Bedriftsnavn: Austevoll vidaregåande skule

Transkript

1 Bedriftsnavn: Austevoll vidaregåande skule Rapport Intern revisjon Produksjon og gjennomføring av eksamen Internrevisjonsnummer: Dato: Linda Gran Kalve dok00669 Side 1 av 5

2 Innhold Sammendrag... 2 Introduksjon... 3 Avvik... 3 Avvik 1: Stillingsinstrukser... 3 Avvik 2: Kvalitetssikring av lokalgitt eksamen... 4 Observasjoner... 4 Observasjon 1: Arbeidsflyt eksamensproduksjon... 4 Observasjon 2: Romkapasitet og egnethet... 4 Observasjon 3: Melde behov knyttet til eksamen tidlig... 4 Obeservasjon 4: Mal for lokalgitt eksamen... 4 Forbedringsforslag... 5 Forbedringsforslag 1: Sensorliste... 5 Forbedringsforslag 2: Eksamensmøte... 5 Sammendrag Under internrevisjon av eksamen som blir planlagt, produsert og gjennomført ved Austevoll vgs, ble det redegjort for de ulike prosessene som dette arbeidet innebærer. Det er ingen tvil om at det er innarbeidet gode rutiner rundt dette arbeidet, men det viser seg at det ikke er 100 % samsvar mellom de prosedyrer og sjekklister som eksisterer, og arbeidet som gjøres. Det er knyttet noe usikkerhet rundt rollefordeling og ansvar for de ulike delene av prosessene. Når dette arbeidet er gjort, står skolen enda bedre rustet til å gjennomføre eksamen for skoleåret 2016/17. Revisjonsrapporten blir lagt fram ved Ledelsens Gjennomgang hvor ansvar for de ulike avvikene og observasjonene som har kommet frem blir fordelt. Alle punkter skal legges inn i skolens avvikssystem for videre behandling. Linda Gran Kalve dok00669 Side 2 av 5

3 Revisjonen har avdekket følgende avvik, observasjoner og forbedringstiltak: Nr Avvik A1 Stillingsinstrukser A2 Kvalitetssikring av lokalgitt eksamen O1 O2 O3 O4 F1 F2 Observasjoner Arbeidsflyt eksamensproduksjon Romkapasitet og egnethet Melde behov knyttet til eksamen Mal for lokalgitt eksamen Forbedringstiltak Sensorliste Eksamensmøte Introduksjon Ledelsen gjennomgår en endring av roller og ansvarsfordeling og bestilte en internrevisjon med bakgrunn i dette. Eksamensproduksjon og gjennomføring av eksamen ved Austevoll vgs Avdekke behov knyttet til eksamen og gjennomgang av de prosedyrer og sjekklister som eksistrerer. Eksamensansvarlig og administrasjonskonsulent ble intervjuet av KS-leder og medrevisor Interne revisjoner skal gi informasjon til ledelsen om grad av samsvar mellom intern praksis, lover og regler og kundekrav som grunnlag for forbedringstiltak i virksomheten. Revisjonene har et systemperspektiv, og individuell innsats blir ikke vurdert. Avvik Avvik 1: Stillingsinstrukser Assisterende rektor er pr d.d eksamensansvarlig ved skolen. Ulike oppgaver er knyttet til flere personer i forskjellige stillinger ved skolen, uten at dette er forankret i stillingsinstruksene. Rollefordeling av hvem som har ansvar for hvilken oppgave må beskrives ikke bare i en prosedyre. Ansvarsfordeling knyttet til de ulike oppgavene rundt eksamensproduksjon og gjennomføring er ikke beskrevet i stillingsinstruksene til ansvarshavende. Linda Gran Kalve dok00669 Side 3 av 5

4 Avvik 2: Kvalitetssikring av lokalgitt eksamen Alle eksamener som lages på skolen må kvalitetssikres både når det gjelder det faglige innholdet, språkvasking og de formelle kravene. Dette ansvaret må plasseres hos de fagpersoner hvor det er hensiktsmessig. Det foreligger ingen plan for kvalitetssikring av eksamensoppgaver som blir laget på skolen. Observasjoner Observasjon 1: Arbeidsflyt eksamensproduksjon Det er mange oppgaver knyttet til produksjon av lokalgitt eksamen. I og med at dette arbeidet er knyttet til flere personer er det viktig at det sikres at arbeidet skjer til fastsatte frister og etter de retningslinjer som ligger til grunn. Det mangler en helhetlig oversikt over hvem som skal gjøre hva rundt produksjon av eksamen. Det bør lages en oversikt som introduseres tidlig etter oppstart av nytt skoleår, slik at prosessen er synlig for alle involverte parter. Observasjon 2: Romkapasitet og egnethet Ikke alle klasserom er egnet for eksamensavvikling. Det er ikke alle eksamener som avholdes i tilfredsstillende rom. Det bør lages en oversikt over hvilke klasserom som skal/ kan benyttes. Observasjon 3: Melde behov knyttet til eksamen tidlig Skolen må så tidlig som mulig definere eksamenstidspunkt for de ulike eksamenene som skal gjennomføres. Det er uheldig at perioden er for kort eller for tidlig. Eksamensansvarlig må få med seg bestilling fra skolen til felles eksamensmøte i regionen. Obeservasjon 4: Mal for lokalgitt eksamen Det bør lages en mal for lokalgitt eksamen som alle faglærere som skal lage eksamensoppgaver skal ha tilgjengelig til enhver tid. Det forekommer at faglærere leverer fra seg eksamensoppgaver i feil format uten de formelle innholdet på plass. Linda Gran Kalve dok00669 Side 4 av 5

5 Forbedringsforslag Forbedringsforslag 1: Sensorliste Det bør lages en oversikt over fagpersoner utenfor skolen som kan benyttes som eksterne sensorer. Det er mange fag og emner som skal vurderes, og det kan være en utfordring å finne fagsensorer. En sensor skal få en formell henvendelse fra eksamensansvarlig ved skolen i god tid før eksamen. Det forekommer at enkeltlærere selv må finne sensor til egen eksamen. Dette bør gjøres formelt i hvert eneste tilfelle. Forbedringsforslag 2: Eksamensmøte Det bør settes av tid til eksamensarbeid tidlig i skoleåret, og dette arbeidet bør være kontinuerlig gjennom hele skoleåret frem til eksamen skal avholdes. Det er mange involverte parter i eksamensarbeidet, og det er lett for at det oppstår feil. Linda Gran Kalve dok00669 Side 5 av 5