Avhending av EE- avfall (Næringselektro og forbrukerelektro)

Frivillig utlysning Avhending av EE- avfall (Næringselektro og forbrukerelektro) Tilbudsfrist 28.09.2015, kl 14:00 Sak nr: 15/336

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Leveransen... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Beskrivelse av oppdraget... 3 1.2.1 Dagens løsning... 4 1.2.2 Fremtidig løsning... 4 1.3 Krav til leveransen og tilbudet... 4 1.3.1 Oppdragstakerens forståelse av oppdraget... 4 1.3.2 Fraksjoner... 4 1.3.3 Merker... 4 1.3.4 Avvik... 4 1.3.5 Utstyr... 4 1.3.6 Transport - Opsjon... 5 1.3.7 Underleverandører... 5 1.3.8 Rapportering... 5 1.3.9 Responstid - Innsamling... 6 1.3.10 Kapasitet... 6 1.3.11 Kompetanse... 6 1.3.12 Opplæring... 6 1.3.13 Ressurser... 6 1.3.14 Pris / Økonomisk vederlag... 6 1.3.15 Forbehold... 6 1.4 Ansvarlige for avtalen hos... 7 1.5 Gjennomføring... 7 1.6 Avtalen... 7 1.7 Opsjon... 7 1.8 Sted for henting... 7 1.9 Kunngjøring... 7 2 Prosess for valg av oppdragstaker... 8 2.1 Tilbudsfrist... 8 2.2 Leveringssted og merking... 8 2.3 Fremdrift... 8 2.4 Meddelelse... 8 3 Utforming av tilbud... 8 4 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale... 8

Avhending av EE avfall Side 3 av 8 1 Leveransen 1.1 Bakgrunn er et interkommunalt selskap som er tjenesteoppdragstaker til kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange på områdene vann, avløp og renovasjon. Nærmere informasjon om virksomheten kan finnes på www.hias.no. har ansvaret for all avfallshåndtering av alt husholdningsavfall til innbyggerne i eierkommunene, ca. 91 000 stk. EE- avfall blir samlet inn på totalt 5 gjenvinningsstasjoner. I tillegg leverer næringskunder på Heggvin avfall og gjenvinning. ønsker med denne anskaffelsen å få et tilbud på mottak av EE- avfall, samt leie av oppsamlingsutstyr. Anskaffelsen er en frivillig utlysning, men vil følge prinsippene i forskriften om offentlige anskaffelser, del I. Opsjon I Som opsjon ønskes pris på henting og transport av EE avfall ved våre gjenvinningsstasjoner. Som en del av transportoppdraget skal oppdragstaker være ansvarlig for opplasting ved hvert hentested. Opsjon II Mottak av kabler og ledninger vil være en opsjon i avtalen. Følgende hentesteder er aktuelle: 1) Heggvin gjenvinningsstasjon, Vang 2) Stange gjenvinningsstasjon, Stange 3) Stavsberg gjenvinningsstasjon, Hamar 4) Brumunddal gjenvinningsstasjon, Brumunddal 5) Moelv gjenvinningsstasjon, Moelv 1.2 Beskrivelse av oppdraget Estimerte mengder pr år (Grunnlag fra 2014) Forbrukerelektro: Store hvitevarer Kuldemøbler TV/ monitorer Øvrig EE avfall (inkl. småelektriske apparater) Spesielt EE avfall (se prisskjema) Næringselektro: Lysrør Andre lyskilder Kabler og ledninger Små enheter Store enheter 374 tonn 232 tonn 197 tonn 15 tonn 320 tonn 4 tonn 4 tonn 62 tonn 257 tonn 39 tonn

