkemiddel for økt service- og brukerorientering. Utvikle og etablere et system for kvalitetsoppfølging og, som en del av dette, utvikle kvalitetsindikatorer for de ulike tjenesteområdene. Bydelsnettverk for fornyelse og effektivisering 5
4. Forenkling og avbyråkratisering E En viktig hindring for bedre tjenester til brukerne kan vær regelverk og rutiner som legger unødig beslag på ressurser, og tidkrevende rapporteringsrutiner og detaljstyring av tjenesteproduksjonen. Det er byrådets klare målsetting at slike hindringer skal fjernes. Administrative rutiner og regelverk har dels sin bakgrunn i statlige bestemmelser, dels fra overordnet hold i kommunen, men dels også bestemt i virksomheten selv. Moderniseringsprogrammet gjelder alle nivåene. Fordi det er den som er pålagt å følge rutinene som best kjenner effekten, er det nødvendig med forslag til forenkling fra virksomhetene. Forslagene kan leveres direkte til SOU og den ansvarlige byrådsavdeling, eller legges i "postkassen" på Nye Oslos hjemmeside. Innenfor dette delprogramområdet er det iverksatt tiltak eller er under utredning følgende prosjekter: Vurdere områder for økt delegasjon. Bedre oversikt over fullmaktene Gjennomgå administrative rutiner og regelverk med sikte på sanering, forenkling og effektivisering Vurdere kommunens behov for styringsinformasjon ut over statlige krav. Rapporteringen fra virksomhetene skal reduseres Arbeide for at staten forenkler sine regelverk overfor kommunene 6
5. eoslo I Informasjons- og kommunikasjonsteknologi er et sentralt virkemiddel på flere av satsningsområdene for modernisering av Oslo kommune. Byrådet har en IKT-visjon om at Oslo kommune skal være ledende innen målrettet utnyttelse av informasjons- og kommunikasjonsteknologi i offentlig sektor. Etter byrådets vurdering vil elektroniske tjenester være med på å øke tilgjengeligheten til kommunen i betydelig grad. Nye arbeidsformer og organisering Interaktive tjenester skal etableres så langt det er formålstjenlig ut fra tjenestens egenart, brukernes behov og rettssikkerhet. En slik omlegging vil også stille andre krav til organisasjonen når det gjelder både arbeidsformer og organisering. Ansvarsfordeling eoslo den digitale kommunen, er den viktigste rammebetingelsen inn i kommunens nye IKT strategi. Den gjelder for alle kommunale virksomheter (etater, bydeler, særbedrifter) og foretak, og tar for seg IKT-anvendelse, -infrastruktur og organisering. Hver enkelt byrådsavdeling er ansvarlig for å utvikle strategier innenfor sine respektive etater. Byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling har ansvar for de sektorovergripende strategiene for anvendelse, infrastruktur og organisering, og som øverste fagmyndighet på IKT-området har SOU også koordineringsansvar for IKT-strategien som helhet. Byrådsavdeling for finans har ansvar for de sektorovergripende anvendelsesstrategiene på økonomiområdet. Innenfor dette delprogrammet er det iverksatt tiltak eller er under utredning følgende prosjekter: Vurdere den totale IKT-organiseringen på nytt med henblikk på bedre ressursutnyttelse Vurdere hvilke av kommunens saksbehandlingsprosesser som kan foregå på nettet esaksbehandling Vurdere alle kommunens tjenesteområder med henblikk på å gjøre disse til elektroniske selvbetjeningstjenester eforvaltning Vurdere hvordan kommunens innkjøpsprosesser kan forgå på nettet ehandel @ 7
