Presentasjon av veileder for tidligfase METIER AS Frokostmøte 2015-11-17 Magne Lilleland-Olsen Merethe K Woldseth B A 2 0 1 5 - E N B A E - N Æ R I N G I V E R D E N S K L A S S E
Innholdsfortegnelse Introduksjon Bakgrunn Prosjektmodell Faser og beslutningspunkter Behov, mål og krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Beslutningsport Konseptvalg Utvikle konsept, avklare omfang Beslutningsport Investeringsbeslutning Verktøy Prosjektsikring Erfaringsoverføring Benchmarking Prosjektmodenhet Verdiforbedrende gjennomganger
Introduksjon
Bakgrunn Selv om gjennomføringen har vært vellykket, har mange prosjekter vist seg å være mislykket fordi selve konseptet var uhensiktsmessig eller feil I ettertid snakkes det om at man undervurderte arbeidet i tidligfase BA2015 har sett behovet for å etablere en veileder som kan bidra til strukturerte prosesser og gode valg tidligfase Veilederen er utviklet med basis i Metier praksis for tidligfasearbeid
Veilederen Målgruppen for veilederen er byggherrer og oppdragsgivere av byggeprosjekter Veilederen baserer seg på kjente rammeverk, men skal presentere tidligfase på et nivå som gjør det anvendbart for mange Veilederen definerer tidligfase som alle aktiviteter fra ideen om et byggeprosjekt oppstår til investeringsbeslutning er tatt Den presenterer en stegvis gjennomgang av viktige faser og beslutningspunkter samt hensiktsmessige verktøy i tidligfase av byggeprosessen Den skal bidra til at det utvikles gode løsningsalternativer og tas riktige beslutninger Hensikten er nettopp å velge riktig byggeprosjekt!
Prosjektmodell Tidligfaseveilederen tar utgangspunkt i en prosjektmodell Hensikten med en prosjektmodell er å styrke styringen av virksomhetens prosjekter ved å etablere felles retningslinjer og krav som skal sikre gjentagende gode prosjekter En prosjektmodell sikrer: - At aktiviteter gjennomføres i riktig rekkefølge (faseinndeling) - At beslutninger fattes på rett tidspunkt, på basis av riktig beslutningsgrunnlag og av rett person (beslutningspunkter)
Prosjektmodell Figuren nedenfor angir en generisk prosjektmodell for en kundevirksomhet eller byggherre. Riktig prosjekt Prosjektet riktig
Veilederens prosjektmodell Programfase Skisseprosjekt P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Mål Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning
Faser og beslutningspunkter i tidligfase
Behov, Mål, Krav P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Mål Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning Hensikt Analyse av behov, mål og krav skal avklare hvorfor et prosjekt bør gjennomføres og hva som ønskes oppnådd med prosjektet. Dette danner grunnlaget for gjennomføring av prosjektets mulighetsstudie.
Behovsanalysen Behovsanalysen bør besvare hvorfor prosjektet skal gjennomføres. For byggeprosjekter kan følgende være eksempler på identifiserte behov: - En bygning har forsømt vedlikehold og må oppgraderes (Interessenters behov) - En virksomhet vokser og har behov for flere kontorplasser (Etterspørselsbaserte behov) - En kommune har netto innflytting og opplever at det er behov for økt kapasitet ved kommunens skoler (Myndighetsbaserte/lovpålagte behov) Mandat Analysere Behov Etablere Mål Fastlegge Krav Grunnlag for Mulighetsstudie
Behovsanalysen Viktig ved behovsanalyse: - Prosjektleder for tidligfasen styrer behovsvurderingene - Knytte behov til det forretningsmessige eller virksomhetens formål - Utfordre behov som blir identifisert, slik at ikke prosjektet vokser seg unødig stort - Evne å beskrive det behovet som ligger til grunn for prosjektets idé Mandat Analysere Behov Etablere Mål Fastlegge Krav Grunnlag for Mulighetsstudie
Mål Basert på identifiserte behov må prosjektet etablere overordnede mål Øverste nivå er strategiske mål eller samfunnsmål Neste nivå er effektmål: - Uttrykker langsiktige forretningsmessige effektene vi ønsker å oppnå etter at prosjektet er realisert - Bør beskrive virkninger som søkes oppnådd for brukerne av tiltaket - Prosjekteiers mulighet til å prioritere - Skal støtte opp under virksomhetens strategiske mål. - Eksempler: kapasitet, kvalitet for brukerne, energi og miljø Mandat Analysere Behov Etablere Mål Fastlegge Krav Grunnlag for Mulighetsstudie
