Arkiv: 2013/1270 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Møtedato: 2013-06-07 Fra: Dekan Saksbehandler: Rolf Krey Dising Sak 09/2013 - Handlingsregel ved mindreforbruk på bevilgningsfinansiert virksomhet - ordinær drift ved AFT Forlag til vedtak: Styret innfører handlingsregel ved mindreforbruk med følgende føringer: Årlig mindreforbruk omfordeles gradert med en frigrense under kr 500 og økende prosentsats over kr 500 (75 % mellom 500 og 1000 og 50 % over 1000 ) Handlingsregelen skal ikke gjøres gjeldende ved et akkumulert merforbruk pr. 31.12. Omfordelingen gjøres uavhengig av årsaken til mindreforbruket. Akkumulert mindreforbruk på en budsjettenhet kan maksimalt være på kr 2 000 For budsjettenheter med akkumulert mindreforbruk større enn kr 2 000 pr. 31.12.13, gis en overgangsperiode på 2 år (ut 2015) til å arbeide seg inn under grensen. Teknisk regnskapsavklaring Regnskapet til AFT kan deles i 3 deler: 1. Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV): Ordinær drift 2. Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV): Interne prosjekter 3. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Bevilgningsfinansiert virksomhet er driftsmidler tildelt over statsbudsjettet fra KD og HiST. Dette notatet gjelder pkt. 1 i opplistingen. Midler ihht. pkt. 2 anses bundet ut fra prosjektets formål. Pkt. 3 har i dag regel om overskuddsdeling, der budsjettenheten beholder 75 % av et BOA-prosjekts overskudd. Denne regelen foreslås ikke endret. Mindreforbruk er når en budsjettenhet bruker mindre midler enn man er tildelt/bevilget i et regnskapsår. Alle tall i notatet er i hele 1 000.
Side 2 av 5 Bakgrunn AFT har over flere år gått med mindreforbruk innen bevilgningsfinansiert virksomhet ordinær drift. Tabellen under viser oppsamlet mindreforbruk på ordinær drift, BFV pr. 31.12.2012, samlet og på den enkelte budsjettenhet: Ordinær drift, BFV Felles AFT ALM BIO BYG EDT KMT MAL MAT RAD Inngående Balanse 1.1.12 (IB) 1 693 6 117 285 645 2 174 2 275-616 817 156 818 14 366 Resultat 2012 1 064 3 338 984-41 -1 094 963-504 494 598-91 5 711 Avd. adm SUM Utgående balanse pr 31.12.12 (UB) 2 757 9 456 1 269 604 1 081 3 238-1 121 1 311 754 727 20 076 Resultatet for 2012 ble et mindreforbruk på kr 5 711, som utgjør ca 28 % av samlet mindreforbruk innen ordinær drift, BFV. Mindreforbruket er det høyeste AFT har hatt siden dagens avdeling ble opprettet. Samlet mindreforbruk på AFT innen ordinær drift, BFV, er på kr 20 076 pr 31.12.2012. Årsaken til et mindreforbruk er flere: Forsinkelser i- eller manglende tilsettinger, høyere inntekter/lavere kostnader enn forutsatt ved beregning av utjevningsbevilgning, høy totalramme til avdelingen for å nevne noen. Det er sjelden at en årsak opptrer alene. Flg. graf illustrerer resultatutviklingen innen ordinær drift, BFV, på den enkelte budsjettenhet siden 2006: 4 000 3 500 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500-500 0-1 000-1 500-2 000-2 500 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Felles AFT ALM BIO BYG EDT KMT MAL MAT RAD Avd.adm AFT samlet har i samme periode gått med mindreforbruk alle år unntatt 2007. Et mindreforbruk er i utgangspunktet positivt. Det gir budsjettenheten/avdelingen handlingsrom til dårligere tider, eller til spesielle satsinger. Det er normalt at en enhet eksempelvis går med merforbruk noen år, for så å gå med mindreforbruk senere år. På et eller annet tidspunkt blir likevel et vedvarende mindreforbruk en belastning innen offentlig virksomhet, i det det over tid viser at man ikke i tilstrekkelig grad greier å utnytte de tildelte midlene til det formål de var bestemt. Det samme gjelder da et vedvarende merforbruk, men her bruker man da mere penger enn man har anledning til. I begge tilfeller er enhetens leder ansvarlig for å ta tak i situasjonen.
