PROSJEKT TIMEPLANKVALITET OG AREALEFFEKTIVITET (TARE) RAPPORT FRA GJENNOMGANG OG EVALUERING HØSTEN 2013

Notat Dato: 14.11.13 Saksnr./arkivnr.: 2012/6202 Til: Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering ved Anka Ødegårdshaugen Fra: Ragnvald Thilesen ragnvald.thilesen@hioa.no PROSJEKT TIMEPLANKVALITET OG AREALEFFEKTIVITET (TARE) RAPPORT FRA GJENNOMGANG OG EVALUERING HØSTEN 2013 På oppdrag fra studieavdelingen er det høsten 2013 foretatt en gjennomgang av arbeidet med timeplanlegging ved høgskolens fire fakulteter og en evaluering av de rammene for dette arbeidet som TARE la grunnlag for. Gjennomgangen og evalueringen har bestått av to deler; dels en samtale med de administrativt ansvarlige ved fakultetene og dels en kort spørreundersøkelse med dekaner, instituttledere, fakultetsdirektører, seksjonssjefer for studieadministrasjon og administrative timeplankoordinatorer som målgrupper. Hensikten med gjennomgangen og evalueringen har vært å avklare hvordan rammene for virksomheten har virket og i hvilken grad arbeidet med timeplanlegging for studieåret 2013-14 har skjedd i tråd med målene for TARE. Målene for TARE-prosjektet Til grunn for prosjektet lå en rekke ønsker og behov knyttet til en ny ordning for timeplanleggingen ved HiOA. Studentene ønsket først og fremst større forutsigbarhet gjennom tidligere tilgang til timeplanene og færre endringer gjennom studieåret samt tidligere og bedre informasjon om endringer. Fakultetenes timeplankoordinatorer ønsket en mer strukturert arbeidssituasjon, der flere tok ansvar og der lærerne forholdt seg til gitte rammer. Fakultetene ønsket ellers at det ble gitt felles rammer som regulerte dette arbeidet og at den samlede arealutnyttelsen ble bedre. Suksesskriteriene for prosjektet kan oppsummeres slik: Økt studenttilfredshet gjennom økt forutsigbarhet, altså tidligere tilgang til timeplanene og færre endringer Økt effektivitet gjennom lavere ressursbruk og tydeligere ansvarsforhold Mer optimal arealbruk gjennom mer effektiv planlegging Det overordnede målet for prosjektet var å oppnå bedre kvalitet i timeplanarbeidet og å øke studenttilfredsheten samtidig som arbeidet utføres mer effektivt og med mer optimal arealbruk. Hovedleveransene fra prosjektet var et sett med felles bestemmelser for timeplanleggingen ved høgskolen, en veiledning for arbeidet med timeplaner og, som et biprodukt, regler for utleie og utlån av lokaler ved Høgskolen i Oslo og Akershus Postadresse: PB. 4 St. Olavsplass, 0130 Oslo Besøksadresse: Pilestredet 46. Telefon: 67 23 50 00, postmottak@hioa.no

høgskolen. Bestemmelsene ble fastsatt av høgskolens ledelse 19.12.12 og veiledningen ble fastsatt av studiedirektøren 15.2.13. Reglene for utleie mv. ble fastsatt av høgskoledirektøren 31.1.13. Begrensninger i evalueringen Som nevnt foran står studenttilfredshet sentralt i prosjektet. Et vesentlig forbedringsområde her har vært endringer i timeplanene. Studentene melder om hyppige endringer og dårlig informasjon om endringer. Dette fører til sterk frustrasjon og manglende muligheter for å planlegge studiene. Det har derfor vært viktig å legge til rette for bedre kvalitetssikring av timeplanene og bedre systemer for informasjon om nødvendige endringer. Disse forholdene har det ikke vært mulig å ta full høyde for ved denne gjennomgangen siden den skjer i oktober måned. Det må gå noe mer av studieåret før det er mulig å avklare om omfanget av endringer er blitt mindre. Forholdet må derfor tas med i studentevalueringer våren 2014. Gjennomgang med fakultetene Årets arbeid med timeplanlegging ble gjennomgått i møter med fakultetene i perioden 20.9. 