Avhending av EE avfall Side 4 av 8 Ovennevnte mengder angis kun som et estimat for ny avtaleperiode. Dersom mengdene innen enkelte grupper blir lavere enn angitt, skal dette ikke få konsekvenser for pris. 1.2.1 Dagens løsning Deler av EE- avfallet leveres i dag direkte til mottaker. Dette gjelder primært for næringselektro. Det øvrige EE-avfallet blir hentet på hver gjenvinningsstasjon av mottaker. Se pkt 1.8 for adresse på hentesteder. Alt oppsamlingsutstyr ved våre gjenvinningsstasjoner eies av mottaker. Dette gjelder for alle typer EE avfall. 1.2.2 Fremtidig løsning Hias ønsker avtale med den mottakeren som gir det mest økonomisk fordelaktige tilbud. Vi er også åpne for å inngå avtale med flere mottakere, splittet på forbrukerelektro og næringselektro. Hias vil vurdere ulike løsninger m.h.t transport av EE avfallet. Dette kan være en kombinasjon av henteordning ved oppdragstaker, og levering i egen regi. 1.3 Krav til leveransen og tilbudet 1.3.1 Oppdragstakerens forståelse av oppdraget Oppdragstaker skal med bakgrunn i punkt 1.1 og 1.2 beskrive sin forståelse av oppdraget og hvordan dette best kan gjennomføres. 1.3.2 Fraksjoner Oppdragstaker skal gi en god beskrivelse av de ulike typer EE avfall som inngår i de ulike produktgruppene. I forbindelse med konsesjonskrav som er pålagt for innsamling og avsetning av ulike avfallsfraksjoner, skal oppdragstaker beskrive og dokumentere hele sin verdikjede knyttet til avsetning av fraksjonene beskrevet under punkt 1,2. 1.3.3 Merker Oppdragstaker skal videre stille med materiell for korrekt merking av de ulike fraksjoner / varegrupper. 1.3.4 Avvik Det skal beskrives hvordan oppdragstaker behandler og priser avvik i sorteringen. 1.3.5 Utstyr Containere og oppsamlingsutstyr skal vedlikeholdes slik at det til enhver tid er funksjonelt og at myndighetskrav overholdes. Ved igangsetting av avtale skal Hias godkjenne valg av oppsamlingsutstyr fra oppdragstaker.. Utstyr som er defekt skal løpende byttes ut så snart oppdragstaker er gjort kjent med dette. Maksimum frist for utbytting av defekt utstyr er 2 uker. Utstyret som leies ut skal være rent og representativt. Med dette menes bl.a. at alt oppsamlingsutstyr skal være tomt ved utsett, samt at containere skal være rustfrie, og ikke være påsatt mange og ulike fraksjonsmerker. Tilbyder bes om at punktet vedrørende vedlikehold og bytte av utstyr blir særskilt beskrevet.

Avhending av EE avfall Side 5 av 8 1.3.6 Transport - Opsjon krever at den som får tildelt kontrakt, disponerer kjøretøy som tilfredsstiller de til enhver tid lovpålagte myndighetskrav. samarbeider med Statens vegvesen i prosjektet «Trygg Trailer». Dette betyr at våre driftsfolk plikter å kontrollere at alle kjøretøy som kommer inn til våre gjenvinningsstasjoner har godkjente dekk og dekkmønster og godkjente kjettinger. Ikke godkjente biler og hengere blir ikke gitt tillatelse til å laste, og blir innrapportert til Statens vegvesen. Det forventes at biler som benyttes i kontrakten overholder minimum Euro 5 standard og at alle sjåfører behersker norsk og kan gjøre seg forstått på norsk. Oppdragstaker skal levere en redegjørelse for dette punkt. All henting skal foregå i åpningstiden som er: Stasjon Man Tir Ons Tor Fre Lør Vang, Heggvin 08-16 08:00-19:00 08-16 08-16 08-16 stengt Stange 13-19 13-19 10-16 13-19 10-16 stengt Hamar, Stavsberg 10-19 10-19 10-19 10-16 09-14 09-14 Brumunddal 13-19 13-19 10-16 13-19 10-16 stengt Moelv 13-19 stengt 10-16 13-19 stengt stengt 1.3.7 Underleverandører Ved bruk av underleverandører skal disse oppgis med navn og organisasjonsnummer. 1.3.8 Rapportering EE avfall skal registreres med netto vekt pr kilo. Oppdragstaker skal hver mnd. sende rapport med vektgrunnlag pr varegruppe til Hias. Denne legges til grunn for fakturering av gjeldende pris pr kilo. Månedsrapport skal være sendt til Hias innen den 10. hver måned, og gjelde for den foregående måneds innleverte mengder. I tillegg skal det genereres en årsrapport pr kalenderår, med info iht. punkter under. Det månedlige vektgrunnlaget skal leveres elektronisk (i Excel - format), og skal inneholde følgende: Månedsrapport, pr hentested - Tidspunkt, dato pr henting - Hentested - Type EE avfall, varegruppe - Registrert vekt, pr kg - Sum godtgjørelse pr varegruppe - Rapport på eventuelle avvik Årsrapport for kalenderåret. - Total mengde pr hentested, spesifisert pr varegruppe og total godtgjørelse Alternativt rapporteringssystem kan godtas etter avtale. Oppdragstakerens rapporteringssystem skal beskrives i besvarelsen.

