Årsrapport. BASIS prosjektet

Årsrapport BASIS prosjektet (Boligsosialt Arbeid Satsning I Sør) 2011 En del av Husbankens programarbeid

Bakgrunn Arendal kommune bystyre vedtok allerede i 2008 at kommunen ønsket å delta i Husbankens programarbeid, og var første kommune til å starte opp høsten 2009. Bolig for alle - prinsipper organisering tiltak ble behandlet av bystyret i sak 08/9624. Her ble blant annet midlertidige boliger, økt antall utleieboliger, startlån for unge i etableringsfasen, samarbeidsavtale med Husbanken og bygging av boliger for mennesker med lav boevne vedtatt. I samme sak ble det vedtatt i pkt A nr 6: Å inngå samarbeidsavtale med Husbanken om deltagelse i Husbankens pilotprogram for å finne måter å sikre tilrettelegging av boliger for vanskeligstilte som del av den ordinære boligplanleggingen/utbyggingen. Det ble i søknad om deltagelse identifisert seks hovedområder som kommunen ønsket å satse på: 1. Rullering av boligsosial handlingsplan Kommunens vedtatte boligsosiale handlingsplane er fra 2003, og må rulleres. Planen skal knyttes opp mot kommunens øvrige planarbeid. Den skal implementeres i organisasjonen som et verktøy for fremtidig planlegging og organisering av det boligsosiale arbeidet. 2. Kompetanseheving BOkart Det er avdekket manglende rutiner og kompetanse på kartlegging og registrering, og dette viser et klart behov for økt kompetanse og kvalitetssikring av kommunens registreringer i BOkart. 3. Samarbeidsrutiner kommune/kf Kommunen har utfordringer knyttet til opprettelse av kommunalt foretak for eiendom mht kompetanse på bestiller-utfører modellen. Bestiller her er medarbeidere som skal ha god kompetanse på boligsosiale utfordringer og boligsosialt arbeid på system- og individnivå. I tillegg fordrer en slik organisering gode systemer på kommunikasjon og samhandling.

4. Rullering av boligsosial handlingsplan Kommunens vedtatte boligsosiale handlingsplane er fra 2003, og må rulleres. Planen skal knyttes opp mot kommunens øvrige planarbeid. Den skal implementeres i organisasjonen som et verktøy for fremtidig planlegging og organisering av det boligsosiale arbeidet. 5. Kompetanseheving BOkart Det er avdekket manglende rutiner og kompetanse på kartlegging og registrering, og dette viser et klart behov for økt kompetanse og kvalitetssikring av kommunens registreringer i BOkart. 6. Samarbeidsrutiner kommune/kf Kommunen har utfordringer knyttet til opprettelse av kommunalt foretak for eiendom mht kompetanse på bestiller-utfører modellen. Bestiller her er medarbeidere som skal ha god kompetanse på boligsosiale utfordringer og boligsosialt arbeid på system- og individnivå. I tillegg fordrer en slik organisering gode systemer på kommunikasjon og samhandling. Boligsosialt arbeid er forankret i kommunens planverk. Bystyret vedtok den 16. juni 2011, sak 11/ 80: Kommuneplan 2011-2021 Arendal Varm, stolt og utadvendt - samfunnsdel og arealdel. I kapittel 10 Helse og omsorg beskrives tydelig kommunens fremtidige visjon: Dette vil vi: Å utvikle differensierte tilbud i helse- og omsorgstjenesten, både når det gjelder boligløsninger og tjenester, som ikke er knyttet til alder, diagnose eller funksjonsnivå, men til faktisk hjelpebehov. Kommuneplanen har et tydelig boligsosialt insitament og er fremtidsrettet med tanke på planlegging av en differensiert boligmasse som er tilpasset variasjoner i befolkningen. Planleggingsprinsippet LIV-ROM-HUS benyttes og i kommuneplanens kapittel 12 Arealpolitikk fremkommer det at helhet og livsløp er viktige faktorer. Vi har følgende arbeidsmål: - Bygge mindre boliger og redusere eneboligbygging, særlig i sentrale strøk. Videre å ha en mer urban boligbygging i sentrum, langs kollektivakser og ved knutepunkt på kollektivaksen. Målet er å kunne tilby varierte boligtyper innad i de ulike feltene, slik at folk kan bytte boliger etter behov uten å flytte langt av sted. Hele livsløpet må påaktes og da blir universell utforming viktig premissgiver. - Bygge boliger med mål om utjevning av levekår/boliger for særskilte grupper. - Stimulere til bygging av flere lavenergiboliger, passivhus og plusshus.

