Namsos kommune Namsos bydrift Saksmappe: 2012/7341-1 Saksbehandler: Nils Hallvard Brørs Saksframlegg Etablering av havnestyre Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Drift Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune oppretter et eget havnestyre fra 01.01.2013. 2. Havnestyre skal bestå av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til styret, min. 3 medlemmer velges etter forslag fra brukerorganisasjonene. Personlige varamedlemmer velges på samme måte som de faste. Kommunestyre oppnevner leder og nestleder blant havnestyret medlemmer. 3. Delegasjon til drift revideres og delegasjon til eget havnestyre legges til som nytt punkt. Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde i Namsos kommune revideres samtidig slik at det samsvarer med ny organisering. 4. Havnestyret legger fram for kommunestyret forslag til strategisk plan for drift og utvikling av Namsos havn i løpet av 2013. 5. Ny organisering evalueres etter 2 år. Hjemmel for vedtaket er: Delegasjonsreglementet for Namsos kommune vedtatt i kommunestyret 16.12.2010.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 11.09.2012 Etablering av havnestyre I 10.09.2012 Innspill Havnestyre Namsos Industriforening I 19.09.2012 Delegasjon til drift scan.bydrift@namsos.kommune.no Vedlegg 1 Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområder - Namsos kommune 2 Lov om havner og farvann - 46 og 47 3 Politisk organisering i Namsos kommune 4 Delegasjon til drift Saksopplysninger Nåværende organisering og havnestyre Namsos havnevesen hadde tidligere eget havnestyre som ble avviklet pr. 31.12.1995. Dette havnestyre var representert med brukere av havnen i Namsos samt politikere oppnevnt av kommunestyret. Det er ikke kjent hva som var årsaken til avviklingen av det forrige havnestyre, men oppgavene som lå under havnestyret ble overført til utvalg drift fra 01.01.1996. Namsos havnevesen er i dag organisert som en egen avdeling i Namsos bydrift. Det er utvalg drift som er det formelle havnestyret i Namsos kommune. Under budsjettbehandlingen i desember 2011 ble det fremmet forslag fra Namsos kommunestyre der de ber rådmannen vurdere behovet for å opprette havnestyre og legge fram saken for utvalg drift innen 2012. Det er vedtatt i kommunens delegasjonsreglement at det er utvalg drift som er det formelle havnestyret, og delegasjonsreglementet ble senest revidert av Namsos kommunestyre den 16.12.2010. I tillegg har vi forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord- Trøndelag som ble revidert pr. 27.05.2010. I denne forskriften står det: 1-2.(havnestyret) Som Namsos kommunes styringsorgan har havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) ansvaret for og oppsyn med all bruk av og virksomhet, i Namsos kommunes havner og sjøområder. Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) fører kontroll med havneadministrasjonens virksomhet. 1-3.(havneadministrasjonen) Havneadministrasjonen utøver den kommunale havnedriften. Havneadministrasjonen har det daglige tilsyn i Namsos kommunes havner og sjøområder og skal påse at havne og farvannsloven samt forskrifter, enkelt vedtak og andre avgjørelser truffet i medhold til denne loven blir etterlevd. Under utøvelsen av sine tilsyns og håndhevelsesoppgaver skal havneadministrasjonens tjenestemenn bære uniform i de tilfeller havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) finner
det nødvendig og ha tjenestebevis. Dette skal vises av tjenestemenn som ikke bærer uniform når det forlanges. 1-4.(vedtak om bruk av sjø og landområder) Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) kan nedlegge forbud mot bruk eller sette vilkår for bruk av sjø og landområder i Namsos kommunes havner og sjøområder dersom: - nyttetrafikken blir hindret. - fartøyets ferdsel innen Namsos kommunes havner og sjøområder blir vanskeliggjort. - havnevirksomheten på land blir hindret. - visse bruksformer helt eller delvis utelukker hverandre. - vedtatte planer for bruken gjør dette nødvendig. - bruken kan volde fare eller skade. Begrensningene skal ikke være større eller vare lengre enn det som er nødvendig. I enkelte tilfeller kan havneadministrasjonen nedlegge forbud eller sette vilkår som nevnt i foregående ledd. Det samme gjelder når det ikke er tid til å sammenkalle havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) før nødvendig vedtak treffes. 1-5.(vilkår) Til enhver tillatelse etter forskriften her kan havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) eller havneadministrasjonen fastsette vilkår. Mulige fordeler med eget havnestyre: Eget havnestyre med representanter fra brukerne vil bl.a. kunne tilføre følgende til havneadministrasjonen: 1. De vil være et høringsutvalg i alle saker som vedrører Namsos havnevesen og som skal behandles politisk. 2. Være en viktig bidragsyter i forhold til strategiske valg, prioritering av utviklingsområder og gi nyttig innspill til den daglige driften i Namsos Havnevesen. 3. Sikre brukermedvirkning i spørsmål knyttet til Namsos havn. 4. Være med å ivareta eksisterende og framtidig næringslivs behov ved utredninger om bruk av kaiene. 5. Bedre kommunikasjonen mellom næringsliv og Namsos kommune vedrørende disponering av bakareal og sikre dette for eksisterende og framtidig næringsaktivitet knyttet til havna. 6. Bedre kommunikasjonen mellom næringsliv og kommunen for bredere markedsføring av Namsos Havn mot nye brukere. 7. Ivareta beslutningsprosessene og sikre at alle brukerne blir hørt. 8. Sikre Namsos Havn et større nettverk mot industri og næringsliv, både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. 9. Sikre brukermedvirkning i en tidlig fase ved utvidelser og utbygginger av havneområdene. 10. Bedre åpenhet om økonomiske forhold ifbm. drift og investeringer.