4.10.13. Det er utarbeidet en oppsummering fra hvert møte (vedlegg 1-4). Et hovedinntrykk er at fakultetene er godt fornøyd med at det foreligger et felles rammeverk for timeplanleggingen og at endringer som følger av bestemmelsene stort sett har vært lettere å implementere enn antatt. Forankringen i ledelsen ved fakultetene ser ut til å være god, om enn litt variabel, mens forankringen «nedenfor» ledergruppene synes svakere. Dette innebærer at oppgaveforståelsen blant studieledere, koordinatorer og andre ikke er god nok. Dette kan skyldes manglende enighet i at arbeidet med timeplaner er en faglig oppgave, manglende delegering av ansvar for kvalitetssikring, manglende rutiner eller at oppgavene ikke er utført av andre årsaker. Det må arbeides mer med å holde frister og bedre kvaliteten på bestillinger til timeplankoordinator. En viktig oppgave for prosjektet var å legge til rette for en bedre arbeidssituasjon for koordinatorene og derfor inneholder bestemmelsenes pkt.4 begrensinger i enkeltlæreres kontakt med koordinator. Fakultetene melder om at det fortsatt er enkeltlærere som går direkte til koordinator, men omfanget av dette synes noe redusert. I noen av møtene ble spørsmål knyttet til endringer i programplanene tatt opp. Nye programplaner og endringer i eksisterende planer som kommer sent på våren kan svekke kvaliteten og hindre effektivitet i timeplanleggingen. Det bør derfor settes en tidlig frist for slike endringer. Alle fakulteter melder at de vil arbeide videre med forbedringspunktene. To av fakultetene vil også vurdere å omorganisere arbeidet for å oppnå større effektivitet og bedre kvalitetssikring. Arealmessige forhold Før samtalene med fakultetene ble det kjørt ut beleggsoversikter som viser fakultetenes bruk av de undervisningsrommmene de disponerer for perioden 19.8. 29.11.13 i tiden 0830-1630 i henhold til de godkjente timeplanene. Beleggsoversiktene vedlegges (vedlegg 1A-4A). Oversiktene viser at det belegget i undervisningsrommene i Pilestredet varierer og at det til dels er mye ledig kapasitet særlig etter kl 1430 og på fredager. Utnyttelsen på fredager ser likevel ut til å ha blitt større når vi sammenlikner med tidligere undersøkelser. Utnyttelsen er mest optimal i P35, der rommene nyttes av SAM og TKD, mens det er til dels mye ledig kapasitet i de bygningene der HF og LUI holder til. Det er derfor fortsatt liten tvil om at det er rom for en betydelig økning i antall studenter innenfor den nåværende arealrammen for undervisning. På Kjeller er arealkapasiteten for undervisningsrom også god og også der er det rom for ekspansjon når det gjelder slike rom. Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

I møtene med fakultetene ble det tatt opp en del forhold knyttet til arealdisponering som forutsettes fulgt opp av fakultetene og studieavdelingen. I etterkant har studieavdelingen bedt fakultetene vurdere sine behov for endringer i arealdisponeringen. Slike vurderinger bør gjøres jevnlig etter som endringer i studenttall og studieopplegg innebærer endrede behov for arealer. Spørreundersøkelsen I uke 42 og 43 ble det gjennomført en spørreundersøkelse med dekaner, instituttledere, fakultetsdirektører, seksjonssjefer for studieadministrasjon og administrative timeplankoordinatorer som målgrupper. Undersøkelsen omfattet 6 spørsmål og var delt i fire deler; overordnede mål, felles bestemmelser om timeplanlegging, systemet for timeplanlegging og ressurser. Spørreundersøkelsen er vedlagt (vedlegg 2). Ved svarfristens utløp hadde det kommet inn i alt 46 svar, herav 30 fra faglige ledere, 8 fra administrative ledere og 8 fra administrative timeplankoordinatorer. Dette innebærer at svarprosenten er tilnærmet 100. Ikke alle hadde besvart samtlige spørsmål. Svarene viser at det er store variasjoner mellom vurderingene innen de tre gruppene og mellom fakultetene. Nedenfor er det angitt laveste og høyeste score for hvert spørsmål og gjennomsnittsscore for gruppen. 1. Studentene er mer tilfreds med timeplanene nå enn tidligere fordi forutsigbarheten er bedre For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 8 med 2,6 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 5 med 3,4 i snitt og for koordinatorer 1 og 5 med 2,6 i snitt. 