USITs organisasjonsutvikling og organisering

Transkript

1 USITs allmøte USITs organisasjonsutvikling og organisering 24. mai 2018

2 Innhold Målsettinger og rammebetingelser for USIT 3.3 Tidsplan og prosess for vurderinger Informasjonsmail 11. mai Områder til vurdering og anbefalinger Oppsummert anbefalinger USIT 3

3 USIT 3.3 videre arbeid med USITs organisasjon Innhold: Organisasjonsutvikling Organisatoriske justeringer Herunder: Oppfølging av gjenstående områder etter USIT USIT 4

4 Mål for organisasjonsutvikling USIT 3.2: Støtte strategisk retning Prioritering av universitetsspesifikk IT Sky og BYOD Tydeligere brukerorientering Bidra til Tydeliggjøring av ansvars- og oppgavefordeling En hensiktsmessig koordinering USITs endrings- og leveranseevne Målsettingene ligger fortsatt til grunn for videre arbeid i USIT USIT 5

5 Strategisk retning 1. Forskning og utdanning først Forskningens og utdanningens behov og universitets ambisjoner for kvalitet i denne virksomheten trumfer 2. Cloud og BYOD er modellen Skybasert tjenestetilrettelegging og leveranse Tilrettelegge tilgang til tjenester fra brukernes eget utstyr 3. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet Tjenestekvalitet (inkludert kapasitet, stabilitet og tilgjengelighet) som imøtekommer brukernes behov Brukergrensesnitt og brukeropplevelse uten plunder og heft Imøtekomme krav i lov- og regelverk og IT-sikkerhetshåndboka 24. mai 2018 Side USIT6

6 Rammebetingelser Masterplan for IT Forbedrings- og digitaliseringsprogrammet USIT 7

7 Kriterier for organisasjonsutvikling Framtid Tilpasning til framtiden Tidshorisont 1-3 år fram Samhandling og effektivitet Legge til rette for økt samhandling der hvor det er behov for det Legge til rette for effektivitetsforbedringer USIT 8

8 Plan for arbeidet - innhold og tidsplan Mnd Dato Aktivitet Feb Diskutere rammer og tidsplan med USITs tillitsvalgte Mars Informere og diskutere samlet omfang, opplegg og innhold med seksjonslederne Informere og diskutere omfang som skal vurderes med USITs tillitsvalgte Beslutte omfang av organisasjonsutvikling og organisasjonsjustering som skal vurderes Uke 14 Informasjonsmail til alle medarbeidere hos USIT April Informere om arbeidet på USITs allmøte Apr/ mai Informere om status og diskutere arbeidet med USITs tillitsvalgte Gjennomføre samling/workshop med USITs sjefer Gjennomføre samlinger/workshops med medarbeidere og tillitsvalgte hos USIT i de ulike avdelingene Mai Informere om arbeidet på USITs allmøte Informere om status og diskutere arbeidet med USITs tillitsvalgte Fremlegge utkast til drøftings-/forhandlingssak for USITs tillitsvalgte Frist innspill til IT-dir etter diskusjon av forslaget i underavdelingene, seksjoner og grupper Juni Diskutere oppdatert forslag på IT-dir Fremlegge drøftings-/forhandlingssak for IT-dir Fremlegge og drøfte/forhandle forslag til beslutning med hovedtillitsvalgte Beslutte organisering og ansvarsfordeling samt tidsplan for iverksetting USIT 9

9 Prosess for vurderinger Beskrive dagens situasjon Hvorfor Hva ønsker vi å oppnå (målsetting) Vurdere alternativer Beholde dagens situasjon Endring Anbefale Beslutning Gjennomføring USIT 10

10 Informasjon mail til alle 11. mai På USITs ledersamling 25. og 26. april var organisasjonsutvikling av USIT tema: På samlingen ble det jobbet videre med områdene som er oppe til vurdering, jfr informasjon gitt bl.a. på allmøtet vårt 12. april: For hvert av områdene som vurderes, ble det på ledersamlingen gitt en innledningen til temaet før gruppearbeidet ble gjennomført Innledningene for hvert tema og oppsummeringene fra gruppearbeidene ligger her: USIT 11

11 Områder til vurdering 1 Avstand i organisasjonen Skysatsing Cloudification-team Ny satsning i ITF på bruk av AI/ML/DL og Data Science innen Forskning Sektortjenester Mottak og leveranser Mottak av behov for IT-løsninger og tjenester hos USIT (fra UiO og UH-sektor) Leveranser av IT-løsninger og tjenester (til UiO og UH-sektor) Lederutvikling Forventninger og fullmakter i lederrollen hos USIT USIT 12

12 Områder til vurdering - 2 Koordinering og samordning av USITs utviklerressurser og metodikk Seksjon for klientnær drift, meldingstjenester (GMT) Seksjon for klientnær drift, MacOS, Linux og mobile tjenester (MLM) Seksjon for bruker- og oppdragsoppfølging (BO) og seksjon for interne støttetjenester (SIS) USIT 13