Alternativ organisering: Brukerutvalg (alt. 1) Det er kun de folkevalgte (politikere) som kan være medlemmer i utvalg for drift. I havnestyret i sin nåværende form kan det derfor ikke velges inn personer som representerer brukerne av havnene. Etablering av et brukerutvalg for havnesaker under drift setter begrensning mht brukerdeltakelse. Kommunelovens 10 sier at det er kun politikere som kan være representert i faste utvalg for deler av den kommunale virksomheten. Etablering av eget havnestyre (alt. 2) Kommunelovens 11 gir muligheter for at kommunestyre selv kan opprette eget styre for kommunale institusjoner. Med kommunal institusjon forstås i denne sammenheng: Med institusjoner siktes det til virksomheter som etter sitt formål ikke tar sikte på økonomisk gevinst, men primært på å gi et visst servicetilbud, som barnehager, sykehjem ol. Bedrifter vil vanligvis være virksomheter med et mer forretningsmessig preg. Det er imidlertid ingen klar grense mellom bedrifter og institusjoner, og det vil det heller ikke være mellom institusjoner etter kommuneloven 11 og kommunale foretak. I dette grenseområdet vil det være kommunestyret selv som må avgjøre om en organisatorisk enhet skal betraktes som institusjon og dermed organiseres etter kommuneloven 11, eller betraktes som foretak og organiseres etter kap 11 i loven. 11 i kommuneloven gjengis nedenfor: 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette eget styre for kommunale eller fylkeskommunale institusjoner o.l. Slike styrer skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget gir selv bestemmelser om styrets sammensetning. Det kan her fastsettes at styret helt eller delvis skal oppnevnes av administrasjonssjefen eller velges av de ansatte eller brukerne ved vedkommende institusjon. Medlemmer som ikke skal oppnevnes eller velges på denne måten, velges av kommunestyret eller fylkestinget. 3. Et slikt styre kan tildeles myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. 4. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge slike styrer. Omorganisering i form av nyvalg innenfor de bestemmelser som kommunestyret og fylkestinget selv har gitt, kan foretas av de samme organer eller personer som er tildelt valgkompetanse. Loven sier at et styre kan tildeles myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kommunestyre kan tildele et havnestyre de samme oppgavene som er tillagt utvalg drift i dag. De kan innstille saker til videre behandling i formannskap og kommunestyre. Videre påse at havnevesenet drives i samsvar med havnevesenets formål, lover og forskrifter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg etter vedtak og retningslinjer som fastsettes av kommunestyret. Under definisjonen av en institusjon bemerkes at havnevesenets sitt formål ikke tar sikte på økonomisk gevinst, men primært gi et servicetilbud til brukerne av havnene. Dette er et prinsipp som må avklares før kommunestyret tar stilling til om et eget havnestyre skal etableres. Namsos havnevesen har de siste årene hatt driftsmessige underskudd. Etter investeringen i ny havn på Spillum i 1999/2000 fikk Namsos havnevesen store kalkulatoriske
avskrivninger/finanskostnader og avdelingsregnskapet er de senere år avsluttet med underskudd. Aktiviteten ved havnene er i positiv utvikling og det bør forventes at inntjeningen bedres noe framover. Et avdelingsregnskap som viser drift i balanse må være målet på kort sikt. Det foreslås at et nytt havnestyre består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til styret, min. 3 velges etter forslag fra brukerorganisasjonene. Personlige varamedlemmer velges på samme måte som de faste. De tre medlemmene fra brukerorganisasjonene skal representere havnebrukernes interesser i styret. Kommunestyret skal foretas valg av brukerrepresentanter til havnestyret