Organisering Styringsgruppe (SG) Kommunalsjef for helse og omsorg - Torill Skår (leder SG) NAV Leif Folke Pettersson Enhet for psykisk helse og rus Tora Halvorsen Enhet for service Anne Kathrine Haugland Arendal eiendom KF Per Johnsen Husbanken Bjørn Notto Eppeland (observatør) Prosjektleder (PL) Gøril Onarheim Christiansen PROSJEKTANSATTE Ellen Fehrnstrøm Laila Tjønnvåg Prosjektgruppe (PG) Stab helse og omsorg: Tjenestekontoret: Olav Myklebust Unni Hansen og Lillian Andersen Psykisk helse og rus : Liv Skjæveland Nav: Servicekontoret: Arendal kommune Eiendom KF: Miljøarbeidertjenesten: Barnevern: Mestring og rehabilitering: Gro Turid Songedal Signe Morka Marianne Ljøstad Irene Dahl Olsen Jan Aksel Tjønnvåg Grete Nærbø

Prosjektet har i 2011 hatt 2,4 årsverk. BYSTYRET VEDTAR: Prosjektleder er tilknyttet stab helse og 11/101 FORSKRIFT FOR TILDELING AV omsorg, mens prosjektkonsulent og KOMMUNAL BOLIG miljøvaktmester er tilknyttet NAV. 11/146 FORSKRIFT FOR TILDELING AV OMSORGSBOLIG Prosjektleder og konsulent arbeider med prosjektets delprosjekter og milepæler mens miljøvaktmesteren har hovedansvar for praktisk bistand ved inn/utflytting. Denne stilling utgjør 0,4 årsverk og tar saker i samarbeid med NAV. Miljøvaktmester deltar også på møter ved tildeling av bolig og har opparbeidet seg verdifull kunnskap om bomiljø så vel som brukergrupper. Som et ledd i oppfølging er det lagt opp til faste møter hver 14 dag mellom kommunalsjef, NAV og ansatte i prosjektet. Dette sikrer god flyt i arbeidet. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen kvartalsvis, men har også ukentlige oppdateringsmøte med leder av styringsgruppen. Prosjektet blir gjennom disse møter godt forankret i ledelsen. Arbeidsgruppen har i 2011 hatt to forberedende møter, og vil i 2012 møtes fast hver 6 uke. Prosjektets hovedaktiviteter BASIS har fra starten vært opptatt av å utvikle det boligsosiale arbeid basert på den kunnskap og struktur som allerede ligger i kommunen. Det har vært et hovedpoeng å videreutvikle allerede etablerte fora fremfor å etablere nye møtestrukturer. Nettopp gode møtepunkt er essensielt for fremdrift i et prosjekt. Kommunikasjon, rutiner og kompetanse har vært hovedelementer for prosjektets drift i 2011. Av kommunens seks fokusområder har man dette året fokusert på 2. Kompetanseheving 3. Samarbeidsrutiner kommune/kf/nav 4. Optimalisere bruk av tilgjengelige virkemidler

