Midtre Namdal samkommune Utvikling Saksmappe: 2014/4166-5 Saksbehandler: Oddbjørn Riseth Saksframlegg Forprosjekt for digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 10.11.2014 Midtre Namdal samkommunestyre 14.11.2014 Administrasjonssjefens innstilling 1. Samkommunestyret anbefaler at prosjektet med digitalisering av arkiv fase 1 og 2 iverksettes. Saken oversendes kommunene for videre oppfølging. 2. Sak om felles dokumentsenter for samarbeidskommunene følges ikke videre opp av samkommunen. Hjemmel for vedtaket er:
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 26.05.2014 Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal X 23.06.2014 Særutskrift - Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal U 23.06.2014 Melding om vedtak - Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal I 26.06.2014 VS: Melding om vedtak - Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal S 01.10.2014 Forprosjekt for digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene Rådmenn og MNS IT v/ivar Stenvik Rønnaug Aaring Saksopplysninger / vurdering I samkommunestyret den 20.06.14 ble det fattet følgende vedtak; Midtre Namdal Samkommunestyret vedtar å utsette endelig beslutning om å etablere felles dokumentsenter til 2016. Midtre Namdal Samkommunestyret vedtar å igangsette et forprosjekt som skal utarbeide en prosjektplan som skal beskrive organisering og ansvarfordeling av et arbeid med digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene. Prosjektplanen skal beskrive ønsket gevinster med et digitaliseringsprosjekt samt et kostnadsoverslag pr kommune og en tidsplan for gjennomføring av et hovedprosjekt. Forprosjektet skal være ferdig innen 01.10.2014, slik at kommunene kan behandle forslaget parallelt med budsjettbehandlingen i kommunene. Arbeidet i forprosjektet utføres av en arbeidsgruppe med 2 representanter fra Namsos kommune og 1 representant fra hver av de andre kommunene, 1 representant fra MNS IT og med sekretærbistand fra Midtre Namdal Samkommune. Rådmannsgruppen er styringsgruppe for forprosjektet Om arbeidet Arbeidsgruppen har hatt 3 møter, hvorav 1 av møtene med presentasjon fra Geomatikk IKT AS, som er en av flere mulige leverandører av løsning for digitalisering av arkiv. Om arkivet Kommunene har mange forskjellige arkiver. Saksarkivene er hovedsakelig digitale fra og med 2007. En kartlegging av antall hyllemeter papirarkiv viser følgende tall:
Arkiv Fosnes Namdalseid Overhalla Namsos Sum Byggesak/ 13 8,2 21,6 112 155 eiendomsarkiv Planarkiv 1 7 8 Gårdsarkiv 36 36 Elevmapper 5 5 31,5 42 skole Klientmapper 10 24 3 236* 273 og journaler helse Klientmapper 1 1 43 45 barnevern Klientmapper 15 15 flyktningarkiv Saksarkiv før 22 80 78 379** 559 2007 Husbankarkiv 2,6 9,5 12 Personalarkiv 7 7 3 40 57 Møtebøker 6 17,3 16,6 40 Klientmapper sosial 6 6 NAV 93 93 PPT 65,5 66 Sum 64 149 162 1032 1407 * inkl. fysioterapi og mapper fra det gamle sosialktr. **Inkl. møtebøker Arbeidsgruppens forslag til løsning Arbeidsgruppen anser at det er de tekniske arkivene som gjelder eiendommer, areal/reguleringsplaner og landbrukseiendommene som er de viktigste arkivene å få digitalisert. Dette omfatter ca. 200 hyllemeter, eller anslagsvis ca. 900.000 dokumentsider. I dag benyttes de fysiske arkivene i stor grad når nye saker vedrørende en eiendom kommer inn til behandling. De andre arkivtypene er i større grad av typen personmapper hvor det kan søkes innsyn i ettertid, og hvor det kan henvises til et i framtiden samlet fysisk arkiv. Det er selvfølgelig ønskelig også å ha dette tilgjengelig digitalt, men arbeidsgruppen mener at besparelsen ikke er verdt kostnaden slik det ser ut i dag. Hvis arkivene i samarbeidskommunene i MNS skal samlokaliseres er det en forutsetning at de tekniske arkivene digitaliseres. På grunn av saksbehandlernes bruk av arkivene er det ikke