blant disse. Kommunestyre oppnevner leder og nestleder blant havnestyret medlemmer. Styret konstituerer seg selv og det legges opp til minimum 4-6 møter pr. år. Møtene gjennomføres etter samme mønster som møtene i drift og service med saksforberedelse fra administrasjonen, møtesekretær, offentliggjøring, protokollføring, møtehonorar osv. Havnestyret innstiller i saker som skal behandles videre i FS og KS. Eksempel på slike saker er revidering av avgiftsregulativet ifbm budsjettarbeidet påfølgende år, revidering av forskrifter, investeringer, driftsbudsjett for Namsos havnevesen osv. Vurderingene som bør legges til grunn i det videre arbeidet er om et eget havnestyre kan bidra i større grad enn utvalg drift i dag. Havnestyret vil sidestilles med utvalg drift. Kommunalt foretak (alt. 3) Et tredje alternativ kan være at Namsos havnevesen etableres som et kommunalt foretak(kf). Iht. kommunelovens kap. 11 kan kommunestyret selv beslutte etablering av kommunale foretak. Kommunale foretak er ikke selvstendige rettssubjekt, men en del av en kommune. En konsekvens av dette er at foretaket selv ikke kan ha rettigheter og plikter, og at det er i siste instans kommunen som er part i foretakets avtaler og hefter økonomisk og juridisk for de forpliktelsene foretaket pådrar seg. Iht. kommunelovens 61-75 skal kommunale foretak registreres i foretaksregisteret, foretaket skal ha vedtekter, det skal etableres foretaksledelse(styre og daglig leder), regnskapsplikt etter regnskapsloven osv. En viktig forutsetning for etablering av et kommunalt foretak er at foretaket har et solid økonomisk fundament. Namsos kommune må i dag «subsidiere» driften i havnevesenet med kr 937.000,- iht. budsjettet for 2012. Driften er i positiv utvikling slik at avdelingsregnskapet for 2012 vil bli betydelig bedre enn budsjettert. Det er fortsatt en del administrative kostnader relatert til havnevesenet som kostnadsføres andre enheter. Etablering av et foretak vil få økte adm. kostnader som driften også må dekke inn. Ut fra en økonomisk vurdering bør etablering av et foretak kunne vurderes på lang sikt. Vurdering For Namsos havnevesen vil tilførsel av ny kompetanse og brukermedvirkning være sentralt i utviklingen av havnene. Med kompetanse forstås i denne sammenheng spesielt markedskunnskap og nettverk som sikrer riktige beslutninger i forhold til visjon/målsetting og riktige strategiske valg for havnevesenet. Et eget havnestyre med representanter fra brukerne vil i denne sammenheng være viktig. Styret vil være viktig i forhold til strategiske valg, prioritering av utviklingsområder samt innspill til
den daglige driften i Namsos Havnevesen. Et styre med representanter fra brukerne kan bygge et større nettverk mot industri og næringsliv, både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Det er i dag ikke økonomisk grunnlag for etablering av eget KF. Et eget KF bør ha et økonomisk fundament som sikrer god drift og en havnekapital som gir utviklingsmuligheter. Hvis eier Namsos kommune fortsatt må bidra økonomisk bør Namsos havnevesen fortsatt være en egen avdeling i bydrift. Ut fra ovennevnte bør Namsos kommunestyre vurdere etablering av et eget havnestyre som første trinn i en langsiktig plan som sikrer en god utvikling av havnevesenet. Hvis kommunestyre beslutter å etablere et eget havnestyre må eksiterende forskrifter og delegasjonsreglement revideres. I forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord-Trøndelag, dato 2010-05-27 må kap. 1, revideres slik at Namsos kommunes utvalg for drift slettes som havnestyre. I tillegg må delegasjonsreglementet revideres. Eksisterende delegasjon til drift der utvalg drift skal være havnestyre, slettes. Det tas inn et eget punkt med delegasjon fra kommunestyre til havnestyre. Miljømessig vurdering Ingen miljømessige konsekvenser.