Prosedyre for avvikling av eksamen

Transkript

1 Prosedyre for avvikling av eksamen 1. Formål og omfang Denne prosedyre skal sikre at eksamen blir avholdt i henhold til: - Opplæringsloven. - Forskrift til opplæringsloven. - Læreplaner. - Nordland fylkeskommunes retningslinjer for eksamen. - Lokale rutiner og presiseringer. ID UTS.SVS.AVD.Kontor. 4.4 Versjon 1.02 Gyldig fra Forfatter Anne Marie Pettersen Verifisert Anne Marie Pettersen Godkjent Knut Pettersen Side 1 av7 2. Målgruppe Prosedyren gjelder for: - Rektor (overordnet ansvar). - Eksamensansvarlig. - Personale med oppgaver knyttet til eksamensavvikling. - Avdelingsledere og planinspektør / assisterende rektor. - Rådgivere. - Faglærere. - IKT-avdelingen. - Driftsavdelingen. - Elever. - Privatister. - Eksamensvakter. Eksamensansvarlig skal: - Utarbeide eksamensplan. - Arrangere eksamen for elever, privatister og andre eksterne søkere. - Kontrollere eksamensoppmeldinger av elever og privatister. - Melde opp i TPeksamen og PAS (prøveadministrasjonssystemet). - Sende ut brev til privatister (med informasjon om tidspunkt, sted og annen info). - Skaffe sensorer ved lokalt gitt privatisteksamen. - Legge inn eksamenskarakterer i TPeksamen. - Sende ut dokumentasjon (vitnemål/kompetansebevis/karakterutskrift) til privatister, og i samarbeid med avdelingsledere sende ut dokumentasjon til elever - Utarbeide vaktplan og sørge for nødvendig tilsyn. - Forestå opplæring av eksamensvakter. - Sørge for at særskilte tilrettelegginger er ivaretatt. - Samarbeide med IKT-ansvarlig (internett, skrivere). - Samarbeide med driftsavdeling (pulter, post). - Utarbeide plan for avvikling, melde opp og informere om kartleggingsprøvene. - Arkivere resultater fra kartleggingsprøvene og kopiere til S-team. 3. Beskrivelse For å sikre at eksamen avholdes i henhold til gjeldende lov, forskrifter og retningslinjer skal følgende hjelpeverktøy benyttes: - Eksamensplan (Utdanningsdirektoratets, Nordland fylkes og skolens). - Prosedyre for utarbeidelse av eksamensoppgaver. - Prosedyre for særskilt tilrettelegging av eksamen. - Prosedyre for praktisk gjennomføring av eksamen (skriftlig og muntlig). - Prosedyre for utskriving av vitnemål og kompetansebevis. - Eksamensprotokoll. - Prosedyre for bruk av PAS (prøveadministrasjonssystemet), PGS (prøvegjennomføringssystemet) og TP (fylkets interne timeplanleggersystem)

2 Ver.02 Side: 2 av 7 4. Prosedyre for eksamen i trekkfag og informasjon som gis - Forskrift til Opplæringslova 3-28 følges. - Rundskriv Udir fra utdanningsdirektoratet, Trekkordning ved eksamen i Kunnskapsløftet følges. - Varslingsbrev fra Nordland fylkeskommunen i fag der fylkeskommunen trekker følges. - Eksamensansvarlig i samarbeid med rektor og assisterende rektor trekker i henhold til trekkordninga (januar). - Uttrukne elever / klasser / grupper meldes inn i TP-eksamen innen gitte frister - Kontroll av uttrekkslistene. Dersom det er fattet enkeltvedtak om at elev ikke får gå opp til eksamen på grunn av manglende vurderingsgrunnlag til å sette standpunktkarakter, fjernes navnene fra listene (i mai måned). (OBS! Det er klagerett på enkeltvedtak. Skolen vil komme tilbake med interne rutiner ved slike tilfeller.) - Oppmeldingene i skriftlige sentralt gitte eksamener med sentral sensur overføres til PAS. - Melding om trekkfag gis til elever og lærere etter frister fastsatt av Utdanningsdirektoratet og Nordland fylkeskommune. Trekklistene henges på eksamenstavla når trekket er bekjentgjort. - Lærere som får opp elever til muntlig eller skriftlig eksamen, får beskjed til oppsatt tidspunkt. - Eksamensansvarlig går rundt i klassene (april, mai) og orienterer om bruk av PGS, om bruk av kandidatnummer og ikke navn på besvarelsen, om bruk av innloggingsidentifikasjon, om oppmøtetidspunkt på eksamensdager (senest kl 0830 ved skriftlig eksamen), om å ta ansvar for medelever (sjekke at de har møtt opp / ikke forsovet seg), om bruk av hjelpemidler/nedlasting av hjelpemidler på PC / sjekking av egen PC, om vakthold, om fusk /forsøk på fusk og følger av dette, om plagiat, om laging av topptekst på eksamensbesvarelsen, om bruk av gjennomslagsark, om todelt eksamen, om lagring på minnepenn, om at det må medbringes mat og drikke på eksamensdagen, om SVISSTE og om eksamenstavla. - Melding om trekkfag kommer til elevene på iskole. Eksamensansvarlig går rundt i klasserom /samler grupper i auditoriet for å varsle om uttrekk, gi beskjeder og varsle om praktiske opplysninger om eksamen, bruk av rom. Her tas også navneopprop. Dersom elev ikke er tilstede, kontaktes denne av faglærer. 