Side 3 av 5 Ved AFT har oppsamling av mindreforbruket i økende grad skjedd på programnivået, fremfor sentralt på AFT. Dette har vært en villet utvikling, ettersom det er på programnivået avdelingens aktivitet finner sted. Men samtidig er det også en utfordring, fordi et stort mindreforbruk kan være vanskeligere å effektuere strategisk på et programnivå. Og en for stor oppsamling av midler på programnivået svekker avdelingens muligheter for å utnytte mindreforbruket strategisk,- eksempelvis til særskilte satsinger eller styrking av mer utsatte områder enn der mindreforbruket ligger. På denne bakgrunnen foreslås det å innføre en handlingsregel for behandling av mindreforbruk innen bevilgningsfinansiert virksomhet, ordinær drift. Handlingsregelen tenkes å bestå av 2 element: I. Hvor mye av et årlig mindreforbruk en budsjettenhet skal kunne beholde. II. Hvor stort akkumulert mindreforbruk en budsjettenhet skal kunne ha. I forslaget er det lagt vekt på at ordningen skal være enkel å administrere og forutsigbar for den enkelte budsjettenhet. Det er også forsøkt å motvirke at noen enheter skal opptre «dysfunksjonelt», gjennom å bruke opp midler i egen virksomhet fremfor å la disse gå tilbake til fellesskapet. Det er likevel klart at en slik adferd vil kunne oppstå når man legger restriksjoner på oppsamlet kapital man har fått et eieforhold til. Handlingsreglene ønskes innført fra og med regnskapsåret 2014. I. Hvor mye av et årlig mindreforbruk innen ordinær drift, BFV, en budsjettenhet skal kunne beholde Ser vi på gjennomsnittlig årlig overskudd på budsjettenhetene i perioden 2006-2012, så er det bare en budsjettenhet som overstiger kr 500. To enheter overstiger en grense på kr 400 i årlig overskudd, mens fire enheter overstiger et gjennomsnittlig årlig overskudd på kr 300. Ut fra dette mener vi det er rimelig å starte en omfordeling av mindreforbruket på kr 500. Det bør gi tilstrekkelig romslighet til at omfordeling kun skjer på program der en omfordeling bør finne sted. Videre tenkes det en gradert omfordeling av mindreforbruket, slik at ikke alle midler omfordeles straks beløpsgrensen på kr 500 overskrides. Flg. gradering foreslås: 1. Mindreforbruk opp til kr 500 : Budsjettenheten beholder alt 2. Mindreforbruk fra kr 500-1 000 : Budsjettenheten beholder 75 % 3. Mindreforbruk over 1 000 : Budsjettenheten beholder 50 % Dersom en slik handlingsregel hadde vært virksom pr. 31.12.2012, ville det ha medført flg. omfordeling mellom enhetene ved AFT: Ordinær drift, BFV Felles AFT ALM BIO BYG EDT KMT MAL MAT RAD Resultat 2012 1 064 3 338 984-41 -1 094 963-504 494 598-91 5 711 Omfordelt resultat 2012 ved handlingsregel 1 555-1 294-121 0 0-116 0 0-25 0 0 Omfordelt resultat pr. 31.12.12 2 619 2 044 863-41 -1 094 847-504 494 574-91 5 711 Avd. adm SUM
Side 4 av 5 Gjennomsnittlig omfordeling er 7,5 %, med topp på 38,8 % ved ALM, som er budsjettenheten med høyest mindreforbruk. Omfordeling av mindreforbruket ønskes å gjøres uavhengig av årsaken til mindreforbruket. Dette kan oppfattes som problematisk fordi årsaken til mindreforbruket eksempelvis kan ligge i investeringer i utstyr, som ikke er blitt levert/regnskapsført i gjeldende regnskapsår. Avdelingen har i flere år slitt med nettopp dette. Mye av årsaken har vært at budsjettenheten selv har kommet for sent i gang med sine planlagte investeringer. Dette punktet antas derfor å bidra til raskere effektuering av investeringer bedre økonomistyring på program og avdelingsnivå Med den foreslåtte nedre beløpsgrensen, bør likevel ikke problemet bli stort med en god økonomistyring på budsjettenheten forøvrig. Forslaget til handlingsregel for årlig mindreforbruk innen ordinær drift, BFV, kan ut fra ovenstående oppsummeres slik: Årlig mindreforbruk omfordeles gradert med en frigrense under kr 500 og økende prosentsats over kr 500 Handlingsregelen skal ikke gjøres gjeldende ved et akkumulert merforbruk pr. 31.12. Omfordelingen gjøres