Fokusområde 2: Kompetanseheving I tillegg til årsverkene har kommunen satt av resterende midler til kompetanseheving i organisasjonen. FAKTA LÅN, TILSKUDD OG BOSTØTTE: INNLÅN FRA HUSBANKEN: 55 MILL TILSAGN STARTLÅN: 257 TILSKUDD FRA HUSBANKEN: 4,1 MILL ANTALL TILSAGN: 20 ANTALL BOSTØTTEMOTTAKERE: 1466 BOSTØTTE I KR: 25 992 394 (TALL BOSTØTTE 2010) Kommunen benytter BOkart som system for å kartlegge boligsosiale utfordringer. Tjenestekontoret benytter BOkart, hovedsakelig kartlegges det eldre som har utfordringer i forhold til den boligen de har i dag, og vurdering opp mot andre boligtilbud. Det ble avholdt opplæring i bruk av BOkart for tjenestekontoret. NAV benytter BOkart og kartlegger her bostedsløse og andre med boligsosiale utfordringer knyttet til eksempelvis økonomi. Ansatte ved NAV har fått kurs i bruk av BOkart. Det har i tillegg vært brukt midler til kompetanseheving for enkeltpersoner, blant annet studier i offentlig saksbehandling. I kommunen benyttes fagprogrammene Socio (NAV) og Gerica (omsorg) begge disse har BOkart som et integrert element, noe som forenkler og effektiviserer kartleggingsarbeidet. BASIS har arrangert boligsosial arbeidsseminar for NAV oppfølgingsteam. Dette ble gjort for å øke fokuset på det boligsosiale arbeidet, samt legge til rette for at NAV skal være saksbehandlende instans ved søknad om kommunale boliger. Prosjektet vil følge opp med samlinger også i 2012 for å videreutvikle/evaluere det arbeid som er satt i gang. Arendal kommune har et tett samarbeid med Husbanken som er ansvarlig for utviklingsprogrammet. Det har vært avholdt flere BASIS samlinger og ansatte i BASIS har fått tilbud om å delta på prosjektlederkurs og nettverkssamlinger/temadager. Husbanken arrangerte også en svært nyttig studietur til Finland våren 2011. Temaene på turen var svært relevante for Arendal kommune og gav oss nyttig informasjon å ta med tilbake til prosjektet. Husbankens koordinerende rolle gjør at kommunen lett kommer i kontakt med andre deltagere i programarbeidet, kan få innspill og samarbeidspartnere på tvers av kommunegrenser og etablerer nettverk som er verdifulle for den faglige utviklingen.

Fokusområde 3: Samarbeidsrutiner kommune/kf/nav Arendal eiendom KF ble opprettet 1. juli 2010, og har ansvar for å forvalte kommunens bolig/bygningsmasse. Med denne organiseringen ble det ekstra viktig å etablere gode rutiner og avtaler mellom kommunen/nav og Arendal STATISTIKK ARENDAL EIENDOM KF : ANTALL BOLIGER TOTALT: 515 BOLIG SOSIALT VANSKELIGSTILTE: 134 BO- OG OMSORGSSENTER: 204 INNLEIDE BOLIGER: 24 (KILDE: FACILIT EIENDOMSSYSTEM) ANTALL KOMMUNALE BOLIGER PR 1000 INNBYGGERE: 17 (KILDE: KOSTRA) eiendom KF. BASIS har faste møter med foretaket og det er en klar styrke at de er deltagende på mange nivå i prosjektet og medlem av styringsgruppen. Ved etablering av et eiendomsforetak ble det samtidig startet et arbeid for å få på plass en forskrift samt instruks til forskrift for tildeling av kommunale boliger. Arendal kommune har jobbet systematisk for å bedre kvaliteten på det boligsosiale arbeidet og har i den sammenheng brukt Riksrevisjonens rapport om Boligsosialt arbeid 2008 som en målestokk. Forskrift og instruks for tildeling av kommunal bolig ble vedtatt av bystyret i august 2011. Det er laget nye søknadsskjemaer, vedtaksbrev og etablert interne saksbehandlingsrutiner. Alle søkere får nå behandlet sine søknader etter forskriften, og det fattes enkeltvedtak med klagerett. Dette sikrer både likebehandling og trygger rettssikkerheten til søkerne. Det er også vedtatt en egen forskrift for tildeling av omsorgsboliger, for å sikre at denne typen bolig blir tildelt riktig målgruppe. Nettopp tildeling av bolig har i 2011 vært et hovedtema for prosjektet. Å ha et godt system for tildeling av boliger gir ringvirkninger på flere områder i kommunen. Blant annet reduksjon av tomgangsleie, raskere inn- utflytting, økt fokus på bomiljø (unngå gettofisering) og redusert behov for døgnovernatting. Arendal kommune har et tverrfaglig tildelingsutvalg (TTU) som møtes fast hver 14 dag for å tildele kommunale boliger for sosialt vanskeligstilte. Utvalget har i perioder ikke fungert etter intensjonen, og det har vært jobbet med organisering, forankring og ledelse. For å sikre god implementering av ny forskrift og instruks har Basis hatt midlertidig ledelse av TTU siden august og ut året. Fra 2012 vil det være NAV Arendal som har det overordnede ansvar for saksbehandling og tildeling av kommunale boliger, mens tjenestekontoret tildeler omsorgsboliger etter søknad.