Mål Virksomhetsledelsen Samfunnsmål/strategiske mål Prosjekteier Effektmål Eksempler: høyere kapasitet, lavere driftskostnader, effektivitet Hvorfor Resultatmål Prosjektleder Tid Hva Hvor mye Når Kost Omfang/ Kvalitet Prosjekttrekanten
Krav Å fastlegge krav er å identifisere de betingelser som skal oppfylles ved gjennomføringen av prosjektet. Det anbefales å skille på to typer krav: - Absolutte krav (vedtatte planer eller lover og regler): Brukes til å avgjøre om løsningsalternativer som identifiseres i mulighetsstudiet, er gyldige. - Viktige krav (fra viktige behov og effektmålene): Kan brukes som grunnlag for å rangere ulike konsepter (f.eks sikkerhet, fleksibilitet, nærhet til kollektivknutepunkt) Mandat Analysere Behov Etablere Mål Fastlegge Krav Grunnlag for Mulighetsstudie
Mulighetsstudie P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning Hensikt Et mulighetsstudie bør, på en objektiv tilnærming, søke å belyse alle måter som kan løse virksomhetens identifiserte behov. Et godt gjennomført mulighetsstudie bidrar til at man velger riktig prosjekt og sikrer at videre innsats i prosjektet legges i verdiskapende arbeid.
Mulighetsstudie Prinsipper: I mulighetsstudiet skal man kartlegge, beskrive og vurdere alternative konsepter innenfor mulighetsrommet Mulighetsstudiet er en strukturert prosess der man først åpner opp for å identifisere alle muligheter som kan dekke det identifiserte behov, før man snevrer inn til et håndterbart antall løsningsmuligheter Alternativ nr. 1 2 3
Mulighetsstudie Starter med gjennomgang av behov, mål og krav: Behov, mål og krav sett i sammenheng definerer et mulighetsrom. I mulighetsstudiet må man forsikre seg om at: - Prosjektets mål er konsistente med behovene - Løsningsmuligheter kan realisere prosjektets mål - Absolutte krav tilfredsstilles Behov, mål og krav Gjennomgang Idédugnad Analyse Grunnlag for alternativanalyse
Mulighetsstudie Prinsipper for idédugnad: Liste opp mulige konsepter eller løsningsmuligheter uten å tenke hvilke som er gode eller dårlige Utgangspunktet er å identifisere hvilke virkemidler som kan bidra til oppfyllelse av behov, mål og krav Utfordre prosjektgruppen på å finne løsninger innenfor enkle og billige tiltak før man går videre til mer omfattende typer tiltak Behov, mål og krav Gjennomgang Idédugnad Analyse Grunnlag for alternativanalyse
Mulighetsstudie Eksempel, metode idédugnad: 1. Identifisere tiltak som kan påvirke etterspørselen/redusere behovet (eksempelvis å avslutte et leieforhold som beslaglegger arealer i virksomhetens bygg) 2. Identifisere tiltak som kan gi mer effektiv utnyttelse av eksisterende bygg 3. Identifisere tiltak som innebærer forbedring/påbygging av eksisterende bygg 4. Identifisere tiltak som innebærer investering i nybygg Behov, mål og krav Gjennomgang Idédugnad Analyse Grunnlag for alternativanalyse
Mulighetsstudie Temaer som bør belyses: - Etablere samarbeid? - Flerbrukerbygg vs énbrukerbygg? - Skal bygget eies eller leies? - Hvilken geografisk plassering? Kunsten er å ikke tenke for snevert! Behov, mål og krav Gjennomgang Idédugnad Analyse Grunnlag for alternativanalyse
Mulighetsstudie Analysedelen vil si å gjennomføre en grovsiling. Denne har følgende trinn: - Alternativer som ikke tilfredsstiller absolutte krav (f.eks vern) sorteres ut - Alternativer som åpenbart ikke er realistiske (med tanke på f.eks kostnader eller tid) sorteres ut - For øvrige alternativer vurderes det hvor godt de tilfredsstiller viktige krav - Basert på dette etableres en rangering over alternativer/konsepter som tas med til alternativanalysen Behov, mål og krav Gjennomgang Idédugnad Analyse Grunnlag for alternativanalyse
Alternativanalyse P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning Hensikt Målet med alternativanalysen er å velge riktig konsept for virksomheten som løser det identifiserte behov. Alternativanalysen skal sammenligne identifiserte muligheter med nåsituasjonen.
