KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling Kantinedrift ved Bjertnes videregående skole

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling Kantinedrift ved Bjertnes videregående skole KONKURANSEGRUNNLAG 1 av 9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN Anskaffelsens innhold Informasjon om anskaffelsen... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.3 Informasjon om oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Kontrakt Anskaffelsens omfang REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Generelle regler og prosedyre Reservert kontrakt Tilbudsfrist Fremdrift i konkurransen Levering av tilbud Krav til tilbud Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Deltilbud Bruk av underleverandører Behandling av tilbud Forbehold i tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere TILDELINGSKRITERIER Pris GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG... 9 KONKURANSEGRUNNLAG 2 av 9

3 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Akershus fylkeskommune (AFK) v/ Bjertnes videregående skole heretter kalt oppdragsgiver, har til hensikt å inngå kontrakt med 1 leverandør som kan leverandør som kan drifte elev- og personalkantinen ved Bjertnes videregående skole. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om avtalens innhold. 1.2 Informasjon om oppdragsgiver Bjertnes videregående skole har ca. 600 elever og ca. 100 ansatte. Skolen har utdanningsprogrammene bygg- og anleggsteknikk, elektrofag, helse- og oppvekstfag, service og samferdsel, studiespesialisering påbygging til generell studiekompetanse Vg3 Skolens kantine ligger i første etasje. I kantinens spiseområde og tilstøtende område er det plass til ca. 200 personer. Kantinen skal være tilgjengelig for elever, ansatte og besøkende. For befaring av kjøkken og kantinelokaler, vennligst ta kontakt med Brian Mariampillai, (brian.mariampillai@afk.no). Utgifter i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte tilbyder. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : brian.mariampillai@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 1.5 Anskaffelsens omfang Basert på omsetningen i 2014 antar oppdragsgiver at et realistisk anslag for årlig omsetning vil være ca kr eks. mva. Volumangivelsen er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr kantinetjenester regnes som en uprioritert tjeneste. Uprioriterte tjenester over EØS-terskelverdi kan kunngjøres nasjonalt og følge forskriftens del I og II. KONKURANSEGRUNNLAG 3 av 9

4 Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i henhold til FOA del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne, dersom dette vurderes formålsløst. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å inngi sitt beste tilbud første gang. Se punkt 5 om gjennomføring av eventuelle forhandlinger. 2.2 Reservert kontrakt Oppdragsgiver har i denne anskaffelsen valgt å begrense konkurransen til virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede og arten av eller omfanget av deres handicap innebærer at de ikke utøve arbeid på ordinære vilkår, jf. lov og forskrift om offentlig anskaffelser Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 3. juni Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.4 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 19: Kunngjøring av konkurranse Uke 24: Tilbudsfrist Uke 25: Forhandling Uke 26: Revidert tilbud Uke 27: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 29: Signering av avtalen 2.5 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Kantinedrift ved Bjertnes videregående skole". Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.6 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 7 KONKURANSEGRUNNLAG 4 av 9

5 Dokumentasjon Skilleark Besvarelse av tildelingskriterier 8 Eventuelle forbehold 9 Eventuell annen dokumentasjon 10 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 7 "Veiledning sladding". 2.7 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 8. juni Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 3. september Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.10 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket "Kantinedrift ved Bjertnes videregående skole" i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 28. mai Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: KONKURANSEGRUNNLAG 5 av 9

6 Attest for skatt og merverdiavgift* HMS-egenerklæring Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Tilbyder skal vedlegge HMS-erklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 5. *Fom. oktober 2014 gjelder en felles skatteattest for skatt og merverdiavgift. Denne bestilles i Altinn. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandør må være godkjent attføringsog/eller tiltaksbedrift. Leverandør skal vedlegge dokumentasjon fra NAV som viser at flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede og arten eller omfanget av deres handikap innebærer at de ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Annen dokumentasjon som et utstedt av KONKURANSEGRUNNLAG 6 av 9

7 kompetent, relevant myndighet kan også godtas. Leverandøren skal ha velfungerende rutiner for personalopplæring og vikar/avløsertjeneste. Disse rutinene skal beskrives utførlig. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandør må benytte seg av en arbeidsleder med kompetanse/erfaring fra tilsvarende oppdrag. Rutinene skal bla. inneholde beskrivelse av hvordan bemanningssituasjonen er tenkt løst ved ikke-planlagt fravær. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. Arbeidslederes kompetanse skal beskrives utførlig. CV skal vedlegges. Kantinen skal driftes av en arbeidsleder med utdanning innen matfag eller annen relevant utdanning. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 6) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Kriterium Vekt Dokumentasjon og vurdering Pris - Lavest tilbudte totalpris vil bli tildelt 50 poeng (se pkt. 4.1) Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema. Løsningsforslag - Det vil bli gitt 50 poeng til beste besvarelse Variasjon og appell til målgruppen 25 % Tilbyder skal presentere en meny KONKURANSEGRUNNLAG 7 av 9

8 bestående av 3 varmretter. Varmrettene skal ha samme pris (se prisskjema). Hver enkelt rett skal beskrives utførlig med utgangspunkt i underkriteriene variasjon og appell til målgruppen. Øvrig sortiment 25 % Forslag til varesortiment utover minimumskravene (vedlegg 4 prisskjema). 4.1 Pris Totalsum i tilbudsskjema (se vedlegg 3). Laveste totalpris vil gi maksimal score 50 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 50 = Poengscore pris 5 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller per e-post. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne. Tilbydere oppfordres derfor til å inngi sitt beste tilbud. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. KONKURANSEGRUNNLAG 8 av 9

9 7 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 Prisskjema 5 HMS-egenerklæringsskjema 6 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 7 Veiledning sladding *** 30. april 2015 Runa Lie Berg rektor Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG 9 av 9