2. Timeplanene er bedre kvalitetssikret nå slik at studentene vil oppleve færre endringer enn tidligere For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 9 med 2,4 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 8 med 5,3 i snitt og for koordinatorer 1 og 9 med 3,4 i snitt. 3. Ansvarsforholdene for timeplanene er klarere nå enn tidligere For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 3,5 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 9 med 7,0 i snitt og for koordinatorer 1 og 8 med 4,4 i snitt. 4. Arealbruken er mer optimal nå enn tidligere som følge av bedre planlegging For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 3,2 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 8 med 5,3 i snitt og for koordinatorer 1 og 6 med 3,8 i snitt. 5. Jeg kjenner godt til de sentrale bestemmelsene om timeplanlegging som ledelsen ved høgskolen fastsatte i desember 2012 For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 7,3 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 7 og 10 med 9 i snitt og for koordinatorer 1 og 10 med 6,9 i snitt. 6. Bestemmelsene har gitt nyttige rammer for arbeidet med timeplanlegging For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 4,3 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 5 og 9 med 7,6 i snitt og for koordinatorer 1 og 10 med 4,9 i snitt. 7. Bestemmelsene trenger revisjon Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 7,6 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 10 med 5,8 i snitt og for koordinatorer 1 og 10 med 6,1 i snitt. 8. Bestemmelsene har vært drøftet i ledermøter o.l. ved fakultetet For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 5,7 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 7 og 10 med 9,5 i snitt og for koordinatorer 1 og 9 med 4,5 i snitt. 9. Jeg har brukt systemet Uni-Untis/Web-Untis For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 7,9 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 1 og 9 med 3,4 i snitt og for koordinatorer 10. 10. Uni-Untis/Web-Untis ser ut til å være et effektivt system for timeplanlegging For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 8 med 2,8 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 1 og 8 med 4,1 i snitt og for koordinatorer 1 og 10 med 2,6 i snitt. 11. Det er en del forbedringsområder i systemet For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 8,2 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 5 og 10 med 7,6 i snitt og for koordinatorer 5 og 10 med 9,3 i snitt. 12. Informasjon om det nye systemet fra fellesadministrasjonen til fakultetene har vært dekkende For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 9 med 3,1 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 6 og 10 med 7 i snitt og for koordinatorer 1 og 9 med 4,4 i snitt. 13. Informasjonen internt på fakultetet har vært dekkende For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 9 med 4,7 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 6 og 9 med 7,3 i snitt og for koordinatorer 1 og 8 med 4,0 i snitt. 14. Lærerne ved fakultetet har fått god kjennskap til systemet For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 3,3 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 5 og 9 med 7,1 i snitt og for koordinatorer 1 og 10 med 3,8 i snitt. 15. Jeg har vært inne på nettsidene om timeplanlegging flere ganger For faglige ledere varierer scoren mellom 3 og 10 med 7,7 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 7 og 10 med 7,1 i snitt og for koordinatorer 5 og 10 med 7,4 i snitt. 16. Nettsidene gir meg den informasjonen jeg trenger For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 5,0 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 8 med 6,3 i snitt og for koordinatorer 1 og 7 med 4,1 i snitt. 17. Jeg har benyttet veiledningen om timeplanlegging som ligger på nettsidene For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 5,5 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 1 og 8 med 4,7 i snitt og for koordinatorer 2 og 10 med 6,6 i snitt. 18. Det er lett å få svar på spørsmål om timeplanlegging når jeg henvender med til fellesadministrasjonen Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

