KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE MED FORHANDLINGER (ett trinn) VEDRØRENDE LEVERING AV Kjøp av feiemaskiner TIL BERGEN BYDRIFT Frist for innlevering av tilbud: 21/2-14 (kl 12:00) Vedlegg: Vedlegg I: Bergen Bydrift AS alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer og tjenester Vedlegg II: HMS -egererklæring Vedlegg III: Tilbudsforside Side 1 av 10
1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen Bydrift AS. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den 22/1-2014 (www.doffin.no). 1.3 Anskaffelsen gjelder Bergen Bydrift As ønsker å kjøpe feiemaskiner. 1.4 Kontraktens omfang Det skal anskaffes 2 stk feiemaskiner. Tilbudene kan splittes på 2 leverandører. 1.5 Forbehold fra oppdragsgiver(e) Det tas forbehold om godkjenning av styret i selskapet. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og del II. 2.2 Konkurranseform Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling i henhold til FOA 5-1. I denne konkurransen får alle interesserte leverandører levere inn tilbud. Forespørsel om å delta i konkurransen skjer samtidig som tilbudet sendes inn (altså en ett-trinns prosedyre). Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen som er gitt i pkt. 7.5 b) Oppdragsgiver vurderer først kvalifikasjonskravene. Alle leverandører som har levert inn tilbud, vil bli skriftlig orientert om utfallet av kvalifiseringen. c) De kvalifiserte leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. d) Forhandlingene vil bli gjennomført etter prinsippene som beskrives i FOA 11-8 (3). e) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med den leverandøren som etter forhandlingene har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA 13-2. f) En bør påregne minst 4 uker til administrativ behandling før tilbyderne får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagefrist. 2.3 Avklaringer/forhandlinger Ved en konkurranse med forhandling vil det være tillatt å endre tilbudene, eller forsøke å endre tilbudene, gjennom forhandliner, jf. FOA 11-8. Side 2 av 10
2.4 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold. Disse bør ikke være vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, kan bli vurdert avvist i henhold til FOA 11-11 (1)d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil bli vurdert, men bare i tillegg til pris på beskrevet utstyr. 2.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA 11-5. 2.8 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1. 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 2.10 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (2). 2.11 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jf. FOA 13-3. 2.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 2.13 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. 2.14 Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg beskrevet under innholdsfortegnelsen. 2.15 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Side 3 av 10
3 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. FOA 8-4. 3.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til leverandørens virksomhet Leverandøren må være en lovlig opprettet virksomhet. Dokumentasjon: Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister. (Firmaattest for norske leverandører). Krav til oppfyllelse av HMS Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Dokumentasjon: HMS erklæring, se vedlegg 1. 3.4 Andre krav Krav til erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har betydelig erfaring fra lignende oppdrag Dokumentasjon: Leverandør må fylle ut vedlegg VI Referanseskjema, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. I vedlegget skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse, samt kontaktpersonens telefonnummer og e- postadresse. Side 4 av 10
