Nytt biblioteksystem
Utgangspunktet i 2009 Behovsanalysen hadde et svært tydelig budskap: Gå til anskaffelse av et kommersielt system fra en internasjonal leverandør BIBSYS la en tentativ tidsplan fram for styret for en flertrinns anskaffelsesprosess som kunne få et nytt system i drift tidlig 2012 Første trinn var en markedsundersøkelse. To tydelige alternativer: Kjøpe ett av de 5 veletablerte produktene på markedet Kjøpe et nestegenerasjonsprodukt
Beslutningen BIBSYS og styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet fikk i oppdrag å komme med en anbefaling til styret Styret merket seg at det neppe fantes et leveringsklart system som tilfredsstiller krav til framtidsrettede ITløsninger Styret vedtok 17. juni 2009 på styringsgruppens anbefaling å videreføre anskaffelsesprosessen basert på at disse kravene vektlegges ved utarbeidelse av kravspesifikasjonen Dvs. å kjøpe et ikke ferdig nestegenerasjonsprodukt i samarbeid med en stor internasjonal leverandør
Anskaffelsesprosessen Ut fra et ønske fra mange om å ha muligheten til å henge seg på Ex Libris sitt allerede annonserte samarbeidsprosjekt, ble tidsplanen stram Prosessen måtte tilfredsstille kravene til offentlige anskaffelser og være åpen nok til å få med flere aktører Det ble lagt sterke føringer om ikke å lage detaljerte spesifikasjoner Detaljert nok til å eliminere de veletablerte produktene La leverandørene ha stor grad av frihet til reell fornyelse
Kontrakten Kjøpsavtale for et standard nestegenerasjons biblioteksystem til standard pris Leverandøren bærer dermed all risiko for utviklingen, men bestemmer formelt selv utformingen av produktet Reelt kan vi få stor innflytelse som tidlig kunde Kontrakt med OCLC ble signert 9. nov. 2010
Hva får vi? WorldCat Local Sluttbrukerverktøyet Web-scale Management Services (WMS) nettbasert løsning kjernekomponentene i det moderne ILS inkl en lenketjener som gir tilgang til fulltekst WorldCat Vi blir medlemmer i WorldCat Vår bibliotekkatalog med konsortieavgrensning MARC 21
Hva får vi? Eksempel WorldCat Local Sluttbrukerverktøyet Web-scale Management Services (WMS) Verktøyet for den bibliotekansatte
Oppgaver i regi av BIBSYS (1) Datamigrering Nasjonalt lånerregister (Nasjonal) bibliografier Nasjonalt autoritetsregister Gjenbrukssamling Virtuell markedsplass
Oppgaver i regi av BIBSYS (2) FEIDE Felles Elektronisk Identitet NILL Norwegian Inter Library Loan Automatlageret Pliktavlevering Digitaliseringsprosjektet Tilpasninger for Fellesbiblioteket i Drammen
Prosjektorganisering
Internt prosjektorganisering Project Owner Arve Olaussen BIBSYS Management Group Project Manager Ellen Røyneberg Technical Lead Jan Erik Garshol Project members
Organisert i fire delprosjekt 1. OCLC s utviklingsprosjekt av et nytt nestegenerasjons biblioteksystem 2. Utvikling av nasjonale tilleggstjenester hos BIBSYS 3. Samarbeidsprosjektet mellom OCLC og BIBSYS 4. Prosjekt for innføring av nytt system i institusjonene
Suksesskriterier 1. This criterion emphasizes the end user aspects and is a floating one; it is trying to capture a user behavior that is in constant change. A next generation library system must comply with the expectations of the Google generation both their one click access wish and their general know-how of how a system is supposed to work. Meaning that the end-user interface must constantly adapt to new trends from popular web-applications. 2. Efficient handling of e-resources is strongly emphasized in general, this include an adapted license manager. A powerful implementation and population of the Knowledge Base is a key aspect, enabling the operator to browse through what is active and what is accessible. Uniform management of different 3 rd -party suppliers is highly desired functionality. 3. This criterion emphasizes the actually use of principles of a fully service oriented architecture. The architecture must be flexible and adaptable to ensure that current and future needs will be possible to achieve. It is essential that the architecture will provide a uniform management of the full life cycle of all types of resources, including digital media.
Kommunikasjonsplan 2011 Innspill til BIBSYS styre og Styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet Arbeidsgruppen Store linjer og faggrupper Informasjonsmøter Brukermøtet Høstmøte Andre informasjonstiltak Informasjonsmøte med noen utvalgte institusjoner Deltagelse med informasjon på Nordnorsk Bibliotekkonferanse
Involvering Styringsgruppen Styret BIBSYS Store Linjer Faggruppe 1 Faggruppe 2 Faggruppe n
Arbeidsgruppen Store linjer Bidra til å utforme de store linjene i overgangen til nytt biblioteksystem Arbeidsoppgaver: Å gi oss en forståelse av utfordringer som kan komme med overgangen til nytt biblioteksystem Bidra til å planlegge praktisk gjennomføring Tidlig planlegging rundt kursvirksomhet Planlegge og tilrettelegge det eksterne samspillet Ta del i samarbeidet i de større faggruppene
Medlemmene i Store linjer Åse Marit Hammersbøen (HiO) Jorunn Alstad (NTNU) Astrid Kilvik (HiST) Randi Rønningen (UBO) Frode Nilsen (UBTØ) Anita Ellerås (BIBSYS) Ingrid Mogset (BIBSYS) Ellen Røyneberg (BIBSYS)
Kursvirksomhet Tema for diskusjon i Store linjer Utdanning av kursholdere våren 2012 Masseopplæring så tett opp mot overgangen til som mulig tentativt 4. kvartal 2012 Mulig modell: BIBSYS sørger for kursgjennomføring for mellomstore/små institusjoner For de større: Kursgjennomføring i egen regi
Hvem har ansvar for hva? BIBSYS Utvikling, datamigrering Funksjonalitet Informasjon Kursopplegg Hver enkelt institusjon Eventuelle tilpassningsprosesser internt i institusjonen Tilrettelegge for kursdeltakelse internt i institusjonen Eventuell kursgjennomføring
Hva skjer når? Store linjer OCLC Link Resolver i Nettportalkonsortiet 2011 2012 Arbeidsflyt/ prosesser? Involvering av faggrupper 2012 2013 Kursmateriell/ Utdanning av kursholdere Beta-versjon Kursing Nytt ILS
Oppsummering Et standardprodukt Et produkt som ivaretar mange kjente funksjoner gjennom nye, brukervennlige grensesnitt Sluttbrukeren får et grensesnitt som gir bedre søketilgang gjennom ett brukergrensesnitt Bibliotekansatte får mer enhetlig håndtering av ulike medier Produktet skal kunne utvikle seg kontinuerlig i tråd med den generelle utviklingen (Web 2.0+)