praktisk mulig å samlokalisere de fysiske arkivene og fortsatt ha saksbehandlere spredt på forskjellige lokaliteter. Den største gevinsten ved digitalisering av arkivet er i form av datasikkerhet. Det blir tatt jevnlige sikkerhetskopier av alt som er digitalt. En ulykke i form av f.eks. en brann i et fysisk eiendomsarkiv i en av kommunene kan slette all informasjon kommunen har om eiendommen. Det forventes vesentlig arbeidsbesparelse ved bruk av et fullverdig digitalt arkiv ved at all nødvendig informasjon om eiendommene til enhver tid er tilgjengelig. Det er også muligheter for bedre tilgjengelighet for innsyn fra publikum, som også vil være tidsbesparende for kommunens ansatte. Digitale løsninger muliggjør også digitale løsninger for betaling for utlevering av opplysninger til f.eks. eiendomsmeglere. Det meste av fordelen er det imidlertid vanskelig å sette en eksakt verdi på. Felles plattform: Før en digitaliserer arkivmateriale er det viktig at det opprettes felles arkivnøkler, slik at alt som blir skannet blir kategorisert etter samme mal. Det er noen forskjeller i hvordan dette gjøres i dag. Den felles plattformen må omfatte: Digitalisering av papirarkiver fram til 2007 Kategorisering av digitalt materiale etter 2007 Løsning for digitalisering av framtidig materiale. Å komme fram til en felles plattform gjøres gjennom en felles workshop, samt gjennomføring av en arkivanalyse både for å kartlegge arkivene nøye for å få et godt grunnlag for anbudsinnhenting og for å finne konverteringsløsninger også for allerede digitalt materiale. Alternativer for digitalisering Det er 2 hovedalternativer for digitalisering. 1. MNS eller en av kommunene kjøper nødvendig utstyr og programvare og rydder, skanner og digitaliserer alt i egen regi. 2. Vi kjøper tjenesten av et firma. Dette kan innebære hele prosessen fra pakking av arkivene til utpakking og plassering etter oppdraget. I tillegg til at det er en del firmaer som leverer denne tjenesten er det også mulig å benytte f.eks. MN Vekst AS og bygge opp kompetansen der. I tillegg er det også mulig med en blanding av de to modellene der kommunene gjør deler av oppdraget selv. Vurdering av alternativene. Ut fra erfaringstallene som Geomatikk IKT presenterte er det sannsynligvis noe billigere å kjøpe tjenesten enn å gjøre det selv. Dette skyldes at de på grunn av lang erfaring har en vesentlig høyere produksjon per dag enn det vi kan forvente å ha i egen regi. De leverer også til avtalt pris, slik at sikkerheten for totalkostnaden er høyere enn ved å gjøre det i egen regi. Hvis det er behov for alternativ sysselsetting i forbindelse med nedbemanningsprosesser i kommunene, eller kommunene har kompetanse og kapasitet kan det likevel være regningssvarende å gjøre arbeidet selv. Det er særlig produksjonen per dagsverk det er knyttet stor usikkerhet til hvis kommunene skal gjøre jobben selv. Uavhengig av hvilket alternativ som velges anbefales det å kjøpe en arkivanalyse for å få en bedre samlet oversikt over arkivmaterialet og for å få et godt grunnlag for budsjettering av