Utvalgets sammensetning er viktig og særlig er det 24 FEBRUAR VEDTOK nødvendig å ha gode kunnskaper om brukere med BYSTYRET AVTALE INNGÅTT hensyn til sammensetning av bomiljø. NAV, MELLOM KOMMUNEN OG miljøarbeidertjenesten, Arendal eiendom KF og enhet BLÅKORS. BYGGING OG DRIFT AV 20 BOLIGER FOR for rus og psykisk helse er faste deltagere i utvalget. BOSTEDSLØSE BLE EN I tillegg kaller man inn andre representanter i REALITET, OG ARBEIDET enkeltsaker. MED UTFORMING AV NYTT I forbindelse med tildeling av bolig vurderer TTU BYGG BLE SATT I GANG HØSTEN 2011. også behov for samarbeidskontrakt i tillegg til husleiekontrakt, leieforholdets lengde, behov for økonomisk rådgivning hvis leietager har restanse fra tidligere leieforhold, behov for ulike oppfølgingstjenester fra kommunen og eventuelt bistand til å søke disse. Det vurderes alltid om søkere kan være aktuelle for å søke lån/tilskudd fra kommunen som et alternativ til å leie bolig. Utvalget vurderer forlengelse av leiekontrakter etter søknad, og er til en hver tid oppdatert på hvilke husstander som har kontrakter som nærmer seg utløp. Standard leiekontrakt er i kommunen 3 år, og innen denne tid er det et mål om at flest mulig etablerer seg i egen eid bolig. En grundig faglig utredning i forkant har synergieffekter i form av mer stabile bomiljø, inntektssikring gjennom refusjon av statlig bostøtte, reduksjon i restanse på husleie både gjennom økonomisk rådgivning og etablering av fast husleietrekk som en del av leiekontrakten. I tillegg øker det sirkulasjonen i den kommunale boligmassen når man kan bistå leietager med eksempelvis Startlån for å kjøpe egen bolig. Det har hele tiden vært viktig for BASIS prosjektet å være deltager i faste møtefora for å kunne skaffe nødvendig kunnskap både om arbeidsmetoder og brukergrupper. Nedenfor følger en oversikt over fora prosjektet deltar i. Ukentlige møter med Arendal eiendom KF: tverrfaglig sammensetning, tar opp utfordrende saker, legger til rette for kommunikasjon og samhandling. Ansvar fordeles. Månedlige møter med Arendal eiendom KF: prosjektet, NAV og enhet for innfordring tar her opp saker som omhandler restanseproblematikk. Det avgjøres hvordan saker skal håndteres i fellesskap og ansvar for oppfølging fordeles. Ressursgruppe psykisk helse og rus: møter hver 14 dag. Tverrfaglig sammensetning. Hovedmål er å ta opp/løse kompliserte saker hvor mange instanser er involvert og hvor tidligere tiltak ikke har løst saker.