4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare eller tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. pkt.7.2.2. 4.2 Kravspesifikasjon Tilbudet skal svare på disse punktene, i tillegg skal leverandør beskrive øvrige fordeler med både utstyr og totalleveransen. Leveransen vil bli vurdert ut fra de punkt som er beskrevet og som leverandør beskriver som fordeler. Med hvert tilbud skal følgende teknisk data oppgis: Beskrivelse 1 Lengde uten feieaggregat 2 Lengde med feieaggregat 3 Maks høyde uten gulblink 4 Bakkeklaring 5 Egenvekt 6 Totalvekt 7 Oppgi førerkortklasse for maskin 8 Transporthastighet 9 Arbeidsbredde 10 Diameter tallerkenkost 11 Bredde på sugemunn 12 Sugekapasitet m 3 / min 13 Spylekapasitet l/min. Høytrykksspyler (må kunne brukes sammen med sug) 14 Volum vanntank 15 Støy innvendig og utvendig 16 Størst mulig vindusflater i førerhus Levert X Punktene under beskriver funksjoner og utstyr maskinen skal utstyres med. 20 Selvopptagende feiemaskin med hydrostatisk midjestyring 21 Maskin med 4 hjulstyring med trekk på alle hjul, vil bli vurdert for bruk på brøyting 22 Radio/cd spiller 23 Beskriv type sete 24 Ryggelys og arbeidslys LED (lavt strømforbruk)(foran bak og på side koster) iht. forskrifter. 25 Ryggekamera vise 180 grader. med fargeskjerm 26 Varsel-lyd ved rygging 27 Rustfri metall avfallsbeholder 28 Aircondition, klimaanlegg 29 Varme i sidespeil 30 Beskriv varsellys iht. lovverk Side 5 av 10
31 Ekstra avtapping for vann på avfallsbeholder 32 Sugeslange for løv (Ekstrautstyr beskrives, ikke prises) 32 Bremser fremme (skivebremser i oljebad evt. lukket system ) 34 Bakover-tipp på avfallsbeholder 35 Beholder volum ca 2 m 3 36 Fargepå maskinene: (se pkt under) LEVERING/ Service teknisk bistand 40 Leveringstidspunkt fra bestilling 41 Beskrives service og reparasjonsavtale (beskriv uttrykkingstid) på maskin 5 år. Bilen på vei innen 24 timer eller reservemaskin se pkt 4.3 42 Serviceapparatet må være lokalt plassert (Bergen) ved inngåelse av kontrakt. se pkt 4.3 43 FORDELER FRA LEVERANDØR (utover denne beskrivelse) se pkt 4.3, 2 avsn. RESERVEDELER OG SLITEDELER (pris). (Vil bli vurdert under Service og teknisk bistand) 50 Oppgi rabatt på listepris for mest brukte 100 stk reservedeler og slitedeler Levering 60 Leveringstidspunkt Pkt. Raal farge Orange, Pantone 172C, RAL2004 Mørk grå metallic, Pantone cool gray 11, RAL7016 Grunnfarge på maskin Lys grå metallic, Pantone cool gray 3, RAL 7047 4.3 Andre ytelser Bergen Bydrift krever at service på feiemaskinen utføres lokalt i Bergensområdet. Tilbyder må beskrive løsning for gjennomføring av service. Det skal også tilbys 5 års avtale med 24 timer garanti på service og reparasjoner på maskinen. Maskinen skal være reparert og på vei innen 24 timer, hvis ikke må leverandør stille med reservemaskin for å holde fristen. 4.4 Finansieringsløsning Opsjon: Tilbyder skal også tilby finansieringsløsning av maskinen(e). Leasing 5 år, samt prisen på løsningen 4.5 Betalingsbetingelser Ta inn beskrivelse her, eller vise til vedlegg I Bergen Bydrifts alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer 4.6 Prisformat - kommersielle betingelser Pris skal prises som: Komplett maskin. Tilbudet skal i tillegg svare på alle punkter (med referanse til pkt) som er beskrevet under pkt 4.2 Service og reparasjonsavtale 5 år Side 6 av 10
Pris på reservedeler 4.7 Leveringsbetingelser Levering i Bergen Mottakskontroll med leverandør, samt all dokumentasjon skal leveres med bil. Levering er ikke godkjent før all dokumentasjon og beskrevet utstyr er levert og fungerer. Det skal også gjennomføres nødvendig kurs/ opplæring av personell som skal bruke maskinen. 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Alle de kriterier som fremgår i pkt.5.3 skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. 5.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert: Tildelingskriterier Vekting Pris på maskin samt opsjon om finansiering 35 % Maskinenes utrustning kvalitet og brukervennlighet 30 % Service/ teknisk bistand 15 % Leveringstidspunkt 20 % Hver av punktene blir vurdert på en skala fra 1-10. Under pkt pris vil pris på maskin og i tillegg opsjonen om finansieringsløsning bli evaluert De øvrige punktene er beskrevet ynder punkt 4.2. Hvis ikke Opsjonen blir brukt blir den ikke med i evalueringen. 6 Kontraktsvilkår 6.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringer/tilpasninger. I tilfelle av motstrid mellom de generelle og spesielle vilkår, skal sistnevnte vilkår gå foran. 6.2 Generelle vilkår Det vises til de alminnelige kontraktsvilkårene for kjøp av varer som fremkommer i vedlegg I. Side 7 av 10
