UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGETS INNKJØPSUTVALG Referat fra møte i Universitets- og høgskolerådets Innkjøpsutvalg Torsdag den 22.november kl. 10.00-12.00. Telefonmøte. Til stede: Innkjøpssjef Olav Holden, NTNU (leder) Innkjøpssjef Kjetil Skog, Universitetet i Bergen Rådgiver Elisabeth Lande, Høgskolen i Lillehammer (vara for Kjetil Østgård) Førstekonsulent Ninni Christiansen, Høgskolen i Østfold Økonomi-, personal- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer (sitter også i UHRs økonomigruppe) Fra UHR: Sigrid Tollefsen, sekretær for UHRs administrasjonsutvalg Forfall: Rådgiver Kjetil Østgård, Høgskolen i Oslo SAKSLISTE Sak 16/07 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 17/07 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 21.09.07 er lagt ut på UHRs nettsider på http://www.uhr.no/documents/referat_21_september07.pdf Referatet tas til orientering. Jan Aasen er nytt medlem i Innkjøpsutvalget fom dette møtet og har derfor ingen kommentar til forrige møtereferat. Sak 18/07 Orienteringssaker - UHRs administrasjonsutvalg oppnevnte i møte 5. oktober 2007 økonomi- og personaldirektør Jan Aasen fra Høgskolen i Lillehammer som nytt medlem ut perioden (31.12.2009) etter Mette Fjulsrud. Dette vil styrke koblingen mellom innkjøpsutvalget og økonomigruppen. - Muntlig orientering fra siste møte i UHRs Økonomiarbeidsgruppe 17.10.07 v/ Jan Aasen - Olav Holdens lederperiode utløper i desember 2007. Administrasjonsutvalget vil oppnevne ny leder i sitt neste møte 23. januar. - Innkjøpsstrategi ved institusjonene og FADs undersøkelse. Jfr. 1
o-sak 1 fra møte 21.09.07. Det har ikke vært oppfølging av denne saken Sakene tas til orientering. Innkjøpsutvalget foreslår overfor administrasjonsutvalget at Kjetil Skog oppnevnes som leder av Innkjøpsutvalget for neste lederperiode. Sak 19/07 Status felles innkjøpsavtaler Dette punktet vil være fast på møter i Innkjøpsutvalget. 1. Hotellavtalen, status og videre arbeid. På møtet i Innkjøpsutvalget 21.09.07 fattet innkjøpsutvalget følgende vedtak: Innkjøpsutvalget takker Knut-Fredrik Meyer for orienteringen og arbeidsgruppen for godt arbeid. Innkjøpsutvalget gir leder fullmakt til å vedta innstillingen når den foreligger etter 24.09.07. Innkjøpsutvalget ber arbeidsgruppen om å stå som avtaleforvaltere i kontraktsperioden. Arbeidsgruppen informerer institusjonene som har sluttet seg til avtalen om resultatet og avtalen. UHRs sekretariat legger informasjon på Innkjøpsutvalgets websider. Innkjøpsutvalget ber arbeidsgruppen om en oppsummering av kostnader knyttet til arbeidet, skilt på utlegg og timekostnader. Innkjøpet vil bruke dette som grunnlag for videre tenkning rundt god organisering av denne type arbeid. Nå foreligger sluttrapporten fra arbeidsgruppen. Orientering om videre oppfølging fra Olav Holden. Sluttrapport fra arbeidsgruppen for hotellavtale for UH-sektoren Innkjøpsutvalget takker for grundig sluttrapport. Mht prisnivået på hotelltjenester i dagens markedssituasjon, ser ikke Innkjøpsutvalget det som nødvendig å kontakte Kunnskapsdepartementet for å gjøre oppmerksom på at gjeldende satser for hotellovernattinger i Norge ikke er i samsvar med det reelle prisnivået i hotellbransjen. Innkjøpsutvalget ønsker at arbeidet med hotellavtalen følges opp i kontraktsperioden og ber Rita Måsøval Sørdal - Høgskolen i Sør Trøndelag, Ivar Paulsen - Universitetet i Agder og Knut-Fredrik Meyer - Universitetet for miljø- og biovitenskap (leder) om å ta på seg denne oppgaven. Leder av Innkjøpsutvalget får fullmakt til å avklare med Universitetet i Oslo om evt videre deltakelse i oppfølgingsperioden. 2