6. Fremtidens arbeidstakere fremtidens ledere O Oslo kommune skal være en moderne og attraktiv arbeidsgiver. I fremtidens arbeidsgiverpolitikk ligger utfordringer knyttet både til rekruttering og bibehold av kvalifisert arbeidskraft. Evnen til å kunne benytte de ansatte på den mest hensiktsmessige måten vil være svært viktig. Byrådet satser på kompetanseutvikling og ønsker å legge til rette for mer rammepregede tariffavtaler, fleksible arbeidstidsordninger og en lønnsdannelse som i større grad baseres på lokal og individuell vurdering. Hva betyr dette for meg som leder eller medarbeider? Videreutviklingen av kommunen vil stille nye krav til ledere og medarbeidere. Ledere må aktivt bidra til å skape selvgående og offensive medarbeidere som har tilstrekkelig handlefrihet i sitt møte med brukerne. Kommunens ledere må settes i stand til å mestre nye utfordringer, som for eksempel kontraktstyring, større åpenhet og innsyn og mer krevende medarbeidere og brukere. For å lykkes med dette må alle nivåer i kommunen engasjere seg. Fra sentralt hold legges det opp til flere utviklingsaktiviteter som vil bidra til å bringe frem ledere som mestrer disse nye kravene. Byrådsavdeling for service og organisasjonsutvikling har for eksempel iverksatt et eget topplederkandidatprogram for mellomledere, for å bedre rekruttering til topplederjobber i kommunen. Utfordringer ved omorganiseringer I forbindelse med pågående og fremtidige omstillings- og omorganiseringsprosjekter, som for eksempel bydelsreformen, vet vi at flere ledere og medarbeidere vil måtte få nye arbeidsoppgaver, ny arbeidsplass eller bli overtallige. For å møte disse utfordringene er det igangsatt et prosjekt i byrådsavdeling for service og organisasjonsutvikling. Prosjektet skal vurdere hvordan kommunen kan ivareta dette på en best mulig måte; målet er å skape forutsigbarhet både for den enkelte ansatte og for kommunen som organisasjon. Innenfor dette delprogrammet er det iverksatt tiltak eller er under utredning følgende prosjekter: Et personalomstillingsprosjekt som skal se på utfordringer knyttet til omstillingsarbeid og overtallighet og hvordan bedriftshelsetjenesten skal organiseres i framtiden. Utvikle strategier og tiltak for livsfasetilpasset arbeidsgiverpolitikk med fokus på seniorpolitikk Implementere handlingsplan for utvikling av toppledere Stimulere til strategisk kompetanseutvikling Ta initiativ til utvikling og utprøving av e-læringsprosjekter Utvikle strategier og tiltak til reduksjon av sykefravær Utvikle fleksible og mer individuelle belønningssystemer Arbeide for å gjøre kommunens tariffavtaler mer rammepregede Arbeide for å innføre mer fleksible arbeids tidsordninger 8
7. En mer effektiv organisering B Byrådet ønsker å modernisere Oslo kommune for å styrke velferden. Dette skal gjøres gjennom å flytte ressurser fra administrasjon til tjenesteproduksjon, desentralisere flere oppgaver, styrke brukermedvirkningen og legge forholdene til rette for et levende nærdemokrati. Byrådet ønsker at kommunen skal levere tjenester med god kvalitet som er tilpasset brukernes behov. For å oppnå dette må kommunens organisasjon til enhver tid være mest mulig effektiv og tilpasset eksterne og interne endringer. Innenfor dette delprogramområdet er det iverksatt eller under utredning følgende prosjekter: Reformere bydelsordningen gjennom å vurdere antall bydeler og bydelenes oppgaver (Bydelsreform 2004) Gjennomføre omorganisering av kommunens eiendomsforvaltning med sikte på effektivisering og styrking av forvaltning, drift og vedlikehold (Eiendomsprosjektet) Gjennomgå etatsstrukturen på bakgrunn av eksterne og interne endringer Vurdere organiseringen av byrådsavdelingene som følge av endringer i eksterne og interne ansvars- og myndighetsforhold Konsentrere kommunens virksomhet om kjerneoppgavene gjennom blant annet å selge forretningsvirksomhet og eiendommer som ikke er nødvendig for utføringen av kommunale oppgaver. 9