6.3 Spesielle vilkår 6.3.1 Etterlevelse av ILO kjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden Leverandørene skal i avtaleperioden utføre egenrapportering vedrørende ILO-kjernekonvensjonene. Redegjørelsen tar utgangspunkt i et skjema som vil bli utarbeidet av oppdragsgiver. I tilfelle brudd på ILO-kjernekonvensjoner skal leverandør rette opp forholdene så snart som mulig, og senest innen den tidsfrist som oppdragsgiver og leverandør blir enige om. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å si opp kontrakten hvis ikke bruddene rettes innen tidsfristen og / eller ved gjentatte brudd. Bakgrunn: Innenfor dette produktsortimentet er det spesielt viktig at ILO-kjernekonvensjoner etterleves i hele produksjonskjeden. Leverandørenes status innen dette emnet vil bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. Følgende konvensjoner inngår i ILO-kjernekonvensjoner: ILOkonvensjon Hovedkategori Omhandler / innhold Forbud mot barnearbeid 138 Minstealderen for adgang til sysselsetting eller arbeid skal ikke være lavere enn den alderen da skoleplikten opphører og skal under alle omstendigheter ikke være lavere enn femten år. 182 Om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid Organisasjonsfrihet 87 Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten 98 Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger 100 Om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for Forbud mot arbeid av lik verdi diskriminering 111 Om diskriminering i sysselsetting og yrke Forbud mot tvangsarbeid 29 Om tvangsarbeid 105 Om avskaffelse av tvangsarbeid ILO kjernekonvensjoner i fulltekst finnes på følgende lenke: www.fn.no/ilo_informasjon/konvensjoner 7 Krav til tilbudets form og innlevering 7.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i from av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres 2 kopier av tilbudet. Side 8 av 10
7.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter 7.2.1 Tilbudsforside Tilbudsforsiden (ref.vedlegg III) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. 7.2.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. 5(Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt.7.3.3. 7.2.3 Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt 7.2.1. 2. Tilbudsforside, jf. pkt 7.2.2 3. Kvalifikasjonsdokumenter a. Skatteattester. b. Dokumenter beskrevet i pkt. 3.3 og 3.4 4. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier a. Pris b. Opsjon finansieringsløsning c. Dokumentasjon på kvalitet d. Dokumentasjon på servicegrad e. Utfylt tilbud (jf. pkt. 4.5) Tilbudet skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. 7.2.4 Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 7.3 Tilbudets form Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: Tilbud feiemaskiner til Bergen Bydrift v/ Arnt-Olav Fromreide 7.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: 21/2-14 kl. 12:00. Side 9 av 10
Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 7.6, før utløpet av fristen. 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal enten leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradressen) innen utløpet av fristen, jf. pkt.7.4. 7.6 Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen Bydrift As Sandbrekketoppen 30, 5224 MIDTTUN 7.7 Leveringsadresse (postadresse): Bergen Bydrift As Postboks 144 5828 MIDTTUN 7.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.9 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil 1/5-14 8 Kontaktinformasjon 8.1 Tilbudskonferanse 8.2 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. 8.3 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransegrunnlaget Kontaktperson: Arnt-Olav Fromreide Mobiltelefon: 453 94 255 E-postadresse: arntolav.fromreide@bydrift.no 8.4 Kontaktperson vedrørende produktet/tjenesten Kontaktperson: Kurt Grindeland Telefon: 55 56 78 01 Mobiltelefon: 95 29 38 91 E-postadresse: kurt.grindeland@bydrift.no Bergen, 14/1-14 Arnt-Olav Fromreide Side 10 av 10