For faglige ledere varierer scoren mellom 1 og 10 med 4,4 i snitt. Tilsvarende tall for administrative ledere er 2 og 10 med 6,4 i snitt og for koordinatorer 1 og 10 med 6,5 i snitt. Oppsummering av spørreundersøkelsen Et av de tydeligste trekk ved svarene er den enorme variasjonen det er, særlig innenfor gruppen faglige ledere. Selv på spørsmål om emnet har vært tema på ledermøter o.l. ved fakultetet varierer svarene, også innenfor samme fakultet. Også innenfor gruppen administrative koordinatorer er det signifikante ulikheter som det kan være vanskelig å forstå. Svarene viser ellers at den forutsatte kvalitetsforbedringen for studentene ikke kan spores ennå. Administrative ledere er gjennomgående noe mer optimistiske på disse punktene enn de andre gruppene. Også på spørsmål om avklarte ansvarsforhold er de administrative lederne mer positive enn de to andre gruppene. Dette kan muligens være uttrykk for at ansvarsforholdene er avklart, men at ansvaret ikke er implementert ennå. Det er noe overraskende at en del faglige ledere og til om med koordinatorer svarer at de ikke kjenner de sentrale bestemmelsene om timeplanlegging. Det er i alt 7 faglige ledere og 2 koordinatorer som scorer 1,2 eller 3 på dette spørsmålet. Det er ikke så overraskende at mange er i tvil om hvorvidt Uni-Untis er et effektivt system for timeplanlegging. Til det er systemet for nytt samtidig som det var en del svakheter i første fase. Det er da også bred enighet om at systemet har forbedringsområder. Svarene viser at de fleste faglige lederne og samtlige koordinatorer bruker systemet. Når det gjelder informasjon om det nye dataverktøyet gir de administrative lederne bedre score enn de andre gruppene. Her kan det være grunn til å vurdere hvordan informasjonen til faglige ledere kan bedres, særlig siden informasjonsmengden til fakultetene har vært relativt stor. Mange oppgir at de har vært inne på nettsidene om timeplanlegging flere ganger men de oppgir samtidig at nettsidene ikke gir den informasjonen de trenger. Det kan være av interesse å kartlegge nærmere hvilken informasjon gruppene føler at de mangler på nettsidene. Uansett vil kontinuerlig arbeid med informasjon og utvikling av nettsidene være en viktig oppgave for studieavdelingen. Dersom det er ønskelig, er det mulig å gå dypere inn i svarene og lage profiler for hvert av fakultetene. Vurderinger og anbefalinger Gjennomgangen med fakultetene viste igjen tydelig den nære kvalitetsmessige sammenhengen det er mellom timeplanarbeidet på den ene siden og programplaner og studie- og undervisningsorganisering på den andre siden. Endringer i programplaner i mai/juni fører ofte til svakheter i kvaliteten på timeplanene samtidig som måten det enkelte studietilbud er organisert på og måten man organiserer undervisningen på får betydelige konsekvenser for arealdisponeringen. Det er derfor nødvendig å øke forståelsen for denne sammenhengen hos alle ledere og medarbeidere som har ansvar for studie- og undervisningsorganisering. Videre er det behov for å sette tidlige frister for nye programplaner og endringer i slike planer. TKD har opplyst at de for kommende studieår vil sette fristen til desember måned og det er et godt tiltak i denne sammenheng. Det ser ut til at de sentrale bestemmelsene er til dels godt forankret i ledergruppene, mens forankringen er svak på nivåene under instituttlederne. Det er derfor behov for å arbeide mer med forankringen, ikke minst når det gjelder studieledere og koordinatorer som har fått delegert ansvar for timeplanarbeid. Med henvisning Høgskolen i Oslo og Akershus side 5

