Kvalitetssikring ved Høgskolen i Bodø Rapport fra revisjon av kvalitetssikringssystemet

Transkript

1 Kvalitetssikring ved Høgskolen i Bodø Rapport fra revisjon av kvalitetssikringssystemet

2 Oppdraget fra Styret ved høgskolen i Bodø Både Studiekvalitetsutvalget (SKU) og Styret har i løpet av vårsemesteret 2008 behandlet sak om revisjon av kvalitetssikringssystemet ved HBO. Styret for HBO fattet følgende vedtak i styremøte den 23. april 2008: Enstemmig vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Bodø legger til grunn at det kvalitetssikringssystem som Høgskolen i Bodø fikk godkjent i 2005, og som er fulgt opp og videreutviklet de siste 3-4 årene, i hovedsak er et godt og tjenelig system som grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet i institusjonen. 2. Styret for Høgskolen i Bodø ber om at det i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO blir lagt til grunn de anbefalingene som framgår av saksutredningen. Spesielt må fokus rettes inn mot økt brukervennlighet, mulig forenkling samt forankring i institusjonen. SKU fulgte opp dette vedtaket i styret gjennom følgende vedtak i møte den : Vedtak: Mandat: Studiekvalitetsutvalget slutter seg til plan- og utviklingsdirektørens forslag til mandat og foreslår sammensetning av prosjektgruppe for revisjon av kvalitetssikringssystemet ved Høgskolen i Bodø. Prosjektgruppa skal utrede og foreslå et revidert kvalitetssikringssystem ved HBO, hvor fokus rettes inn mot økt brukervennlighet, mulig forenkling samt forankring i institusjonen. Prosjektgruppa kan opprette egne arbeidsgrupper, ved behov, og skal avgi sin innstilling til SKU seinest i løpet av november Sammensetning av prosjektgruppa: Prorektor Berit Skorstad, leder Plan- og utviklingsdirektør Magne Rasch, medlem Professor Asbjørn Røiseland, medlem Prodekan ved PHS Ann Gøril Hugaas, medlem Rådgiver ved FSV Synnøve D. Tollåli, medlem To studentrepresentanter, medlemmer Rådgiver Thorbjørn Aakre, sekretær

3 Elementer i dagens kvalitetssikringssystem I det etterfølgende gis det en nærmere vurdering av kvalitetsarbeidet ved HBO, men utgangspunkt i de mest sentrale hovedkomponentene i kvalitetssikringssystemet. 1. Evalueringer. Emneevalueringer, brukerundersøkelser, program- og systemevalueringer etc. 2. Mål-, resultat- og risikostyring 3. Kvalitetshåndboka. Beskrivelse av kritiske prosesser i institusjonen 4. Avvikssystemet. Tilbakemeldinger fra studenter og ansatte om sviktende kvalitet. 5. Internrevisjoner. Gjennomgang av praksis i institusjonen vurdert opp mot fastsatte retningslinjer. 6. Kvalitetsrapporten. Årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet ved institusjonen. Evalueringer Vurdering: Emneundersøkelsene må revideres med sikte på betydelig bedre svarprosent blant studentene. Emneundersøkelsen eller sluttevalueringen av emner har hatt en fallende svarprosent de siste år. Grunner til dette kan være manglende motivasjon for å svare, manglende synliggjøring av iverksatte tiltak som følge av funn eller at studenten er tilfreds med det tilbudet som gis. Emneundersøkelsen er i helhet forankret i studiekvalitetsutvalget og anses fortsatt som en viktig del av høgskolens kvalitetssikringssystem og det er tatt forskjellige grep for å prøve å få opp svarprosenten uten å lykkes. Undersøkelsen gjennomføres nå gjennom ClassFronter, et system som studentene har et mer eller mindre daglig forhold til. Det anses som viktig at emneansvarlige aktivt påtar seg å motivere studentene til å svare. Antall spørsmål er redusert til et minimum og gir kun en indikasjon på sviktende kvalitet. Ansvaret for oppfølging av resultatene ligger til fakultetene. Forankres i studiekvalitetsutvalget Antall spørsmål i undersøkelsen er redusert til et minimum. Undersøkelsen legges inn i ClassFronter Informasjon til emneansvarlige via faglig ledelse Resultatene behandles på fakultetene