5. Eksamensplan - Eksamensplanen fra Utdanningsdirektoratet over skriftlig, sentralt gitte fag, henges på eksamenstavla ca. ½ år før eksamen. Den deles også ut til aktuelle avdelingsledere og seksjonsledere. Det legges en link til planen på skolens hjemmeside. - Skolens eksamensplan henges på eksamenstavla, på personalrommet og kontaktlærere kopierer planen og henger i klasserom. Den legges også på skolens hjemmeside og på intranett (tidspunkt for muntlig, muntlig-praktisk og praktisk eksamen er ikke tatt med her). - Skolens eksamensplan er en dag-for-dag-plan som viser dato, rom, klasse/gruppe, antall privatister og tidspunkt for varslinger. - På infoskjermene legges det hver dag inn eksamensfag og rom.

3 Ver.02 Side: 3 av 7 6. Eksamensoppgaver - Sentralt gitte eksamensoppgaver og forberedelsesdeler oppbevares i låsbart rom /safe og sorteres etter dato. Sjekking av at vi har mottatt alle eksamensoppgavene skjer senest 1 uke før eksamen avholdes. På eksamensdagen settes de i perm og oppbevares minimum til neste skoleår starter. Oppgavene åpnes av eksamensansvarlig og eksamensmedarbeider på morgenen på eksamensdagen. - Sentralt gitte eksamener «frislippes» til faglærere tidligst kl. 11:00 på eksamensdagen. - Lokalt gitte eksamensoppgaver og forberedelsesdeler lages av faglærer i henhold til retningslinjer fra Nordland fylkeskommune, og i henhold til interne rutiner for å kvalitetssikre oppgavene. Eksamensoppgavene lages slik at de i størst mulig grad kan måle elevens kompetanse i faget i henhold til læreplanen. Faglærer og fagseksjonen sikrer at innhold, dato, bruk av hjelpemidler og annet er korrekt. Eksamensmalen fra Nordland fylkeskommune benyttes. - Eksamensansvarlig mottar lokalt gitte eksamensoppgaver av faglærer innen frist, og sjekker lay-out og gjennomser. - Lokalt gitte eksamensoppgaver sendes ekstern sensor innen frist (10 dager før eksamen) (gjelder muntlige, muntlig-praktiske og praktiske, men ikke skriftlige prøver). Sammen med oppgavene sendes og annen relevant informasjon. - Faglærer og ekstern sensor kommuniserer med hverandre i forkant av lokalt gitt eksamen, og i forhold til oppgaven som gis. Det er ekstern sensor som kontakter lokal sensor, men om det ikke skjer, må lokal sensor kontakte ekstern sensor. Ved behov, endres oppgaven og korrekt versjon leveres eksamensansvarlig. - Lokalt gitte eksamensoppgaver oppbevares (av faglærer og eksamensansvarlig) på skolen i 1-3 år. - Notater fra selve eksamen oppbevares av faglærer i 1 år. - Faglærer møter på skolen senest 1 time før lokalt gitt eksamen avholdes, for å ta imot ekstern sensor og forberede seg sammen med denne. - Eksamensoppgaver av alle slag er underlagt konfidensiell behandling og må ikke på noen måte kunne tilflyte elevene før eksamen. - For laging av prøver / eksamener for studenter i fagskole (palliativ pleie) gjelder egne regler. For oppbevaring, grad av konfidensiell behandling av prøver / eksamener i fagskolen gjelder samme regler som ovenfor. - Utarbeidelse av eksamensoppgaver til privatister eller elever som har meldt seg opp til ny, utsatt/særskilt prøve lages og behandles etter samme kvalitetsprinsipp som ovenfor. Disse prøvene godtgjøres etter fylkeskommunal avtale. 