Månedlige møter med kriminalomsorgen: tverrfaglig sammensatt. Hovedmål å få informasjon om innsatte som skal løslates, i en tidlig fase. Vurdere tiltak i forhold til bolig, dagtilbud og oppfølging. Ansvar fordeles. Hovedmål for BASIS prosjektet 2012. Ukentlige møter med miljøarbeidertjenesten: tar opp utfordringer i forhold til brukere som følges opp, koordinering og endringer i behov for blant annet bolig og tjenester. Ansvar fordeles. Tverrfaglig tildelingsutvalg (TTU): hovedmål å behandle saker/tildele boliger. Tverrfaglig sammensatt. Tildeler boliger etter søknad, tar opp utfordrende saker, har fokus på bomiljø, rask innflytting og koordinering av informasjon til det øvrige hjelpeapparat. BASIS prosjektet er deltager i alle disse faste møtefora, i tillegg til å ha faste oppdateringsmøter med leder NAV og kommunalsjef for helse og omsorg. En viktig del av arbeidet blir dermed å samle informasjon og sørge for å dele denne mellom ulike deler i organisasjonen. Ved å være tilstede i alle ledd identifiseres områder hvor det er behov for økt fokus, endret tilnærming eller andre arbeidsmetoder/rutiner. Dette gir både mer helhetlig tilnærming og sammenhengende tjenester, noe som har vært en utfordring for Arendal kommune. Informasjon til ledernivå sikrer god administrativ forankring av prosjektet. De erfaringer prosjektet har gjort så langt er viktig når utarbeidelsen av kvalitetshåndbok for boligsosialt arbeid og rullering av boligsosial handlingsplan, to av prosjektets delmål, skal starte opp i 2012. I forbindelse med bystyrets vedtak om bygging av 20 boliger for bostedsløse ble det høsten 2011 bestemt at kommunen frem til ferdigstillelse skulle ha et eget akuttilbud om døgnovernatting. Frem til 31.12.11 har kommunen kjøpt 5 plasser av SOS Natthjemmet AS. Fra Ferdigstille kvalitetshåndbok for boligsosialt arbeid Rullering av boligsosial handlingsplan Opprettelse av boligskole for ungdom og vanskeligstilte Fra leie til eie, samarbeid med Arendal eiendom KF om å bruke Startlån for å øke sirkulasjonen i den kommunale boligmassen Utvikle informasjon til beboere i kommunale boliger på ulike språk

01.01.12 har kommunen etablert et midlertidig tilbud bestående av 8 boenheter. Det har hele desember vært et tett samarbeid mellom NAV, Arendal eiendom KF og øvrige enheter i kommunen. Prosjektet har blant annet bistått med utvikling av rutiner og per i dag har alle beboere som hadde vedtak om plass på Natthjemmet fått nye tilbud. Gjennom å spisse TTU`s rolle og øke fokus på rutiner rundt tildeling av boliger har kommunen de siste årene fått redusert behov for plasser til døgnovernatting. Det er et mål å redusere antall bostedsløse med 80 % innen utgangen av 2013 og kommunen er godt på vei i mål med dette. Fokusområde 4: Optimalisere bruk av tilgjengelige virkemidler For blant annet å forebygge bostedsløshet, redusere antall utkastelser og øke kvaliteten på det boligsosiale arbeidet er det viktig å se alle statlige og kommunale virkemidler i sammenheng. Kommunen har til en hver tid utfordringer med å skaffe nok boliger, og man er derfor avhengig av å ha god sirkulasjon i boligmassen. Et viktig tiltak i den sammenheng er å kunne tilby lån/tilskudd for å kjøpe egen bolig. Prosjektet har i 2011 hatt som mål å tilby hjelp til 10 personer som har fått lån/tilskudd men ikke klart å benytte dette. Så langt har tre familier fått tilbud om bistand og BASIS har dermed ikke nådd målet. Dette beror først og fremst på kapasitet. Delmålet vil videreføres og økes til 20 husstander i 2012. I samarbeid med Arendal eiendom KF og Servicesenteret (som har ansvar for tildeling av lån/tilskudd) vil starte opp et delprosjekt for å undersøke om det kan tilbys lån/tilskudd for at leietageren skal kunne kjøpe den kommunale boligen de er bosatt i. En stor gruppe har bodd inntil 15 år i Arendal kommune, spennende prosjekter: Boligsosial handlingsplan inn som en del av kommunens planstrategi i kommunedelplan med fokus på tidlig innsats Eureka kompetansesenter i regi av Arendal kommune for systematisk kompetanseutvikling i egen kommune og regionen. Kommunen møter samhandlings reformen med mestring og tidlig innsats som motto. Kommunens spennende Frivillighets bank forsetter sin utvikling og antallet frivillige øker.

