11. februar 2014 Årsplan 2014 for Underavdeling stab og støtte Møte med USITs seksjonssjefer UiOs føringer og mål! Hovedprioritering Grunnverdier (menneskerett, ytringsfrihet, demokrati, velferdsstat, akademisk frihet og dannelse)! Større satsinger i 2014 «Studiekvalitet/nyskapning av utdanning» «En enklere hverdag for ansatte»! Mål 4 et handlekraftig universitet Tiltak 15 "Internt handlingsrom - administrativ utvikling"! Mål 5 det gode universitet Tiltak 17 "Målrettet kompetanseutvikling og oppfølging av ansatte, styrke ledelsesfunksjonen og tydeliggjøre lederroller«tiltak 18 "Medbestemmelse, medvirkning og involvering«tiltak 20 "Helse, miljø og sikkerhet" Tiltak 21 "Strategisk, offensiv og profesjonell rekruttering av ansatte" 11. februar 2014 Side 2
Prioriteringer fra underavdelingene og SUN (ledersamlingen 25. og 26. november 2013)! Kompetanse-/opplæringstiltak! Lederutvikling! Rekruttering Benytte IFI! Utviklingsmuligheter/karrierevei for egne ansatte! Policy! Omdømmebygging! Ferdigstille USIT 3.0 11. februar 2014 Side 3 Seksjon for interne støttetjenester! Årsplanen sortert etter områder, 8 mål: Arkiv HMS Innkjøp Kommunikasjon informasjon opplæring Personal Økonomistyring Organisasjonsutvikling Ekspedisjon og annen støtte 11. februar 2014 Side 4
Tiltak innenfor målområdene! Arkiv Daglig arkivdrift Oppdatere arkivplan (ift USIT 3.0) Dokumentfangst Ny fast arkivleder under rekruttering! HMS Sikre et godt fysisk arbeidsmiljø Oppfølging av vernerunde Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) Innen 30.06; gjennomført ledelsens gjennomgang av HMSstyringssystemet 11. februar 2014 Side 5 Tiltak innenfor målområdene! Innkjøp Koordinere og følge opp anbudsforespørsler innen it-porteføljen Innkjøpsplan Opprettelse av referansegruppe(r) Avtaleforvaltning Daglig innkjøpsdrift EK-tjenester 11. februar 2014 Side 6
Tiltak innenfor målområdene! Kommunikasjon, informasjon og opplæring Daglig informasjonsarbeid; nyhetsstoff internt og eksternt + revisjon av USITs nettsider Opplæring Lynkursdagene Administrativt ansvar Faglig: hos Virksomhetstjenester? Hvem? Avholdes to ganger i 2014? Bidra i organisering og avvikling av IT-konferansen Brukerstøtte og USIT-intern opplæring i Vortex Deltakelse i virksomhet på tvers Prosjektrammeverk Prosjektlederforum i 2014? 11. februar 2014 Side 7 Tiltak innenfor målområdene! Personal Daglig personalarbeid Foreldrepermisjonsprosjektet Sykefraværsoppfølging Rekruttering Vurdere videreutvikling av arbeidsprosess ved rekruttering? Skjema og innhold Vurdere deltagelse på karrieredager for IFI? Vurdere trainee-ordning o.l. knyttet til IFI og lukevakter? 11. februar 2014 Side 8
Tiltak innenfor målområdene! Økonomistyring Videreutvikling av budsjett- og rapporteringsstruktur Utarbeide analysestruktur og mulig videreutvikling av virksomhetsstyringen Videreutvikle administrative rutiner for USITs oppdragsvirksomhet Referansepersoner Vurdering av mislighetsrisiko Ny økonomirådgiver under rekruttering 11. februar 2014 Side 9 Tiltak innenfor målområdene! Organisasjonsutvikling 1 Lønnspolitikk Lederutvikling Detaljert tidsplan Kompetansetiltak på tvers Effektive grupper? Opplæring av nyansatte og ledere Innen 30.06 skal alle nyansatte ved UiO tilbys et standardisert introduksjonsprogram Fordeling av avsatte kompetansemidler? Annet? 11. februar 2014 Side 10
Tiltak innenfor målområdene! Organisasjonsutvikling 2 Vurdering av evnt tiltak for utviklingsmuligheter og karriereutvikling gjenstår Øvrige rutiner og policier Definere hvilke policier som prioriteres! Ekspedisjon og annen støtte Daglig drift og arrangementsstøtte 11. februar 2014 Side 11 IT-direktørens stab! Administrativ IT Drifte sekretariat for SKAIT (Strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-systmer) Revidere rammeverk for forvaltning av administrativ IT Revidere malverk for Veikartet samt beslutningsmatriser og fasedokumentasjon Etablere norm for styring av IT-systemer som sektoren samarbeider om samt prosesser for å fremme UiO prioriteringer 11. februar 2014 Side 12
IT-sikkerhet! UiO-CERT; videreutvikle og reetablere CERT-gruppa Ny bemanning, vaktrutiner og ressursavtaler Dokumentasjon til Vortex Øve på «standard» hendelser Videreutvikle deteksjon, informasjon og opplæring Håndtere hendelser Vedlikeholde samarbeid og nettverk i Norge og internasjonalt! Sikkerhet IT-sikkerhetshåndbok, fasilitere risikoanalyser Oppdatere sikringsrutiner og dokumentasjon for Win, Linux, Nett, Virtualisering, Db. Rådgivning og sikkerhetsvurderinger av nye og gamle systemer. Sikkerhetstester, stikkprøver og revisjoner samt bistand til TSD 2.0 Håndtere daglige hendelser 11. februar 2014 Side 13 IT-juridisk arbeid! Bistand IT-direktør og USIT Rådgivning og utredninger Regel- og informasjonsarbeid (IT-reglement) Avtaler og kontrakter (oppdragsvirksomhet og BOX.com) Bistand til hendelseshåndtering og sikkerhetsarbeid! Bistå universitetsdirektør og UiO Nasjonale prosjekter (digital eksamen, Nansen, Uninett, MOOC) Utforme høringssvar (endring i personopplysningsforskriften)! Behandleransvaret Besvare henvendelser, informasjonsarbeid, dokumentasjon Internkontroll og stedlige kontroller Avvikshåndtering og rapportering 11. februar 2014 Side 14
Kommunikasjon avhengig av ressurser! Christine slutter 1. mars! Bestemme og sette opp en hovedinformasjonskanal for USIT For UiOs brukere vedrørende IT-tjenestene og hendelser rundt disse! Styrke USITs omdømme «Elevator speech» Plakat med lederverdier! Markedsføre USITs tjenester og løsninger Synliggjøre tjenestene våre USITs forsidesaker 11. februar 2014 Side 15 Ressursutfordringer/-avklaringer! Innkjøp Referansegrupper/faglige ansvarlige! Kommunikasjon Faglig ansvarlig for lynkursdager? Reetablere prosjektlederforum? Kommunikasjonsarbeid i stab ny ressurs? Kommunikasjonsarbeid krever kapasitet avsatt i den faglige linjen! UiO-CERT Avklare ressurser Må trene for å sikre kvalitet når krisene kommer 11. februar 2014 Side 16
Ressursutfordringer/-avklaringer! Bemanning av sekretariat for Strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-systmer Må dedikeres ressurser i samsvar med det vi har fått penger til 11. februar 2014 Side 17 Kompetansebehov! Definere kompetansebehov! Deltagelse på konferanser Kompetanse og nettverk! Gruppe- og individuell kompetanse! Utviklingssamtaler i etterkant av ferdigstilling årsplan inkl kompetansebehov som tema 11. februar 2014 Side 18