13 Områder til vurdering - 3 Interne justeringer i Underavdeling for IT-infrastruktur Seksjon for grunndrift, IT driftsstøtte (GID) Seksjon for tjenernær drift, gruppe for drift av katalogintegrasjon- og autentiseringstjenester (KIA) USIT 14

14 Involvering Gjennomført bredt diskusjoner av foreslåtte områder for organisasjonsutvikling Medarbeidere og ledere i nevnte enheter Tillitsvalgte Alle ledere hos USIT Anbefalinger utarbeidet av IT-dir USIT 15

15 Avstand i organisasjonen Hvorfor Avstand i organisasjonen med opptil 5 nivåer fra medarbeidere til IT-direktør Har vist seg i mange tilfeller uheldig, mye filtrering og oversettelsesfeil begge veier Mange ledere Små ledergrupper Store forskjeller Informasjonsflyt kan være utfordrende Diskusjonsarenaer som mangler Målsetting Effektive beslutninger, god kommunikasjon, samarbeid og rapportering Større fleksibilitet 25. april

16 Anbefaling høst 2018 Målsetting: Redusere nivåer til maksimalt 4 fra medarbeider til IT-direktør innen utgangen av 2018 Vurdere større enheter og evnt etablering av nye seksjoner Vurdere etablering av rolle som fagansvarlig Vurdere etablering av nye møtearenaer Mer teamjobbing internt i egen enhet og mellom enheter 25. april

17 Skysatsing Hvorfor USITs strategiske retning Gir nye muligheter Målsetting Øke tjenestetilbudet til våre brukere Kortere «time to market» for bruk av sky-tjenester Få mer ut av våre ressurser Gjøre den eksisterende bruken av skytjenester lovlig USIT 18

18 Anbefaling Etablering av et cloudification-team innen 1. oktober 2018 Ansvarlig BNT USIT 19

19 Ny satsning på AI/ML/DL og Data Science Hvorfor ML har man drevet med lenge ved UiO Økende etterspørsel ved UiO Midler fra fagråd for einfrastruktur Søknad til NFR med BOTT + Sintef ( MNOK over 5 år) Målsetting Støtte forskere på UiO på dette området

20 Anbefaling Det vedtas etablering av en fagansvarlig for området i ITF Fagområdet bemannes og iverksettes høsten USIT 21

21 Sektortjenester Hvorfor? Mulighetsrom nå Bedre tjenester til UiO Beholde bred kompetanse Målsetting Styrke og forbedre tjenestetilbudet til UiO Effektive leveranser av tjenester til UH-sektoren Tydeliggjøre hvilke tjenester USIT ønsker å tilby Effektivisere salg, leveranser og oppfølging av sektortjenester 25. april

22 Anbefaling USIT vil være en leverandør av tjenester til UH-sektoren Sterkere koordinering, felles malverk vedørende salg, oppfølging og leveranser Definerer hvem som gjør hva Utredet og implementert før jul USIT 23

23 Mottak og leveranser Hvorfor Mottak av behov for IT-tjenester fra UiO eller UHsektor håndteres forskjellig i de ulike delene av USIT Leveranse av IT-tjenester gjøres forskjellig i de ulike delene av USIT Målsetting Mottak av behov skal gjøres på tilnærmet samme vis uansett hvor/hvem en bruker/kunde treffer på hos oss Leveranse av IT-tjenester skal følge ett sett av samme standard arbeidsprosess hos oss USIT 24

24 Anbefaling Sterkere koordinering, felles malverk vedørende salg, oppfølging og leveranser Definerer hvem som gjør hva Utredet og implementert før jul 2018 Sees sammen med punkt om sektortjenester USIT 25

25 Lederutvikling Hvorfor Styrke USITs ledere Målsetting At det utøves god ledelse At det gjennomføres nyttige og nødvendige kompetanse-/utviklingstiltak for USITs ledere USIT 26

26 Anbefaling Det etableres et lederforum for alle USITs ledere høsten 2018 Møter fire ganger i året Erstatter det eksisterende seksjonsledermøtet Det utarbeides et opplegg for mottak av nye ledere med startpakke Mentorordning vurderes Ledersamlinger opprettholdes USIT 27

27 Koordinering og samordning av USITs utviklerressurser og metodikk Hvorfor For lite overordnet styring av valg på teknologi/verktøy som gir økt utfordring på drift/vedlikehold/sikkerhet og redusert leveranseevne Målsetting Harmonisering av verktøy og arbeidsprosesser rundt utvikling på USIT Økt effektivitet USIT 28

28 Anbefaling Formalisering av strategiske valg og verktøy hos IT-dir Formalisering av tekniske valg og verktøy i BNT Styrke mandatet til tjenestegruppe for utvikling med fokus på Devops Gjennomføres innen 1. oktober USIT 29

