TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset i Troms, fylkesrådssalen 17.1.2012 13.00 15.30 Tilstede på møtet Medlemmer Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Behandlede saker Sak nr./år Sak 01-09/12 Fra Tromsø kommune: Byråd for finans Line Fusdahl (tilstede i sak 2/12) Rådgiver Peter Reinholdtsen (d.s.) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Underskrifter Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign Edmund Kristoffersen sign. Benedikte Figenschou sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 10.1.2012 som ble enstemmig godkjent. Sak 2/12 Tapte spillemidler (Tromstun skole) orientering ble behandlet først. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 01/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 13.12.2011 02/12 Tapte spillemidler (Tromstun skole) orientering 03/12 Tromsø kommunes tilskudd til Fløyahallen oppfølging av kontrollutvalgssak 114/11 04/12 Ad henvendelse fra kommunalt råd for funksjonshemmede oppfølging av kontrollutvalgssak 113/11 05/12 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamlinger og representantskapsmøter 06/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 07/12 Kontrollutvalgets årsplan for 2012 08/12 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk 09/12 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 01/12 Godkjenning av protokollen fra møtet 13.12.2011 Protokollen fra møtet 13.12.2011 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 13.12.2011 godkjennes. 02/12 Tapte spillemidler (Tromstun skole) - orientering Byråd for finans Line Fusdahl orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra byråd for finans Line Fusdahl til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til opplysning i redegjørelsen om at byrådet vil engasjere KomRev NORD for å undersøke årsakene til uteblitte spillemidler og mulige kostnadsoverskridelser i forbindelse med byggingen av Tromstun skole. Kontrollutvalget avventer på bakgrunn av dette videre undersøkelser i saken fram til senest mars 2012, da det forutsettes at redegjørelse i forbindelse med undersøkelsen initiert av byrådet foreligger. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra byråd for finans Line Fusdahl til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til opplysning i redegjørelsen om at byrådet vil engasjere KomRev NORD for å undersøke årsakene til uteblitte spillemidler og mulige kostnadsoverskridelser i forbindelse med byggingen av Tromstun skole. Kontrollutvalget avventer på bakgrunn av dette videre undersøkelser i saken fram til senest mars 2012, da det forutsettes at redegjørelse i forbindelse med undersøkelsen initiert av byrådet foreligger.
Blad 4 Utskrift av saksprotokoll sendt 23.1.2012 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 03/12 Tromsø kommunes tilskudd til Fløyahallen oppfølging av kontrollutvalgssak 114/11 Kontrollutvalget viser til redegjørelsen i brev av 5.1.2012 fra Tromsø kommune vedrørende oppfølging av tilskudd til IF Fløya i forbindelse med rullebrett- og bueskytterhall, og tar denne til orientering. 1. Iht. innstillingen. 2. Kontrollutvalget viser til opplysning i redegjørelsen om at Tromsø kommune ikke på eget initiativ har fulgt opp endret arealdisponering i hallen etter å ha fått kjennskap til dette. Kontrollutvalget ønsker informasjon om hvorvidt kommunen har vært i kontakt med kulturdepartementet angående forholdet. 3. Kontrollutvalget ber videre om en redegjørelse angående Tromsø kommunes eventuelle rutiner for oppfølging av innvilgede og utbetalte spillemidler i tilfeller der kommunen avdekker eller mottar informasjon angående avvik eller endringer som kan medføre brudd på forutsetningene som lå til grunn for innvilgelse av spillemiddelsøknaden. 4. Svarfrist settes til 10.2.2012. 1. Kontrollutvalget viser til redegjørelsen i brev av 5.1.2012 fra Tromsø kommune vedrørende oppfølging av tilskudd til IF Fløya i forbindelse med rullebrett- og bueskytterhall, og tar denne til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til opplysning i redegjørelsen om at Tromsø kommune ikke på eget initiativ har fulgt opp endret arealdisponering i hallen etter å ha fått kjennskap til dette. Kontrollutvalget ønsker informasjon om hvorvidt kommunen har vært i kontakt med kulturdepartementet angående forholdet. 3. Kontrollutvalget ber videre om en redegjørelse angående Tromsø kommunes eventuelle rutiner for oppfølging av innvilgede og utbetalte spillemidler i tilfeller der kommunen avdekker eller mottar informasjon angående avvik eller endringer som kan medføre brudd på forutsetningene som lå til grunn for innvilgelse av spillemiddelsøknaden.