arbeidet og eventuelt anbudsgrunnlag. Denne arkivanalysen vil gi en riktigere beskrivelse av hvor mange hyllemeter arkivverdig materiale de forskjellige kommunene har, og med lik og bedre målemetode vil det også sannsynligvis redusere antall hyllemeter og dermed kostnadene noe. Anbefalt prosjektframdrift: 1 Workshop Vinter 2015 Nødvendig for å samordne og bestemme kategorisering. Også nyttig uten at kommunene går videre med digitalisering av historisk arkiv. 2 Arkivanalyse/ Forprosjekt Vår 2015 For å få bedre anslag på mengden av arkivverdig materiale og graden av nødvendig rydding mv. Grunnlag for anbudsutlysning. Arkivanalyse er kun meningsfylt hvis det er vilje og økonomi til å gjennomføre digitalisering. 3 Anbud Sommer 2015 4 Digitalisering Høst 2015 -? Ikke nødvendig hvis kommunene skal gjøre det selv Avhengig av hva tilbyderne kan tilby eller av hvor mye mannskap kommunene kan sette på selv. Kostnader med digitalisering Kostnadsanslaget nedenfor bygger på erfaringstall fra Geomatikk IKT. Usikkerheten i kostnadsestimatet er knyttet både til arkivinnholdet og til effektiviteten som kan oppnås i digitaliseringen. Mer nøyaktig kostnadstall får vi etter en gjennomført arkivanalyse, og enda bedre kostnadsestimat hvis/når tjenesten utlyses som anbud. Kostnadsestimatet gjelder for landbruks-, eiendoms- og planarkivene, til sammen ca. 200 hyllemeter. Ved at kommunene gjennomfører workshop, forprosjekt og digitalisering i et felles prosjekt anslås det en stor innsparing i forhold til at kommunene skal gjøre det hver for seg. Alternativ 1, kjøp av tjeneste: Workshop 30.000 Forprosjekt/arkivanalyse 200.000 Digitalisering (rydding, skanning, kategorisering, registrering, tilbakelevering) 15-20.000 kr/hyllemeter 3.000.000-4.000.000 Sum avrundet 3.300.000 4.300.000 Alternativ 2, gjøre arbeidet selv: Workshop 30.000 Forprosjekt/arkivanalyse 200.000 Skannere og programvare 450.000 Digitalisering (rydding, skanning, kategorisering, registrering, tilbakelevering ), ca. 5-8 årsverk (550.000 kr/årsverk) 2.750.000 4.400.000 Sum, avrundet 3.450.000 5.100.000
Kostnadsfordeling: I og med at dette gjelder digitalisering av historisk materiale, uavhengig av om kommunene velger å samle arkivet foreslås en kostnadsfordeling ut fra antall hyllemeter i kommunene. Ut fra oversikten vi har mottatt over antall hyllemeter blir kostnadsfordelingen ca. 65% på Namsos, ca. 10% på Namdalseid og Fosnes og ca. 15 % på Overhalla. I denne fordelingen er landbruksarkivet fordelt likt på kommunene. Det kan være forskjeller i hvordan arkivene er målt opp. En arkivanalyse vil kunne endre både anslått kostnad og kostnadsfordelingen mellom kommunene noe. Organisering: Arbeidsgruppen foreslår at arbeidet organiseres med rådmannsgruppen som styringsgruppe og med arbeidsgruppe bestående av arkivkyndige representanter fra hver kommune, samt også med deltakelse fra MNS IT og en brukerrepresentant fra byggesak/plan fra en av kommunene. Prosjektet bør ellers gjennomføres i regi av MNS eller i regi av en av kommunene, med kostnadsfordeling etter en forutbestemt nøkkel. Anbefaling fra rådmannsgruppen Rådmannsgruppen har behandlet arbeidsgruppens forslag og kommet fram til følgende anbefaling om videre framdrift: 1. Oppgaven anbefales løst i fellesskap 2. Det anbefales å digitalisere kun byggesak/eiendomsarkiv og planarkiv i første omgang som totalt omfatter ca. 163 hyllemeter arkivmateriale. 3. Prosjektet anbefales igangsatt med workshop og arkivanalyse høsten 2015 slik at endelig beslutning om gjennomføring kan tas i forbindelse med kommunenes arbeid med budsjett for 2016. 4. Saken oversendes kommunene for videre oppfølging. 5. Saken følges ikke opp videre av Midtre Namdal Samkommune.