uavhengig av årsaken til mindreforbruket. Det foreslås ingen tilsvarende handlingsregel ved merforbruk, dvs. når en budsjettenhet bruker mer midler enn det har fått tildelt. I disse tilfellene foreslås dagens ordning videreført: Budsjettenheten har ansvar for å tilpasse sin drift til de midler man får tildelt Budsjettenheten skal raskest mulig dekke inn sitt merforbruk gjennom mindreforbruk påfølgende år. II. Hvor stort akkumulert mindreforbruk en budsjettenhet skal kunne ha Gjennom pkt. I får avdelingen regulert det årlige resultatet for den enkelte budsjettenhet. Men dersom en budsjettenhet eksempelvis går med et årlig mindreforbruk på kr 500 eller mer de neste 6 år, ville budsjettenheten ha et oppsamlet mindreforbruk på over kr 3 000. Avdelingen vil ved et slikt scenario fortsatt sitte med det samme strukturelle problemet, som nevnt beskrevet tidligere i notatet. Det er derfor nødvendig å lage en handlingsregel for hvor stort et akkumulert mindreforbruk på en budsjettenhet kan være. Siden 2009, som er da AFT og AMMT ble slått sammen, er statistikken denne for akkumulert mindreforbruk 1 : Over kr 5 000 : En budsjettenhet Over kr 3 000 : To budsjettenheter Over kr 2 000 : Tre budsjettenheter Over kr 1 500 : Tre budsjettenheter Over kr 1 000 : Fem budsjettenheter 1 Har på et eller annet tidspunkt i perioden hatt et akkumulert mindreforbruk innen ordinær drift, BFV, større enn eller lik oppgitt beløp.
Side 5 av 5 Pr. 31.12.2012 er situasjonen den samme, bortsett fra at antall budsjettenheter over hhv. kr 2 000 og 1 500 er nede i to. Når det skal settes en grense for hvor stort akkumulert beløp en budsjettenhet kan ha, er det viktig at denne settes høyt nok til at man har trygghet for at man får beholde tilstrekkelig mye av oppspart mindreforbruk til at man kan ha en noe romsligere drift de påfølgende år. Og at det er mulighet til å sette av midler til et fremtidig formål innenfor grensen. Samtidig må ikke grensen for akkumulert beløp bli så høy at det blir et strukturelt problem for avdelingen. Jfr. her de momenter som er nevnt tidligere i notatet. Av statistikken ser vi at det er to budsjettenheter som overstiger en grense på kr 1 500 eller mer. Med et unntak er det de samme budsjettenhetene som går igjen i hele perioden. Går vi lavere ned enn kr 1 500, ville over halvparten av budsjettenhetene blitt berørt i perioden. Ut fra dette ville man greit kunne satt en grense på kr 1 500 for akkumulert mindreforbruk ved et program. Dette vil gi et akseptabelt handlingsrom kommende år. Vi vil likevel argumentere for å sette grensen noe høyere enn dette for å gi et litt romsligere handlingsrom. Vårt forslag er derfor at grense akkumulert mindreforbruk på budsjettenhetsnivå settes til kr 2 000. Beløp ut over dette tilbakeføres til avdelingsnivået. Ordningen foreslås innført fra og med 2014. To budsjettenheter (ALM og KMT) overstiger pr. 31.12.12 det foreslåtte maksbeløpet for akkumulert mindreforbruk. Det er naturlig at programmene gis mulighet til å områ seg og nyttiggjøre seg noen av de akkumulerte midlene. Det foreslås derfor at disse budsjettenhetene beholder sine akkumulerte midler i en overgangsperiode frem til 31.12.2015. Forslaget til handlingsregel for akkumulert mindreforbruk innen ordinær drift, BFV, kan ut fra ovenstående oppsummeres slik: Akkumulert mindreforbruk på en budsjettenhet kan maksimalt være på kr 2 000 For budsjettenheter med akkumulert mindreforbruk større enn kr 2 000 pr. 31.12.13, gis en overgangsperiode på 2 år (ut 2015) til å arbeide seg inn under grensen. Det foreslås ingen tilsvarende handlingsregel ved et akkumulert merforbruk, dvs. når en budsjettenhet over år har brukt mer midler enn det har fått tildelt. I disse tilfellene foreslås dagens ordning videreført: Budsjettenheten har ansvar for å tilpasse sin drift til de midler man får tildelt Budsjettenheten skal raskest mulig dekke inn sitt merforbruk gjennom mindreforbruk påfølgende år.