Rapport fra intern systemrevisjon Eksamensplanlegging

Transkript

1 Rapport fra intern systemrevisjon Eksamensplanlegging

2 Bakgrunn Internrevisjoner er en viktig del i høgskolens kvalitetssikringssystem og ment å og en uavhengig rådgivningsfunksjon som har til hensikt å tilføre merverdi. I forkant av revisjonen forberedt en rekke spørsmål med utgangspunkt i revisjonsgrunnlaget. På denne måten avdekkes det om de fastlagte rutiner/prosedyrer følges. Avslutningsvis oppsummeres dette i en revisjonsrapport som den reviderte part bes kommentere. Målet med en internrevisjon er dog ikke å avdekke flest mulig avvik, men å kontrollere om institusjonen gjør som de sier de skal gjøre samt å sammenstille observasjoner av hendelser for å se om ting kan gjøres på en mer effektiv og bedre måte. Eksamensplanleggingen ble valgt ut som område for internrevisjon tidlig i vårsemesteret 2009 på bakgrunnen av ønske fra studiedirektøren. Det ble i denne omgangen gjennomført internrevisjon på Handelshøgskolen, Profesjonshøgskolen, studieadministrasjonen og studentservice. Revisjonsgruppen vil takke alle som har satt av tid og deltatt i internrevisjonene. Sammendrag Internrevisjonene viser at det arbeidet med å legge eksamensplanen er en nokså omfattende oppgave. Den erfaring som alle involverte besitter virker avgjørende for at eksamensplanen skal være til å stole på. Fristen som høgskolen har satt som publiseringsfrist for både høstens og vårens eksamen er nokså ambisiøs, og nødvendigheten av at vårens eksamensplan er publisert nesten et år i forveien bør revurderes. Det største problemet med å legge eksamensplanen, er tilgangen på lokaler med flatt gulv tidlig i eksamensperioden. Profesjonshøgskolen har vanlig undervisning i den ordinære eksamensperioden som er fastsatt av styret for Høgskolen i Bodø. Funn Rapportene fra de reviderte enheter er vedlagt dette denne rapporten. Det er ikke avdekket rene avvik da prosessen for eksamensplanleggingen ikke er fastlagt i kvalitetshåndboken. Det er derfor kun fokusert på rene observasjoner av positiv og negativ karakter. Noen anbefalinger Studiedirektøren bes ta de avdekkede observasjoner til etterretning og utarbeide en løsning på de problemer som er avdekket gjennom internrevisjonene. Det gjøres oppmerksom på at det ved studentservice allerede er utarbeidet forslag til prosessendringer. Sølvi Fastvold Rådgiver Rådgiver

3 Revisjonsrapport Intern systemrevisjon av eksamensplanleggingen ved HHB Revisjonsområde Eksamensplanleggingen 2008 Revisorer Sølvi Fastvold (revisjonsleder) Dato Hovedkonklusjon Revisjonen viste at fakultetets arbeid med legge eksamensplanen er ryddig og oversiktlig, men at tidsfristene fra sentralt hold ikke virker særlig fornuftige. Det ble under revisjonen avdekket fem observasjoner som er beskrevet under Innledning I forbindelse med intern systemrevisjon ble det utført en kvalitetsrevisjon av eksamensplanleggingen ved handelshøgskolen. Revisjonen har til hensikt å se etter områder i planleggingen som kan forbedres. Rapporten vil inngå som en del i en anbefaling til studiedirektøren som har det overordnede ansvaret for prosessen. Revisjonsgrunnlag Internt notat med oppfølging Studieportefølje , timeplanlegging og eksamensplanlegging vår 2008 datert Revisjonens opplegg og omfang Det var satt av 1 time til revisjonsbesøket som omfattet intervju med en administrativt tilsatt som var ansvarlig for eksamensplanleggingen. Videre var en studieprogramansvarlig tilstede. Revisjonsgruppen hadde på forhånd utarbeidet sjekkpunkter og kjøreplan for revisjonen. Under intervjuene ble det lagt hovedvekt på opplevelsen av eksamensplanen mht. tidsfrister, koordinering av behov og prosessen som helhet. Revisjonen bestod av intervjuer