Alternativanalyse Alternativanalysen er en strukturert prosess som tar for seg både kvalitative og kvantitative vurderinger for konseptene som har blitt videreført etter mulighetsstudiet Konsepter må vurderes på likt grunnlag og med objektive vurderinger Faren er ofte at man har bestemt seg før alternativanalysen har begynt!
Alternativanalyse Beskrive alternativer Alternative konsepter må beskrives i større grad enn det som ble gjort i mulighetsstudiet Dette innebærer overordnet programmering/rom- og funksjonsprogram Det utarbeides ofte enkle skisser, men kan også inkludere enkle BIM-modeller for å synliggjøre/beskrive konseptene bedre I tillegg til alternativene fra mulighetsstudiet, må det etableres en beskrivelse av nåsituasjonen: nullalternativet Løsningsforslag Beskrive alternativer Analyse kost/nytte Tilleggseffekter Anbefalt konsept
Alternativanalyse Analyse kost/nytte Det må etableres kost- nyttevurderinger for hele prosjektets levetid: - Investeringskostnader - Driftskostnader - Driftsinntekter - Evt. andre inntekter 0-alt. Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 4 Løsningsforslag Beskrive alternativer Analyse kost/nytte Tilleggseffekter Anbefalt konsept driftskostnader investeringskostnader driftsinntekter
Alternativanalyse Viktig ved estimering av kostnader og inntekter: - Definert kostnadsestimeringsprosess - God beskrivelse av prosjektomfang - Benchmarking - Usikkerhetsvurderinger Løsningsforslag Beskrive alternativer Analyse kost/nytte Tilleggseffekter Anbefalt konsept
Alternativanalyse Tilleggseffekter Det må gjøres en øvelse for å sammenligne effekter som ikke kan prissettes Disse tilleggseffektene utledes ofte av krav som ikke er absolutte, dvs. viktige krav Eksempler: sikkerhet, fleksibilitet, omdømme, estetikk, miljø Hvis lønnsomheten for de ulike alternativene er relativt lik, kan disse tilleggseffektene bli spesielt avgjørende Kost/nytte + tilleggseffekter anbefalt konsept Løsningsforslag Beskrive alternativer Analyse kost/nytte Tilleggseffekter Anbefalt konsept
Beslutningspunkt: Konseptvalg P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning Prosjekteier beslutter om prosjektet skal gå videre med det anbefalte konsept fra alternativanalysen Beslutningsgrunnlaget bør inneholde: - Prosjektmandat - Overordnede prosjektmål - Beskrivelse av prosjektprosessen frem til anbefalt konsept - Rangering av konsepter og beskrivelse av anbefalt konsept med resultatmål - Vurdering av måloppnåelse, usikkerheter, fleksibilitet og sensitivitet for anbefalt konsept - Mål og rammer for neste fase (omfang, tid og kostnader)
Videreutvikle konsept P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning Hensikt Sikre at virksomheten får et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere prosjektets berettigelse forut for planleggingsfasen.