Avhending av EE avfall Side 6 av 8 1.3.9 Responstid - Innsamling Oppdragstaker skal besørge transport innen 3 virkedager fra avrop til henting. Ved henting skal tom returemballasje bli levert hentested. Vi ber om bekreftelse for at maksimum 3 dagers responstid vil gjelde. 1.3.10 Kapasitet Oppdragstaker skal opplyse om sin kapasitet for mottak av EE avfall og hvilke back-up løsninger som finnes. Levering skal skje løpende og uten avbrudd gjennom hele avtaleperioden. 1.3.11 Kompetanse Oppdragstaker skal med bakgrunn i pkt. 1.1 og 1.2 beskrive sin kompetanse på slike oppdrag. Det skal fremlegges en oversikt på 5 referanser, med navn, tlf og e-postadresse på tilsvarende oppdrag de siste tre år. 1.3.12 Opplæring Vi ønsker at oppdragstaker skal holde kurs minimum 1 gang pr år for opplæring av våre operatører, slik at de har nødvendig kompetanse i forhold til korrekt sortering. Dette vil gjelde for alle operatørene ved våre gjenvinningsstasjoner. Vi ber om en redegjørelse for hvilken bistand oppdragstaker kan tilby på dette området. 1.3.13 Ressurser Oppdragstaker skal beskrive de ressurser / organisasjon / nøkkelpersoner som vil stilles til rådighet for oppdraget. 1.3.14 Pris / Økonomisk vederlag Oppdragstaker skal oppgi enhetspriser som skal ligge til grunn for fakturering fra. Priser oppgis i vedlegg 1. Alle priser skal oppgis eks mva. Godtgjørelse pr kilo, spesifisert for alle grupper EE avfall Pris for leie av utstyr Pris for sorteringsavvik Opsjon I, pris for henting ved våre gjenvinningsstasjoner Opsjon II, pris for mottak av kabler og ledninger Priser for EE avfall skal stå faste 1. avtaleår, og videre forhandles for ett og ett år. Priser for leie av oppsamlingsutstyr skal stå faste hele avtaleperioden på 2 år. Priser for transport justeres iht endringer i SSB sin kostnadsindex for lastebiler, gjeldende for respektive lastebiltype. Prisindex skal beregnes fra 01.10.2015. Første prisendring for transport kan skje pr 01.01.2017. Transportpriser reguleres deretter en gang pr år. Varsel om prisendringer skal skje minimum 2 måneder før endring kan tre i kraft. 1.3.15 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget eller avtalevilkårene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. De skal enten være prissatt eller beskrevet på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere deres økonomiske verdi.