7. Sensoroppnevning og sensorrapporter - Formål og omfang: Sensorer oppnevnes i henhold til Forskrift til Opplæringslova Kap.3. - Ved sentralt gitt eksamen: Eksamensansvarlig foreslår (i samråd med rektor og den enkelte lærer) fagpersoner/fag i PAS. Fylkesmannen oppnevner sensorer ut fra sensorbasen i PAS. - Fylkesmannen oppnevner sensorer til sentralt gitt skriftlig eksamen med sentral sensur. - Fylkeskommunen (eksamenskontoret i Bodø oppnevner) sensorer til sentralt gitt skriftlig eksamen med lokal sensur. - Ved lokalt gitt eksamen for elever er faglærer 1.sensor/eksaminator. - Ved lokalt gitt eksamen for elever oppnevner fylkeskommunen 2.sensor. - Ved uenighet av vurderinga mellom faglærer og sensor, er det ekstern sensor som fastsetter karakter. Det føres protokoll, ved uenighet. - Ved lokalt gitte eksamener for privatister skaffer / samarbeider eksamensansvarlig med fagpersoner på egen skole. Dersom slike fagpersoner ikke finnes, samarbeides det med naboskoler / eksamenskontoret i Bodø.

4 Ver.02 Side: 4 av 7 - Eksamensansvarlig deler ut ajourholdsbrev fra fylkeskommunen til aktuelle sensorer og foreslår nye (i samråd med rektor og fagpersonen). Ved signerte og eventuelt korrigerte brev, sender eksamensansvarlig brevene i retur til eksamenskontoret. - Eksamensansvarlig deler ut brev fra fylkeskommunen til lokale fagpersoner som er oppnevnt som sensor på ekstern skole, med oversikt til rektor. - Fagpersoner som har fått sensoroppnevning, varsler selv sin avdelingsleder om tidspunkt for reise / sensur. - Sensorrapporter deles ut til og fylles ut av ekstern sensor ved lokalt gitt eksamen. Sensorrapportene deles ut til faglærer som har laget oppgaven, i etterkant av eksamen. Det tas også kopi til rektor av samtlige rapporter. Faglærer har ansvar for å lese rapportene og ta til etterretning eventuelle «mangler» ved oppgaven som er gitt. 8. Eksamenstilsyn og praktiske forberedelser - Lista over tilgjengelige / aktuelle eksamensvakter gjennomgås i god tid før hver eksamensperiode. Ved behov skaffer vi nye vakter (annonsering o.a.). Nye vakter får opplæring i hvordan eksamenstilsynet skal foregå. - Når eksamensplanen er ferdig og «dagslistene» er ferdige, sendes det ut brev til foreslåtte vakter, med frist for tilbakemelding. Sammen med brevet sendes registreringsskjema for vakt-/ tilsynstimer påført korrekt timehonorarsats. - Navn på eksamensvaktene påføres «dagslistene». - Nye eksamensvakter orienteres muntlig og skriftlig om hvordan eksamenstilsynet skal foregå. Det utarbeides en skriftlig rutinebeskrivelse for eksamenstilsyn. - I klasserom hvor det er opp til 16 kandidater har vi 2 vakter, hvorav en er hovedvakt og tar imot og sorterer besvarelsene. En ekstra vakt sirkulerer mellom eksamensrommene når flere rom er i bruk. - Ved få kandidater (2-3) har vi 1-2 vakter, og en fra kontoret / eksamensansvarlig som avløser / supplerer disse. - I hvert eksamensrom setter eksamensansvarlig og dens medarbeidere i gang eksamen på morgenen (gir informasjon, sørger for innlogging i PAS o.a.). I løpet av eksamensdagen går eksamensansvarlig og dens medarbeidere innom eksamensrommet jevnlig. Når det nærmer seg avslutning på eksamensdagen, går eksamensansvarlig og dens medarbeidere til eksamensrommet og er medhjelper når besvarelsene skal innleveres, (hvis mulig). - Assisterende rektor (timeplanlegger) sørger for alternativ rom-/timeplan til de klasser / grupper som blir berørt i forhold til romreservasjoner i eksamensperioden. - Eksamensansvarlig avtaler med IKT-personell, slik at de er tilgjengelige. - IKT-avdelingen stenger elever som er oppe til eksamen ute fra internett. Eksamensansvarlig leverer oversikt over aktuelle elever til IKT-leder. - Driftsavdelingen får eksamensplanen slik at de ser når det er forsendelser av besvarelser til posthus. Eksamensbesvarelsene sendes samme dag som eksamen avholdes. Det gis beskjed om behov for pulter i eksamensrommene. - Kantina får oversikt fra eksamensansvarlig over hvem / hvor mange som skal ha servert mat og tidspunkt, ved lokalt gitt muntlig, muntlig-praktisk og praktisk eksamen (mat til sensor og eksaminator). - Ved mistanke om at eksamenskandidat fusker, skal eksamensansvarlig tilkalles umiddelbart (jfr pkt 12, strekpunkt 11) - Eksamensavviklinga / erfaringer fra vaktene evalueres etter hver eksamensperiode. - Eksamensvaktene og eksamensinvolverte medarbeidere inviteres til enkel servering og sosialt samvær på skolen etter endt eksamensperiode på våren.