29 BNT, Seksjon for Klientnær drift, GMT Hvorfor Gruppen har enkelte oppgaver som hører hjemme i Underavdeling for IT-Infrastruktur Målsetting Avklare organisatorisk plassering av gruppa USIT 30

30 Anbefaling Viktig sluttbrukertjeneste Vesentlige deler oppgavene forventes å gå mot sky-løsninger Det anbefales å beholde dagens organisering av GMT i BNT USIT 31

31 BNT, Seksjon for Klientnær Drift, MLM Hvorfor Liten gruppe Mangler gruppeleder Målsetting Robust organisering USIT 32

32 Anbefaling MLM bør bli en del av en større gruppe Skytjenestenes inntreden, og sammenhengen mellom MDM-systemer og Epost/kalender-systemer er sterk Det anbefales å flytte fagområdet inn i GMT USIT 33

33 SST, Seksjon for bruker- og oppdragsoppfølging (BO) og seksjon for interne støttetjenester (SIS) Hvorfor To små seksjoner Samarbeid mellom BO og SIS Målsetting Fleksibilitet og ressursutnyttelse Redusere sårbarhet ift oppgaveutførelse på grunn av få medarbeidere Tydeliggjøre ansvar og oppgaver for seksjonen/medarbeiderne i BO Herunder informasjons-/kommunikasjonsarbeid 24. mai 2018 USIT 34

34 Anbefaling Bør gjøre to små seksjoner til en større seksjon Samle administrative oppgaver Tydeliggjøre ansvar og oppgaver Det anbefales at BO og SIS slås sammen Det anbefales at en kommunikasjons- /informasjonsstilling og en HR-stilling flyttes fra BO/SIS til Stab USIT 35

35 Interne justeringer hos Underavdeling for IT-infrastruktur (ITI) Hvorfor Etter USIT 3.2 er ledergruppen bare 3 personer Det er ofte for lite Med gruppelederne er det 11 personer, det er for mange To ledernivåer gir ekstra (om)vei Utfordrende å samarbeide på tvers i ITI Og med andre på USIT Målsetting Større ledergruppe når det trengs Gjøre samarbeid enklere USIT 36

36 Anbefaling Følger anbefalingen under området «avstand i organisasjonen: Målsetting: Redusere nivåer til maksimalt 4 fra medarbeider til IT-direktør innen utgangen av 2018 Vurdere større enheter og evnt etablering av nye seksjoner Vurdere etablering av rolle som fagansvarlig Vurdere etablering av nye møtearenaer Mer teamjobbing internt i egen enhet og mellom enheter USIT 37

37 ITI, Seksjon for grunndrift, IT driftsstøtte (GID) Hvorfor Liten gruppe Mangler gruppeleder Hva vil vi oppnå/målsetting Sikre at GID fungerer godt Sikre at GID får den rollen GID skal ha på USIT USIT 38

38 Anbefaling Utredes innen utgangen av 2018 Sees i sammenheng med anbefaling under avstand i organisasjonen USIT 39

39 Seksjon for tjenernær drift, gruppe for drift av katalog- integrasjon- og autentiseringstjenester (KIA) Hvorfor Relativt liten gruppe Har kommet forslag om deling eller flytting Målsetting Enighet om KIAs rolle og plassering USIT 40

40 Anbefaling Vurdert alternativer Ikke funnet alternativer som vurderes som bedre enn dagens organisering Det anbefales ingen endring av organisering USIT 41

41 Oppsummert anbefalinger Organisatoriske justeringer: Etablering av fagansvarlig og fagområde for AI/ML/DL og Data Science i ITF Flytte fagområdet i Gruppe for MacOSX, Linux og mobile enheter, MLM, inn i GMT Slå sammen BO og SIS, flytte en kommunikasjons-/informasjonsstilling og en HRstilling fra BO/SIS til Stab USIT 42

42 Oppsummert anbefalinger Beholde dagens organisering av Gruppe for meldingstjenester, GMT, i BNT Gruppe for drift av katalog- integrasjon- og autentiseringstjenester, KIA, i ITI USIT 43

43 Oppsummert anbefalinger Øvrig organisasjonsutvikling Videre arbeid med å redusere avstand i organisasjonen høst 2018 Etablering av et cloudification-team innen 1. oktober 2018 Sterkere koordinering, felles malverk vedrørende salg, oppfølging og leveranser til UH-sektoren, implementert før jul USIT 44

44 Oppsummert anbefalinger Øvrig organisasjonsutvikling Det etableres et lederforum for alle USITs ledere høsten 2018 Det utarbeides et opplegg for mottak av nye ledere med startpakke Formalisering av valg og verktøy for utvikling Styrke mandatet til tjenestegruppe for utvikling med fokus på Devops Utrede organisering av GID innen 1. januar USIT 45

45 Spørsmål? USIT 46

46 Eventuelt Streik? Sommeravslutning 18. juni Simula Escape USIT 47