2. Andre avtaler via UNINETT? Innkjøpsutvalget vil gjerne ha en oppdatert oversikt over pågående og aktuelle avtaler via UNINETT som fast punkt til hvert møte. Leder av utvalget tar dette opp med UNINETT. Sak 20/07 Status - støttesystemer 1. Konkurransegjennomføringsverktøy - Anskaffelsesstøtte system Det vises til tidligere behandling i utvalget. I brev fra KD av 26.02.07 fått utsettelse til 31.12.07. På møtet 20. mars 2007 vedtok innkjøpsutvalget å orientere sektorens institusjoner, og informasjon gikk ut på epost fra UHRs sekretariat til sektorens direktører 18.05.07. Innkjøpsutvalget orienterte også Kunnskapsdepartementet i epost av 10.10.07. UNINETT FAS har også vært hos KD og presentert tanker rundt systemene på Innkjøpssiden. Der ble forskjellen på bestillingssystem og KGV presentert, og KD tok innover seg at fristen for KGV, som er satt til 1.1.2008, er vel snau hvis man ønsker en felles løsning. KD skulle ta formell kontakt med UHRs Innkjøpsutvalg og informere om ny eller utvidet dato for dette arbeidet. Status ble presentert av Olav Holden. Utkast til brev om bindende påmelding for felles anskaffelse og innføring av Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Prosjektleder Bjørn Are Lyngstad har bedt Innkjøpsutvalget om tilbakemelding i forhold til - Innhold - er de viktige momentene med? - UHRs Innkjøpsutvalg sin rolle i dette? (Styringsgruppe?) - Prosjektorganisering - Skal de som ønsker å delta i en slik gruppe melde dette inn samtidig som de melder seg på? UNINETT FAS trenger tilbakemeldinger raskt, målet er å sende dette ut i løpet av mandag 26. november, så blir det korte frister. Innkjøpsutvalgets leder gis fullmakt til å håndtere utvalgets svar til UNINETT i forhold til brev om påmelding. Innkjøpsutvalget v/leder og sekretær vil også informere Kunnskapsdepartementet om status og videre prosess. 2. Bestillingssystem Det vises til behandling i møte 21.09.07. 3
Olav Holden og Kjetil Skog redegjorde for status for universitetssiden, mens Elisabeth Lande/Jan Aasen informerte fra høgskolesiden. Universitetssektoren ligger litt foran høgskolene mht implementering og tidsplan. Utvalget diskuterte også problemstillinger knyttet til innkjøp og bibliotek og de nye bestillingssystemene. : Ingen Innkjøpsutvalget takker for orienteringen. Innkjøpsutvalget vil gjerne foreslå at UHRs bibliotekutvalg og BIBSYS kobles inn for å diskutere problemstillingene knyttet til innkjøp og bibliotek og de nye bestillingssystemene. Sekretær og leder tar ansvar for å følge opp saken og innkjøpsutvalget oppdateres på neste møte. Sak 21/07 Standardisering av konkurransegrunnlag. Kjetil Skog tok på forrige møte 21.09.07 opp generell sak om arbeid for å standardisere konkurransegrunnlag i sektoren der hensikten er å søke å benytte flest mulig av de standarder som er tilgjengelig samt utarbeide felles maler hvor standarder ikke er tilgjengelig. Status: Kjetil Skog informerte om arbeidet som er startet ved universitetene i Bergen, Oslo og Trondheim og det er spørsmål om det er et poeng å lage et felles prosjekt for standardiserte maler. Her er flere alternativer; a) eksterne kan gis i oppdrag å utarbeide felles standardiserte maler, b) b) institusjonene selv kan gå sammen og gjøre jobben som et spleiselag eller c) institusjonene kan jobbe separat, men drive benchmarking. Samarbeidet mellom NTNU og UiB har vist at det er potensiale for samarbeid, og det ville trolig være hensiktsmessig å håndtere videre oppfølging av dette som et eget prosjekt. Ingen Vedtak Innkjøpsutvalget ser positivt på arbeidet med å standardisere konkurransegrunnlag i sektoren og vil starte et prosjekt som skal jobbe med saken. Kjetil Skog bes om å utarbeide forslag til prosjektbeskrivelse og utkast til mandat for prosjektgruppen til neste møte i innkjøpsutvalget. Sak 22/07 Møteplan 2008 4
Et av møtene legges samtidig med Økonomigruppens møte for å legge til rette for kontakt og informasjonsutveksling mellom innkjøpsutvalget og Økonomigruppen. Vedtak Innkjøpsutvalget vedtok følgende møteplan for 2008: 4. mars 4. juni (på formiddagen før møtet i Innkjøpsforum i Kristiansand) 25. september 25. november Det tas forbehold om at møtet i mars også passer for økonomigruppen Sak 23/07 Eventuelt Olav Holden leder Oslo 28.11.07 Sigrid Tollefsen sekretær 5