Avhending av EE avfall Side 7 av 8 1.4 Ansvarlige for avtalen hos Ansvarlig for oppdraget ved Hias sine gjenvinningsstasjoner, vil være driftsleder ved gjenvinningsstasjonene, Terje Dahl. E-post: terje.dahl@hias.no.tlf 941 93 410. Ansvarlig for oppdraget ved Hias Gjenvinning og Avfallsanlegg, vil være leder ved avfallsanlegg Geir Randen. E-post geir.randen@hias.no. Tlf 952 84 429. Ansvarlig for avtalen i vil være innkjøpsrådgiver, Marit Steen, E-post marit.steen@hias.no. Tlf 907 78184. 1.5 Gjennomføring Oppdraget gjennomføres etter avtale med oppdragsansvarlig. 1.6 Avtalen Avtalen skal basere seg på sin kontrakt, og standard vilkår for kjøp av avfallstjenester. Avtaleperiode vil være fra signering av avtale og løpende 2 år, med opsjon på 1 + 1 år. Maksimum avtaleperiode vil være 4 år Oppstart av avtale vedrørende næringselektro vil være f.o.m. 02.11.2015. Oppstart av avtale vedrørende forbrukerelektro vil være f.o.m. 01.04.2016. Begge avtalene vil få en felles sluttdato. Oppdragstaker må påregne varierende mengde pr måned i kontraktsperioden. Tilbudte ressurser må være tilgjengelige for oppdragsgiver i hele kontraktsperioden. 1.7 Opsjon Som beskrevet i punkt 1.1 ønsker Hias opsjon på transport og opplastning av EE avfall ved våre gjenvinningsstasjoner. 1.8 Sted for henting Steder for henting vil pt. være: Hentested Vang Stange Hamar, Stavsberg Brumunddal Moelv Adresse Heggvin Avfallsanlegg, Arnsetvegen 41, 2323 Vang på Hedmark Hansrudvegen 1, Stange Vognvegen 181, Hamar Jemtlandsvegen 11, Brumunddal Industrivegen 14, Moelv 1.9 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på Doffin som en frivillig kunngjøring under nasjonal terskelverdi.

Avhending av EE avfall Side 8 av 8 2 Prosess for valg av oppdragstaker 2.1 Tilbudsfrist Innsendelse av tilbud skal være oppdragsgiver i hende innen mandag 28.sept, klokken 14:00 For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Frist for spørsmål i forbindelse med konkurransegrunnlaget er fredag 18. sept, kl 14:00. Alle spørsmål skal være skriftlig, og sendes pr e-post til anskaffelser@hias.no. 2.2 Leveringssted og merking Tilbudet skal sendes i et vedlegg til e-post til: Marit Steen marit.steen@hias.no Emne i e-post skal være: «Tilbud på avhending av EE avfall». 2.3 Fremdrift Oppdragsgiver vil begynne gjennomgang og evaluering av tilbudene umiddelbart etter innleveringsfristen. Etter en gjennomgang og evaluering av innkomne tilbud vil oppdragsgiver vurdere å innkalle aktuelle oppdragstakere til forhandlingsmøte. Beslutning om tildeling er planlagt innen den 06.10.2015. 2.4 Meddelelse Inntil bindende avtale er inngått, har oppdragsgiver rett til å anta et hvilket som helst av de innkomne tilbud, eller forkaste samtlige. Alle som har levert inn tilbud vil få beskjed når valg av oppdragstaker er tatt. 3 Utforming av tilbud Tilbudet skal leveres elektronisk i PDF-format (ved behov for filer i andre formater må dette presiseres). Tilbudet skal inneholde følgende: 1. Oppdragstakerens besvarelse 2. Firmaattest 3. Attest for skatt- og mva. 4. Beskrivelse og dokumentasjon jf.punktene 1.1 1.3 5. Priser i jf. punkt 1.3.3, Vedlegg 1 4 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale Valg av oppdragstaker baseres på det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Dette med bakgrunn i: Samlet vurdering av tilbudte enhetspriser Besvarelse og dokumentasjon på punktene 1.1 1.3