4 Mål-, resultat- og risikostyring: Vurdering: Systemet for mål-, resultat- og risikostyring (MRR) overtar mye av den funksjonen som tidligere lå til kpi-systemet. MRR er forankret både i høgskolens styre og i høgskolens faglig- og administrative ledelse. Styret får i 3 styremøter i løpet av året seg forelagt en vurdering av utviklingen innenfor de prioriterte/viktigste risikoområdene ved HBO. Styret for Høgskolen i Bodø har bl.a. bedt om at utviklingen i studiepoengproduksjonen, herunder utviklingen av studiekvaliteten følges. Følge opp styrets anmodning om å være oppmerksom på de områder styret har prioritert i 2009 og rapportere tilbake en gang i halvåret, eller dersom det oppstår avvik. Videreutvikle og kvalitetssikre de indikatorer som tidligere lå i kpi-systemet Vurdere videre bruk av unipie/clickview som analyseverktøy Kvalitetshåndboka: Vurdering: Kvalitetshåndboka beskriver kritiske prosesser ved høgskolen og hvilke aktiviteter som skal utføres av de ulike rollene som inngår i prosessen. Kvalitetshåndboka oppleves som lite oppdater mot dagens situasjon og det vil være nødvendig å gå gjennom flere av de beskrevne prosesser for å justere disse. Designmessig oppleves kvalitetshåndboka som gammeldags og vanskelig å finne fram i. Identifisere og beskrive kritiske prosesser i institusjonen Avgjøre hvordan høgskolen skal beskrive sine prosesser elektronisk Introdusere faglige (støtte-)prosesser i kvalitetshåndboka Bedre forankring av prosesser Prosesser relatert til praksisfeltet må beskrives

5 Avvikssystemet: Vurdering: Innkomne avviksmeldinger er redusert siden systemet ble etablert. Ved systemets oppstart var de rapporterte avvik stort sett relatert til klager på ventilasjon og internettløsninger. Mye har skjedd siden dette, oppstartsproblemer er rettet og ny IT-teknologi er innført. Allikevel er det rimelig å anta at systemet ikke er like godt kjent blant studentene i dag som det var for fire år siden. Læringsmiljøutvalget får seg forelagt en egen sak om innkomne avviksmeldinger og status på eksisterende i hvert møte. Utvalget har ytret ønske om at avvikssystemet bør tilpasses slik at det også blir mulig å komme med positive tilbakemeldinger gjennom avvikssystemet. Informasjonsavdelingen bes lage en egen sak på høgskolens nettsider som beskriver hensikten med avvikssystemet og hvordan prosessen rundt avviksbehandlingen er bygd opp. En slik artikkel vil medføre at avvikssystemet blir bedre kjent blant dagens studenter og mer brukt. Avvikssystemet endres slik at det også vil bli mulig å komme med tilbakemeldinger av positiv karakter samt at selve avviksknappen endrer navn til ros og ris. Internrevisjon: Vurdering: Internrevisjonene er en objektiv gjennomgang av høgskolens fastsatte prosesser i kvalitetssikringssystemet. Hovedmålsettingen for en internrevisjon er ikke primært å avdekke eventuelle avvik, men å finne ut om de prosesser som gjennomgås følger de rutiner og prosedyrer som er vedtatt i institusjonen. De internrevisjoner som har vært gjennomført har blitt oppfattet som svært formålstjenelige og bidratt til kvalitetsheving. Resultatene fra internrevisjoner legges frem for fakultetene for eventuell videre oppfølging og deretter som orienteringssak for studiekvalitetsutvalget og styret for høgskolen i Bodø. En internrevisjon innen et aktuelt område pr semester Forankring av valgt område i studiekvalitetsutvalget Rapport som orienteringssak til styret

6 Kvalitetsrapporten: Vurdering: NOKUTs kriteriesett forutsetter at det gis en årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet i institusjonen. Kvalitetsrapporten gir en oversikt over utviklingen ved institusjonen, med spesielt fokus på studenters prestasjoner og søkning. Rapporten blir behandlet i studiekvalitetsutvalget før den fremmes til styret for høgskolen. Større fokus på kvalitetsutvikling. Kvalitetsrapporten må involvere de ulike fakultetene i større grad enn tidligere. Det bør tas en gjennomgang på hva rapporten skal inneholde Fra sentralt hold sendes det ut disposisjon og fakultetene blir bedt om å gi tilbakemeldinger på iverksatte tiltak som har hatt innvirkning på studiekvaliteten i inneværende studieår. Rapporten endres slik at den nå blir en rapport med tallgrunnlag fra kalenderåret og ikke som tidligere, studieår. Dette vil gjøre det enklere å se rapporten opp mot selve plandokumentet som leveres til Kunnskapsdepartementet i mars hvert år. Tilpassning til nytt kriteriesett fra NOKUT Kvalitetssikringssystemet skal sikre kontinuerlig forbedring, gi tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet og avdekke sviktende kvalitet. De reviderte kriteriene er utformet slik at en skal ha større fokus på institusjonens bruk og nytte av systemene i sitt eget utviklings- og forbedringsarbeid. I det videre er det beskrevet hvordan høgskolen i Bodø tilfredsstiller det enkelt punkt og hvordan vi ser for oss en mulig videreutvikling på hvert enkelt område. Ved neste evaluering av høgskolens kvalitetssikringssystem vil følgende kriterier vektlegges: 1. Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur At kvalitetssikringssystemet fremmer bred deltakelse i kvalitetsarbeidet blant ansatte og studenter og deres demokratiske organer. Gjennom dialogmøter, møter i lokale og i det sentrale studiekvalitetsutvalg bidrar høgskolen til at kvalitetssikringsarbeidet involverer alle ansatte og studenter. At informasjon og vurderinger er dokumenterte og tilgjengelige Høgskolen legger i dag ut alle protokoller i et eget rom på ClassFronter. Når den fremtidige intranettløsningen er på plass vil protokoller og referater fra møter hvor kvalitetssikring har vært tema gjøres tilgjengelig her. Høgskolen har inntil intranettløsningen er på plass samlet informasjon relatert til kvalitetssikring på en egen side