5 Ver.02 Side: 5 av 7 9. Særskilt tilrettelegging av eksamen - Forskrift til Opplæringslova, 3-32 følges. - Søknadskjema om særskilt tilrettelegging utarbeidet av fylkeskommunen benyttes - Det legges ved dokumentasjon fra sakkyndig instans. - Søknadsskjemaet fylles ut av eleven i samråd med rådgiver, og rådgiver leverer søknaden til rektor. Rektor innvilger /avslår søknaden (enkeltvedtak). - Deretter leveres skjemaet til eksamensansvarlig, som tar kopi i forhold til eksamen, og leverer det tilbake til rådgiver. Rådgivere distribuerer videre til eleven og eventuelt andre. Rådgiver har arkiveringsansvar. - Rådgiver sørger for at søknader om særskilt tilrettelegging leveres eksamensansvarlig innen frist. - Faglærer har ansvar for å tilrettelegge ved prøver. - Eksamensansvarlig har ansvar for å tilrettelegge ved eksamen. - Søknader om særskilt tilrettelegging fra privatister behandles av rektor og eksamensansvarlig. 10. Varsel om at standpunkt ikke kan settes Det vises til Forskrift til Opplæringslova 3-18 og 3-7. Manglende standpunktkarakter i et fag fører til at eleven ikke får anledning til å gå opp til eksamen i faget. Dersom det gjelder et programfag på yrkesfaglig utdanningsprogram, mister eleven retten til å gå opp til tverrfaglig eksamen. Eleven får dermed ikke fullført og bestått årskurs. - Rundskriv KMA (revidert okt. 2011) fra Nordland fylkeskommune, eksamenskontoret, gjelder, herunder: «Vedtak om at standpunktkarakter ikke kan settes», «Varsel: Fare for nedsatt halvårsvurdering /standpunktkarakter orden / atferd», «Varsel: Fare for manglende grunnlag for halvårsvurdering / standpunktkarakter». - I tillegg vises det til eget skriv fra rektor våren 2013 vedrørende interne prosedyrer for varsling og vedtak om ikke vurdert i fag der det skal settes standpunktvurdering. 11. Frister - Oppmeldingsfrist våreksamen: 1.februar - Oppmeldingsfrist høsteksamen: 15.september - Egne frister for innlegging i TPeksamen og PAS - Klagefrist på eksamenskarakter og standpunkt: 10 dager 12. Gjennomføring av eksamen - Eksamensansvarlig / medarbeider tar fram «dagslistene», dagspassord til PGS og eksamensoppgavene. - Det gis beskjed til kontoret om hva som skal skrives på infoskjermene. - Det henges oppslag (plakat) på dørene til rommene der eksamen foregår. - Eksamensansvarlig / medarbeider(e) følger vaktene til eksamensrommene. - Eksamensansvarlig /medarbeider(e) setter i gang eksamen, gir nødvendig informasjon, tar opprop, sjekker at eksamenskandidatene er logget inn i PGS. - Dersom elev ikke møter til eksamen, blir hun / han oppringt av en fra skolen. - Eksamensansvarlig /medarbeider moniterer PGS, for å se om elever som har eksamen er på internett / er logget inn korrekt. - Eksamensansvarlig /medarbeider sjekker hastemeldinger fra Utdanningsdirektoratet om for eksempel feil i eksamensoppgaver. I så fall, varsles eksamenskandidatene umiddelbart. - Eksamensansvarlig /medarbeider går runder i eksamensrommene i løpet av dagen.