til det som er sagt i avsnittet foran, er det behov for at alle de sentrale personene på dette området tar et faglig ansvar for at timeplanene er pedagogisk hensiktsmessige og kvalitetssikret. Erfaringene til nå er at mange av de «bestillingene» timeplankoordinatorene har fått i 2013 ikke har vært godt kvalitetssikret og har kommet etter fristen fakultetene har satt. I tillegg fungerer ikke alltid den forutsatte strukturen, som innebærer at det bare er faglige ansvarlige etter en delegert rutine som skal kommunisere direkte med timeplankoordinator. Bortsett fra at disse forholdene innebærer dårligere effektivitet enn ønskelig og nødvendig, fører de til en dårlig arbeidssituasjon for timeplankoordinatorene og i verste fall til timeplaner med lav kvalitet og ikke-optimal arealdisponering. Selv om det i utgangspunktet er forholdsvis mye ledig kapasitet i undervisningsrommene, er spørsmålet om optimal arealbruk helt sentralt i det videre arbeidet. Den arealdisponeringen som nå ligger til grunn i Pilestredet, har sin basis i arealdisponeringen mellom de «gamle» avdelingene på HiO med enkelte justeringer. Imidlertid er arealbruken, som nevnt foran, en følge av studie- og undervisningsorganiseringen ved fakultetene og arealbruken utfordres følgelig hver gang det skjer endringer i organiseringen eller det kommer til nye studietilbud eller antall studenter i et studium øker. Slike endringer har forekommet flere ganger de siste årene og det er derfor oppstått et økende misforhold mellom den måten studiene er organisert på og antall studenter og størrelsen på de undervisningsrommene som vedkommende fakultet disponerer. Arealsituasjonen har i liten grad vært hensyntatt når det har vært på tale å øke studenttallene eller reorganisere studiene. Det er således behov for å arbeide videre for å redusere avstanden mellom ønskelige størrelser på studentgrupper og ønskelige måter å organisere studiene på og den reelle arealdisponeringen. Høsten 2013 vil det bli foretatt en kartlegging av hvilke undervisningsrom fakultetene kan si fra seg og hvilke rom de har behov for etter sin nåværende organisering og sitt nåværende studenttall. Slike justeringer må foretas med jevne mellomrom, eventuelt må undervisningsarealene samlet redistribueres mellom fakultetene etter gitte rammer. Alternativt kan man tenke seg at alle fakulteter timeplanlegger alle rom. En slik ordning vil kunne gi mer optimal arealutnyttelse, men vil bli oppfattet som uheldig, ikke minst av studentene og må derfor gjennomtenkes nøye. Studieavdelingen må arbeide videre med informasjon til fakultetene og utvikling av nettsidene om timeplanlegging. Det er vesentlig at samspillet mellom fellesadministrasjonen og fakultetene er godt for å sikre høy kvalitet og god studenttilfredshet. Det er ellers gledelig at det synes å være optimisme når det gjelder arbeidet med timeplanlegging og bruken av nytt dataverktøy på området. Senest i referat fra SAL-møte 21.10.13 går det fram at fakultetene er fornøyd med samarbeidet med fellesadministrasjonen om systemet og at de ser store, framtidige gevinster ved bruk av systemet. Samlet sett kan noen sentrale anbefalinger oppsummeres slik: Fakultetene må sørge for bedre forankring av de felles bestemmelsene og tenkningen bak disse. Særlig gjelder dette nivåene under instituttlederne som studieledere, fagkoordinatorer og andre som er faglig ansvarlig for timeplanene. Det må settes frister og fastsettes rutiner for behandling av programplaner som bidrar til økt kvalitet i timeplanleggingen. Arbeidet med studie- og undervisningsorganisering må sees i sammenheng med timeplanlegging og arealutnyttelse. Avvik mellom disponible arealer til undervisningsformål og behov for arealer må sjekkes ut jevnlig slik at arealdisponeringen korrigeres så langt råd er. Studenttilfredshet mht timeplaner, særlig omfang av endringer og informasjon om endringene, må tas opp i studentevalueringer våren 2014 (og senere). Høgskolen i Oslo og Akershus side 6

Fakultetene må sette frister for meldinger om behov fra faglige ansvarlige til timeplankoordinator og legge vinn på å følge fastsatte rutiner for å sikre god kvalitet. Studieavdelingen må prioritere arbeidet med god informasjon og videre utvikling av nettsidene om timeplanlegging. Med vennlig hilsen Ragnvald Thilesen Høgskolen i Oslo og Akershus side 7