Blad 5 4. Svarfrist settes til 10.2.2012. Utskrift av saksprotokoll sendt 23.1.2012 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 04/12 Ad henvendelse fra kommunalt råd for funksjonshemmede oppfølging av kontrollutvalgssak 113/11 1. Kontrollutvalget viser til redegjørelsen i brev av 20.12.2011 fra Tromsø kommune. 2. Kontrollutvalget registrerer at kommunen i redegjørelsen opplyser at kinolokalene der Aurora Kino holder til ikke har et teleslyngeanlegg som fungerer tilfredsstillende, og anmoder byrådsleder om å vurdere mulige tiltak for å sette anlegget i tilfredsstillende stand. 3. Kontrollutvalget tar redegjørelsen for øvrig til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til redegjørelsen i brev av 20.12.2011 fra Tromsø kommune. 2. Kontrollutvalget registrerer at kommunen i redegjørelsen opplyser at kinolokalene der Aurora Kino holder til ikke har et teleslyngeanlegg som fungerer tilfredsstillende, og anmoder byrådsleder om å vurdere mulige tiltak for å sette anlegget i tilfredsstillende stand. 3. Kontrollutvalget tar redegjørelsen for øvrig til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 24.1.2012 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder - Kommunalt råd for funksjonshemmede
Blad 6 05/12 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter Kontrollutvalget deltar i 2012 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Edmund Kristoffersen ) 2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou ) 3. KomRev NORD IKS (Elisabeth Steen ) 4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen ) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Ny representant ) 6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen ) 7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou ) 8. Tromsø Industribygg AS (Elisabeth Steen ) 9. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen ) 10. Tromsø Veg AS (Ny representant ) Kontrollutvalget deltar i 2012 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Edmund Kristoffersen ) 2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou ) 3. KomRev NORD IKS (Elisabeth Steen ) 4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen ) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (ny representant ) 6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen ) 7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou ) 8. Tromsø Industribygg AS (Elisabeth Steen ) 9. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen ) 10. Tromsø Veg AS (ny representant )
Blad 7 06/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 24.1.2012 til: - Tromsø kommune v/ordfører 07/12 Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2012 med de tilføyelser som fremkom i møtet. Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2012 med de tilføyelser som fremkom i møtet.
Blad 8 08/12 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk Forslag til tidspunktene er som følger: Vann og avløp: 16. april Langnes skole: 8. oktober K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enhetene for å fastslå hvorvidt tidspunktene passer. Forslag til tidspunktene er som følger: Vann og avløp: 16. april Langnes skole: 8. oktober K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enhetene for å fastslå hvorvidt tidspunktene passer. 09/12 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 15.12.2011 b) Byrådsmøtet 22.12.2011 c) Byrådsmøtet 5.1.2012 d) Byrådsmøtet 12.1.2012 B. FYLKESMANNENS TILSYN I TROMSØ KOMMUNE a) Tilsynsrapport Samiske elevers rett til opplæring datert 1.12.2011
Blad 9 b) Foreløpig rapport fra tilsyn med midlertidige botilbud etter lov om sosiale tjenester i Nav 27 datert 2.12.2011 C. AKKUMULERT HUSLEIEFORDRING PÅ AURORA KINO IKS a) Brev av 28.10.2011 fra KomRev NORD b) Brev av 14.12.2011 fra KomRev NORD c) Brev av 20.12.2011 fra Tromsø kommune D. TROMSØ HAVN KF SÆRBUDSJETT FOR 2012 - BEHANDLING a) Brev av 13.12.2011 fra KomRev NORD b) Brev av 20.12.2011 fra Tromsø kommune E. PURRING, INNKJØP REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER a) Brev av 19.12.2011 fra KomRev NORD b) Brev av 10.1.2012 fra Tromsø kommune (delt ut i møtet) F. OPPFØLGNING AV ADMU SAK 7/11 PKT 4 BEHOV FOR AVKLARING AV OPPFØLGINGSANSVAR. DERES REFERANSE 79/11. a) Brev av 21.12.2011 fra Akademikerne b) Brev av 5.1.2012 fra K-Sekretariatet G. INVITASJON TIL KOMMUNENE NETTVERK FOR Å STYRKE RÅDMANNENS INTERNKONTROLL a) Brev av 19.12.2011 fra KRD og KS H. REVISJON AV PROSJEKTREGNSKAPET FOR FREDSKORPSPROSJEKTET SCREEN - TVIBIT a) Brev av 6.1.2012 fra KomRev NORD I. SVAR NR 2 PÅ BREV 728 FULLMAKTER OG TILGANGER a) Brev av 8.1.2012 fra Tromsø kommune J. INFORMASJON OM TIDSPUNKT FOR GENERALFORSAMLING I REMIKS MILJØPARK AS (MED DATTERSELSKAP) 2012 a) E-post av 22.12.2011 fra Remiks Miljøpark AS v/økonomisjef 1. Referatsak C: I forbindelse med byrådets opplysninger om gjennomgang av kinodriften i Tromsø, ber kontrollutvalget om en redegjørelse angående byrådets vurdering i forbindelse med akkumulert husleiefordring på Aurora Kino IKS. Svarfrist settes til 15.2.2012. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering.
Blad 10 1. Referatsak C: I forbindelse med byrådets opplysninger om gjennomgang av kinodriften i Tromsø, ber kontrollutvalget om en redegjørelse angående byrådets vurdering i forbindelse med akkumulert husleiefordring på Aurora Kino IKS. Svarfrist settes til 15.2.2012. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll pkt. 1 sendt 24.1.2012 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Rett utskrift: Finnsnes, den 18. januar 2012 Inger Johansen