Videreutvikle konsept Hovedoppgaver: Etablere gjennomføringsstrategi og kontraktsstrategi Mandat Konseptvalg Etablere strategier Videreutvikle beskrivelser av prosjektomfanget Videreutvikle kostnadsestimater og inntektsberegninger Videreutvikle tidsplan Starte arbeidet med tillatelser Oppdatere usikkerhetsvurderinger Planlegge gevinstrealisering (kommunikasjon med drifts- eller bruker/mottagerorganisasjon) Videreutvikle prosjektstyringen Planlegge gevinstrealisering Planlegge neste fase Planlegge neste fase Prosjektforslag Business case
Videreutvikle konsept To leveranser: Business case - Dokumenterer grunnlaget for å sette i gang prosjektet (kostnader i prosjektets levetid vurderes opp mot gevinster som skal oppnås) - Business case videreutvikles/oppdateres i neste prosjektfaser og godkjennes av prosjekteier ved beslutningspunktene Prosjektforslag: - Forventninger til prosjektet fra virksomhetens side - Prosjektbeskrivelse inkl. mål og omfangsbeskrivelse - Kostnader, tidsplan, usikkerhet, organisering og plan for gevinstrealisering - Vedlikeholdes ikke, men erstattes av styringsdokumentasjonen i etterfølgende faser
Beslutningspunkt: Investeringsbeslutning P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Videreutvikle konsept Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Investeringsbeslutning Prosjekteier tar avgjørelse om prosjektet skal igangsettes. Neste fase vil være Planlegge gjennomføring. Følgende bør inngå i beslutningsgrunnlaget, og vurderes og godkjennes ved beslutningspunktet Investeringsbeslutning: - Prosjektmål - Risiko for prosjektet (omfang, tid og kostnader) - Gjennomføringsstrategi, kontraktsstrategi - Prosjektplaner (tid, kostnad, omfang, kommunikasjon, organisasjon, ressurser, gevinstrealisering) - Rammer for neste fase (omfang, tid, kostnader) NB! Selv om beslutning om investering er tatt vil virksomheten fortsatt ha anledning til å stanse prosjektet etter fasen Planlegge gjennomføring hvis det viser seg at forutsetninger som er lagt til grunn ikke lenger er gyldige.
Verktøy
Prosjektsikring P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Videreutvikle konsept Gå videre Forprosjekt Hensikt Prosjektsikring Prosjektsikring Med prosjektsikring i denne veilederen menes eiers prosjektsikring (dvs. prosjekteier er ansvarlig). Den skal bidra til at: Virksomhetens kvalitetssystem for prosjektgjennomføring følges Kvaliteten i beslutnings- og styringsunderlaget økes Usikkerhet identifiseres og håndteres tidlig Man får erfaringsoverføring og læring i organisasjonen Suksessoppskriften gjentas hver gang
Prosjektsikring Prosjektsikringen kan deles inn i tre hovedområder: Forretning (business case) Prosjektomfang (teknisk, kvalitet) Prosjektfag (planer, strategier) Til alle tre områdene bør det gjøres usikkerhetsvurderinger. Usikkerhetsanalyser et derfor et mye benyttet verktøy i prosjektsikringen.
Prosjektsikring Eksempler på prosjektsikringsaktiviteter: Uavhengig prosjektgjennomgang Teknisk gjennomgang Modenhetsmåling Usikkerhetsanalyse kostnader Usikkerhetsanalyse tidsplan Risikoanalyse (sikkerhet) Plangjennomgang (tid, kostnad, organisering, kommunikasjon, anskaffelser, etc.) Benchmarking Lessons learned (fra avsluttede prosjektfaser)
Erfaringsoverføring P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Videreutvikle konsept Gå videre Forprosjekt Erfaringsoverføring Hensikt Lære av tidligere suksesser, og unngå å gjøre feil som andre har gjort tidligere Sørge for kontinuerlig forbedring av prosjektet og virksomheten Hindre at samme problem må løses gjentatte ganger Øke effektiviteten i prosjektgruppen Sikre at kunnskap forblir i organisasjonen selv om ansatte slutter
Erfaringsoverføring Erfaringsoverføring er viktig gjennom hele prosjektet, men veilederen beskriver kun erfaringsoverføring ved oppstart: Erfaringsoverføring ved å se til egne og andres prestasjoner: Definere referanseprosjekter Implementere og følge opp Samle inn erfaringer Analysere