7 At kvalitetssikringssystemet stimulerer til et kvalitetsarbeid som er preget av åpenhet, engasjement og forbedringsvilje Høgskolen har et jevnlig fokus på kvalitetsarbeidet i studiekvalitetsutvalget og i diverse lederforum. Høgskolen vil vurdere å etablere egne seminarer med kvalitetssikring som tema, slik det gjort innenfor HMS og økonomi. 2. Mål, plan og ledelsesforankring At systemet er beskrevet slik at det angir de målsettinger, prosesser, aktører og fora som inngår. Alle prosesser som er beskrevet i kvalitetshåndboka har en ansvarlig prosesseier og hver prosess beskriver hvilke aktiviteter hver rolle må utføre. At systemet er forankret i ledelsen og besluttende organer på de ulike nivåer Saker relatert til kvalitetssikring er forankret i studiekvalitetsutvalget, som også er et rådgivende organ for rektor i saker relatert til bl.a. kvalitet. Høgskolens læringsmiljøutvalg har ansvaret for avvikssystemet og at avvik, observasjoner og forbedringsforslag blir fulgt opp. Status på innkomne avviksmeldinger behandles på hvert møte i læringsmiljøutvalget. At arbeids- og ansvarsfordelingen i kvalitetsarbeidet er fastsatt På sentralt hold er arbeids- og ansvarsfordelingen i kvalitetsarbeidet fastsatt, ute på fakultetene ligger ansvaret for det som er relatert til studiekvalitet hos dekanene. Det er i tillegg en liten gruppe som har ansvaret for gjennomføringen av internrevisjonene. At også selve kvalitetssikringssystemet gjøres gjenstand for jevnlig evaluering og utvikling med sikte på institusjonens eget behov. Høgskolen vil levere sin innstilling om et revidert kvalitetssikringssystem til styret i juni Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene At sikring og vurdering av kvaliteten i hvert enkelt igangsatt studium bygger på informasjon som innhentes systematisk og fra flere kilder, for eksempel studentevalueringer av undervisningen, kvantitative nøkkeldata, faglærernes vurderinger og eksterne vurderinger av studiets kvalitet og relevans ved fagfeller og interessenter. Midtveisevalueringer, sluttevalueringer, dialogmøter med tillitsvalgte studenter bidrar alle til å innhente informasjon om kvalitet i studiene. Informasjonen behandles av det enkelte fakultet i sitt lokale studiekvalitetsutvalg som iverksetter tiltak der hvor det skulle være nødvendig.

