KJØP AV KANTINETJENESTER TIL LENA VIDEREGÅENDE SKOLE 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Oppland fylkeskommune har i alt nesten 2000 ansatte, og består av sentraladministrasjonen med 14 ulike fagenheter, samt tannklinikker og videregående skoler. Fylket har et areal på 25.192 km 2, og et innbyggertall på ca. 185.000. Lena videregående skole er en kombinert skole med seks ulike utdanningsprogram. I skoleåret 2012/13 er det ca 550 elever og 110 ansatte innenfor utdanningsprogrammene studiespesialisering, idrettsfag, teknikk og industriell produksjon, design og håndverk, service og samferdsel og helse og oppvekstfag. Det brede tilbudet gjør det mulig for skolen å gi et allsidig og spennende studieforberedende og yrkesforberedende tilbud til elever med ulike ønsker og utdanningsbehov. Oppland fylkeskommune ved Lena videregående skole ønsker herved å invitere Dem til å gi tilbud på levering av tilbud på rammeavtale til KANTINEDRIFT, i henhold til dette dokumentet og kunngjøring i Doffin. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: Torfinn Overn torfinn.overn@oppland.org Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post 1.2. Anskaffelsens formål, omfang og kontraktstype Lena videregående skole ønsker tilbud på rammeavtale til drift av skolens kantine. Skolemåltidet er et sentralt element i elevenes skolehverdag. Skolekantina skal tilstrebe å ha et vareutvalg som har positiv betydning for unges kosthold og helse både på kort og lang sikt. Dette formålet er drifters ansvar i samarbeid med skolens ledelse. Skolen ligger i Lena sentrum, og skal betjene skolens elever og ansatte. Lokaler og utstyr stilles til gratis disposisjon for driver av kantina. Tegning av kantineområdet er vedlagt. Vi antar at kantina vil ha en omsetning rundt 1,5 millioner kroner per år, men dette anslaget er ikke bindende for oppdragsgiver. Kantina skal drives etter vedlagt kravspesifikasjon og spesielle avtalevilkår, se vedlegg A og B. For anskaffelsen gjelder standard avtalevilkår for Oppland fylkeskommune, vedlegg D. 1.3. Avtaleperiode Avtaleperioden er fra 1.8.2013 31.7.2015 med mulighet til forlengelse i 1+1 år.
1.4. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.6. Befaring Det vil bli avholdt en befaring av kantineområdet onsdag 3. april kl. 14.00. Oppmøte Lena videregående skole. Utgifter i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte leverandør. 1.9. Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er fredag 3. mai kl. 12.00. 1.10. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Tirsdag 19. mars Befaring Onsdag 3. april kl. 14.00 Frist for å levere tilbud Fredag 3. mai kl. 12.00 Forhandlinger med utvalgte tilbydere Kontraktsinngåelse Mandag 27. mai Ca. 14. juni Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen er en uprioritert tjeneste og skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens Del I og Del II. 2.2 Videre deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil forhandle med inntil 3 tilbydere og det vil bli foretatt en utvelgelse til forhandlinger basert på hvilke tilbydere som anses best kvalifisert på bakgrunn av best oppfyllelse av tildelingskriteriene.
2.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal: være merket: Kantinedrift, Lena vgs oversendes i lukket forsendelse være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. være utformet på norsk. inneholde leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke oversendes per e- mail. For sent innkomne tilbud og tilbud oversendt på e-mail vil bli avvist. kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne Leveringsadresse: Lena videregående skole Postboks 133 2851 LENA Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold eller mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.5 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.6 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke mulig å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 1.8.2013. 3. KVALIFIKASJONSKRAV Dokumentasjon som angitt i kolonnen dokumentasjonskrav skal legges ved tilbudet.
3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF- 1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (vedlegg C) 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 4.2. Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildeling skjer på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Kriterium: Dokumentasjon: Vekt: 30 % Pris Vedlegg: E - Prisskjema fylles ut og legges ved tilbudet. Løsningsforslag Følgende beskrives i tilbudet: 40 % - Forslag til varesortiment utover minimumskravene - Organisering av salget for å oppnå effektiv avvikling spesielt i elevenes spisepause. Legg ved en plan for hvordan dette er tenkt organisert. - Servering på bestilling, beskriv blant annet gjennomføring, bestillingsfrister, vareutvalg, eventuelle rabatter som gis på ordinære kantinepriser når skolen er bestiller. - Tilbyder må beskrive hvordan driften skal organiseres, f. eks hvem som står for den daglige driften, service og bemanning. Beskriv hvordan bemanningssituasjonen er tenkt løst ved ikke planlagt fravær.