6 Ver.02 Side: 6 av 7 - Eksamensansvarlig /medarbeidere forbereder mottak og forsendelse av eksamensbesvarelser som skal sendes pr post. Det tas nødvendige kopier /utskrifter og det sørges for at driftspersonalet leverer forsendelsen(e) på posthus samme dag. - Ved mistanke om fusk på eksamen skal eksamensansvarlig tilkalles av vakt. Om nødvendig tilkaller eksamensansvarlig rektor / rektors stedfortreder og tar affære. - Dersom eksamenskandidat tas for fusk eller forsøk på fusk, har hun /han rett til å fullføre eksamen på eksamensdagen. Dersom eksamen annulleres, (enkeltvedtak, som kan påklages, Forskrift til Opplæringslova, 4-30), mister kandidaten sin standpunktkarakter og kan tidligst gå opp til eksamen i faget som privatist 1 år etter den annullerte eksamen. - Eksamenskandidater som forstyrrer gjennomføringen av eksamen, kan etter å ha fått advarsel, bortvises fra eksamen. Vakt tilkaller eksamensansvarlig.(forskrift til Opplæringslova, 4-29) 13. Klageadgang - Elever og privatister har klageadgang på vurdering, standpunkt / eksamen. - Klagefristen er 10 dager fra det tidspunkt eleven / privatisten er kjent med karakteren, eller burde være kjent med den.( 5-5 i Forskrift til Opplæringslova) Klagen skal leveres skolen. Klage på eksamenskarakter skal ikke begrunnes av klager. Klage på standpunktkarakter skal begrunnes av klager. - I noen fag er det hurtigbehandling av klager på sentralt gitt eksamen. I disse tilfeller er det kortere klagefrist. Ved vitnemålene og kompetansebevisene som skrives ut i juni / juli, legger skolen ved et internt skriv som omhandler klagerett, frister og prosedyrer ved klager. Skrivet legges også ut på skolens hjemmeside. 14. Særskilt, ny og utsatt eksamen - I skriv som deles ut i juni / juli om klagefrist, minnes også om retten til særskilt, ny og utsatt eksamen, med oppmeldingsfrister. - Ved skoleårets start på høsten, henges annonsetekst vedrørende særskilt, ny og utsatt eksamen fra fylkeskommunen opp på eksamenstavla og settes i skolens internavis «SVISSTE». I tillegg skrives påminnelse på de elektroniske informasjonsskjermene i skolebygningen. 15. Ansvar / funksjoner - Overordnet ansvar: rektor - Fagansvar / timeplan elever: Sylvi Halseth - Eksamensansvarlig: Anne Marie Pettersen - Eksamensmedarbeider: Marianne Jenssen - Eksamensmedhjelpere på «store» eksamensdager: administrasjonen - Faglærere har ansvar for å forberede elevene i forkant, og øve på eksamens- - situasjonen. - IKT-personell v/leder. - Driftspersonell v/leder. - Klage på karakterer, ansvar for å sende inn og gi tilbakesvar på klagene: - Eksamen: Marianne Jenssen/Guri Kirkhus - Standpunkt: May Kirsten Mikalsen/Guri Kirkhus.

7 Ver.02 Side: 7 av Evaluering - Eksamensavviklinga evalueres underveis i hele eksamensperioden, og det gjøres notater. På siste planleggingsdag i vårhalvåret (alternativt 1. eller 2.planleggingsdag i høsthalvåret) orienteres om generelle erfaringer ved eksamensavviklinga i plenum og evalueringer bekjentgjøres. Innhold fra sensorrapporter tas opp med den enkelte faglærer /og avdelingsleder der det anses nødvendig. - På eksamensledersamlinga på høsten, der alle skolenes eksamensledere kommer med evalueringer fra egne skoler, tas notater og medbringes vår skole. - På eksamenssamlinga på våren, tas notater som deles ut til rektor og avdelingsledere / alternativt faglærere. Interne referanser. UTS.SVS.F Prosedyre for varsling og vedtak om ikke vurdert standpunkt- vurdering Eksterne referanser. 1. Opplæringsloven 2.. Forskrift til opplæringsloven