4 De enkelte observasjoner OBSERVASJON 1 Tidsfristen som er satt for når hele eksamensplanen skal være tilgjengelig er ikke mulig å overholde, da det ikke enda er sikkert hvilke kurs som skal kjøres høsten og våren samt at det fortsatt er usikkerhet på om enkelte kurs vil ha oppstart. OBSERVASJON 2 Eksamensdatoer er ikke lett tilgjenglige for faglærer. OBSERVASJON 3 Informasjonen rundt eksamensgjennomføringen er tidvis uklar. Dette gjelder både innen planleggingen, gjennomføringer og innlevering ovenfor studenter og faglærere. OBSERVASJON 4 Ønske om å skille mellom høst og vår. Ikke nødvendigvis legge en plan for hele året. OBSERVASJON 5 Uklart hvem som skal følge opp at sensurfrist blir overholdt. Bodø Sølvi Fastvold (sign.) Revisjonsleder Medrevisor

5 Revisjonsrapport Intern systemrevisjon av eksamensplanleggingen ved PHS Revisjonsområde Eksamensplanleggingen 2008 Revisorer Sølvi Fastvold (revisjonsleder) Dato Hovedkonklusjon Revisjonen viste at fakultetets arbeid med legge eksamensplanen er ryddig og oversiktlig, men at tidsfristene fra sentralt hold for publisering av vårens eksamensplan ikke er mulig å overholde. Det ble under revisjonen avdekket fem observasjoner som er beskrevet under Innledning I forbindelse med intern systemrevisjon ble det utført en kvalitetsrevisjon av eksamensplanleggingen ved profesjonshøgskolen. Revisjonen har til hensikt å se etter områder i planleggingen som kan forbedres. Rapporten vil inngå som en del i en anbefaling til studiedirektøren som har det overordnede ansvaret for prosessen. Revisjonsgrunnlag Internt notat med oppfølging Studieportefølje , timeplanlegging og eksamensplanlegging vår 2008 datert Revisjonens opplegg og omfang Det var satt av 1 time til revisjonsbesøket som omfattet intervju med en administrativt tilsatt som var ansvarlig for eksamensplanleggingen. Videre var to studieledere tilstede. Revisjonsgruppen hadde på forhånd utarbeidet sjekkpunkter og kjøreplan for revisjonen. Under intervjuene ble det lagt hovedvekt på opplevelsen av eksamensplanen mht. tidsfrister, koordinering av behov og prosessen som helhet. Revisjonen bestod av intervjuer

6 De enkelte observasjoner OBSERVASJON 1 Tidsfristen som er satt for når hele eksamensplanen skal være tilgjengelig er på det nåværende tidspunkt ikke mulig å overholde blant annet fordi det ikke er sikkert hvilke kurs som skal kjøres høsten og våren samt at det fortsatt er usikkerhet på om enkelte kurs vil ha oppstart. I tillegg er det vanskelig å overholde frister fordi man er avhengig av at studieplanene er publisert for å kunne sette opp eksamensoversikt. OBSERVASJON 2 Eksamensplanen forutsetter at studieplanene er klare før eksamensplan. OBSERVASJON 3 Profesjonshøgskolen gjennomfører undervisning i høgskolens fastsatte eksamensperiode. Dette gjelder spesielt samlingsbaserte studier og idrettstudier. Når det gjelder bachelor i sykepleie vil eksamensperioder måtte legges utenom eksamensperioden på grunn av studentenes praksisperioder. Halve studiet i bachelor i sykepleie er praksis. OBSERVASJON 4 Det er uklarhet i hvordan Forprøve er tiltenkt brukt som eksamensform og om disse skal håndteres av faglige eller av eksamenskontoret. OBSERVASJON 5 Det er ønskelig at type vurderingsform fremkommer av sensurlista for å unngå misforståelser i forbindelse med sensurering. Bodø Sølvi Fastvold (sign.) Revisjonsleder Medrevisor