8 At systemet har særskilte prosesser for å kvalitetssikre oppretting av nye studier Det sentrale studiekvalitetsutvalget kvalitetssikrer studieplanene for nye studier. Videre er det i kvalitetshåndboken en detaljert beskrevet prosess som viser hvilke krav og retningslinjer som skal følges ved oppretting av nye studier. Prosess for å kvalitetssikre opprettelsen av studietilbud på masternivå må etableres. 4. Analyse, vurdering og rapportering At informasjon som systemet generer blir analysert, vurdert og framstilt for ansvarlige fora og ledelsesnivåer i en form og et omfang som er tilpasset det ansvar og de typer beslutninger som tas på de ulike nivåene Høgskolen har utarbeidet egne prognoser for studiepoengproduksjon for at ledelse på ulikt nivå kan iverksette eventuelle tiltak på tidligst mulig tidspunkt. Videre har systemet for mål-, resultat- og risikostyring spesifisert en rekke indikatorer som benyttes for å sikre tilstrekkelig kvalitet. At rapportene i systemet viser hva som er de aktuelle fagmiljøenes egenvurdering av kvaliteten, hva som framgår av eventuelle eksterne vurderinger, og hva fagmiljøene beslutter eller foreslår av tiltak for ytterligere kvalitetsutvikling Høgskolen har ved flere anledninger fått vurdert kvaliteten på enkelte studier gjennom nokuts (re-)akkrediteringer. En egenvurdering foretatt av de enkelte fagmiljøene gjøres i forbindelse med revisjon av studieplanene og hvilke emner som skal inngå i det enkelte studieprogram. Hva fagmiljøene beslutter er forankret i de lokale studiekvalitetsutvalgene. At institusjonens ledelse rapporterer årlig til styret om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid, med en helhetlig vurdering av utdanningskvaliteten, samt oversikt over prioriteringer og tiltak i kvalitetsarbeidet (årlig kvalitetsrapport eller tilsvarende). Høgskolen leverer årsrapport om kvalitet til styret for høgskolen. Rapporten innholder er mengde statistikker som viser utviklingstrekk ved institusjonen. Kommende rapporter vil innholde mer kvalitative data enn kvantitative. 5. Bruk av kunnskap til kvalitetsforbedring At tiltak for forbedringer vurderes og iverksettes på grunnlag av de kvalitetsanalysene som gjøres. Dette gjelder både tiltak i tilfeller av svikt i forhold til akkrediteringskravene, og tiltak for å videreutvikle studiekvaliteten. Høgskolen har utarbeidet egne prognoser og analyser gjennom systemet for mål-, resultat- og risikostyring for å treffe korrigerende tiltak på tidligst mulig tidspunkt.

9 At forslag og vedtak om tiltak framgår av institusjonens årlige kvalitetsrapport eller underliggende rapporter Forslag og vedtak om tiltak inngår ikke i kvalitetsrapporten slik den fremgår, men vil inngå i de kommende versjoner. Avvikssystemet kan derimot dokumentere både forslag og gjennomførte kvalitetsforbedrende tiltak på enkelte områder. At det er sammenheng mellom kvalitetsrapportering og planarbeid på ulike nivåer ved institusjonen, inkludert budsjettarbeid. For at høgskolen skal imøtekomme dette punktet må tertialrapporteringen innholde en kvalitetsrapportering som senere igjen kan inngå i høgskolens kvalitetsrapport. Oppsummering På flere av kvalitetssikringssystemets områder fungerer systemet tilfredsstillende, mens på andre er det enkelte utfordringer som det foreslås at det bygges videre på. Innenfor evalueringene av emner er tilbakemeldingene på midtveisevalueringen, både fra studenter og faglige ansatte, at denne form for dialog for å gjøre tilpassninger eller justeringer i undervisningsopplegget er svært hensiktsmessig. Sluttevalueringene ved høgskolen i Bodø opplever på lik linje med andre institusjoner at oppslutningen er svært fallende. Det er tatt ulike grep for å prøve å øke svarprosenten uten at det har gitt noe vesentlig utslag i økende oppslutning. En brukervennlig og lettfattelig kvalitetshåndbok er den delen av kvalitetssikringssystemet som vil kreve størst innsats. Dagens prosesser som gjennomgås med den enkelt prosessansvarlig og prosessene må bli bedre forankret. I tillegg må det beskrives prosesser relatert til faglig virksomhet, forskning (publisering) og praksisfeltet. Internrevisjon som prosess oppleves for svært formålstjenelige og bidrar til kvalitetsheving på de områdene som revideres. Internrevisjonene setter store krav til forberedelse hos revisorene. Det skal gjennomføres en internrevisjon pr semester og da helst på et område med et forbedringspotensial. Avvikssystemet, hvor studenter har mulighet for å melde avvik, observasjoner eller komme med forbedringsforlag er forankret i læringsmiljøutvalget. Antall innkomne avvik har avtatt noe i antall. Det er et ønske om å endre Avviksknappen til Ros & Ris samt å gjøre avvikssystemet bedre kjent. Kvalitetsrapporten endres fra å være en oppsummering av kvantitative data som viser statistiske utviklingstrekk ved institusjonen over tid til å være en mer kvalitativ rapport som beskriver kvalitetsarbeidet på det enkelte fakultet og institusjonen som helhet. Videre vil det enkelte fakultets status innenfor områder relatert til kvalitetssikring inngå i den tertialvise rapporten til styret for høgskolen i Bodø. Fra sentralt hold bør det sendes ut en mal på hva som skal rapporteres tilbake. Innen mål-, resultat og risikostyring må sannsynlighetsvurderingene for de ulike risikoområdene videreutvikles ut fra faktiske analyser og beregninger.