Kompetanse Rutiner for orden og ryddighet Det skal oppgis hvem som er ansvarlig for kantinedriften og vedkommendes erfaring fra kantinedrift. Legg ved referanse. Beskriv følgende rutiner: - Rutiner som legges til grunn for å opprettholde ryddige kantinelokaler - Rutiner som legges til grunn for å rydde bestikk og dekketøy som er etterlatt rundt om i skolens fellesarealer. 10 % 20 % Med hilsen Torfinn Overn Rektor Lena videregående skole - Vedlegg A: Kravspesifikasjon - Vedlegg B: Spesielle avtalevilkår - Vedlegg C: HMS-egenerklæring - Vedlegg D: Standard avtalevilkår - Vedlegg E: Prisskjema - Vedlegg F: Tegning av kantineområdet
VEDLEGG A: KRAVSPESIFIKASJON Åpningstid: Kantina skal være åpen fra kl. 7.45 13.45 alle skoledager. Pris: Lena videregående skole betaler ikke for drift av kantine utover det som er spesifisert i spesielle avtalevilkår. Prisene i kantina skal være konkurransedyktig sammenliknet med andre fylkeskommunale skolekantiner. Prisregulering: Prisene kan reguleres den 1.8 hvert år på bakgrunn av endring i siste års konsumprisindeks. Varesortiment: Generelt krav til varesortiment: Kantina skal tilby mat og drikke som tilfredsstiller kravene til Føringer for sunne kantiner, jf. FUvedtak 66-10, se vedlegg. Varesortimentet i Sunne kantiner bygger på nøkkelråd for et sunt kosthold gitt av helsedirektoratet, se link. http://www.helsedirektoratet.no/folkehelse/ernering/kostholdsrad/sider/default.aspx Minimumskrav til varesortiment: - salatdisk med friskt og variert utvalg - frukt singelsolgt (2-3 sorter) + grønnsaker singelsolgt (1-2 sorter) - minst 4 sorter ferske smurte grove brødprodukter - grove vafler kan selges - tilbud om glutenfrie og laktosefrie produkter - variert utvalg drikke av melk, juice og vann - tilbud om kaffe, te - tilbud om varmt måltid to dager i uka. Kan gjerne være 6-ukers meny, slik at det blir variasjon. Det skal være en fast pris for varmt måltid. Kantina skal ikke selge: - brus med sukker eller kunstig søtstoff - skal ikke selge frityrstekte produkter - Kantina kan tilby kaker / desserter èn dag pr uke. Tilbud om morgenen Kantina skal minimum tilby følgende utvalg hver morgen før kl. 7.55 - tilbud om havregrøt Abonnementsordninger Det skal være mulig med følgende abonnementsordninger: - Matpakkeabonnement (to påsmurte brødskiver) - melkeabonnement
Organisering av kantineområdet I dag stiller elevene seg i kø, og følger køen opp til disken hvor de forsyner seg selv. Det kan til tider være svært lange køer. Det er ønskelig at driften organiseres slik at køen minimeres. Elevene skal selv rydde av bordet etter seg, men det er krevende å få dette til å fungere. Driverne av kantina skal ta ansvar for at det er rent og ryddig i området, følge opp og rydde bort det som står igjen på bordene. Oppdragsgiver stiller krav om kildesortering. Levering på bestilling / Catering Kantinen må betjene diverse servering / catering på bestilling til møter og andre arrangementer i skolens lokaler. Språk: Det stilles krav om at ansatte som har kunderettede funksjoner snakker og forstår norsk. Internkontroll Gjeldende bestemmelser fra Mattilsynet om pålagt internkontroll knyttet til tilsyn med næringsmidler og forskrift om næringsmiddelhygiene for tilberedning og servering av næringsmidler skal følges.
VEDLEGG B: SPESIELLE AVTALEVIKÅR 1. Lena videregående skole stiller til gratis disposisjon lokaler og utstyr, og dekker utgifter til elektrisk strøm, renhold, avfallshåndtering og vaktmester-tjenester. Kantinens ansatte leder daglig rydding av kantinen i henhold til skolens til enhver tid gjeldende ryddeordning. Dette omfatter også bestikk og dekketøy som er etterlatt rundt om på skolen. 2. Driver av kantinen sørger for renhold av kantinens utstyr. Dette omfatter også rundvask to ganger årlig (desember og juli). 3. Kostnader knyttet til svinn og fornying av bestikk og dekketøy som brukes i kantinekjøkkenet fordeles 50/50 mellom driver av kantinen og Lena videregående skole, basert på en årlig vareopptelling. Lena videregående skole dekker kostnader til reparasjoner og vanlig vedlikehold av lokaler og utstyr. 4. Lena videregående skole har rett til å bruke kantinekjøkkenet og utstyret til arrangementer i skolens regi. 5. Driver av kantinen forplikter seg på et godt samarbeid med skolemiljøutvalget, arbeidsgruppa for helsefremmende skole og skolens ledelse mht. best mulig tilrettelegging og servicenivå i skolekantina. 6. Driver av kantinen er forpliktet til deltakelse på kompetansehevingskurs for kantinepersonell i regi av Oppland fylkeskommune. 7. Driver av kantinen er forpliktet til aktivt å arbeide for å hindre forsøpling, og til å gjøre kantina til et attraktivt møtested for elevene. Skolens ledelse kan uanmeldt stenge kantina, dersom rot og forsøpling tilsier dette. Leietaker vil i slike tilfeller bli varslet på slutten av en dag, med påfølgende stenging dagen(e) etterpå. 8. Ordinær åpningstid for skolekantina er 07.45-13.45 alle skoledager i henhold til skolens aktivitetskalender. Kantinedriver må avklare med skolens ledelse om avvik på åpningstid, dersom det kan være aktuelt på konkrete dager i løpet av skoleåret. 9. Avtalen kan sies opp med 3-tre-måneders gjensidig oppsigelsesfrist Krav til lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Leder av kantina er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon på de ansattes lønns- og arbeidsforhold.
VEDLEGG C HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.