7 Revisjonsrapport Intern systemrevisjon av eksamensplanleggingen ved Studieadministrasjonen Revisjonsområde Eksamensplanleggingen 2008 Revisorer (revisjonsleder) Dato Hovedkonklusjon Revisjonen viste at studieadministrasjonens arbeid med legge eksamensplanen er tidvis krevende grunnet mangel på rom og at de tidsfrister som gis er vanskelige å overholde. Det ble under revisjonen avdekket tre observasjoner som er beskrevet under Innledning I forbindelse med intern systemrevisjon ble det utført en kvalitetsrevisjon av eksamensplanleggingen i studieadministrasjonen. Revisjonen har til hensikt å se etter områder i planleggingen som kan forbedres. Rapporten vil inngå som en del i en anbefaling til studiedirektøren som har det overordnede ansvaret for prosessen. Revisjonsgrunnlag Internt notat med oppfølging Studieportefølje , timeplanlegging og eksamensplanlegging vår 2008 datert Revisjonens opplegg og omfang Det var satt av 1 time til revisjonsbesøket som omfattet intervju med den som var ansvarlig for eksamensplanleggingen studieåret 2008/2009. Revisjonsgruppen hadde på forhånd utarbeidet sjekkpunkter og kjøreplan for revisjonen. Under intervjuene ble det lagt hovedvekt på opplevelsen av eksamensplanen mht. tidsfrister, koordinering av behov og prosessen som helhet. Revisjonen bestod av intervju.

8 De enkelte observasjoner OBSERVASJON 1 Profesjonshøgskolen forholder seg ikke til vedtatte eksamensperiode og har undervisning to uker inn i vårens eksamensperiode, samt en uke inn i høstens. OBSERVASJON 2 Ønske om en bedre konfliktmatrise i Neted for å slippe tidkrevende manuell jobb OBSERVASJON 3 Fristen for publisering av vårens eksamensplan er lite hensiktsmessig og bør flyttes til utpå høsten. Bodø (sign) Revisjonsleder

9 Revisjonsrapport Intern systemrevisjon av eksamensplanleggingen ved Studentservice Revisjonsområde Eksamensplanleggingen 2008 Revisorer (revisjonsleder) Sølvi Fastvold Dato Hovedkonklusjon Revisjonen viste at studentservice med legge eksamensplanen og gjennomføringen av den, er ryddig og oversiktlig, men at tidsfristene fra sentralt hold ikke virker særlig fornuftige. Det ble under revisjonen avdekket fem observasjoner som er beskrevet under Innledning I forbindelse med intern systemrevisjon ble det utført en kvalitetsrevisjon av eksamensplanleggingen ved studentservice. Revisjonen har til hensikt å se etter områder i planleggingen som kan forbedres. Rapporten vil inngå som en del i en anbefaling til studiedirektøren som har det overordnede ansvaret for prosessen. Revisjonsgrunnlag Internt notat med oppfølging Studieportefølje , timeplanlegging og eksamensplanlegging vår 2008 datert Revisjonens opplegg og omfang Det var satt av 1 time til revisjonsbesøket som omfattet intervju med kontorsjef og to administrative tilsatte som har ansvar for eksamensplanleggingen. Revisjonsgruppen hadde på forhånd utarbeidet sjekkpunkter og kjøreplan for revisjonen. Under intervjuene ble det lagt hovedvekt på opplevelsen av eksamensplanen mht. tidsfrister, koordinering av behov og prosessen som helhet. Revisjonen bestod av intervjuer

10 De enkelte observasjoner OBSERVASJON 1 Tidsfristen som er satt for når hele eksamensplanen skal være tilgjengelig er ikke mulig å overholde. Det er ønskelig å flytte fristen for vårens eksamensplan til utpå høsten. OBSERVASJON 2 At studenter ikke tar et forhold til sin utdanningsplan gjør at det er vanskelig på et tidlig tidspunkt å beregne antallet studenter som vil møte til eksamen. OBSERVASJON 3 Behovet til Etter- og videreutdanninger kommer inn for sent. OBSERVASJON 4 Eksamenslokaler med flatt gulv, hovedsaklig Mørkvedhallen, benyttes av Profesjonshøgskolen som har undervising inn i eksamensperioden. Dette gir ofte problemer for eksamensavviklingen, både mhp logistikk og at det medfører ikke planlagte kostnader med rigging/flytting mv. OBSERVASJON 5 Det er ønskelig at type vurderingsform fremkommer av sensurlista for å unngå misforståelser i forbindelse med sensurering. Bodø Revisjonsleder Sølvi Fastvold (sign.) Medrevisor