kommunal bolig, betjent husleien og ellers forvaltet leieforholdet på en god måte. For denne gruppen vil det vurderes om de skal tilbys kjøp. På den måten frigjør kommunen kapital til å investere i nye boliger samtidig som leietager går fra leie til å eie egen bolig. Bostøtte er et direkte virkemiddel som reduserer mottakerens leiekostnader. I 2009 hadde kommunen 1257 mottakere av statlig bostøtte, dette økte til 1466 husstander i 2010. En av årsakene til den store økningen i antall mottakere er Husbankens oppmykning av regelverket, men det antas også at man i kommunen gjennom økt fokus har klart å fange opp flere husstander som er berettiget til bostøtte. Det er ønskelig å bruke refusjon av bostøtte i saker hvor husleien i kommunale boliger blir misligholdt, per i dag mottar kommunen refusjon i 46 saker. Det er utarbeidet rutiner slik at alle leietagere søker bostøtte ved inngåelse av kontrakt, i tillegg sørger NAV for at alle som mottar stønad til husleie skal søke bostøtte. Gjennom systematisk oppfølging og samkjørte rutiner sikrer man å nå ut til de husstander som kan falle inn under ordningen. Kommunen har en fragmentert organisering av det boligsosiale arbeid og det er mange enheter som bidrar inn mot felles mål om økt fokus og høy kvalitet. Det er en utfordring å sørge for at alle enheter har en felles forståelse av mål, bred kunnskap om brukergrupper og god tilgang på informasjon om virkemiddelpakken. Systematisk opparbeidelse av kunnskap spredt i organisasjonen gir flere 2012 2014 Prosjektet vil i 2012 ferdigstille arbeidet med kvalitetshåndbok for boligsosialt arbeid. Arbeidsgruppen er satt i gang og vil ha sitt høyeste produksjonsnivå frem mot sommeren. Vedtak om bygging av 20 boliger for bostedsløse var en milepæl for kommunen, og prosjektet vil i 2012 være delaktig i planlegging av beboergruppe. Brukermedvirkning og bomiljø vil være sentrale faktorer i dette arbeidet, i tillegg vil kommunen satse bredt på samarbeid med Frivillighetsbanken. Ansvar for saksbehandling av søknad om kommunal bolig og ledelse av TTU vil overføres til NAV i første kvartal 2012 og BASIS vil følge opp med et nytt arbeidsseminar før sommeren for å evaluere ordningen. Kommunens boligsosiale handlingsplan er utgått og det er nedsatt en plangruppe for å utarbeide en helt ny type plan som skal være en overgripende operativ plan. (En

sammenslåing av rusmiddelpolitisk handlingsplan, psykiatriplan og boligsosial handlingsplan) For alle de nevnte områdene er bolig en et sentralt tema, og kommunen velger derfor å se disse planene i sammenheng. Dette er en tilnærming til prinsippet om Housing first hvor man anser at et stabilt botilbud må være på plass for å lykkes med videre oppfølging/rehabilitering. BASIS prosjektet vil inngå som en del av plangruppen og i forhold til den delen som omhandler boligsosialt arbeid. Optimalisert bruk av boligsosiale virkemidler vil fortsette og prosjektet vil sammen med Arendal eiendom KF og saksbehandlere for lån og tilskudd gjennomgå boligporteføljen for å se om noen leietagere bør tilbys finansiering for å kjøpe egen bolig. Antall ungdom (18-25 år) som er bostedsløse og/eller arbeidsløse er en utfordrende gruppe. Innen for alle felt prosjektet skal jobbe med skal ungdom være en prioritert gruppe. Det settes mål om at ingen mellom 18-25 år skal oppholde seg i midlertidige botilbud lengre enn 4 uker og det skal i større grad samarbeides tett mellom enhetene for å sikre at denne gruppen får et bredt tilbud innenfor både rus, psykiatri og booppfølging. BASIS prosjektet planlegger å opprette en boligskole for ungdom, med hovedvekt på økonomisk styring, egenansvar ved leieforhold og fremtidsplanlegging. Boligskolen skal i første omgang tilbys ungdom tilknyttet NAV, for deretter å kunne overføres til andre enheter som flyktningtjenesten. BASIS vil samarbeide med NAV sitt eget ungdomsteam, kriminalomsorgen og miljøarbeidertjenesten. Oppsummert kan man trygt si at prosjektet gir resultater på flere nivå i organisasjonen. På politisk nivå har vi fått flere viktige vedtak, kommunens rutiner for å sikre en god faglig tilnærming er styrket og ansatte i organisasjonen har fått økt eierskap til det boligsosiale fagfeltet. Vi ser frem til nye spennende år i en spenstig og levende kommune. Arendal 27. desember 2011 Gøril Onarheim Christiansen Prosjektleder