Erfaringsoverføring Erfaringsoverføring kan oppnås gjennom: Prosjekt-, ferdig-, evaluerings- og erfaringsrapporter fra tilsvarende prosjekter Prosjektsikringsrapporter fra andre prosjekter i virksomheten Referater fra oppsummeringsmøter i tidligere prosjekter Læring fra interne og eksterne med erfaring fra tidligere prosjekter
Benchmarking P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Videreutvikle konsept Gå videre Forprosjekt Benchmarking Hensikt Benchmarking skal gi prosjekteier en forståelse for hvordan viktige parametere for prosjektet forholder seg til relevante erfaringsdata Benchmarking kan således være et bidrag for å vurdere prosjektets risiko og besparelsespotensial
Benchmarking Benchmarking inngår gjerne som en del av prosjektsikringsarbeidet i forkant av beslutningsmilepæler for prosjektet. Benchmarking består av spesifikke studier som gjøres for å måle prosjektet opp mot kvantifiserte erfaringer fra andre prosjekter. Tema for benchmarking i tidligfase er eksempelvis: - Kostnads- og tidsestimat (NOK/m2, NOK/kontorplass, timer prosjektering, gjennomføringstid) - Effektivitet (brutto/netto-faktor, kwh/m2 pr år) - Prosjektmodenhet (produsert informasjon og leveranser/fase)
Benchmarking Beskrivelse av omfang som skal analyseres Samle inn datagrunnlag Virksomhetens datagrunnlag Tilpasse datagrunnlag Tilbakeføring av normaliserte prosjektdata Benchmarking Gjennomføre sammenligning Prosjektutførelse inkl. sluttkalkyle Analysere resultatene Prosess for virksomhetens benchmarking Rapport med anbefalinger Prosessbeskrivelse for benchmarking under prosjektforløpet
Prosjektmodenhet P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Videreutvikle konsept Gå videre Forprosjekt Prosjektmodenhet Hensikt Usikkerheten i et prosjekt er gitt av prosjektets modenhet eller definisjon. En bevisst tilnærming til bruk av prosjektmodenhet gir dermed: Forutsigbarhet i prosjektgjennomføringen Kostnadsrammer på riktig grunnlag Bedre eierstyring
Prosjektmodenhet Prosjektmodenhet sier noe om hvor godt et prosjekt er definert. Fokus er å etablere prosjektinformasjon og prosjektleveranser som gir størst verdi gitt fasen prosjektet er i. Virksomhetens krav til prosjektmodenhet bør angi hvilken type informasjon prosjektet skal identifisere i de ulike prosjektfaser, samt modenhetsnivå på denne (for eksempel påbegynt, foreløpig, endelig) Basert på kravene kan det gjøres målinger eller vurderinger av prosjektmodenheten. Dette skal gi prosjekteier trygghet for at prosjektet har fremskaffet informasjon som sikrer beslutninger på riktig grunnlag. Krav til prosjektmodenhet Tilpasse virksomhetens krav Etablere prosjektleveranser Gjennomføre måling eller vurdering Rapportering
Verdiforbedrende gjennomganger P r o s j e k t m o d e l l t i d l i g f a s e Behov Strategi Krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Konseptvalg Videreutvikle konsept Gå videre Forprosjekt Verdiforbedrende gjennomganger Hensikt Verdiforbedrende gjennomganger har til hensikt å rette fokus mot suksesskritiske tema for å sikre at prosjektet baseres på best mulige forutsetninger og/eller løsninger som kan øke nytte og redusere kostnad.
Verdiforbedrende gjennomganger Verdiforbedrende gjennomganger («Value Improvement Practice») kan beskrives med følgende prinsipper: Gjøres på utsiden av det løpende prosjektarbeidet Utføres av relevant prosjektpersonell med spesialistassistanse etter behov Gjennomføres på et hensiktsmessig tidspunkt: - Ikke så tidlig at grunnlaget for gjennomgangen ikke er tilstrekkelig utarbeidet - Ikke så sent at det blir vanskelig å implementere anbefalingene fra gjennomgangen
Verdiforbedrende gjennomganger Verdiforbedrende gjennomganger må planlegges tidlig i fasen Aktuelle tema kan være: - Kravsetting - Valg av standarder - Teknologianvendelse - Energioptimalisering - Byggbarhet - Driftsvennlighet Identifiserte tema for gjennomganger Inkludere gjennomgang i planer Forberede gjennomgang Gjennomføre workshop Anbefalte tiltak og løsninger